Samenvatting Succesvolle kantoorhuisvesting
4.2.2 Op weg naar een Programma van Eisen
Vertaling van verzamelde gegevens
Inventarisatie is bedoeld om alles te weten te komen wat nodig is voor een zorgvuldig advies. Dit
doel staat centraal, en de manier van werken, vragen en discussie, moeten erop gericht zijn. Er moet
een systeem en samenhang zitten in alle informatie die verzameld wordt, om er één programma van
eisen voor de hele organisatie van te maken. Onbelangrijke informatie laat je achterwegen.
Een adviseur kan alleen een inventarisatie voorbereiden en uitvoeren, als hij of zij in het achterhoofd
heeft waar de informatie zoal toe zal leiden. Tegelijkertijd is het belangrijk dat de adviseur open
inventariseert en geen vooropgezette oplossingen in gedachten neemt, zodat de eigenheid van het
bedrijf, van de medewerkers en van de processen zicht ten volle kan voordoen.
Programma van Eisen (PvE)
In het PvE zijn de eisen en wensen beschreven voor een huisvestingsopdracht. Het PvE kan op
verschillende manieren gehanteerd worden:
- als communicatiemiddel, aan de hand waarvan besproken kan worden wat alle verzamelde
deel-informatie beteken;
- als uitgangspunt voor ontwerp of inrichtingsplan;
- als contractstuk tussen de organisatie die aan nieuwe huisvesting werkt, en partijen als
makelaar, ontwikkelaar/bouwer, architect en kantoorinrichter;
- als sturingsmodel voor planning, activiteiten, taken en financiën.
Onderdelen van het PvE
Ruimtelijk PvE:
Hierin wordt berekend hoeveel vloeroppervlakte er nodig is voor alle functies, zowel werkplekken als
collectieve voorzieningen, inclusief ruimte die nodig is voor techniek, verkeer en dergelijke.
Functioneel PvE:
Hierin worden de functies van ruimtes beschreven: hoeveel mensen werken er op welke manier
(inclusief overleg en ontspanning, welke sfeer moet de ruimte uitstralen, welke binnenmilieu-eisen
horen erbij etc.
Facilitaire PvE:
Hierin worden alle eisen voor het huisvesten van diensten als schoonmaak, onderhoud, beveiliging,
postverzorging, afvalbeheer, reproductie, inkoop, opslag enz.
Technische PvE:
Hierin worden de locatie-eisen beschreven, de beoogde prestaties van bouw- en
installatietechnieken en de indeling van het gebouw. Het technische PvE kan pas worden opgesteld
nadat er overeenstemming is over uitgangspunten voor het functioneel, ruimtelijk en facilitaire PvE.
Het PvE voor de inrichtingscomponenten:
Betreft de losse inrichting. Bevat beschrijvingen van aantallen en kwaliteiten, en kan gebruikt worden
voor het aanvragen van offertes. Legt relatie tussen indeling, het gebruik van ruimtes en het
meubilair.
Bij flexwerken zijn de grenzen minder duidelijk. Er moet aandacht besteed worden aan technische
voorziening die veiligheid, gezondheid en welbevinden voor wisselende gebruikers waarborgen.
, Kantoorconcepten
Er kunnen verschillende redenen zijn om te kiezen voor een nieuw kantoorconcept. Deze redenen
kunnen achterhaald worden via onderzoek. De meest voorkomende redenen zijn:
- het verminderen van huisvestingskosten, zowel initiële kosten als exploitatiekosten;
- het verminderen van het totaal vloeroppervlak;
- het verhogen van de flexibiliteit van het gebouw en de inrichting;
- het verbeteren van de functionaliteit, efficiency en de productiviteit van de werkplekken;
- het leveren van prestaties op het gebied van milieu, energie, gezondheid, welbevinden, fair
trade of anderszins MVO;
- het verbeteren van het imago en de sfeer, tevredenheid en trots medewerkers en
management.
Door tijdens de oriëntatie- of inventarisatiefase de vinger te leven op de motieven, kan een passend
concept geadviseerd worden, waarbinnen ruimtes, werkplekken en alle omgevingskwaliteiten op
maat van de organisatie zijn uitgewerkt.
4.3.2 Inventarisatie instrumenten
Onderstaande instrumenten kunnen worden ingezet in de inventarisatie- en definitiefase van een
huisvestingsproces.
1. deskstudie
Eerste ronde van informatieverzameling uitvoeren door het lezen van jaarverslagen, management-
voortgangsrapportages, bedrijfspresentaties en het doorlopen van de website. Aspecten die hieruit
bijvoorbeeld naar komen zijn:
- de core-business en andere activiteiten van een bedrijf;
- imago, positie in de markt, mogelijke groei of krimp;
- de financiële situatie, in grote lijnen;
- het personeelsbestand en de organisatiestructuur;
- een indruk van de huidige huisvesting, inclusief locatie.
Vragen die omhoogkomen tijdens het doornemen van de stukken, en het besef van missende
informatie vormen de insteek voor vervolgonderzoek.
2. Interview
- wordt gehouden met één persoon of met een kleine groep;
- biedt mogelijkheden om open vragen te stelen, vervolgvragen te formuleren of om
verduidelijking te vragen wanneer een antwoord niet duidelijk is. Zo kan de volledigheid van
de informatie bereikt worden;
- is geschikt voor kennismaking en voor onderzoek naar kwaliteitsaspecten;
- kan zeker ook gebruikt worden voor het verzamelen van meer gedetailleerde informatie over
de persoonlijke manier van werken van de eigen werkplek (vaak in combinatie met
onderdeel 4 observatie);
- er is wel een risico dat de geïnterviewde genuanceerde en sociaal wenselijke antwoorden
geeft, omdat hij/zij niet anoniem is;
- kost veel tijd, voor voorbereiding, uitvoering en verslaglegging;
- is minder geschikt om in bedrijven met meer dan 150 medewerkers te gebruiken, er kunnen
wel interviews plaatsvinden met representatieve vertegenwoordigers van functiegroepen.
4.2.2 Op weg naar een Programma van Eisen
Vertaling van verzamelde gegevens
Inventarisatie is bedoeld om alles te weten te komen wat nodig is voor een zorgvuldig advies. Dit
doel staat centraal, en de manier van werken, vragen en discussie, moeten erop gericht zijn. Er moet
een systeem en samenhang zitten in alle informatie die verzameld wordt, om er één programma van
eisen voor de hele organisatie van te maken. Onbelangrijke informatie laat je achterwegen.
Een adviseur kan alleen een inventarisatie voorbereiden en uitvoeren, als hij of zij in het achterhoofd
heeft waar de informatie zoal toe zal leiden. Tegelijkertijd is het belangrijk dat de adviseur open
inventariseert en geen vooropgezette oplossingen in gedachten neemt, zodat de eigenheid van het
bedrijf, van de medewerkers en van de processen zicht ten volle kan voordoen.
Programma van Eisen (PvE)
In het PvE zijn de eisen en wensen beschreven voor een huisvestingsopdracht. Het PvE kan op
verschillende manieren gehanteerd worden:
- als communicatiemiddel, aan de hand waarvan besproken kan worden wat alle verzamelde
deel-informatie beteken;
- als uitgangspunt voor ontwerp of inrichtingsplan;
- als contractstuk tussen de organisatie die aan nieuwe huisvesting werkt, en partijen als
makelaar, ontwikkelaar/bouwer, architect en kantoorinrichter;
- als sturingsmodel voor planning, activiteiten, taken en financiën.
Onderdelen van het PvE
Ruimtelijk PvE:
Hierin wordt berekend hoeveel vloeroppervlakte er nodig is voor alle functies, zowel werkplekken als
collectieve voorzieningen, inclusief ruimte die nodig is voor techniek, verkeer en dergelijke.
Functioneel PvE:
Hierin worden de functies van ruimtes beschreven: hoeveel mensen werken er op welke manier
(inclusief overleg en ontspanning, welke sfeer moet de ruimte uitstralen, welke binnenmilieu-eisen
horen erbij etc.
Facilitaire PvE:
Hierin worden alle eisen voor het huisvesten van diensten als schoonmaak, onderhoud, beveiliging,
postverzorging, afvalbeheer, reproductie, inkoop, opslag enz.
Technische PvE:
Hierin worden de locatie-eisen beschreven, de beoogde prestaties van bouw- en
installatietechnieken en de indeling van het gebouw. Het technische PvE kan pas worden opgesteld
nadat er overeenstemming is over uitgangspunten voor het functioneel, ruimtelijk en facilitaire PvE.
Het PvE voor de inrichtingscomponenten:
Betreft de losse inrichting. Bevat beschrijvingen van aantallen en kwaliteiten, en kan gebruikt worden
voor het aanvragen van offertes. Legt relatie tussen indeling, het gebruik van ruimtes en het
meubilair.
Bij flexwerken zijn de grenzen minder duidelijk. Er moet aandacht besteed worden aan technische
voorziening die veiligheid, gezondheid en welbevinden voor wisselende gebruikers waarborgen.
, Kantoorconcepten
Er kunnen verschillende redenen zijn om te kiezen voor een nieuw kantoorconcept. Deze redenen
kunnen achterhaald worden via onderzoek. De meest voorkomende redenen zijn:
- het verminderen van huisvestingskosten, zowel initiële kosten als exploitatiekosten;
- het verminderen van het totaal vloeroppervlak;
- het verhogen van de flexibiliteit van het gebouw en de inrichting;
- het verbeteren van de functionaliteit, efficiency en de productiviteit van de werkplekken;
- het leveren van prestaties op het gebied van milieu, energie, gezondheid, welbevinden, fair
trade of anderszins MVO;
- het verbeteren van het imago en de sfeer, tevredenheid en trots medewerkers en
management.
Door tijdens de oriëntatie- of inventarisatiefase de vinger te leven op de motieven, kan een passend
concept geadviseerd worden, waarbinnen ruimtes, werkplekken en alle omgevingskwaliteiten op
maat van de organisatie zijn uitgewerkt.
4.3.2 Inventarisatie instrumenten
Onderstaande instrumenten kunnen worden ingezet in de inventarisatie- en definitiefase van een
huisvestingsproces.
1. deskstudie
Eerste ronde van informatieverzameling uitvoeren door het lezen van jaarverslagen, management-
voortgangsrapportages, bedrijfspresentaties en het doorlopen van de website. Aspecten die hieruit
bijvoorbeeld naar komen zijn:
- de core-business en andere activiteiten van een bedrijf;
- imago, positie in de markt, mogelijke groei of krimp;
- de financiële situatie, in grote lijnen;
- het personeelsbestand en de organisatiestructuur;
- een indruk van de huidige huisvesting, inclusief locatie.
Vragen die omhoogkomen tijdens het doornemen van de stukken, en het besef van missende
informatie vormen de insteek voor vervolgonderzoek.
2. Interview
- wordt gehouden met één persoon of met een kleine groep;
- biedt mogelijkheden om open vragen te stelen, vervolgvragen te formuleren of om
verduidelijking te vragen wanneer een antwoord niet duidelijk is. Zo kan de volledigheid van
de informatie bereikt worden;
- is geschikt voor kennismaking en voor onderzoek naar kwaliteitsaspecten;
- kan zeker ook gebruikt worden voor het verzamelen van meer gedetailleerde informatie over
de persoonlijke manier van werken van de eigen werkplek (vaak in combinatie met
onderdeel 4 observatie);
- er is wel een risico dat de geïnterviewde genuanceerde en sociaal wenselijke antwoorden
geeft, omdat hij/zij niet anoniem is;
- kost veel tijd, voor voorbereiding, uitvoering en verslaglegging;
- is minder geschikt om in bedrijven met meer dan 150 medewerkers te gebruiken, er kunnen
wel interviews plaatsvinden met representatieve vertegenwoordigers van functiegroepen.
