OFM
1.2 facility management in de organisatie
Facility management is een van de ondersteunende functies. In de recreatiebranche en bij
commerciële facilitaire aanbieders is facility management een kernactiviteit. FM = het
bedrijfsonderdeel dat verantwoordelijk is voor een optimale werk-, verblijfs- en
zorgomgeving. Zowel fysiek als virtueel, waarin fysiek de gebouwde omgeving is inclusief de
inrichting ervan.
De organisatiestructuur drukt de manier uit waarop taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden in een organisatie zijn verdeeld en de onderlinge relaties zijn
geregeld. Er zijn 3 niveau’s: topmanagement (strategisch), middenkader (tactisch) en
uitvoerende kern (operationeel). Er zijn minder mensen werkzaam in de top dan op
operationeel niveau.
Strategisch niveau
De hoofddirectie, raad van bestuur etc. zitten in het topmanagement. Hier wordt het beleid
vastgesteld.
Tactisch niveau
Het beleid wordt vertaald naar te ondernemen acties. De dienstverlening voor voorbereid.
Operationeel niveau
Alle activiteiten, handelingen die nodig zijn behoren tot het operationele niveau. Het
verrichten van de werkzaamheden.
Richten = afstemmen van de organisatie op externe ontwikkelingen.
Inrichten = vertalen van de vastgestelde koers naar de inrichting van de interne organisatie.
Verrichten = uitvoeren van activiteiten die nodig zijn om te realiseren.
De bepalende klant is de client, de betalende klant is customer en de genietende klant de
consumer of user.
Beheerorganisatie
Lage uitbestedingsgraad, focus op uitvoering en diverse leveranciers die op basis van
inspanning worden gecontracteerd zijn kenmerken van de beheerorganisatie.
Regieorganisatie
Als er meer aandacht komt voor de kwaliteit, flexibiliteit en kosten voor dienstverlening,
gaan organisaties zich afvragen of het verstandig is om diensten zelf te blijven verrichten. Er
worden steeds meer diensten uitbesteed. Focus op afstemmen vraag en aanbod en enkele
partners die op basis van prestatieafspraken worden gecontracteerd zijn kenmerken.
Demand-organisatie
Hoe meer leveranciers, hoe meer contracten, contactpersonen, facturen, overlappen en
hiaten. Bij Integrated facility management (IFM) worden alle diensten uitbesteed aan 1
,externe leverancier. Focus op de vraag en samenwerking met 1 of enkele partners in
langdurige relatie zijn kenmerken.
1.3 de taken en verantwoordelijkheden van de facility professional
Afgestemd op de wensen en behoeften van de organisatie en gebruikers (fit-for-use). Dit
heeft betrekking op:
o Omgeving
o Ruimte
o Techniek
o Services
o Processen
o Mensen
o Beleving
o Middelen
o Meerwaarde
o Organisatie
Om dit te realiseren moet er aandacht zijn voor de interne klanten, externe klanten,
diensten, fysieke omgeving, derde werkplek en virtuele omgeving, afstemming vraag en
aanbod en inkoop.
De rollen:
o Facility manager
Sturing geven aan facilitaire diensten en voorzieningen. Dit is een interne rol, maar
deze rol kan ook uitbesteed worden.
o Specialist
Specialist voor een specifieke voorziening of voor enkele diensten.
o Adviseur
Betrokken bij het ontwerp en de inrichting van het geheel van fm.
o Ondernemer
Alle 3 de voorgaande rollen, maar dan voor eigen rekening en risico, de ondernemer
loopt risico met de ondernemersactiviteiten, maar de winst is ook van hem.
1.4 de ontwikkeling van het vakgebied
Een factor die bijdraagt aan de standaardisering is de ontwikkeling van normen. Norm = een
document dat vereisten, specificaties, richtlijnen of karakteristieken biedt die consistent
kunnen worden gebruikt om zeker te stellen dat materialen, producten, processen en
diensten fit-for-purpose zijn. Er zijn technische normen, deze bieden houvast aan de
organisatie om onderdelen op diverse niveaus op dezelfde manier te definiëren en
administratief in te richten. Een eenduidige definitie van alle aspecten van het vakgebied,
hierdoor worden benchmarking en professionalisering mogelijk.
Managementsysteemnormen bieden een methodiek om het managementsysteem van de
organisatie in te richten en te optimaliseren.
, 1.5 de positionering van facility management
Het zichtbaar maken van de bijdrage die fm’ers
leveren aan het succes van de organisatie wordt de
meerwaarde genoemd. De waardeketen geeft inzicht
in de waarde die de primaire en secundaire
activiteiten van een organisatie toevoegen voor de
klant.
In de FM-value map kan fm meerwaarde leveren op
het gebied van tevredenheid, kostenbeheersing,
ondersteuning van productiviteit, vergroting van
betrouwbaarheid, vergroting van
aanpassingsvermogen en ondersteuning van de
cultuur. De meerwaarde ontstaat door de geleverde
voorzieningen en heeft betrekking op het effect.
Waardestrategieën van Treacy en Wiersema:
1. Operational excellence
Lage kostprijs, processen efficiënt en effectief.
2. Product leadership
Onderscheidend product, verbeteren en vernieuwen.
3. Customer intimacy
Duurzame relatie met klanten
2.2 het belang van scenario’s
4 stappen tot een goede scenario (scenarioplanning):
1. In kaart brengen van trends en ontwikkelingen. Bijvoorbeeld door DESTEP.
2. Vaststellen van belangrijke drijvende krachten.
3. Opstellen van scenariomatrix en bepalen van 4 maatschappijbeelden.
4. Vertalen van scenario’s naar facility management en bepalen wat je kunt doen om
voorbereid te zijn op een van deze scenario’s. een impact-analyse waarbij word
ingeschat wat de waarschijnlijkheid is van het scenario afgezet tegen de impact die
het scenario kan hebben.
2.3 demografische factoren
Vergrijzing is 1 van de belangrijkste demografische factoren. Dit heeft veel gevolgen voor
basisscholen, kinderdagverblijven en zo verder naar middelbare scholen etc. ondertussen
verhuizen veel mensen naar de steden (verstedelijking/urbanisatie).
2.4 economische factoren
Kenmerken zich door afwisselingen van perioden van groei en perioden van krimp. De hoge
pensioenleeftijd heeft een positief effect op de potentiële beroepsbevolking. De lagere
bevolkingsgroei en de vergrijzing zijn negatief.
o Kenniseconomie
o Deeleconomie (directe beschikbaarheid)
o Netwerkeconomie (informatietechnologie)
1.2 facility management in de organisatie
Facility management is een van de ondersteunende functies. In de recreatiebranche en bij
commerciële facilitaire aanbieders is facility management een kernactiviteit. FM = het
bedrijfsonderdeel dat verantwoordelijk is voor een optimale werk-, verblijfs- en
zorgomgeving. Zowel fysiek als virtueel, waarin fysiek de gebouwde omgeving is inclusief de
inrichting ervan.
De organisatiestructuur drukt de manier uit waarop taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden in een organisatie zijn verdeeld en de onderlinge relaties zijn
geregeld. Er zijn 3 niveau’s: topmanagement (strategisch), middenkader (tactisch) en
uitvoerende kern (operationeel). Er zijn minder mensen werkzaam in de top dan op
operationeel niveau.
Strategisch niveau
De hoofddirectie, raad van bestuur etc. zitten in het topmanagement. Hier wordt het beleid
vastgesteld.
Tactisch niveau
Het beleid wordt vertaald naar te ondernemen acties. De dienstverlening voor voorbereid.
Operationeel niveau
Alle activiteiten, handelingen die nodig zijn behoren tot het operationele niveau. Het
verrichten van de werkzaamheden.
Richten = afstemmen van de organisatie op externe ontwikkelingen.
Inrichten = vertalen van de vastgestelde koers naar de inrichting van de interne organisatie.
Verrichten = uitvoeren van activiteiten die nodig zijn om te realiseren.
De bepalende klant is de client, de betalende klant is customer en de genietende klant de
consumer of user.
Beheerorganisatie
Lage uitbestedingsgraad, focus op uitvoering en diverse leveranciers die op basis van
inspanning worden gecontracteerd zijn kenmerken van de beheerorganisatie.
Regieorganisatie
Als er meer aandacht komt voor de kwaliteit, flexibiliteit en kosten voor dienstverlening,
gaan organisaties zich afvragen of het verstandig is om diensten zelf te blijven verrichten. Er
worden steeds meer diensten uitbesteed. Focus op afstemmen vraag en aanbod en enkele
partners die op basis van prestatieafspraken worden gecontracteerd zijn kenmerken.
Demand-organisatie
Hoe meer leveranciers, hoe meer contracten, contactpersonen, facturen, overlappen en
hiaten. Bij Integrated facility management (IFM) worden alle diensten uitbesteed aan 1
,externe leverancier. Focus op de vraag en samenwerking met 1 of enkele partners in
langdurige relatie zijn kenmerken.
1.3 de taken en verantwoordelijkheden van de facility professional
Afgestemd op de wensen en behoeften van de organisatie en gebruikers (fit-for-use). Dit
heeft betrekking op:
o Omgeving
o Ruimte
o Techniek
o Services
o Processen
o Mensen
o Beleving
o Middelen
o Meerwaarde
o Organisatie
Om dit te realiseren moet er aandacht zijn voor de interne klanten, externe klanten,
diensten, fysieke omgeving, derde werkplek en virtuele omgeving, afstemming vraag en
aanbod en inkoop.
De rollen:
o Facility manager
Sturing geven aan facilitaire diensten en voorzieningen. Dit is een interne rol, maar
deze rol kan ook uitbesteed worden.
o Specialist
Specialist voor een specifieke voorziening of voor enkele diensten.
o Adviseur
Betrokken bij het ontwerp en de inrichting van het geheel van fm.
o Ondernemer
Alle 3 de voorgaande rollen, maar dan voor eigen rekening en risico, de ondernemer
loopt risico met de ondernemersactiviteiten, maar de winst is ook van hem.
1.4 de ontwikkeling van het vakgebied
Een factor die bijdraagt aan de standaardisering is de ontwikkeling van normen. Norm = een
document dat vereisten, specificaties, richtlijnen of karakteristieken biedt die consistent
kunnen worden gebruikt om zeker te stellen dat materialen, producten, processen en
diensten fit-for-purpose zijn. Er zijn technische normen, deze bieden houvast aan de
organisatie om onderdelen op diverse niveaus op dezelfde manier te definiëren en
administratief in te richten. Een eenduidige definitie van alle aspecten van het vakgebied,
hierdoor worden benchmarking en professionalisering mogelijk.
Managementsysteemnormen bieden een methodiek om het managementsysteem van de
organisatie in te richten en te optimaliseren.
, 1.5 de positionering van facility management
Het zichtbaar maken van de bijdrage die fm’ers
leveren aan het succes van de organisatie wordt de
meerwaarde genoemd. De waardeketen geeft inzicht
in de waarde die de primaire en secundaire
activiteiten van een organisatie toevoegen voor de
klant.
In de FM-value map kan fm meerwaarde leveren op
het gebied van tevredenheid, kostenbeheersing,
ondersteuning van productiviteit, vergroting van
betrouwbaarheid, vergroting van
aanpassingsvermogen en ondersteuning van de
cultuur. De meerwaarde ontstaat door de geleverde
voorzieningen en heeft betrekking op het effect.
Waardestrategieën van Treacy en Wiersema:
1. Operational excellence
Lage kostprijs, processen efficiënt en effectief.
2. Product leadership
Onderscheidend product, verbeteren en vernieuwen.
3. Customer intimacy
Duurzame relatie met klanten
2.2 het belang van scenario’s
4 stappen tot een goede scenario (scenarioplanning):
1. In kaart brengen van trends en ontwikkelingen. Bijvoorbeeld door DESTEP.
2. Vaststellen van belangrijke drijvende krachten.
3. Opstellen van scenariomatrix en bepalen van 4 maatschappijbeelden.
4. Vertalen van scenario’s naar facility management en bepalen wat je kunt doen om
voorbereid te zijn op een van deze scenario’s. een impact-analyse waarbij word
ingeschat wat de waarschijnlijkheid is van het scenario afgezet tegen de impact die
het scenario kan hebben.
2.3 demografische factoren
Vergrijzing is 1 van de belangrijkste demografische factoren. Dit heeft veel gevolgen voor
basisscholen, kinderdagverblijven en zo verder naar middelbare scholen etc. ondertussen
verhuizen veel mensen naar de steden (verstedelijking/urbanisatie).
2.4 economische factoren
Kenmerken zich door afwisselingen van perioden van groei en perioden van krimp. De hoge
pensioenleeftijd heeft een positief effect op de potentiële beroepsbevolking. De lagere
bevolkingsgroei en de vergrijzing zijn negatief.
o Kenniseconomie
o Deeleconomie (directe beschikbaarheid)
o Netwerkeconomie (informatietechnologie)
