Samenvatting Administratieve Organisatie
Hoofdstuk 4
Paragraaf 4.1
Administratieve organisatie -> systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten
behoeve van het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van
een organisatie en ten behoeve van verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Primaire processen ->
Inkoop, productie en verkoopproces. Dit zijn de kernactiviteiten.
Secundaire processen ->
Personeel en organisatieproces, administratief proces en facilitair proces. Dit zijn ondersteunende
processen.
Paragraaf 4.2
Onbewuste fouten -> fouten die menselijk zijn om te maken, niet te ontwijken.
Bewuste fouten -> fraude, waarden van de onderneming te onttrekken of verkeerde informatie
leveren.
Preventief: maatregelen vooraf
Detectief: tijdens de werkzaamheden
Repressief: maatregelen achteraf
Maatregelen binnen AO moeten ervoor zorgen dat:
1. Informatie aan kwaliteitseisen voldoet en betrouwbaar is
2. Juiste bevoegdheden worden toegepast
3. Geen waarden verdwijnen (geld)
Interne controle -> automatische controles. Maatregelen binnen de AO die betrekking hebben op
kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie, juiste bevoegdheden en het onterecht onttrekken van
waarden. IST-model vergelijken met het SOLL-model. Betrouwbare informatie is de belangrijkste
doelstelling van interne controle.
Gevolg van het delegeren van bevoegdheden.
, Paragraaf 4.3
Internal controle (control) heeft te maken met COSO-model. Richt zich op veel breder gebied dan
interne controle. Het kan alleen goed functioneren als de informatie betrouwbaar is.
Zelfcontrole= controle die jezelf doet voordat je bijvoorbeeld een verslag inlevert.
Externe controle= controle door externe partij, bijvoorbeeld accountant of NVWA.
Voorbeeld van internal control -> behalen van doelen
Doel Realiteit Conclusie
Voldoen aan wet-en regelgeving Er wordt geen loonbelasting/ sociale Wet-en regelgeving wordt niet
(compliance). Processen moeten lasten betaald. Monteurs vergeten nageleefd. Waarden verlaten ten
effectief zijn vaak om onderdelen te factureren. onrechte de organisatie.
Voorbeeld interne controle -> vergelijken van norm met werkelijkheid
Norm Realiteit Conclusie
Feitelijke voorraad moet gelijk Feitelijke voorraad is lager dan de Er is een voorraadverschil.
zijn aan administratieve voorraad. voorraadadministratie aangeeft. Aan Procedure wordt niet gevolgd.
Boven de kredietlimiet mag niet klanten met maximaal kredietsaldo
meer worden verkocht. wordt toch verkocht.
De AO is een hulpmiddel bij de interne controle.
ERP systeem -> zorgt ervoor dat de inkoopfacturen worden betaald die matchen met een bestelling
en een ontvangstregistratie. Dit wordt automatisch gedaan.
Aanstellen van een magazijnmeester wel effectief, maar niet efficiënt.
Voorbeelden van niet efficiënte en niet effectieve controlemaatregelen:
1. Natrekken van referenties van nieuw personeelslid, nadat hij is aangenomen > niet effectief.
2. Controleren van goederenontvangst nadat een inkoopfactuur is betaald > niet effectief.
3. Alle in het systeem ingevoerde factuurgegevens laten controleren door een andere
medewerker is wel effectief, maar niet efficiënt.
Paragraaf 4.4
Functie van onderdelen van AO
Randvoorwaarden Preventief Vooraf
Processen Detectief Tijdens
Controle & Analyses Repressief Achteraf
Bekijk figuur 4.1 ‘’Elementen van de AO’’
,Hoofdstuk 5
Paragraaf 5.1
Een organisatie kan worden ingedeeld in 1 of meer typologieën. Hieruit kan worden bepaald welke
primaire processen er aanwezig zijn.
Steunpunten: typologie bepaalt uit welke belangrijke bouwstenen de AO bestaat, hier horen ook
bepaalde maatregelen bij van interne controle -> steunpunten, zij vormen de basis van AO.
Typologie van Vaassen is vooral gericht op de goederenbeweging. Dit model is bijna hetzelfde als die
van Starreveld alleen zijn er meer voorbeelden genoemd.
Paragraaf 5.2
Attentiepunten = specifieke omstandigheden. Deze omstandigheden leiden tot specifieke risico’s. AO
moet speciale beheersmaatregelen treffen om deze risico’s te beperken. Attentiepunten leiden tot
aanvullende, specifiek voor de situatie geldende risico’s en beheersmaatregelen.
Twee soorten attentiepunten:
1. Typologie specifiek -> attentiepunten die bij elk bedrijf binnen de typologie voorkomen.
Bijvoorbeeld handel in contante verkoop is dit ‘contant geld’.
2. Bedrijfsspecifiek (casusspecifiek)-> attentiepunten die wel bij specifieke bedrijf voorkomen,
maar niet per definitie bij alle bedrijven van de typologie. Bijvoorbeeld goederen met een
uiterste houdbaarheidsdatum die vernietigd worden, wel bij supermarkt, niet bij fietswinkel.
, COSO -> behalen van bedrijfsdoelstellingen, bij AO om het leveren van betrouwbare informatie.
Risico opbrengsten
Attentiepunt: aan grote klanten wordt korting verleend die verloopt bij een grotere afname.
Risico COSO Risico AO
Er wordt veel korting verleend, waardoor de Verkopen met lage korting worden verantwoord
margedoelstellingen niet gehaald worden als verkopen met een hoge korting, waardoor alle
opbrengstverantwoording niet volledig is
(niet alle opbrengsten staan in de boekhouding)
Risico kosten
Attentiepunt: overuren worden met een toeslag van 50% betaald.
Risico COSO Risico AO
Door een verkeerde planning moet er veel Gewone uren worden verwerkt en verantwoord als
worden overgewerkt, waardoor het overuren, waardoor de administratie niet
personeelsbudget wordt overschreden en de overeenkomt met de werkelijkheid.
winstdoelstelling niet gehaald wordt.
Hoofdstuk 6
Paragraaf 6.1
Randvoorwaarden:
1. Functiescheiding
2. Automatisering
3. Begroting
4. Richtlijnen en normen
Zonder een goede invulling van de randvoorwaarden, kan er geen sprake zijn van een goede AO. Als
deze randvoorwaarden goed geregeld zijn, betekend het niet dat de AO goed geregeld is.
Randvoorwaarden zijn belangrijke preventieve maatregelen van interne controle, want ze gaan
vooraf aan de feitelijke activiteiten.
Functiescheiding:
Bij eenmanszaak is geen functiescheiding mogelijk.
Bij functiescheiding zijn er altijd 2 functies nodig voor een gebeurtenis. Als deze 2 personen met
elkaar overeenstemmen mogen we ervanuit gaan dat ze betrouwbaar zijn.
Functiescheiding is uiteraard alleen maar effectief als de registraties om de zoveel tijd met elkaar
worden vergeleken.
Samenspannen= bijvoorbeeld inkoper en magazijnmeester die werken samen. Hierdoor ontstaat
fraude.
Hoofdstuk 4
Paragraaf 4.1
Administratieve organisatie -> systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten
behoeve van het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van
een organisatie en ten behoeve van verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Primaire processen ->
Inkoop, productie en verkoopproces. Dit zijn de kernactiviteiten.
Secundaire processen ->
Personeel en organisatieproces, administratief proces en facilitair proces. Dit zijn ondersteunende
processen.
Paragraaf 4.2
Onbewuste fouten -> fouten die menselijk zijn om te maken, niet te ontwijken.
Bewuste fouten -> fraude, waarden van de onderneming te onttrekken of verkeerde informatie
leveren.
Preventief: maatregelen vooraf
Detectief: tijdens de werkzaamheden
Repressief: maatregelen achteraf
Maatregelen binnen AO moeten ervoor zorgen dat:
1. Informatie aan kwaliteitseisen voldoet en betrouwbaar is
2. Juiste bevoegdheden worden toegepast
3. Geen waarden verdwijnen (geld)
Interne controle -> automatische controles. Maatregelen binnen de AO die betrekking hebben op
kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie, juiste bevoegdheden en het onterecht onttrekken van
waarden. IST-model vergelijken met het SOLL-model. Betrouwbare informatie is de belangrijkste
doelstelling van interne controle.
Gevolg van het delegeren van bevoegdheden.
, Paragraaf 4.3
Internal controle (control) heeft te maken met COSO-model. Richt zich op veel breder gebied dan
interne controle. Het kan alleen goed functioneren als de informatie betrouwbaar is.
Zelfcontrole= controle die jezelf doet voordat je bijvoorbeeld een verslag inlevert.
Externe controle= controle door externe partij, bijvoorbeeld accountant of NVWA.
Voorbeeld van internal control -> behalen van doelen
Doel Realiteit Conclusie
Voldoen aan wet-en regelgeving Er wordt geen loonbelasting/ sociale Wet-en regelgeving wordt niet
(compliance). Processen moeten lasten betaald. Monteurs vergeten nageleefd. Waarden verlaten ten
effectief zijn vaak om onderdelen te factureren. onrechte de organisatie.
Voorbeeld interne controle -> vergelijken van norm met werkelijkheid
Norm Realiteit Conclusie
Feitelijke voorraad moet gelijk Feitelijke voorraad is lager dan de Er is een voorraadverschil.
zijn aan administratieve voorraad. voorraadadministratie aangeeft. Aan Procedure wordt niet gevolgd.
Boven de kredietlimiet mag niet klanten met maximaal kredietsaldo
meer worden verkocht. wordt toch verkocht.
De AO is een hulpmiddel bij de interne controle.
ERP systeem -> zorgt ervoor dat de inkoopfacturen worden betaald die matchen met een bestelling
en een ontvangstregistratie. Dit wordt automatisch gedaan.
Aanstellen van een magazijnmeester wel effectief, maar niet efficiënt.
Voorbeelden van niet efficiënte en niet effectieve controlemaatregelen:
1. Natrekken van referenties van nieuw personeelslid, nadat hij is aangenomen > niet effectief.
2. Controleren van goederenontvangst nadat een inkoopfactuur is betaald > niet effectief.
3. Alle in het systeem ingevoerde factuurgegevens laten controleren door een andere
medewerker is wel effectief, maar niet efficiënt.
Paragraaf 4.4
Functie van onderdelen van AO
Randvoorwaarden Preventief Vooraf
Processen Detectief Tijdens
Controle & Analyses Repressief Achteraf
Bekijk figuur 4.1 ‘’Elementen van de AO’’
,Hoofdstuk 5
Paragraaf 5.1
Een organisatie kan worden ingedeeld in 1 of meer typologieën. Hieruit kan worden bepaald welke
primaire processen er aanwezig zijn.
Steunpunten: typologie bepaalt uit welke belangrijke bouwstenen de AO bestaat, hier horen ook
bepaalde maatregelen bij van interne controle -> steunpunten, zij vormen de basis van AO.
Typologie van Vaassen is vooral gericht op de goederenbeweging. Dit model is bijna hetzelfde als die
van Starreveld alleen zijn er meer voorbeelden genoemd.
Paragraaf 5.2
Attentiepunten = specifieke omstandigheden. Deze omstandigheden leiden tot specifieke risico’s. AO
moet speciale beheersmaatregelen treffen om deze risico’s te beperken. Attentiepunten leiden tot
aanvullende, specifiek voor de situatie geldende risico’s en beheersmaatregelen.
Twee soorten attentiepunten:
1. Typologie specifiek -> attentiepunten die bij elk bedrijf binnen de typologie voorkomen.
Bijvoorbeeld handel in contante verkoop is dit ‘contant geld’.
2. Bedrijfsspecifiek (casusspecifiek)-> attentiepunten die wel bij specifieke bedrijf voorkomen,
maar niet per definitie bij alle bedrijven van de typologie. Bijvoorbeeld goederen met een
uiterste houdbaarheidsdatum die vernietigd worden, wel bij supermarkt, niet bij fietswinkel.
, COSO -> behalen van bedrijfsdoelstellingen, bij AO om het leveren van betrouwbare informatie.
Risico opbrengsten
Attentiepunt: aan grote klanten wordt korting verleend die verloopt bij een grotere afname.
Risico COSO Risico AO
Er wordt veel korting verleend, waardoor de Verkopen met lage korting worden verantwoord
margedoelstellingen niet gehaald worden als verkopen met een hoge korting, waardoor alle
opbrengstverantwoording niet volledig is
(niet alle opbrengsten staan in de boekhouding)
Risico kosten
Attentiepunt: overuren worden met een toeslag van 50% betaald.
Risico COSO Risico AO
Door een verkeerde planning moet er veel Gewone uren worden verwerkt en verantwoord als
worden overgewerkt, waardoor het overuren, waardoor de administratie niet
personeelsbudget wordt overschreden en de overeenkomt met de werkelijkheid.
winstdoelstelling niet gehaald wordt.
Hoofdstuk 6
Paragraaf 6.1
Randvoorwaarden:
1. Functiescheiding
2. Automatisering
3. Begroting
4. Richtlijnen en normen
Zonder een goede invulling van de randvoorwaarden, kan er geen sprake zijn van een goede AO. Als
deze randvoorwaarden goed geregeld zijn, betekend het niet dat de AO goed geregeld is.
Randvoorwaarden zijn belangrijke preventieve maatregelen van interne controle, want ze gaan
vooraf aan de feitelijke activiteiten.
Functiescheiding:
Bij eenmanszaak is geen functiescheiding mogelijk.
Bij functiescheiding zijn er altijd 2 functies nodig voor een gebeurtenis. Als deze 2 personen met
elkaar overeenstemmen mogen we ervanuit gaan dat ze betrouwbaar zijn.
Functiescheiding is uiteraard alleen maar effectief als de registraties om de zoveel tijd met elkaar
worden vergeleken.
Samenspannen= bijvoorbeeld inkoper en magazijnmeester die werken samen. Hierdoor ontstaat
fraude.
