INKOOPMANAGEMENT
Hof, Aniek van 't
[BEDRIJFSNAAM] [Bedrijfsadres]
,Inhoud
Hoofdstuk 1: Professionele inkoop......................................................................................................... 3
§ 1.1 De inkoopfunctie........................................................................................................................ 3
§ 1.2 Hoe wordt er ingekocht.............................................................................................................. 5
Specificeren..................................................................................................................................... 6
Selecteren (en offeren).................................................................................................................... 6
Contracteren.................................................................................................................................... 6
Bestellen.......................................................................................................................................... 7
Bewaken.......................................................................................................................................... 7
Nazorg............................................................................................................................................. 7
§ 1.3 Wat wordt gekocht?................................................................................................................... 8
§ 1.4 Wie koop in?.............................................................................................................................. 9
Decision making unit (=DMU).......................................................................................................... 9
Problem solving unit (PSU)............................................................................................................ 10
§ 1.5 Inkoop als beroep..................................................................................................................... 11
Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI)............................................................11
§ 1.6 Inkopen door de overheid......................................................................................................... 12
§ 1.7 Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI)............................................................................13
Hoofdstuk 2: Inkoop en informatietechnologie......................................................................................14
§ 2.1 Vormen van elektronische inkopen.......................................................................................... 14
§ 2.2 E-ordering................................................................................................................................ 15
§ 2.3 E-auction.................................................................................................................................. 17
§ 2.4 E-marketplaces........................................................................................................................ 18
§ 2.5 Digitaliseren en automatiseren van inkoop...............................................................................19
§ 2.6 Blockchaintechnologie.............................................................................................................. 19
§ 2.7 Artificial intelligence (AI)........................................................................................................... 20
Hoofdstuk 4: Inkoopplanning en inkoopprofessionalisering..................................................................20
§ 4.2 Een inkoopplan maken............................................................................................................. 20
Hoofdstuk 6: Make-or-buy.................................................................................................................... 24
§ 6.1 Aanleiding voor make-or-buy-studies.......................................................................................24
§ 6.2 Toepassingsgebieden.............................................................................................................. 24
§ 6.3 Ontwikkelingen in het denken over make-or-buy.....................................................................25
§ 6.4 Make-or-buy-beslissingen........................................................................................................ 25
§ 6.5 Implementatie en gevolgen van make-or-buy analyse.............................................................27
§ 6.6 Mogelijkheden en beperkingen van make-or-buy-analyse.......................................................27
Hoofdstuk 7: Leveranciersmanagement............................................................................................... 27
§ 7.1 De portfoliobenadering van Kraljic........................................................................................... 27
§ 7.2 Stappenplan voor de Kraljic-benadering..................................................................................28
Hoofdstuk 9: Specificeren..................................................................................................................... 30
§ 9.1 Specificeren en het inkoopproces............................................................................................ 30
§ 9.2 Budget, planning en verantwoordelijkheden.............................................................................30
1
, § 9.3 Het programma van eisen........................................................................................................ 30
§ 9.4 Waar moet een specificatie aan voldoen..................................................................................31
§ 9.5 De praktijk: problemen, missers en tips....................................................................................32
§ 9.6 Prestatiegericht inkopen........................................................................................................... 32
Hoofdstuk 10: Offeren en selecteren.................................................................................................... 33
§ 10.1 Interne procedures................................................................................................................. 33
§ 10.2 Wanneer vragen we een offerte aan?....................................................................................33
§ 10.3 Prekwalificatie........................................................................................................................ 34
§ 10.4 Leverancierslijsten................................................................................................................. 34
§ 10.5 Het aanvragen van offertes.................................................................................................... 35
§ 10.6 De selectie............................................................................................................................. 35
§ 10.7 Aanbesteding van overheidsopdrachten................................................................................36
§ 10.8 Europees aanbesteden.......................................................................................................... 37
Extra informatie..................................................................................................................................... 38
Waarde keten - Porter....................................................................................................................... 38
Reprografische voorzieningen in de kantooromgeving.....................................................................40
2
, Hoofdstuk 1: Professionele inkoop
§ 1.1 De inkoopfunctie
Inkoop: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten (goederen en
diensten) van externe bronnen te betrekken. Alles waar een factuur tegenover staat is inkoop.
Definitie inkoopfunctie
Inkoopfunctie het verzorgen van de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op de juiste
plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn
voor de organisatie.
1. Producten – kwaliteit
2. Tijd – plaats
3. Hoeveelheden - prijs
Drie aspecten van de inkoopfunctie
1. Technisch aspect
Beschikken over de juiste producten van de juiste kwaliteit
2. Logistiek
De producten moeten op de juiste tijd en plaats beschikbaar
zijn.
3. Commercieel
De producten moeten tegen de juiste prijs of tegen de laagste integrale kosten
beschikbaar zijn.
De inkoopfunctie heeft betrekking op twee management niveaus
1. Operationeel niveau
Management van transacties
2. Strategische niveau
Management van relaties
Inkopers moeten hun externe oriëntatie koppelen aan de interne oriëntatie.
1. Externe oriëntatie (=
Inkopers moeten nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkelingen in de externe omgeving.
Als inkoper ga je dus kijken naar de omgeving om te weten wat je gaat inkopen.
2. Interne oriëntatie
Goederen en diensten worden ingekocht voor andere afdelingen en medewerkers. Dus je
moet weten wat je moet inkopen.
Verschillen tussen koopgedrag van organisaties en dat van consumenten
1. Voorbereiding en uitvoering
De voorbereiding en uitvoering binnen bedrijven wordt gedaan door professionele
inkopers → bedreven onderhandelaars
2. Koopmotieven en koopdoelstellingen
Motieven en doelstellingen zijn verbonden met bedrijfsvoering. (
Draagt bij aan interne bedrijfsprocessen en de concurrentiekracht
3. Koopbeslissing
Meerdere controles voordat er ingekocht wordt
Hierdoor krijg je geen impuls aankopen.
Belang van de inkoopfunctie
Goed inkopen zorgt voor hogere winst. Iedere euro die je bespaart, is een euro extra winst. Daarnaast
versterk je door inkopen je concurrentiepositie aangezien de organisatie zich kan richten op de
kernactiviteit. (Kosten te besparen)
Van Weele ziet voor de inkoopfunctie de volgende primaire taken en verantwoordelijkheden: (ZVVL)
1. Zorgen voor de continuïteit van het bedrijfsproces
2. Verminderen van inkoopgebonden kosten
3. Verminderen van de strategische kwatsbaarheid op inkoopmarkten
3
Hof, Aniek van 't
[BEDRIJFSNAAM] [Bedrijfsadres]
,Inhoud
Hoofdstuk 1: Professionele inkoop......................................................................................................... 3
§ 1.1 De inkoopfunctie........................................................................................................................ 3
§ 1.2 Hoe wordt er ingekocht.............................................................................................................. 5
Specificeren..................................................................................................................................... 6
Selecteren (en offeren).................................................................................................................... 6
Contracteren.................................................................................................................................... 6
Bestellen.......................................................................................................................................... 7
Bewaken.......................................................................................................................................... 7
Nazorg............................................................................................................................................. 7
§ 1.3 Wat wordt gekocht?................................................................................................................... 8
§ 1.4 Wie koop in?.............................................................................................................................. 9
Decision making unit (=DMU).......................................................................................................... 9
Problem solving unit (PSU)............................................................................................................ 10
§ 1.5 Inkoop als beroep..................................................................................................................... 11
Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI)............................................................11
§ 1.6 Inkopen door de overheid......................................................................................................... 12
§ 1.7 Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI)............................................................................13
Hoofdstuk 2: Inkoop en informatietechnologie......................................................................................14
§ 2.1 Vormen van elektronische inkopen.......................................................................................... 14
§ 2.2 E-ordering................................................................................................................................ 15
§ 2.3 E-auction.................................................................................................................................. 17
§ 2.4 E-marketplaces........................................................................................................................ 18
§ 2.5 Digitaliseren en automatiseren van inkoop...............................................................................19
§ 2.6 Blockchaintechnologie.............................................................................................................. 19
§ 2.7 Artificial intelligence (AI)........................................................................................................... 20
Hoofdstuk 4: Inkoopplanning en inkoopprofessionalisering..................................................................20
§ 4.2 Een inkoopplan maken............................................................................................................. 20
Hoofdstuk 6: Make-or-buy.................................................................................................................... 24
§ 6.1 Aanleiding voor make-or-buy-studies.......................................................................................24
§ 6.2 Toepassingsgebieden.............................................................................................................. 24
§ 6.3 Ontwikkelingen in het denken over make-or-buy.....................................................................25
§ 6.4 Make-or-buy-beslissingen........................................................................................................ 25
§ 6.5 Implementatie en gevolgen van make-or-buy analyse.............................................................27
§ 6.6 Mogelijkheden en beperkingen van make-or-buy-analyse.......................................................27
Hoofdstuk 7: Leveranciersmanagement............................................................................................... 27
§ 7.1 De portfoliobenadering van Kraljic........................................................................................... 27
§ 7.2 Stappenplan voor de Kraljic-benadering..................................................................................28
Hoofdstuk 9: Specificeren..................................................................................................................... 30
§ 9.1 Specificeren en het inkoopproces............................................................................................ 30
§ 9.2 Budget, planning en verantwoordelijkheden.............................................................................30
1
, § 9.3 Het programma van eisen........................................................................................................ 30
§ 9.4 Waar moet een specificatie aan voldoen..................................................................................31
§ 9.5 De praktijk: problemen, missers en tips....................................................................................32
§ 9.6 Prestatiegericht inkopen........................................................................................................... 32
Hoofdstuk 10: Offeren en selecteren.................................................................................................... 33
§ 10.1 Interne procedures................................................................................................................. 33
§ 10.2 Wanneer vragen we een offerte aan?....................................................................................33
§ 10.3 Prekwalificatie........................................................................................................................ 34
§ 10.4 Leverancierslijsten................................................................................................................. 34
§ 10.5 Het aanvragen van offertes.................................................................................................... 35
§ 10.6 De selectie............................................................................................................................. 35
§ 10.7 Aanbesteding van overheidsopdrachten................................................................................36
§ 10.8 Europees aanbesteden.......................................................................................................... 37
Extra informatie..................................................................................................................................... 38
Waarde keten - Porter....................................................................................................................... 38
Reprografische voorzieningen in de kantooromgeving.....................................................................40
2
, Hoofdstuk 1: Professionele inkoop
§ 1.1 De inkoopfunctie
Inkoop: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten (goederen en
diensten) van externe bronnen te betrekken. Alles waar een factuur tegenover staat is inkoop.
Definitie inkoopfunctie
Inkoopfunctie het verzorgen van de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op de juiste
plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn
voor de organisatie.
1. Producten – kwaliteit
2. Tijd – plaats
3. Hoeveelheden - prijs
Drie aspecten van de inkoopfunctie
1. Technisch aspect
Beschikken over de juiste producten van de juiste kwaliteit
2. Logistiek
De producten moeten op de juiste tijd en plaats beschikbaar
zijn.
3. Commercieel
De producten moeten tegen de juiste prijs of tegen de laagste integrale kosten
beschikbaar zijn.
De inkoopfunctie heeft betrekking op twee management niveaus
1. Operationeel niveau
Management van transacties
2. Strategische niveau
Management van relaties
Inkopers moeten hun externe oriëntatie koppelen aan de interne oriëntatie.
1. Externe oriëntatie (=
Inkopers moeten nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkelingen in de externe omgeving.
Als inkoper ga je dus kijken naar de omgeving om te weten wat je gaat inkopen.
2. Interne oriëntatie
Goederen en diensten worden ingekocht voor andere afdelingen en medewerkers. Dus je
moet weten wat je moet inkopen.
Verschillen tussen koopgedrag van organisaties en dat van consumenten
1. Voorbereiding en uitvoering
De voorbereiding en uitvoering binnen bedrijven wordt gedaan door professionele
inkopers → bedreven onderhandelaars
2. Koopmotieven en koopdoelstellingen
Motieven en doelstellingen zijn verbonden met bedrijfsvoering. (
Draagt bij aan interne bedrijfsprocessen en de concurrentiekracht
3. Koopbeslissing
Meerdere controles voordat er ingekocht wordt
Hierdoor krijg je geen impuls aankopen.
Belang van de inkoopfunctie
Goed inkopen zorgt voor hogere winst. Iedere euro die je bespaart, is een euro extra winst. Daarnaast
versterk je door inkopen je concurrentiepositie aangezien de organisatie zich kan richten op de
kernactiviteit. (Kosten te besparen)
Van Weele ziet voor de inkoopfunctie de volgende primaire taken en verantwoordelijkheden: (ZVVL)
1. Zorgen voor de continuïteit van het bedrijfsproces
2. Verminderen van inkoopgebonden kosten
3. Verminderen van de strategische kwatsbaarheid op inkoopmarkten
3
