Hoofdstuk 6 Automatisering
6.1 De relatie tussen automatisering en administratieve organisatie
Het vastleggen en verwerken van gegevens (definitie AO) vinden plaats in een
computersysteem. Er wordt gekeken welke eisen we aan de automatisering
moeten stellen om ervoor te zorgen dat deze goed functioneert. Het wil niet
zeggen dat als dit het geval is, er dus sprake is van een goede administratieve
organisatie. Maar omgekeerd kan er wel gezegd worden dat als de
automatisering niet deugt de AO niet goed kan zijn.
6.2 Aard van de automatisering binnen de organisatie
In het figuur hiernaast is
weergegeven welke typen
automatisering binnen het bedrijf
(kunnen) voorkomen. In het
rechthoek is het bedrijf
weergegeven, de cirkel
daaromheen is de buitenwereld.
Binnen de organisatie kan
automatisering een rol spelen in
het primaire proces en in de
ondersteunende processen. Er
kan gezegd worden dat in elke
organisatie één of meer ondersteunende processen geautomatiseerd zijn. Elke
organisatie maakt wel gebruik van één of meer personal productivity tools
(PPT), denk aan Excel en Word. Met de primaire processen ligt dit anders. Er zijn
drie varianten:
In het primaire proces speelt automatisering geen rol: bijvoorbeeld een
café.
Het primaire proces wordt ondersteund of aangestuurd door
automatisering: bijvoorbeeld een autofabriek.
Het primaire proces is automatisering: bijvoorbeeld iTunes (een
handmatige iTunes bestaat niet).
Naast de PPT programma’s zullen organisaties andere programma’s en systemen
gebruiken, zoals: CRM-pakketten, HRM pakketten, boekhoudpakketten,
calculatiepakketten en urenregistratiepakketten. Bij veel bedrijven zie je dat deze
pakketten niet allemaal compatible zijn (niet allemaal aan elkaar gekoppeld zodat
informatie kan worden overgebracht van het ene systeem naar het andere). Dit
noemt men eilandautomatisering. Een voordeel hiervan is dat een organisatie
niet afhankelijk is van één systeem, een nadeel is dat het foutgevoelig is.
Tegenwoordig zijn de nadelen meer dan de voordelen, waardoor er steeds meer
gewerkt wordt met geïntegreerde systemen waarin alles is opgenomen. Dit zijn
ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). Deze systemen ondersteunen
het hele bedrijfsgebeuren. Zij zijn gebaseerd op een gemeenschappelijke
database. Deze systemen zijn erg uitgebreid en kostbaar. De software kan
worden ingeregeld op de specifieke eisen van het bedrijf. In toenemende mate
zien we ook dat deze systemen direct gekoppeld zijn aan hetzij de
, procesautomatisering uit het primaire proces, hetzij het primaire proces zelf. Dit
is weergegeven door de twee pijltjes in bovenstaand figuur.
Als we naar de relatie met de buitenwereld kijken, zien we een aantal
ontwikkelingen die ook gevolgen hebben voor de AO die samenhangt met de
automatisering. De eerste is dat een heleboel organisaties benaderbaar zijn via
een website, dit vraagt om meer beheersingsmaatregelen. De tweede vorm zien
we onderaan bovenstaand figuur: wanneer bedrijven delen van hun
automatisering niet zelf doen maar uitbesteden. Dit gebeurt in een aantal
varianten:
Wanneer het bedrijf de hardware en software zelf in eigendom heeft, maar
waarbij het technisch beheer is uitbesteed.
Wanneer de hardware en software ook eigendom zijn van de leverancier.
Wanneer de hardware en software niet meer bij het bedrijf aanwezig zijn
maar bij de leverancier (de dienstverlener). Dit noemen we outsourcing.
Nog een stapje verder gaat offshoring: hierbij vindt uitbesteding plaats
aan een onderneming in bijvoorbeeld een land met lagere lonen. Denk aan
een Nederlands bedrijf dat zijn intypwerk in India laat doen.
Cloud computing is een vorm waarbij bedrijven alleen voor het gebruik
van software betalen gedurende de tijd dat ze de software daadwerkelijk
benutten. De software is ergens op het internet opgenomen en wordt ter
beschikking gesteld door een ASP (application service provider).
Een andere ontwikkeling is dat bedrijven steeds meer gaan samenwerken
waardoor niet alleen de mensen moeten communiceren maar ook de systemen.
Een voorbeeld hiervan is gegevens uitwisselen met andere partijen zoals de
Belastingdienst. Er wordt hier gebruik gemaakt van standard business
reporting (SBR). Een voorloper hiervan is XBRL (eXtensible Business Reporting
Language).
6.3 Beheersing van de automatisering
Een kritiek moment in de levensloop van de automatisering, zijn de selectie en
implementatie. Bij de implementatie zijn twee zaken van wezenlijk belang,
namelijk: hardware en software selecteren en implementatie van
automatiseringssystemen.
Het selecteren van een computer (de
hardware) en de daarbij behorende
programmeur (de software) en het goed
inrichten daarvan is een activiteit die bij
bedrijven en andere organisaties niet
vaak voorkomt. Van belang is dat vooraf
goed wordt onderzocht in hoeverre de
systemen gaan aansluiten op de
strategie en het beleid van de
organisaties (zie het figuur hiernaast).
Het beleid omtrent welke informatie
benodigd is (het informatiebeleid), vloeit voort uit het doel en het beleid van de
organisatie als geheel. Het beleid omtrent de hard- en software is daar
vervolgens weer een afgeleide van.
6.1 De relatie tussen automatisering en administratieve organisatie
Het vastleggen en verwerken van gegevens (definitie AO) vinden plaats in een
computersysteem. Er wordt gekeken welke eisen we aan de automatisering
moeten stellen om ervoor te zorgen dat deze goed functioneert. Het wil niet
zeggen dat als dit het geval is, er dus sprake is van een goede administratieve
organisatie. Maar omgekeerd kan er wel gezegd worden dat als de
automatisering niet deugt de AO niet goed kan zijn.
6.2 Aard van de automatisering binnen de organisatie
In het figuur hiernaast is
weergegeven welke typen
automatisering binnen het bedrijf
(kunnen) voorkomen. In het
rechthoek is het bedrijf
weergegeven, de cirkel
daaromheen is de buitenwereld.
Binnen de organisatie kan
automatisering een rol spelen in
het primaire proces en in de
ondersteunende processen. Er
kan gezegd worden dat in elke
organisatie één of meer ondersteunende processen geautomatiseerd zijn. Elke
organisatie maakt wel gebruik van één of meer personal productivity tools
(PPT), denk aan Excel en Word. Met de primaire processen ligt dit anders. Er zijn
drie varianten:
In het primaire proces speelt automatisering geen rol: bijvoorbeeld een
café.
Het primaire proces wordt ondersteund of aangestuurd door
automatisering: bijvoorbeeld een autofabriek.
Het primaire proces is automatisering: bijvoorbeeld iTunes (een
handmatige iTunes bestaat niet).
Naast de PPT programma’s zullen organisaties andere programma’s en systemen
gebruiken, zoals: CRM-pakketten, HRM pakketten, boekhoudpakketten,
calculatiepakketten en urenregistratiepakketten. Bij veel bedrijven zie je dat deze
pakketten niet allemaal compatible zijn (niet allemaal aan elkaar gekoppeld zodat
informatie kan worden overgebracht van het ene systeem naar het andere). Dit
noemt men eilandautomatisering. Een voordeel hiervan is dat een organisatie
niet afhankelijk is van één systeem, een nadeel is dat het foutgevoelig is.
Tegenwoordig zijn de nadelen meer dan de voordelen, waardoor er steeds meer
gewerkt wordt met geïntegreerde systemen waarin alles is opgenomen. Dit zijn
ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). Deze systemen ondersteunen
het hele bedrijfsgebeuren. Zij zijn gebaseerd op een gemeenschappelijke
database. Deze systemen zijn erg uitgebreid en kostbaar. De software kan
worden ingeregeld op de specifieke eisen van het bedrijf. In toenemende mate
zien we ook dat deze systemen direct gekoppeld zijn aan hetzij de
, procesautomatisering uit het primaire proces, hetzij het primaire proces zelf. Dit
is weergegeven door de twee pijltjes in bovenstaand figuur.
Als we naar de relatie met de buitenwereld kijken, zien we een aantal
ontwikkelingen die ook gevolgen hebben voor de AO die samenhangt met de
automatisering. De eerste is dat een heleboel organisaties benaderbaar zijn via
een website, dit vraagt om meer beheersingsmaatregelen. De tweede vorm zien
we onderaan bovenstaand figuur: wanneer bedrijven delen van hun
automatisering niet zelf doen maar uitbesteden. Dit gebeurt in een aantal
varianten:
Wanneer het bedrijf de hardware en software zelf in eigendom heeft, maar
waarbij het technisch beheer is uitbesteed.
Wanneer de hardware en software ook eigendom zijn van de leverancier.
Wanneer de hardware en software niet meer bij het bedrijf aanwezig zijn
maar bij de leverancier (de dienstverlener). Dit noemen we outsourcing.
Nog een stapje verder gaat offshoring: hierbij vindt uitbesteding plaats
aan een onderneming in bijvoorbeeld een land met lagere lonen. Denk aan
een Nederlands bedrijf dat zijn intypwerk in India laat doen.
Cloud computing is een vorm waarbij bedrijven alleen voor het gebruik
van software betalen gedurende de tijd dat ze de software daadwerkelijk
benutten. De software is ergens op het internet opgenomen en wordt ter
beschikking gesteld door een ASP (application service provider).
Een andere ontwikkeling is dat bedrijven steeds meer gaan samenwerken
waardoor niet alleen de mensen moeten communiceren maar ook de systemen.
Een voorbeeld hiervan is gegevens uitwisselen met andere partijen zoals de
Belastingdienst. Er wordt hier gebruik gemaakt van standard business
reporting (SBR). Een voorloper hiervan is XBRL (eXtensible Business Reporting
Language).
6.3 Beheersing van de automatisering
Een kritiek moment in de levensloop van de automatisering, zijn de selectie en
implementatie. Bij de implementatie zijn twee zaken van wezenlijk belang,
namelijk: hardware en software selecteren en implementatie van
automatiseringssystemen.
Het selecteren van een computer (de
hardware) en de daarbij behorende
programmeur (de software) en het goed
inrichten daarvan is een activiteit die bij
bedrijven en andere organisaties niet
vaak voorkomt. Van belang is dat vooraf
goed wordt onderzocht in hoeverre de
systemen gaan aansluiten op de
strategie en het beleid van de
organisaties (zie het figuur hiernaast).
Het beleid omtrent welke informatie
benodigd is (het informatiebeleid), vloeit voort uit het doel en het beleid van de
organisatie als geheel. Het beleid omtrent de hard- en software is daar
vervolgens weer een afgeleide van.
