Projectmanagement
Leerdoelen & leerelementen
Wat zou je straks moeten weten?
Wat heb jij aan projectmanagement?
Introductie projectmanagement
● Wat is een project? Wanneer zet je een project op?
Een project is een tijdelijke werkorganisatie..
- gebaseerd op een flexibele inzet van mensen en middelen;
- met het doel om concrete resultaten te bereiken binnen scherpe afspraken over tijd, geld en
kwaliteit;
- met scherpe afspraken over informatie en organisatie en over veiligheid, milieu en gezondheid.
Je zet een project op bij de volgende criteria:
1. probleem van tijdelijke aard en heeft een duidelijk begin en einde;
2. het gaat om een belangrijke en complexe uitdaging;
3. resultaat is maar voor één uitleg vatbaar;
4. duidelijke opdrachtgever;
5. multidisciplinair team nodig voor oplossing;
6. duidelijke opleverdatum;
7. scherp budget en toetsbare kwaliteitseisen.
● Welke plek heeft projectmatig werken?
Projectmatig werken kent een soort driedeling, namelijk in:
1. Improvisatie (crisisbeheersing);
2. Planmatig (programma/project);
3. Routine (elke keer hetzelfde, vraagt soms improvisatie).
Nadruk ligt op de systeemkant
● Welke projecttypen zijn er en wat heb je daaraan?
1.
- Technische projecten (hebben kwantitatieve doelen - tastbaar) zoals brug bouwen, wegaanleg,
aanleggen datanetwerk of productontwikkeling.
- Sociale projecten (hebben kwalitatieve doelen - lastig concreet te maken) zoals bij
cultuurverandering, management development en organisatieverandering.
- Gemengde projecten hebben gemengde doelen (complex want gemengde doelstellingen) zoals
bij de ontwikkeling van nieuwe dienstverlening, ontwerpen en implementeren van ICT-systemen en
ontwikkelen van langetermijnplan.
2.
- Aarde (technisch/bouw) : op activiteiten gebaseerde planning
- Water (productontwikkeling) : op mijlpalen gebaseerde planning
- Lucht (onderzoek/organisatie-verandering) : op mijlpalen gebaseerde planning met go/no go
beslismomenten
Vuur (systeem-/applicatieontwikkeling) : op levenscyclus gebaseerde planning
● Projectteam en moederorganisatie
Het projectteam levert een concreet projectresultaat op en draagt het tenslotte over aan de
opdrachtgever. Om een goed project te draaien moet het aansluiten (moederorganisatie) en
hierdoor heeft het draagvlak + commitment + expertise nodig.
● Wat zijn belangrijke valkuilen om te vermijden?
- te snel uitgevoerd, te weinig voorbereiding;
- projectdoelen/-resultaten onduidelijk of onvoldoende gesteund;
- te weinig betrokkenheid management/directe bestuur;
- te complex;
- te weinig risicobewustzijn;
- gebrekkige afbakening;
,- planning en/of budget onrealistisch;
- eindgebruikers niet betrekken.
De kern van projectmatig creëren
● Wat is commitment en hoe zorg je daarvoor?
Om commitment te realiseren in het project ‘creatie’ voorop zetten (beste kwaliteiten voorop willen
zetten). De belangrijkste afspraken op papier, onderling vertrouwen en steeds weer afstemmen.
● Wat is ontwikkelen (creëren) vs reageren (ontwerpen)?
Een keuze voor de ontwerpbenadering is aan te raden wanneer een opdracht helder is en er een
beperkte creatieve inbreng vereist is van de projectleider of de individuele teamleden (creatieruimte
is beperkt). Voor de ontwikkelbenadering wordt gekozen indien er voorkeur is voor die gevallen
waarin de opdracht of de oplossing van een probleem voor de opdrachtgever niet helder is. De
creatieve inbreng van alle beoogde teamleden is dan nodig om vorm en inhoud te geven aan het
project.
Leeruitkomst 1
De student..
1. Licht aan de hand van een eigen voorbeeld of op basis van een casus toe wat een project
is, wanneer deze in te zetten, wat projectmatig creëren inhoudt, welke essentiële plek de
opdrachtgever en commitment daarin innemen en welke rol de project start-up en de
projectafsluiting spelen.
2. Stelt een projectplan op hoofdlijnen en delen daarvan in meer detail op of analyseert deze.
3. Analyseert met middelen uit het boek een casus om vast te stellen of (en zo ja, waar) een
project of projectteam(lid) vastloopt of dreigt vast te lopen. Op grond van deze analyse
geeft de student gericht advies over mogelijke verbeteringen aan het project of de
ontwikkeling van het projectteam(lid).
Leeruitkomst 2
Het kunnen opstellen van:
● projectdefinitie of anderen daarvan (hoofdstuk 4)
Een goede projectdefinitie dienst een heldere beschrijven te bevatten van de volgende 9
elementen: uitdaging, aanleiding, doelstelling, beoogde projectresultaat, effecten, gebruikers,
randvoorwaarden en relatie. Het formuleren van de projectdefinitie is de eerste stap in het opstellen
van het projectcontract.
● WBS tot op 1 niveau onder hoofdactiviteiten/deelresultaten/deelprojecten (hoofdstuk
6)
, ● de projecfasering
- Het initiatief → het idee komt tot stand en deze fase van een project levert vaak een
projectvoorstel op, als het voorstel door de opdrachtgever wordt goedgekeurd gaat
men naar de volgende fase
- De definitie → hier wordt bepaald wat het eindresultaat is van het project en wat
daarvoor moet gebeuren. De uitkomst is het PVA van het project en bij ingewikkelde
projecten kan worden gekozen voor deelprojecten.
- Ontwerp → hier wordt bepaald hoe het projectresultaat eruit komt te zien en hoe het
gaat worden (wat krijgt de opdrachtgever voor zijn geld?)
- Voorbereiding → hoe wordt het projectresultaat gemaakt? ontstaan van een
gedetailleerd ontwerp
- Realisatie → levert het gewenste resultaat op van de opdrachtgever
- Nazorg → hier wordt het projectresultaat gebruikt, wordt in stand gehouden door het
aan te passen aan nieuwe wensen en het oplossen van problemen
● activiteitenplanning met ruimte voor projectmanagement en projectafsluiting
Het activiteitenplan beschrijft de deelresultaten, de activiteiten die noodzakelijk zijn om
deze te realiseren, de fasering en de projectstructuur (WBS) → ofwel hoe wordt een
project uitgevoerd?
● een beknopte risicoanalyse (gevoeligheidsanalyse, algemene risicoanalyse en
risicobeheersing) - hoofdstuk 21
1. Gevoeligheidsanalyse (wat zijn de kwetsbare gebieden?)
2. Algemene risicoanalyse (wat zijn de specifieke risico’s per kwetsbaar gebied?)
3. Risicobeheersing (welke voorzorgsmaatregelen moet het team nemen om ongewenste
gebeurtenissen te voorkomen, ze tijdig te signaleren wanneer ze zich toch voordoen en om in dat
geval de nadelige effecten ervan te beperken).
Leerdoelen & leerelementen
Wat zou je straks moeten weten?
Wat heb jij aan projectmanagement?
Introductie projectmanagement
● Wat is een project? Wanneer zet je een project op?
Een project is een tijdelijke werkorganisatie..
- gebaseerd op een flexibele inzet van mensen en middelen;
- met het doel om concrete resultaten te bereiken binnen scherpe afspraken over tijd, geld en
kwaliteit;
- met scherpe afspraken over informatie en organisatie en over veiligheid, milieu en gezondheid.
Je zet een project op bij de volgende criteria:
1. probleem van tijdelijke aard en heeft een duidelijk begin en einde;
2. het gaat om een belangrijke en complexe uitdaging;
3. resultaat is maar voor één uitleg vatbaar;
4. duidelijke opdrachtgever;
5. multidisciplinair team nodig voor oplossing;
6. duidelijke opleverdatum;
7. scherp budget en toetsbare kwaliteitseisen.
● Welke plek heeft projectmatig werken?
Projectmatig werken kent een soort driedeling, namelijk in:
1. Improvisatie (crisisbeheersing);
2. Planmatig (programma/project);
3. Routine (elke keer hetzelfde, vraagt soms improvisatie).
Nadruk ligt op de systeemkant
● Welke projecttypen zijn er en wat heb je daaraan?
1.
- Technische projecten (hebben kwantitatieve doelen - tastbaar) zoals brug bouwen, wegaanleg,
aanleggen datanetwerk of productontwikkeling.
- Sociale projecten (hebben kwalitatieve doelen - lastig concreet te maken) zoals bij
cultuurverandering, management development en organisatieverandering.
- Gemengde projecten hebben gemengde doelen (complex want gemengde doelstellingen) zoals
bij de ontwikkeling van nieuwe dienstverlening, ontwerpen en implementeren van ICT-systemen en
ontwikkelen van langetermijnplan.
2.
- Aarde (technisch/bouw) : op activiteiten gebaseerde planning
- Water (productontwikkeling) : op mijlpalen gebaseerde planning
- Lucht (onderzoek/organisatie-verandering) : op mijlpalen gebaseerde planning met go/no go
beslismomenten
Vuur (systeem-/applicatieontwikkeling) : op levenscyclus gebaseerde planning
● Projectteam en moederorganisatie
Het projectteam levert een concreet projectresultaat op en draagt het tenslotte over aan de
opdrachtgever. Om een goed project te draaien moet het aansluiten (moederorganisatie) en
hierdoor heeft het draagvlak + commitment + expertise nodig.
● Wat zijn belangrijke valkuilen om te vermijden?
- te snel uitgevoerd, te weinig voorbereiding;
- projectdoelen/-resultaten onduidelijk of onvoldoende gesteund;
- te weinig betrokkenheid management/directe bestuur;
- te complex;
- te weinig risicobewustzijn;
- gebrekkige afbakening;
,- planning en/of budget onrealistisch;
- eindgebruikers niet betrekken.
De kern van projectmatig creëren
● Wat is commitment en hoe zorg je daarvoor?
Om commitment te realiseren in het project ‘creatie’ voorop zetten (beste kwaliteiten voorop willen
zetten). De belangrijkste afspraken op papier, onderling vertrouwen en steeds weer afstemmen.
● Wat is ontwikkelen (creëren) vs reageren (ontwerpen)?
Een keuze voor de ontwerpbenadering is aan te raden wanneer een opdracht helder is en er een
beperkte creatieve inbreng vereist is van de projectleider of de individuele teamleden (creatieruimte
is beperkt). Voor de ontwikkelbenadering wordt gekozen indien er voorkeur is voor die gevallen
waarin de opdracht of de oplossing van een probleem voor de opdrachtgever niet helder is. De
creatieve inbreng van alle beoogde teamleden is dan nodig om vorm en inhoud te geven aan het
project.
Leeruitkomst 1
De student..
1. Licht aan de hand van een eigen voorbeeld of op basis van een casus toe wat een project
is, wanneer deze in te zetten, wat projectmatig creëren inhoudt, welke essentiële plek de
opdrachtgever en commitment daarin innemen en welke rol de project start-up en de
projectafsluiting spelen.
2. Stelt een projectplan op hoofdlijnen en delen daarvan in meer detail op of analyseert deze.
3. Analyseert met middelen uit het boek een casus om vast te stellen of (en zo ja, waar) een
project of projectteam(lid) vastloopt of dreigt vast te lopen. Op grond van deze analyse
geeft de student gericht advies over mogelijke verbeteringen aan het project of de
ontwikkeling van het projectteam(lid).
Leeruitkomst 2
Het kunnen opstellen van:
● projectdefinitie of anderen daarvan (hoofdstuk 4)
Een goede projectdefinitie dienst een heldere beschrijven te bevatten van de volgende 9
elementen: uitdaging, aanleiding, doelstelling, beoogde projectresultaat, effecten, gebruikers,
randvoorwaarden en relatie. Het formuleren van de projectdefinitie is de eerste stap in het opstellen
van het projectcontract.
● WBS tot op 1 niveau onder hoofdactiviteiten/deelresultaten/deelprojecten (hoofdstuk
6)
, ● de projecfasering
- Het initiatief → het idee komt tot stand en deze fase van een project levert vaak een
projectvoorstel op, als het voorstel door de opdrachtgever wordt goedgekeurd gaat
men naar de volgende fase
- De definitie → hier wordt bepaald wat het eindresultaat is van het project en wat
daarvoor moet gebeuren. De uitkomst is het PVA van het project en bij ingewikkelde
projecten kan worden gekozen voor deelprojecten.
- Ontwerp → hier wordt bepaald hoe het projectresultaat eruit komt te zien en hoe het
gaat worden (wat krijgt de opdrachtgever voor zijn geld?)
- Voorbereiding → hoe wordt het projectresultaat gemaakt? ontstaan van een
gedetailleerd ontwerp
- Realisatie → levert het gewenste resultaat op van de opdrachtgever
- Nazorg → hier wordt het projectresultaat gebruikt, wordt in stand gehouden door het
aan te passen aan nieuwe wensen en het oplossen van problemen
● activiteitenplanning met ruimte voor projectmanagement en projectafsluiting
Het activiteitenplan beschrijft de deelresultaten, de activiteiten die noodzakelijk zijn om
deze te realiseren, de fasering en de projectstructuur (WBS) → ofwel hoe wordt een
project uitgevoerd?
● een beknopte risicoanalyse (gevoeligheidsanalyse, algemene risicoanalyse en
risicobeheersing) - hoofdstuk 21
1. Gevoeligheidsanalyse (wat zijn de kwetsbare gebieden?)
2. Algemene risicoanalyse (wat zijn de specifieke risico’s per kwetsbaar gebied?)
3. Risicobeheersing (welke voorzorgsmaatregelen moet het team nemen om ongewenste
gebeurtenissen te voorkomen, ze tijdig te signaleren wanneer ze zich toch voordoen en om in dat
geval de nadelige effecten ervan te beperken).
