Hoofdstuk 4 Team organiseren
4.1 Wat gaan we doen?
Als je evenement haalbaar blijkt, ga je bekijken welke taken er moeten worden uitgevoerd,
en wie dat gaat / gaan doen. Het is daarom belangrijk een slagvaardige organisatie op te
zetten. Het welslagen van een evenement is weliswaar in sterke mate afhankelijk van de
inzet en de creativiteit van de betrokkenen, maar ook de organisatie speelt een heel
belangrijke rol.
- Hoe is de verdeling van de taken geregeld?
- Hoe is de wijze van besluitvorming geregeld?
Maak vanaf het begin duidelijke afspraken, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.
Een (groot) aantal mensen zet zich in om het evenement tot een succes te maken. Deze
inzet is slechts mogelijk op basis van afgebakende taken en heldere communicatie. Dat kan
tot uiting worden gebracht door middel van een organogram.
In de organisatie van een evenement heb je altijd een kleine groep mensen die ‘de kar
trekken’. Dat noemen we de kerngroep. Zij organiseren, maken beleid, nemen initiatieven en
zien toe op de voortgang. Daarnaast zijn er vele personen op een meer uitvoerend niveau
aan het werk. Alle betrokkenen (kerngroepleden en uitvoerenden) vormen samen de
projectgroep.
Functies en taken worden verdeeld en in een vroeg stadium worden vergaderdata en
‘deadlines’ vastgesteld. Vervolgens kan ook het tijdpad worden uitgestippeld.
4.2 De interne organisatie
Wie heeft de leiding?
Wie is bij de besluitvorming betrokken?
Wie is op een bepaald gebied aanspreekbaar?
De formele structuur geeft hierover duidelijkheid en die kunnen we weergeven in een
organogram.
Ook de rechtsvorm van een organisatie hoort bij de formele structuur: Is het bijvoorbeeld een
vereniging of een stichting? De rechtsvorm bepaalt o.a. of de organisatie BTW-plichtig is of
niet en geeft de mate waarin de organisatie wettelijk aansprakelijk is weer.
Naast de formele structuur kennen we ook de informele structuur. M.a.w. zijn de betrokkenen
bekend met hun taak, hun verantwoordelijkheden en de besluiten die genomen zijn. Maar
vooral of zij op dezelfde lijn zitten en zich kunnen vinden in de doelstellingen, de besluiten
enz. Aandacht voor deze informele kant van de organisatie is heel belangrijk. Het welslagen
van een evenement wordt in hoge mate bepaald door de teamgeest, de inzet en de
geestdrift van de personen die het evenement vorm geven.
De uitvoering van taken
Heel simpel: Wie moet wat wanneer doen? Inventariseer welke taken uitgevoerd moeten
worden en spreek duidelijk af wie een bepaald karwei voor zijn rekening neemt, wanneer dat
precies moet gebeuren en wie de verantwoordelijkheid draagt. Het moet bijvoorbeeld
glashelder zijn wie de leiding heeft. Voor de kerngroepleden is het belangrijk dat zij mensen
op hun verantwoordelijkheden kunnen wijzen en ze eventueel herinneren aan gemaakte
afspraken.
Om een werkbare organisatie te creëren moeten we onderscheid maken tussen kerngroep
en projectgroep. Soms bestaat een projectgroep wel uit 100 personen. Het is onmogelijk om
al deze mensen steeds in alle beslissingen te raadplegen. Een evenement dat meerdere
dagen duurt en vele activiteiten omvat, zal een groot aantal medewerkers vragen. Beide
posities in de organisatie (kerngroepleden en uitvoerders) vragen om specifieke
vaardigheden. Kerngroepleden moeten in staat zijn om het geheel van de organisatie te
coördineren en te leiden. Organisatorisch talent en improviserend vermogen zijn een
vereiste. Verder moeten ze goed kunnen delegeren.
Ook van de uitvoerenden mogen bepaalde vaardigheden worden verwacht. Zij moeten
bijvoorbeeld min of meer zelfstandig kunnen opereren. Tevens dienen zij zich te kunnen
schikken naar de genomen besluiten. Zij moeten in de geest van de organisatie en het
evenement kunnen handelen.
4.1 Wat gaan we doen?
Als je evenement haalbaar blijkt, ga je bekijken welke taken er moeten worden uitgevoerd,
en wie dat gaat / gaan doen. Het is daarom belangrijk een slagvaardige organisatie op te
zetten. Het welslagen van een evenement is weliswaar in sterke mate afhankelijk van de
inzet en de creativiteit van de betrokkenen, maar ook de organisatie speelt een heel
belangrijke rol.
- Hoe is de verdeling van de taken geregeld?
- Hoe is de wijze van besluitvorming geregeld?
Maak vanaf het begin duidelijke afspraken, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.
Een (groot) aantal mensen zet zich in om het evenement tot een succes te maken. Deze
inzet is slechts mogelijk op basis van afgebakende taken en heldere communicatie. Dat kan
tot uiting worden gebracht door middel van een organogram.
In de organisatie van een evenement heb je altijd een kleine groep mensen die ‘de kar
trekken’. Dat noemen we de kerngroep. Zij organiseren, maken beleid, nemen initiatieven en
zien toe op de voortgang. Daarnaast zijn er vele personen op een meer uitvoerend niveau
aan het werk. Alle betrokkenen (kerngroepleden en uitvoerenden) vormen samen de
projectgroep.
Functies en taken worden verdeeld en in een vroeg stadium worden vergaderdata en
‘deadlines’ vastgesteld. Vervolgens kan ook het tijdpad worden uitgestippeld.
4.2 De interne organisatie
Wie heeft de leiding?
Wie is bij de besluitvorming betrokken?
Wie is op een bepaald gebied aanspreekbaar?
De formele structuur geeft hierover duidelijkheid en die kunnen we weergeven in een
organogram.
Ook de rechtsvorm van een organisatie hoort bij de formele structuur: Is het bijvoorbeeld een
vereniging of een stichting? De rechtsvorm bepaalt o.a. of de organisatie BTW-plichtig is of
niet en geeft de mate waarin de organisatie wettelijk aansprakelijk is weer.
Naast de formele structuur kennen we ook de informele structuur. M.a.w. zijn de betrokkenen
bekend met hun taak, hun verantwoordelijkheden en de besluiten die genomen zijn. Maar
vooral of zij op dezelfde lijn zitten en zich kunnen vinden in de doelstellingen, de besluiten
enz. Aandacht voor deze informele kant van de organisatie is heel belangrijk. Het welslagen
van een evenement wordt in hoge mate bepaald door de teamgeest, de inzet en de
geestdrift van de personen die het evenement vorm geven.
De uitvoering van taken
Heel simpel: Wie moet wat wanneer doen? Inventariseer welke taken uitgevoerd moeten
worden en spreek duidelijk af wie een bepaald karwei voor zijn rekening neemt, wanneer dat
precies moet gebeuren en wie de verantwoordelijkheid draagt. Het moet bijvoorbeeld
glashelder zijn wie de leiding heeft. Voor de kerngroepleden is het belangrijk dat zij mensen
op hun verantwoordelijkheden kunnen wijzen en ze eventueel herinneren aan gemaakte
afspraken.
Om een werkbare organisatie te creëren moeten we onderscheid maken tussen kerngroep
en projectgroep. Soms bestaat een projectgroep wel uit 100 personen. Het is onmogelijk om
al deze mensen steeds in alle beslissingen te raadplegen. Een evenement dat meerdere
dagen duurt en vele activiteiten omvat, zal een groot aantal medewerkers vragen. Beide
posities in de organisatie (kerngroepleden en uitvoerders) vragen om specifieke
vaardigheden. Kerngroepleden moeten in staat zijn om het geheel van de organisatie te
coördineren en te leiden. Organisatorisch talent en improviserend vermogen zijn een
vereiste. Verder moeten ze goed kunnen delegeren.
Ook van de uitvoerenden mogen bepaalde vaardigheden worden verwacht. Zij moeten
bijvoorbeeld min of meer zelfstandig kunnen opereren. Tevens dienen zij zich te kunnen
schikken naar de genomen besluiten. Zij moeten in de geest van de organisatie en het
evenement kunnen handelen.
