Samenvatting Facilitair Eventmanagement & Evenementenlogistiek

Inhoudsopgave
Hoorcollege 1:......................................................................................................................................................1
Hoorcollege 2:......................................................................................................................................................3
Hoorcollege 3:......................................................................................................................................................6
Hoorcollege 4.....................................................................................................................................................11
Hoorcollege 5.....................................................................................................................................................14




Hoorcollege 1:
Evenement typen >
Publieksevenementen
Algemeen belang, weinig invloed op wie er komt, begint vaak met een idee, inkomsten vaak
een probleem.
 Concerten/dance-events
 Festivals
 Lokale/community evenementen
 Sport

Zakelijk event
Bedrijfsbelang, invloed op wie er komt (uitgenodigden), begint vaak met probleem of
behoefte, budget is beschikbaar.

Business events
 B2B business to business
 B2C business to consumer
 B2P business to personnel

Hoe komt een evenementenbureau in gesprek met een opdrachtgever?
Opdrachtgever > evenementenbureau
Opdrachtgever > pitch (tot 4 partijen)
Evenementenbureau = opdrachtgever

Inhuren van evenementenbureau
Voordelen: Nadelen:
 Ervaring met organisatie  Onbekend met bedrijf
 Objectieve kijk op het bedrijf  Mogelijk extra kosten > jij moet het
 Uitgebreid netwerk > daardoor bureau betalen
betere prijzen
 Eigen personeel blijft beschikbaar
voor andere werkzaamheden

1. Initiatiefase

, Waarom? Doel van het evenement: verkoop, promotie, netwerken etc..
2. Voorbereidingsfase
3. Uitwerkingsfase
4. Uitvoeringsfase
5. Afwikkelingsfase


Doelen evenement
 Verkoop
 Promotie
 Communicatie
 Ontmoeting/netwerken
 Vermaak
 Educatie
 Motivatie
 Informatie
 Consumptie
 Fundraising

ROI > return of investment > hoe overtuig je de opdrachtgever dat je event niet alleen een
kostenpost is?




Interne stakeholders Externe medewerkers
 Medewerkers  Leveranciers
 Bestuur  Sponsoren
 Vrijwilligers  Overheid
 Lokale gemeenschap
 Bezoekers

4 spelregels voor brainstormen
1. Stel je oordeel uit: geef geen kritiek. Alle ideeën worden aanvaard.
2. Streef naar kwantiteit: en variatie. Bedenk zoveel mogelijk ideeën.
3. Freewheel: wilde ideeën.
4. Hitchhike: blijf niet in je eigen hoofd hangen.

, Plan van aanpak > hoe maak je die?
 Overzicht van de betrokken partijen
 Overzicht van teamleden en hun functies
 Beschrijving van het gewenste projectresultaat
 Grove planning met een go- en no go- momenten

Kostenposten
 Locatie
 Catering
 Entertainment (acteurs, sprekers, zangers, dansers)
 Techniek (geluid, licht, audiovisuele middelen)
 Decoratie (podium, entree, tafels, stoelen)
 Deelnemers (logistiek, hostesses, BHV, veiligheid, uitnodigingen)
 Vergunning
 Verzekering
 Buma/Stemra
 Onvoorzien
 BTW

Voorbereidingsfase
1. Concept wordt verder uitgewerkt
2. Bepaling van het programma
3. Maken gedetailleerde projectplanning




Hoorcollege 2:
Voorbereidingsfase (projectplan)
1. Concept wordt verder uitgewerkt
2. Bepaling van het programma
3. Maken projectplanning