Het 10-jarig jubileumfeest van Pas Past bij Jou
Module: Eventmanagement
Studie: Officemanagement
Naam: Iebeltje van der Spoel
Studentnummer:
Docent: Nienke Groot
Datum: 9 november 2022
,VOORWOORD
Mijn naam is Iebeltje van der Spoel. Deze opdracht is geschreven als afsluitend onderdeel van de
module eventmanagement. In mijn studententijd aan de kunstacademie heb ik vele jaren als hostess
gewerkt tijdens verschillende publieks- en zakelijke evenementen. De wereld van de evenementen is
mij niet geheel onbekend. Ik heb echter alleen de uitvoerende kant gezien.
Het was zeer interessant om nu de organisatorische kant van de evenementensector te leren
kennen. Ik heb erg veel geleerd en veel inzichten verworven tijdens deze module. Graag zet ik deze
verworven kennis in als toekomstig officemanager.
Langs deze weg bedank ik mijn docente Nienke Groot voor haar professionele begeleiding.
Ik wens u veel leesplezier.
2
, SAMENVATTING
Het modemerk Pas Past bij Jou bestaat 10 jaar en wil voor deze gelegenheid een medewerkersfeest
organiseren. Dit feest voldoet aan de kenmerken van een zakelijk evenement; het is een tijdelijke
georganiseerde gebeurtenis waarbij de doelgroep centraal staat. Hiermee wil de opdrachtgever een relatie
opbouwen. In dit geval wil het de medewerkers bedanken en de motivatie en betrokkenheid vergroten. Het
zakelijke evenement behoort hiermee tot de categorie business- to- personell.
De SMART doelstelling luidt als volgt:
Op zaterdag 10 juni 2023 wordt een jubileumfeest gegeven met als doel de betrokkenheid en motivatie van de
medewerkers ten opzichte van de organisatie te vergroten.
Om dit feest goed uit de verf te laten komen heeft Pas Past bij Jou IBL Events gevraagd het feest te organiseren. De
opdrachtgever heeft wel een aantal randvoorwaarden gesteld aan waar het feest moet voldoen: De locatie moet
goed bereikbaar zijn voor zowel OV als auto, Iedereen in de organisatie moet zich op zijn gemak voelen tijdens het
feest, Voor iedereen er moet een mogelijkheid zijn tot overnachten, Partners worden ook uitgenodigd, De avond
moet worden afgesloten met een vuurwerkshow. Tevens moet rekening gehouden worden met een maximaal te
besteden budget van € 50.000.
Bij Pas Past bij Jou werken 80 medewerkers met allen een zeer diverse achtergrond. Omdat partners ook zijn
uitgenodigd zal er een maximale opkomst van 160 personen verwacht kunnen worden. De achtergrond van de
mensen is zeer divers en iedereen is uitgenodigd.
Na de eerste oriënterende gesprekken met de opdrachtgever viel het de eventmanager op dat de
opdrachtgever klantgerichtheid hoog in het vaandel heeft staan en dat de klant altijd koning is bij Pas Past bij
Jou. Dit bracht de eventmanager op het idee om de rollen om te draaien en de medewerker nu eens de koning
te laten zijn. Om dit idee visueel over te brengen aan de opdrachtgever heeft IBL events een moodboard
gemaakt.
Het idee is omgezet tot het concept Koningsfeest. Het gehele feest zal in teken staan van het thema koning.
Voor de locatie is een Slot Assumburg gekozen. Hier kan worden overnacht door 160 mensen. Bovendien is
het met zowel OV als auto makkelijk te bereiken.. Het gehele feest zal in teken staan van het thema koning. Het
buffet is royaal en houdt rekening met levensstijl en dieet. Catering en aankleding worden verzorgd door de
locatie. Het entertainment is divers en is erop gericht om de saamhorigheid en betrokkenheid met de
organisatie en tussen medewerkers onderling te vergroten. Duidelijk afsluitend element is de vuurwerkshow
aan het eind van de avond. Voorafgaand is het veiligheidsplan van de locatie doorlopen. De locatie beschikt
over alle nodige vergunningen en middelen in geval van calamiteit. De vergunning voor de vuurwerkshow is
geregeld door de locatie en de leverancier van het vuurwerk. Zij hebben een nauw samenwerkingsverband.
Het uitnodigingentraject is verlopen via drie stappen; vooraankondiging, uitnodiging en bevestiging. De
uitnodigingen geven een subtiele verwijzing naar het thema, zonder alle details meteen te verklappen. Het
uiteindelijk toegangsticket voor het feest is een kartonnen kroon. Deze dient te worden opgezet. Hiermee wordt
de verbondenheid tussen de gasten vergroot, want iedereen draagt een kroon (met PPJ logo). Bij binnenkomst
wordt een foto op een troon gemaakt. Deze foto wordt, samen met een enquête, een week na het feest
verstuurd als blijvende herinnering.
Van tevoren is een uitvoerige planning gemaakt door middel van een GANNT diagram. De planning biedt een
houvast gedurende het traject. Voor het evenement zelf is een uitgebreid draaiboek gemaakt. Hierin staat de
afbouw, uitvoering en afsluiting uitvoerig beschreven. Bij elke activiteit staat beschreven op welk tijdstip en
waar deze plaats vindt en wie de verantwoordelijke is. Tevens bevat het draaiboek alle belangrijke
telefoonnummers voor die dag. Het draaiboek is een belangrijk handvat voor alle betrokken partijen.
Om de doelstelling te toetsen wordt er door middel van onder andere de medewerkers enquête en gesprekken
met de opdrachtgever geëvalueerd. Ook wordt er een interne evaluatie gehouden met de betrokken.
verantwoordelijken van de avond en met de toeleveranciers. Samen met de financiële controle wordt hiervan
het eindrapport geschreven. Conclusies uit het eindrapport kunnen dienen als handvatten voor toekomstig te
organiseren evenementen door IBL Events.
3
Module: Eventmanagement
Studie: Officemanagement
Naam: Iebeltje van der Spoel
Studentnummer:
Docent: Nienke Groot
Datum: 9 november 2022
,VOORWOORD
Mijn naam is Iebeltje van der Spoel. Deze opdracht is geschreven als afsluitend onderdeel van de
module eventmanagement. In mijn studententijd aan de kunstacademie heb ik vele jaren als hostess
gewerkt tijdens verschillende publieks- en zakelijke evenementen. De wereld van de evenementen is
mij niet geheel onbekend. Ik heb echter alleen de uitvoerende kant gezien.
Het was zeer interessant om nu de organisatorische kant van de evenementensector te leren
kennen. Ik heb erg veel geleerd en veel inzichten verworven tijdens deze module. Graag zet ik deze
verworven kennis in als toekomstig officemanager.
Langs deze weg bedank ik mijn docente Nienke Groot voor haar professionele begeleiding.
Ik wens u veel leesplezier.
2
, SAMENVATTING
Het modemerk Pas Past bij Jou bestaat 10 jaar en wil voor deze gelegenheid een medewerkersfeest
organiseren. Dit feest voldoet aan de kenmerken van een zakelijk evenement; het is een tijdelijke
georganiseerde gebeurtenis waarbij de doelgroep centraal staat. Hiermee wil de opdrachtgever een relatie
opbouwen. In dit geval wil het de medewerkers bedanken en de motivatie en betrokkenheid vergroten. Het
zakelijke evenement behoort hiermee tot de categorie business- to- personell.
De SMART doelstelling luidt als volgt:
Op zaterdag 10 juni 2023 wordt een jubileumfeest gegeven met als doel de betrokkenheid en motivatie van de
medewerkers ten opzichte van de organisatie te vergroten.
Om dit feest goed uit de verf te laten komen heeft Pas Past bij Jou IBL Events gevraagd het feest te organiseren. De
opdrachtgever heeft wel een aantal randvoorwaarden gesteld aan waar het feest moet voldoen: De locatie moet
goed bereikbaar zijn voor zowel OV als auto, Iedereen in de organisatie moet zich op zijn gemak voelen tijdens het
feest, Voor iedereen er moet een mogelijkheid zijn tot overnachten, Partners worden ook uitgenodigd, De avond
moet worden afgesloten met een vuurwerkshow. Tevens moet rekening gehouden worden met een maximaal te
besteden budget van € 50.000.
Bij Pas Past bij Jou werken 80 medewerkers met allen een zeer diverse achtergrond. Omdat partners ook zijn
uitgenodigd zal er een maximale opkomst van 160 personen verwacht kunnen worden. De achtergrond van de
mensen is zeer divers en iedereen is uitgenodigd.
Na de eerste oriënterende gesprekken met de opdrachtgever viel het de eventmanager op dat de
opdrachtgever klantgerichtheid hoog in het vaandel heeft staan en dat de klant altijd koning is bij Pas Past bij
Jou. Dit bracht de eventmanager op het idee om de rollen om te draaien en de medewerker nu eens de koning
te laten zijn. Om dit idee visueel over te brengen aan de opdrachtgever heeft IBL events een moodboard
gemaakt.
Het idee is omgezet tot het concept Koningsfeest. Het gehele feest zal in teken staan van het thema koning.
Voor de locatie is een Slot Assumburg gekozen. Hier kan worden overnacht door 160 mensen. Bovendien is
het met zowel OV als auto makkelijk te bereiken.. Het gehele feest zal in teken staan van het thema koning. Het
buffet is royaal en houdt rekening met levensstijl en dieet. Catering en aankleding worden verzorgd door de
locatie. Het entertainment is divers en is erop gericht om de saamhorigheid en betrokkenheid met de
organisatie en tussen medewerkers onderling te vergroten. Duidelijk afsluitend element is de vuurwerkshow
aan het eind van de avond. Voorafgaand is het veiligheidsplan van de locatie doorlopen. De locatie beschikt
over alle nodige vergunningen en middelen in geval van calamiteit. De vergunning voor de vuurwerkshow is
geregeld door de locatie en de leverancier van het vuurwerk. Zij hebben een nauw samenwerkingsverband.
Het uitnodigingentraject is verlopen via drie stappen; vooraankondiging, uitnodiging en bevestiging. De
uitnodigingen geven een subtiele verwijzing naar het thema, zonder alle details meteen te verklappen. Het
uiteindelijk toegangsticket voor het feest is een kartonnen kroon. Deze dient te worden opgezet. Hiermee wordt
de verbondenheid tussen de gasten vergroot, want iedereen draagt een kroon (met PPJ logo). Bij binnenkomst
wordt een foto op een troon gemaakt. Deze foto wordt, samen met een enquête, een week na het feest
verstuurd als blijvende herinnering.
Van tevoren is een uitvoerige planning gemaakt door middel van een GANNT diagram. De planning biedt een
houvast gedurende het traject. Voor het evenement zelf is een uitgebreid draaiboek gemaakt. Hierin staat de
afbouw, uitvoering en afsluiting uitvoerig beschreven. Bij elke activiteit staat beschreven op welk tijdstip en
waar deze plaats vindt en wie de verantwoordelijke is. Tevens bevat het draaiboek alle belangrijke
telefoonnummers voor die dag. Het draaiboek is een belangrijk handvat voor alle betrokken partijen.
Om de doelstelling te toetsen wordt er door middel van onder andere de medewerkers enquête en gesprekken
met de opdrachtgever geëvalueerd. Ook wordt er een interne evaluatie gehouden met de betrokken.
verantwoordelijken van de avond en met de toeleveranciers. Samen met de financiële controle wordt hiervan
het eindrapport geschreven. Conclusies uit het eindrapport kunnen dienen als handvatten voor toekomstig te
organiseren evenementen door IBL Events.
3
