Samenvatting vraag analyse
Samenvatting huisvestingsmanagement 2de druk H4,5,6,9
Inhoud
H4 Vraaganalyse: van organisatieanalyse naar huisvestingsbehoefte ............................................. 3
4.1 Strategisch sturen op huisvesting begint bij de vraag ............................................................. 3
4.2 Organisatiegericht huisvesten............................................................................................... 3
4.3 interne organisatieanalyse met het 7s-model ........................................................................ 5
Zeven organisatiekenmerken.................................................................................................. 5
Relatie met huisvestingsmanagement ..................................................................................... 6
4.4 Interne organisatieanalyse met de Balanced Score Card en het INK-model.............................. 6
Relatie met huisvestingsmanagement ..................................................................................... 7
4.5 Waardeoriëntaties............................................................................................................... 7
Relatie met huisvestingsmanagement..................................................................................... 8
4.6 Externe analyse met de DESTEP-analyse................................................................................ 8
DESTEP-factoren.................................................................................................................... 8
Relatie met huisvestingsmanagement..................................................................................... 9
4.7 SWOT-analyse van de organisatie ......................................................................................... 9
4.8 Input voor de huisvestingsstrategie....................................................................................... 9
H5 Aanbodanalyse: kenmerken en prestaties ...............................................................................11
5.1 Inventaris van het aanbod ...................................................................................................11
5.1.1 Inventarisatie op verschillende niveaus..........................................................................11
5.1.2 Overzicht van componenten van locaties van gebouwen, en van faciliteiten ....................12
5.1.3 Eigendomsvormen........................................................................................................13
5.1.4 Leegstand ....................................................................................................................15
5.2 Waarderen van de kenmerken.............................................................................................15
5.3 Meten van de huisvestingsprestaties ...................................................................................17
5.3.1 Functionele prestaties ..................................................................................................17
5.3.2 Esthetische prestaties ...................................................................................................19
5.3.3 Technische prestaties ...................................................................................................19
5.3.4 Financiële prestaties .....................................................................................................20
5.4 Kiezen van Key Performance Indicators ................................................................................20
5.5 Benchmarking.....................................................................................................................21
5.6 SWOT-analyse van de huisvesting ........................................................................................22
H6 Afstemmen van vraag en aanbod ............................................................................................23
, 6.1 Afstemmen van de huisvestingsstrategie op de organisatiestrategie ................................23
6.2 Dynamische vraag versus statisch aanbod.......................................................................25
6.3 Toets op toegevoegde waarde....................................................................................26
6.3.1 Verschillende vormen van toegevoegde waarde ......................................................26
6.3.2 Het meten van toegevoegde waarde .......................................................................27
6.3.3 Toegevoegde waarde voor wie?..............................................................................28
6.3.4 Prioriteren van waarden .........................................................................................29
6.3.5 Elkaar versterkende en conflicterende belangen ......................................................29
6.3.6 Perspectieven op huisvestingsmanagement.............................................................30
6.4 Kiezen uit verschillende strategieën................................................................................31
H9 Programmeren .......................................................................................................................33
9.1 Doel van een programma van eisen .....................................................................................33
9.2 Opbouw en inhoud van een programma van eisen ...............................................................34
9.2.1 NEN 2658 .....................................................................................................................34
9.2.2 SBR 258........................................................................................................................34
9.3 Organisatieconcept en huisvestingsconcept .........................................................................36
9.4 Fasen in de ontwikkeling van het PVE...................................................................................38
9.4.2 Fasering volgens de Rijksgebouwendienst ......................................................................38
9.4.3 Geïntegreerde contracten .............................................................................................40
9.5 Formuleren en visueel weergeven van eisen en wensen........................................................40
9.5.1 Functionele eisen .........................................................................................................40
9.5.2 Prestatie eisen..............................................................................................................41
9.5.3 Beschrijvende eisen ......................................................................................................41
9.5.4 Visuele presentatie .......................................................................................................41
9.6 Digitale ondersteuning ........................................................................................................42
9.7 Bouwstenen voor het programma van eisen.........................................................................42
2
,H4 Vraaganalyse: van organisatieanalyse naar huisvestingsbehoefte
4.1 Strategisch sturen op huisvesting begint bij de vraag
Huisvesting werd geïntroduceerd als een strategisch bedrijfsmiddel. De term strategisch
verwijst meestal naar iets wat belangrijk wordt gevonden. Zo’n beslissing wordt niet zomaar
een beslissing, maar een beslissing met een brede scope. Het moet nu effect hebben en op
de lange termijn. Korte omschrijving van strategie is ‘de weg ernaartoe’.
Met een organisatiestrategie geeft een organisatie aan op welke manier en met welke
middelen zij haar doelen wil bereiken.
De huisvestingsstrategie geeft aan welke huisvesting nodig is om de organisatiestrategie
optimaal te ondersteunen en bij te dragen aan het realiseren van de organisatiedoelen.
Een huisvestingsstrategie kan betrekking hebben op de totale vastgoedportefeuille of op
afzonderlijke panden. Deze 2 componenten staan niet los van elkaar; een analyse van alle
huurcontracten op kosten en looptijden maakt het bijvoorbeeld mogelijk om op pandniveau
te anticiperen op aflopende huurcontracten en strategische keuzes te maken ten aanzien
van de meest gewenste financieringsvormen.
Strategie: Is het samenhangend geheel van de visie, missie en doelen van de organisatie en
de gekozen strategische optie om die doelen te bereiken.
Als een organisatie zich bijv. tot doel stelt maatschappelijk verantwoord te ondernemen en
om die reden streeft naar duurzaam handelen, dan kan het een strategische keuze zijn om
de eisen van Energielabel A als standaardeis in het programma van eisen bij
huisvestingskeuze op te nemen.
4.2 Organisatiegericht huisvesten
Huisvesting moet passen bij de organisatie. In de praktijk spreekt men van organisatiegericht
huisvesten.
Het centrum voor Facilitaire Dienstverlening van de Belastingdienst definieert
organisatiegericht huisvesten als volgt:
Organisatiegericht huisvesten: is de continue afstemming van huisvesting, ICT en andere
faciliteiten op veranderingen in de strategie, structuur en bedrijfsprocessen van de
organisatie en daarmee samenhangende werkwijzen.
Door de Belastingdienst wordt het als volgt omschreven:
Organisatiegericht huisvesten is de best passende oplossing van uit de cultuur,
medewerkers, management, gewenste imago, bedrijfsuitvoering en beschikbaar budget van
een betreffende organisatie.
Organisatiegericht huisvesten kan alleen als missie, visie en doelstellingen van de organisatie
worden afgewogen met de huisvestingswensen van de gebruikers.
3
, Organisatiegerichte huisvesting en organisatiegericht huisvesten houden dus in dat de
huisvesting moet worden afgestemd op de organisatiestrategie, de organisatiestructuur en
andere kenmerken van de organisatie, op de activiteiten en op de mogelijkheden en andere
randvoorwaarden. Vanwege het belang van het optimaal faciliteren van de werkprocessen
gaan met name kantoororganisaties, maar ook andere organisaties, steeds vaker over op
een activiteit gerelateerde werkomgeving (AGW). In deze omgeving kunnen werknemers
kiezen uit verschillende soorten werkplekken.
Passende huisvesting van zorgsector Healing environment.
Bij winkels, hotels en horeca worden consumenten verleidt om producten en diensten af te
nemen. Huisvesten is hierbij belangrijk dar de klant een gevoel krijgt van gastvrijheid.
Eisen voor huisvesten moeten afgewogen worden tegen veel dingen zo ook bijv. tegen de
wensen van de klanten en de medewerkers. De eisen van de klanten en de medewerkers zijn
soms verschillend met de eisen van het management.
Om het belang van de mens te benadrukken wordt in de vakliteratuur wek gesproken van
mensgericht huisvesten. Aandacht voor de wensen en behoefte van de mensen binnen de
organisatie is niet alleen gewenst vanuit verantwoord werkgeverschap, maar ook voor het
goed presteren van de gehele organisatie.
Het nieuwe werken:
Flexkantoor: geen eigen plekken maar gemeenschappelijke gebruik van verschillende typen
werkplekken.
Veel mensen hebben voorkeur aan een eigen plek op het werk. Verder vinden ze dat de
inricht belangrijk is, de lucht kwaliteit, hoeveelheid licht en het klimaat in het gebouw.
Organisaties moeten ook rekening houden met wensen en eisen vanuit de maatschappij. De
ondergrens voor kwaliteit is vastgelegd in onder meer het Bouwbesluit (eisen aan
gebruikswaarde, toegankelijkheid, veiligheid, gezondheid enz), Arbowet (minimumeisen
voor goede arbeidsomstandigheden), Milieuwetgeving en regels en richtlijnen voor
duurzaam bouwen en beheren.
Tegenwoordig worden organisaties ook steeds meer gecontroleerd op maatschappelijk
verantwoord ondernemen. Ethisch verantwoord omgaan met vastgoedtransacties hoort
daar ook bij. Het grote belang van zorgvuldig omgaan met mensen en met de aarde komt
ook tot uitdrukking in het FM-basismodel.
4
Samenvatting huisvestingsmanagement 2de druk H4,5,6,9
Inhoud
H4 Vraaganalyse: van organisatieanalyse naar huisvestingsbehoefte ............................................. 3
4.1 Strategisch sturen op huisvesting begint bij de vraag ............................................................. 3
4.2 Organisatiegericht huisvesten............................................................................................... 3
4.3 interne organisatieanalyse met het 7s-model ........................................................................ 5
Zeven organisatiekenmerken.................................................................................................. 5
Relatie met huisvestingsmanagement ..................................................................................... 6
4.4 Interne organisatieanalyse met de Balanced Score Card en het INK-model.............................. 6
Relatie met huisvestingsmanagement ..................................................................................... 7
4.5 Waardeoriëntaties............................................................................................................... 7
Relatie met huisvestingsmanagement..................................................................................... 8
4.6 Externe analyse met de DESTEP-analyse................................................................................ 8
DESTEP-factoren.................................................................................................................... 8
Relatie met huisvestingsmanagement..................................................................................... 9
4.7 SWOT-analyse van de organisatie ......................................................................................... 9
4.8 Input voor de huisvestingsstrategie....................................................................................... 9
H5 Aanbodanalyse: kenmerken en prestaties ...............................................................................11
5.1 Inventaris van het aanbod ...................................................................................................11
5.1.1 Inventarisatie op verschillende niveaus..........................................................................11
5.1.2 Overzicht van componenten van locaties van gebouwen, en van faciliteiten ....................12
5.1.3 Eigendomsvormen........................................................................................................13
5.1.4 Leegstand ....................................................................................................................15
5.2 Waarderen van de kenmerken.............................................................................................15
5.3 Meten van de huisvestingsprestaties ...................................................................................17
5.3.1 Functionele prestaties ..................................................................................................17
5.3.2 Esthetische prestaties ...................................................................................................19
5.3.3 Technische prestaties ...................................................................................................19
5.3.4 Financiële prestaties .....................................................................................................20
5.4 Kiezen van Key Performance Indicators ................................................................................20
5.5 Benchmarking.....................................................................................................................21
5.6 SWOT-analyse van de huisvesting ........................................................................................22
H6 Afstemmen van vraag en aanbod ............................................................................................23
, 6.1 Afstemmen van de huisvestingsstrategie op de organisatiestrategie ................................23
6.2 Dynamische vraag versus statisch aanbod.......................................................................25
6.3 Toets op toegevoegde waarde....................................................................................26
6.3.1 Verschillende vormen van toegevoegde waarde ......................................................26
6.3.2 Het meten van toegevoegde waarde .......................................................................27
6.3.3 Toegevoegde waarde voor wie?..............................................................................28
6.3.4 Prioriteren van waarden .........................................................................................29
6.3.5 Elkaar versterkende en conflicterende belangen ......................................................29
6.3.6 Perspectieven op huisvestingsmanagement.............................................................30
6.4 Kiezen uit verschillende strategieën................................................................................31
H9 Programmeren .......................................................................................................................33
9.1 Doel van een programma van eisen .....................................................................................33
9.2 Opbouw en inhoud van een programma van eisen ...............................................................34
9.2.1 NEN 2658 .....................................................................................................................34
9.2.2 SBR 258........................................................................................................................34
9.3 Organisatieconcept en huisvestingsconcept .........................................................................36
9.4 Fasen in de ontwikkeling van het PVE...................................................................................38
9.4.2 Fasering volgens de Rijksgebouwendienst ......................................................................38
9.4.3 Geïntegreerde contracten .............................................................................................40
9.5 Formuleren en visueel weergeven van eisen en wensen........................................................40
9.5.1 Functionele eisen .........................................................................................................40
9.5.2 Prestatie eisen..............................................................................................................41
9.5.3 Beschrijvende eisen ......................................................................................................41
9.5.4 Visuele presentatie .......................................................................................................41
9.6 Digitale ondersteuning ........................................................................................................42
9.7 Bouwstenen voor het programma van eisen.........................................................................42
2
,H4 Vraaganalyse: van organisatieanalyse naar huisvestingsbehoefte
4.1 Strategisch sturen op huisvesting begint bij de vraag
Huisvesting werd geïntroduceerd als een strategisch bedrijfsmiddel. De term strategisch
verwijst meestal naar iets wat belangrijk wordt gevonden. Zo’n beslissing wordt niet zomaar
een beslissing, maar een beslissing met een brede scope. Het moet nu effect hebben en op
de lange termijn. Korte omschrijving van strategie is ‘de weg ernaartoe’.
Met een organisatiestrategie geeft een organisatie aan op welke manier en met welke
middelen zij haar doelen wil bereiken.
De huisvestingsstrategie geeft aan welke huisvesting nodig is om de organisatiestrategie
optimaal te ondersteunen en bij te dragen aan het realiseren van de organisatiedoelen.
Een huisvestingsstrategie kan betrekking hebben op de totale vastgoedportefeuille of op
afzonderlijke panden. Deze 2 componenten staan niet los van elkaar; een analyse van alle
huurcontracten op kosten en looptijden maakt het bijvoorbeeld mogelijk om op pandniveau
te anticiperen op aflopende huurcontracten en strategische keuzes te maken ten aanzien
van de meest gewenste financieringsvormen.
Strategie: Is het samenhangend geheel van de visie, missie en doelen van de organisatie en
de gekozen strategische optie om die doelen te bereiken.
Als een organisatie zich bijv. tot doel stelt maatschappelijk verantwoord te ondernemen en
om die reden streeft naar duurzaam handelen, dan kan het een strategische keuze zijn om
de eisen van Energielabel A als standaardeis in het programma van eisen bij
huisvestingskeuze op te nemen.
4.2 Organisatiegericht huisvesten
Huisvesting moet passen bij de organisatie. In de praktijk spreekt men van organisatiegericht
huisvesten.
Het centrum voor Facilitaire Dienstverlening van de Belastingdienst definieert
organisatiegericht huisvesten als volgt:
Organisatiegericht huisvesten: is de continue afstemming van huisvesting, ICT en andere
faciliteiten op veranderingen in de strategie, structuur en bedrijfsprocessen van de
organisatie en daarmee samenhangende werkwijzen.
Door de Belastingdienst wordt het als volgt omschreven:
Organisatiegericht huisvesten is de best passende oplossing van uit de cultuur,
medewerkers, management, gewenste imago, bedrijfsuitvoering en beschikbaar budget van
een betreffende organisatie.
Organisatiegericht huisvesten kan alleen als missie, visie en doelstellingen van de organisatie
worden afgewogen met de huisvestingswensen van de gebruikers.
3
, Organisatiegerichte huisvesting en organisatiegericht huisvesten houden dus in dat de
huisvesting moet worden afgestemd op de organisatiestrategie, de organisatiestructuur en
andere kenmerken van de organisatie, op de activiteiten en op de mogelijkheden en andere
randvoorwaarden. Vanwege het belang van het optimaal faciliteren van de werkprocessen
gaan met name kantoororganisaties, maar ook andere organisaties, steeds vaker over op
een activiteit gerelateerde werkomgeving (AGW). In deze omgeving kunnen werknemers
kiezen uit verschillende soorten werkplekken.
Passende huisvesting van zorgsector Healing environment.
Bij winkels, hotels en horeca worden consumenten verleidt om producten en diensten af te
nemen. Huisvesten is hierbij belangrijk dar de klant een gevoel krijgt van gastvrijheid.
Eisen voor huisvesten moeten afgewogen worden tegen veel dingen zo ook bijv. tegen de
wensen van de klanten en de medewerkers. De eisen van de klanten en de medewerkers zijn
soms verschillend met de eisen van het management.
Om het belang van de mens te benadrukken wordt in de vakliteratuur wek gesproken van
mensgericht huisvesten. Aandacht voor de wensen en behoefte van de mensen binnen de
organisatie is niet alleen gewenst vanuit verantwoord werkgeverschap, maar ook voor het
goed presteren van de gehele organisatie.
Het nieuwe werken:
Flexkantoor: geen eigen plekken maar gemeenschappelijke gebruik van verschillende typen
werkplekken.
Veel mensen hebben voorkeur aan een eigen plek op het werk. Verder vinden ze dat de
inricht belangrijk is, de lucht kwaliteit, hoeveelheid licht en het klimaat in het gebouw.
Organisaties moeten ook rekening houden met wensen en eisen vanuit de maatschappij. De
ondergrens voor kwaliteit is vastgelegd in onder meer het Bouwbesluit (eisen aan
gebruikswaarde, toegankelijkheid, veiligheid, gezondheid enz), Arbowet (minimumeisen
voor goede arbeidsomstandigheden), Milieuwetgeving en regels en richtlijnen voor
duurzaam bouwen en beheren.
Tegenwoordig worden organisaties ook steeds meer gecontroleerd op maatschappelijk
verantwoord ondernemen. Ethisch verantwoord omgaan met vastgoedtransacties hoort
daar ook bij. Het grote belang van zorgvuldig omgaan met mensen en met de aarde komt
ook tot uitdrukking in het FM-basismodel.
4
