Hoofdstuk 3 Het operationeel informatieplan
Een goed informatieplan bevat de onderwerpen die je moet meten om de
organisatie goed te kunnen besturen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen het
strategisch en operationeel informatieplan. Het operationeel informatieplan
betreft de besturing van de uitvoerende processen van de organisatie. Besturen
is het gericht en bewust beïnvloeden van een proces. Om te besturen moet er
een geschikt model zijn van het systeem waar het proces deel van uitmaakt. Een
systeem bestaat uit objecten, relaties en een doel. Een systeem van een
organisatie bestaat uit medewerkers, en een aantal processen die onderling
samenhangen om bij te dragen aan hetzelfde doel. De systeembenadering biedt
gereedschap die gebruikt worden bij het opstellen van het operationeel
informatie plan. Een procesmodel is ook een systeemmodel. Een procesmodel
wordt primair opgesteld om de transformaties in beeld te brengen (verschillende
activiteiten). In een systeemmodel van een bedrijf zie je dan de afdelingen, hun
onderlinge relaties en de relatie met de omgeving.
3.1.2 Conceptuele spiraal
Bij het opstellen van het operationeel informatieplan wordt ook gebruikgemaakt
van de conceptuele spiraal. De conceptuele spiraal is een mentaal concept.
Dit bevat veronderstellingen over de manier waarop mensen omgaan met
systemen. Er zijn 3 belangrijke veronderstellingen die het concept vormen:
- Mensen observeren voortdurend wat er in de werkelijkheid gebeurt en ze
vergelijken en beoordelen hun observaties steeds met wat ze zelf goed vinden.
- Uit de beoordeling komen altijd mismatches naar voren. Als je de mismatch
maar ernstig genoeg vindt, zal je uit jezelf proberen de werkelijkheid meer naar je
hand te zetten.
- Mensen zijn steeds bezig om patronen te ontdekken waarmee ze grip willen
krijgen op de werkelijkheid. Mensen zijn dus voortdurend aan modelleren.
De drie pijlers van de conceptuele spiraal maken een strategisch leerproces
mogelijk. Je leert niet alleen van de gemaakte fouten, maar ook van mismatches
met het verwachte procesresultaat. Bij het vinden van de verbeteringen spelen
, de systeembenadering en de conceptuele spiraal beide een rol. Daarom vullen
beide concepten elkaar aan, wat leidt tot het volgende gedragsschema;
- Observaties van de werkelijkheid leiden tot een beoordeling van bestaande
proces- en systeemmodellen. De beoordeling is gebaseerd op de reeds aanwezig
kennis en ervaring.
- Kennis en ervaring worden gebruikt om bestaande proces- en of
systeemmodellen aan te passen.
- Vervolgens wordt de werkelijkheid geobserveerd. De resultaten worden
vergeleken met de verwachtingen over het nieuwe model.
- Je leert van de mismatches, past daarna het model weer aan en richt de
werksituatie opnieuw in.
De methode leent zich voor het optimaliseren van processen.
3.2 In stappen naar het operationeel informatieplan
Om een informatieplan op te stellen dien je 4 stappen onder de loep te nemen:
1. Bestudeer het bestaande proces 2. Stel een procesmodel op van de gewenste
situatie 3. Bepaal de zoekvelden 4. Stel het informatieplan op.
1. Bestudeer het bestaande proces; Elke organisatie bestaat uit een bonte
verzameling processen. Sommige processen lopen goed, andere minder. Het
managen en continu beoordelen van deze processen, is de sleutel tot het succes
van de hoog presterende organisatie.
1.1 Kies het te bestuderen proces; Een proces is een ‘set gerelateerde
activiteiten, ook wel ‘transformaties’ genoemd. Als gevolg van de transformatie
verandert de procesinput tijdens de daarvoor van plaats, stand, vorm, afmeting
enz. Bij het opstellen van een nieuw model van het primaire proces wordt
bepaald welke input nodig is, wie wat doet, welke relaties er met de omgeving
worden onderhouden en welke waarde het proces moet toevoegen. Om het
primaire proces te beheersen moet er ook worden bepaald welke informatie je
voor de procesbesturing in de cockpit moet opnemen. Hiervoor zijn twee stappen
nodig: opstellen informatie plan en vervolgens het meetplan.
1.2 Open de blackbox; De grenzen van het te bestuderen systeem zijn in 1.1.
bepaald. In stap 1.2 wordt van het geselecteerde proces een eenvoudig model
gemaakt. De systeembenadering helpt daarbij. Een onderdeel van die
benadering is het black-boxdenken. De blackbox toont beperkte, maar
belangrijke informatie over het proces: de input, de output en de naam van de
transformatie. Als blijkt dat het voor ons doel nodig is om meer te weten, dan pas
wordt een black box geopend.
Een goed informatieplan bevat de onderwerpen die je moet meten om de
organisatie goed te kunnen besturen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen het
strategisch en operationeel informatieplan. Het operationeel informatieplan
betreft de besturing van de uitvoerende processen van de organisatie. Besturen
is het gericht en bewust beïnvloeden van een proces. Om te besturen moet er
een geschikt model zijn van het systeem waar het proces deel van uitmaakt. Een
systeem bestaat uit objecten, relaties en een doel. Een systeem van een
organisatie bestaat uit medewerkers, en een aantal processen die onderling
samenhangen om bij te dragen aan hetzelfde doel. De systeembenadering biedt
gereedschap die gebruikt worden bij het opstellen van het operationeel
informatie plan. Een procesmodel is ook een systeemmodel. Een procesmodel
wordt primair opgesteld om de transformaties in beeld te brengen (verschillende
activiteiten). In een systeemmodel van een bedrijf zie je dan de afdelingen, hun
onderlinge relaties en de relatie met de omgeving.
3.1.2 Conceptuele spiraal
Bij het opstellen van het operationeel informatieplan wordt ook gebruikgemaakt
van de conceptuele spiraal. De conceptuele spiraal is een mentaal concept.
Dit bevat veronderstellingen over de manier waarop mensen omgaan met
systemen. Er zijn 3 belangrijke veronderstellingen die het concept vormen:
- Mensen observeren voortdurend wat er in de werkelijkheid gebeurt en ze
vergelijken en beoordelen hun observaties steeds met wat ze zelf goed vinden.
- Uit de beoordeling komen altijd mismatches naar voren. Als je de mismatch
maar ernstig genoeg vindt, zal je uit jezelf proberen de werkelijkheid meer naar je
hand te zetten.
- Mensen zijn steeds bezig om patronen te ontdekken waarmee ze grip willen
krijgen op de werkelijkheid. Mensen zijn dus voortdurend aan modelleren.
De drie pijlers van de conceptuele spiraal maken een strategisch leerproces
mogelijk. Je leert niet alleen van de gemaakte fouten, maar ook van mismatches
met het verwachte procesresultaat. Bij het vinden van de verbeteringen spelen
, de systeembenadering en de conceptuele spiraal beide een rol. Daarom vullen
beide concepten elkaar aan, wat leidt tot het volgende gedragsschema;
- Observaties van de werkelijkheid leiden tot een beoordeling van bestaande
proces- en systeemmodellen. De beoordeling is gebaseerd op de reeds aanwezig
kennis en ervaring.
- Kennis en ervaring worden gebruikt om bestaande proces- en of
systeemmodellen aan te passen.
- Vervolgens wordt de werkelijkheid geobserveerd. De resultaten worden
vergeleken met de verwachtingen over het nieuwe model.
- Je leert van de mismatches, past daarna het model weer aan en richt de
werksituatie opnieuw in.
De methode leent zich voor het optimaliseren van processen.
3.2 In stappen naar het operationeel informatieplan
Om een informatieplan op te stellen dien je 4 stappen onder de loep te nemen:
1. Bestudeer het bestaande proces 2. Stel een procesmodel op van de gewenste
situatie 3. Bepaal de zoekvelden 4. Stel het informatieplan op.
1. Bestudeer het bestaande proces; Elke organisatie bestaat uit een bonte
verzameling processen. Sommige processen lopen goed, andere minder. Het
managen en continu beoordelen van deze processen, is de sleutel tot het succes
van de hoog presterende organisatie.
1.1 Kies het te bestuderen proces; Een proces is een ‘set gerelateerde
activiteiten, ook wel ‘transformaties’ genoemd. Als gevolg van de transformatie
verandert de procesinput tijdens de daarvoor van plaats, stand, vorm, afmeting
enz. Bij het opstellen van een nieuw model van het primaire proces wordt
bepaald welke input nodig is, wie wat doet, welke relaties er met de omgeving
worden onderhouden en welke waarde het proces moet toevoegen. Om het
primaire proces te beheersen moet er ook worden bepaald welke informatie je
voor de procesbesturing in de cockpit moet opnemen. Hiervoor zijn twee stappen
nodig: opstellen informatie plan en vervolgens het meetplan.
1.2 Open de blackbox; De grenzen van het te bestuderen systeem zijn in 1.1.
bepaald. In stap 1.2 wordt van het geselecteerde proces een eenvoudig model
gemaakt. De systeembenadering helpt daarbij. Een onderdeel van die
benadering is het black-boxdenken. De blackbox toont beperkte, maar
belangrijke informatie over het proces: de input, de output en de naam van de
transformatie. Als blijkt dat het voor ons doel nodig is om meer te weten, dan pas
wordt een black box geopend.
