Hoofdstuk 2 Administratieve organisatie
2.1 Wat is een administratieve organisatie
Een administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen
en verwerken van gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten
behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Het gaat
dus om de maatregelen die nodig zijn om het gegevensverwerkend proces
zodanig op te zetten dat de medewerkers in de organisatie die informatie krijgen
om de taken te kunnen uitvoeren, om leiding te kunnen geven en verantwoording
te kunnen afleggen. De doelstelling van AO is om betrouwbare informatie te
leveren.
De interne controle zijn alle maatregelen binnen de administratieve organisatie
die ervoor moeten zorgen dat de informatie aan de kwaliteitseisen voldoet en
vooral betrouwbaar is. Handig hierbij is de automatische controle (controle
technische functiescheiding), waarbij ervoor gezorgd wordt dat verschillende
functionarissen bij een gebeurtenis (inkoop, verkoop) betrokken zijn. Een controle
technische functiescheiding wordt zo gecreëerd dat verschillende functies van
elkaar gescheiden worden: beschikken, bewaren, registreren, uitvoeren en
controleren.
Naast controle technische functiescheiding komen nog meer maatregelen van
interne controle aan de orde:
Richtlijnen;
Vereiste goedkeuring van een medewerker hoger in de organisatie
(autorisatie);
Vastleggen van belangrijke gegevens in bestanden;
Concrete controles in processen.
Er zijn twee soorten fouten die gemaakt worden binnen een organisatie:
Onbewuste fouten: fouten maken is menselijk.
Bewuste fouten: bijvoorbeeld fraude.
Een goede AO zal zowel bewuste als onbewuste fouten zo veel mogelijk moeten
voorkomen met preventieve maatregelen of moeten ontdekken en herstellen
met repressieve maatregelen.
Zonder al deze maatregelen is de kans groot dat het niet goed gaat. Dit noemen
we het AO-risico. Dit betekent het risico dat: informatie niet betrouwbaar is en
dat waarden (goederen, geld) onterecht uit de organisatie verdwijnen.
AO is verweven in processen. We onderscheiden primaire processen (inkoop,
productie, verkoop) en secundaire processen (personeel, administratief). De
kernactiviteiten van de organisatie spelen zich af in de primaire processen. De
secundaire processen zijn de ondersteunende processen.
, 2.2 Waaruit bestaat een
administratieve
organisatie
De elementen van een
goede administratieve
organisatie staan in
het figuur hiernaast.
Het figuur begint met
een typologie (wat
voor soort organisatie
is het). De inrichting
van AO is in
belangrijke mate
afhankelijk van het
soort bedrijf waarover
het gaat. Een
organisatie kan
ingedeeld worden in
één of meer typologieën. Vanuit deze typologie kan worden bepaald welke
primaire processen er aanwezig zullen zijn. Daarnaast bepaald de typologie uit
welke belangrijke bouwstenen de AO bestaat.
Aan de linkerzijde van het eerste figuur staat het woord attentiepunten. Elk
bedrijf is ondanks de typologie toch anders vanwege de omstandigheden waar de
organisatie zich in bevindt. Deze omstandigheden worden ook wel
attentiepunten genoemd. Deze attentiepunten leiden tot specifieke AO-risico’s.
Dit betekent dat een goede AO speciale beheersmaatregelen treft om deze
risico’s te beperken.
In de eerste kolom van het figuur staan de randvoorwaarden. Dit zijn
beheersmaatregelen in een organisatie die noodzakelijk zijn om een goede AO te
kunnen opzetten. Zonder een goede invulling hiervan kan er geen sprake zijn van
een goede AO. Gezamenlijk vormen ze een belangrijke invulling van de interne
controle. Randvoorwaarden kunnen in de volgende onderwerpen opgedeeld
worden: functiescheiding, automatisering, begroting en richtlijnen.
De eerste randvoorwaarde is de functiescheiding. Deze moet zodanig zijn dat
het mogelijk is een goede AO vorm te geven. Hierbij geldt: hoe kleiner de
organisatie, hoe moeilijker dat is. De belangrijkste functiescheiding is die tussen
de beschikkende functie en de bewarende functie. De beschikkende functie
beslist over activa van de organisatie (voorbeeld: inkoper). Echter kan deze
functie niet echt bij deze activa, dat is het domein van de bewarende functie
(voorbeeld: magazijnmeester). Als beide functies informatie (bijvoorbeeld over de
inkoop) doorgeven aan de registrerende functie, dan kan deze controleren
(controlerende functie) of het klopt. Vandaar dat de registrerende en de
controlerende functie gescheiden worden van een stippellijn, eigenlijk is dat één
functie. De uitvoerende functie voert activiteiten uit die niet tot één van de
andere categorieën behoren.
2.1 Wat is een administratieve organisatie
Een administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen
en verwerken van gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten
behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Het gaat
dus om de maatregelen die nodig zijn om het gegevensverwerkend proces
zodanig op te zetten dat de medewerkers in de organisatie die informatie krijgen
om de taken te kunnen uitvoeren, om leiding te kunnen geven en verantwoording
te kunnen afleggen. De doelstelling van AO is om betrouwbare informatie te
leveren.
De interne controle zijn alle maatregelen binnen de administratieve organisatie
die ervoor moeten zorgen dat de informatie aan de kwaliteitseisen voldoet en
vooral betrouwbaar is. Handig hierbij is de automatische controle (controle
technische functiescheiding), waarbij ervoor gezorgd wordt dat verschillende
functionarissen bij een gebeurtenis (inkoop, verkoop) betrokken zijn. Een controle
technische functiescheiding wordt zo gecreëerd dat verschillende functies van
elkaar gescheiden worden: beschikken, bewaren, registreren, uitvoeren en
controleren.
Naast controle technische functiescheiding komen nog meer maatregelen van
interne controle aan de orde:
Richtlijnen;
Vereiste goedkeuring van een medewerker hoger in de organisatie
(autorisatie);
Vastleggen van belangrijke gegevens in bestanden;
Concrete controles in processen.
Er zijn twee soorten fouten die gemaakt worden binnen een organisatie:
Onbewuste fouten: fouten maken is menselijk.
Bewuste fouten: bijvoorbeeld fraude.
Een goede AO zal zowel bewuste als onbewuste fouten zo veel mogelijk moeten
voorkomen met preventieve maatregelen of moeten ontdekken en herstellen
met repressieve maatregelen.
Zonder al deze maatregelen is de kans groot dat het niet goed gaat. Dit noemen
we het AO-risico. Dit betekent het risico dat: informatie niet betrouwbaar is en
dat waarden (goederen, geld) onterecht uit de organisatie verdwijnen.
AO is verweven in processen. We onderscheiden primaire processen (inkoop,
productie, verkoop) en secundaire processen (personeel, administratief). De
kernactiviteiten van de organisatie spelen zich af in de primaire processen. De
secundaire processen zijn de ondersteunende processen.
, 2.2 Waaruit bestaat een
administratieve
organisatie
De elementen van een
goede administratieve
organisatie staan in
het figuur hiernaast.
Het figuur begint met
een typologie (wat
voor soort organisatie
is het). De inrichting
van AO is in
belangrijke mate
afhankelijk van het
soort bedrijf waarover
het gaat. Een
organisatie kan
ingedeeld worden in
één of meer typologieën. Vanuit deze typologie kan worden bepaald welke
primaire processen er aanwezig zullen zijn. Daarnaast bepaald de typologie uit
welke belangrijke bouwstenen de AO bestaat.
Aan de linkerzijde van het eerste figuur staat het woord attentiepunten. Elk
bedrijf is ondanks de typologie toch anders vanwege de omstandigheden waar de
organisatie zich in bevindt. Deze omstandigheden worden ook wel
attentiepunten genoemd. Deze attentiepunten leiden tot specifieke AO-risico’s.
Dit betekent dat een goede AO speciale beheersmaatregelen treft om deze
risico’s te beperken.
In de eerste kolom van het figuur staan de randvoorwaarden. Dit zijn
beheersmaatregelen in een organisatie die noodzakelijk zijn om een goede AO te
kunnen opzetten. Zonder een goede invulling hiervan kan er geen sprake zijn van
een goede AO. Gezamenlijk vormen ze een belangrijke invulling van de interne
controle. Randvoorwaarden kunnen in de volgende onderwerpen opgedeeld
worden: functiescheiding, automatisering, begroting en richtlijnen.
De eerste randvoorwaarde is de functiescheiding. Deze moet zodanig zijn dat
het mogelijk is een goede AO vorm te geven. Hierbij geldt: hoe kleiner de
organisatie, hoe moeilijker dat is. De belangrijkste functiescheiding is die tussen
de beschikkende functie en de bewarende functie. De beschikkende functie
beslist over activa van de organisatie (voorbeeld: inkoper). Echter kan deze
functie niet echt bij deze activa, dat is het domein van de bewarende functie
(voorbeeld: magazijnmeester). Als beide functies informatie (bijvoorbeeld over de
inkoop) doorgeven aan de registrerende functie, dan kan deze controleren
(controlerende functie) of het klopt. Vandaar dat de registrerende en de
controlerende functie gescheiden worden van een stippellijn, eigenlijk is dat één
functie. De uitvoerende functie voert activiteiten uit die niet tot één van de
andere categorieën behoren.
