MODULEOPDRACHT
PROJECTMANAGEMENT
‘Je krijgt geen tweede kans om een eerste indruk
te maken’
Standaardiseren inwerktraject op het hoofdkantoor
van xx
Student: xx
Studentnummer: xx
Opleidingsinstituut: Schoevers
Opleiding: HBO Bachelor Communicatie en Organisatie -
specialisatie Executive Officemanagement
Docent: xx
07 februari 2021
,Voorwoord
Na ruim 33 jaar geleden geboren en vervolgens getogen te zijn in Amsterdam, ben ik tegenwoordig
woonachtig in het pittoreske Weesp. Pré Corona, was ik samen met mijn man veel te vinden in het
historische centrum. Lekker uit eten of gewoon heerlijk een terrasje pakken en genieten van de
omgeving. Nu tijdens Corona, nemen wij nog meer tijd om samen met onze hond de Vechtstreek te
ontdekken en lekker de benen te strekken tijdens een lange wandeling.
Na diverse banen in de detailhandel en het uitgeverschap, ben ik op 18 mei 2010 begonnen als
administratief medewerkster op het hoofdkantoor van xx. Na vijf jaar deze functie op de afdeling
Inkoop vervuld te hebben, ben ik doorgegroeid naar de functie teamleider invoeradministratie.
Ondertussen ben ik alweer bijna vijf jaar werkzaam als directiesecretaresse van de directeur Inkoop
en Marketing.
In april 2019 ben ik gestart met de opleiding HBO Bachelor Communicatie en Organisatie specialisatie
Executive Officemanagement bij Schoevers, om effectiever en productiever op de werkvloer te zijn.
Uiteraard speelt zelfontwikkeling ook een grote rol. Deze moduleopdracht is opgesteld ter afronding
van de module Projectmanagement en is tevens één van mijn projecten voor mijn werkgever.
Middels deze moduleopdracht aspireer ik het verbreden van mijn kennis omtrent projectmanagement
en het structureren en verbeteren van het inwerktraject binnen de organisatie.
xx, zondag 07 februari 2021
xx
, Samenvatting
Ter afronding van de module Projectmanagement en voor de opdrachtgever Xxx, is er een plan van
aanpak opgesteld voor het projectmatig opstellen en invoeren van een gestandaardiseerd
inwerktraject voor de inkopers op de afdeling Inkoop. De opdrachtgever, ondertussen de grootste xx
van Europa en sinds xx ook in Nederland te vinden, heeft als doel om begin augustus 2021 het
standaard inwerktraject voor de inkopers op de afdeling Inkoop uitgerold te hebben, alle nieuwe
inkopers binnen de afdeling Inkoop met het standaard inwerktraject daadwerkelijk te laten starten en
het personeelsverloop onder de inkopers uiterlijk eind 2021 met 10% terug te dringen.
De aanleiding hiervoor is de uitkomst van het verrichte onderzoek ter afronding van de module
Klantgerichte communicatie en presentatie, waarin is gekeken hoe het ontvangst van nieuwe
medewerkers op het hoofdkantoor van Xxx nog beter kan worden gemaakt. Eén van de adviezen uit
dit onderzoek is het invoeren van gestandaardiseerde inwerkschema’s. Gezien de complexiteit van
het onderwerp, heeft de directie van Xxx besloten zich in eerste instantie alleen te richten op de
inkopers binnen de afdeling Inkoop, gezien het knelpunt daar is ontstaan. Als het gewenste doel wordt
behaalt, zal het standaardiseren van inwerktrajecten op meerdere afdelingen worden uitgerold.
Het op te leveren resultaat, het gestandaardiseerde inwerktraject, dient aan bepaalde kwaliteitscriteria
te voldoen. De kwaliteitscriteria zijn door de opdrachtgever en de projectleider vastgesteld en
opgenomen in een kwaliteitsplan.
Het project zal middels een Product Breakdown Structure worden afgebakend. In de PBS wordt het
eindresultaat opgedeeld in deelresultaten, bestaande uit dezelfde fases van de GANTT-grafiek,
namelijk de definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase en de nazorgfase. Het
arbeidscontract, welkomtspakket, welkomstdag, systeemtoegang, werkplekbenodigdheden en het
aanleveren van de cijfers van het personeelsverloop in december 2021 vallen buiten deze scope.
De organisatiestructuur bestaat uit een lijn-/staforganisatie met de opdrachtgever bovenaan, gevolgd
door de projectleider, met daaronder de stafafdelingen en de projectmedewerkers. Om alle betrokken
stakeholders van de organisatie in kaart te brengen is er een stakeholderanalyse uitgevoerd. De
daaruit voortgekomen stakeholders zijn de inkopers, de unit managers, het senior management en het
secretariaat. Om de relatie binnen het projectteam en tussen de stakeholders goed te houden, is
gestructureerde communicatie van belang. Hiervoor is het linking-pin principe toegepast, waarbij één
persoon de informatie samenvoegt en deelt met de opdrachtgever, de projectmedewerkers en de
stakeholders. In dit geval is de projectleider de linking-pin.
Het projectplan start in februari 2021, waarbij in februari het plan van aanpak wordt opgesteld en in
maart het daadwerkelijk project van start gaat. Begin juli 2021 vind de uitrol van het inwerktraject
plaats en wordt het project eind juli 2021 met de evaluaties afgesloten. Hiervoor is een buffer van één
maand ingecalculeerd om aan de verwachting van de opdrachtgever te voldoen. Voor dit project
worden kosten gemaakt bestaande uit gewerkte uren door het interne projectteam. Out of
pocketkosten zijn hier niet van toepassing, daar de opdrachtgever over alle benodigdheden beschikt.
Voor de gewerkte uren is een bedrag van 13.000 euro gebudgetteerd, waarin reeds een onvoorziene
kostenpost van 10% is ingecalculeerd.
Om alle risico’s in kaart te brengen en zo min mogelijk van de onvoorziene kostenpost gebruik te
maken, is er een risicoanalyse uitgevoerd, waarbij alle onvoorziene gebeurtenissen die invloed
kunnen hebben op het doel worden vastgelegd in een risicolijst. De naar voren gekomen risico’s
betreffen uitloop van de deadline, afwezigheid door ziekte/werkdruk in de projectorganisatie, niet
voldoen kwaliteitscriteria, technische uitdagingen en onvoldoende betrokkenheid. Aan ieder risico is
een beheersmaatregel gekoppeld om zo het risico te beperken.
Het succes van een project kan worden bepaald aan de hand van beheersfactoren. In dit plan wordt
er tussen primaire en secundaire beheersfactoren onderscheid gemaakt. De primaire factoren,
Budget, Afbakening, Kwaliteit en Tijd (BAKT) beoordelen het project. De secundaire factoren, Doel,
Organisatie, Omgeving en Risico’s (DOOR), kunnen invloed hebben de primaire factoren en hebben
dus een indirecte invloed op het resultaat. De beheersing van het project wordt middels de PDCA-
cyclus uitgevoerd.
PROJECTMANAGEMENT
‘Je krijgt geen tweede kans om een eerste indruk
te maken’
Standaardiseren inwerktraject op het hoofdkantoor
van xx
Student: xx
Studentnummer: xx
Opleidingsinstituut: Schoevers
Opleiding: HBO Bachelor Communicatie en Organisatie -
specialisatie Executive Officemanagement
Docent: xx
07 februari 2021
,Voorwoord
Na ruim 33 jaar geleden geboren en vervolgens getogen te zijn in Amsterdam, ben ik tegenwoordig
woonachtig in het pittoreske Weesp. Pré Corona, was ik samen met mijn man veel te vinden in het
historische centrum. Lekker uit eten of gewoon heerlijk een terrasje pakken en genieten van de
omgeving. Nu tijdens Corona, nemen wij nog meer tijd om samen met onze hond de Vechtstreek te
ontdekken en lekker de benen te strekken tijdens een lange wandeling.
Na diverse banen in de detailhandel en het uitgeverschap, ben ik op 18 mei 2010 begonnen als
administratief medewerkster op het hoofdkantoor van xx. Na vijf jaar deze functie op de afdeling
Inkoop vervuld te hebben, ben ik doorgegroeid naar de functie teamleider invoeradministratie.
Ondertussen ben ik alweer bijna vijf jaar werkzaam als directiesecretaresse van de directeur Inkoop
en Marketing.
In april 2019 ben ik gestart met de opleiding HBO Bachelor Communicatie en Organisatie specialisatie
Executive Officemanagement bij Schoevers, om effectiever en productiever op de werkvloer te zijn.
Uiteraard speelt zelfontwikkeling ook een grote rol. Deze moduleopdracht is opgesteld ter afronding
van de module Projectmanagement en is tevens één van mijn projecten voor mijn werkgever.
Middels deze moduleopdracht aspireer ik het verbreden van mijn kennis omtrent projectmanagement
en het structureren en verbeteren van het inwerktraject binnen de organisatie.
xx, zondag 07 februari 2021
xx
, Samenvatting
Ter afronding van de module Projectmanagement en voor de opdrachtgever Xxx, is er een plan van
aanpak opgesteld voor het projectmatig opstellen en invoeren van een gestandaardiseerd
inwerktraject voor de inkopers op de afdeling Inkoop. De opdrachtgever, ondertussen de grootste xx
van Europa en sinds xx ook in Nederland te vinden, heeft als doel om begin augustus 2021 het
standaard inwerktraject voor de inkopers op de afdeling Inkoop uitgerold te hebben, alle nieuwe
inkopers binnen de afdeling Inkoop met het standaard inwerktraject daadwerkelijk te laten starten en
het personeelsverloop onder de inkopers uiterlijk eind 2021 met 10% terug te dringen.
De aanleiding hiervoor is de uitkomst van het verrichte onderzoek ter afronding van de module
Klantgerichte communicatie en presentatie, waarin is gekeken hoe het ontvangst van nieuwe
medewerkers op het hoofdkantoor van Xxx nog beter kan worden gemaakt. Eén van de adviezen uit
dit onderzoek is het invoeren van gestandaardiseerde inwerkschema’s. Gezien de complexiteit van
het onderwerp, heeft de directie van Xxx besloten zich in eerste instantie alleen te richten op de
inkopers binnen de afdeling Inkoop, gezien het knelpunt daar is ontstaan. Als het gewenste doel wordt
behaalt, zal het standaardiseren van inwerktrajecten op meerdere afdelingen worden uitgerold.
Het op te leveren resultaat, het gestandaardiseerde inwerktraject, dient aan bepaalde kwaliteitscriteria
te voldoen. De kwaliteitscriteria zijn door de opdrachtgever en de projectleider vastgesteld en
opgenomen in een kwaliteitsplan.
Het project zal middels een Product Breakdown Structure worden afgebakend. In de PBS wordt het
eindresultaat opgedeeld in deelresultaten, bestaande uit dezelfde fases van de GANTT-grafiek,
namelijk de definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase en de nazorgfase. Het
arbeidscontract, welkomtspakket, welkomstdag, systeemtoegang, werkplekbenodigdheden en het
aanleveren van de cijfers van het personeelsverloop in december 2021 vallen buiten deze scope.
De organisatiestructuur bestaat uit een lijn-/staforganisatie met de opdrachtgever bovenaan, gevolgd
door de projectleider, met daaronder de stafafdelingen en de projectmedewerkers. Om alle betrokken
stakeholders van de organisatie in kaart te brengen is er een stakeholderanalyse uitgevoerd. De
daaruit voortgekomen stakeholders zijn de inkopers, de unit managers, het senior management en het
secretariaat. Om de relatie binnen het projectteam en tussen de stakeholders goed te houden, is
gestructureerde communicatie van belang. Hiervoor is het linking-pin principe toegepast, waarbij één
persoon de informatie samenvoegt en deelt met de opdrachtgever, de projectmedewerkers en de
stakeholders. In dit geval is de projectleider de linking-pin.
Het projectplan start in februari 2021, waarbij in februari het plan van aanpak wordt opgesteld en in
maart het daadwerkelijk project van start gaat. Begin juli 2021 vind de uitrol van het inwerktraject
plaats en wordt het project eind juli 2021 met de evaluaties afgesloten. Hiervoor is een buffer van één
maand ingecalculeerd om aan de verwachting van de opdrachtgever te voldoen. Voor dit project
worden kosten gemaakt bestaande uit gewerkte uren door het interne projectteam. Out of
pocketkosten zijn hier niet van toepassing, daar de opdrachtgever over alle benodigdheden beschikt.
Voor de gewerkte uren is een bedrag van 13.000 euro gebudgetteerd, waarin reeds een onvoorziene
kostenpost van 10% is ingecalculeerd.
Om alle risico’s in kaart te brengen en zo min mogelijk van de onvoorziene kostenpost gebruik te
maken, is er een risicoanalyse uitgevoerd, waarbij alle onvoorziene gebeurtenissen die invloed
kunnen hebben op het doel worden vastgelegd in een risicolijst. De naar voren gekomen risico’s
betreffen uitloop van de deadline, afwezigheid door ziekte/werkdruk in de projectorganisatie, niet
voldoen kwaliteitscriteria, technische uitdagingen en onvoldoende betrokkenheid. Aan ieder risico is
een beheersmaatregel gekoppeld om zo het risico te beperken.
Het succes van een project kan worden bepaald aan de hand van beheersfactoren. In dit plan wordt
er tussen primaire en secundaire beheersfactoren onderscheid gemaakt. De primaire factoren,
Budget, Afbakening, Kwaliteit en Tijd (BAKT) beoordelen het project. De secundaire factoren, Doel,
Organisatie, Omgeving en Risico’s (DOOR), kunnen invloed hebben de primaire factoren en hebben
dus een indirecte invloed op het resultaat. De beheersing van het project wordt middels de PDCA-
cyclus uitgevoerd.
