Figuur 1: mediatorscollectief.nl
Communicatieplan
organisatie
Opgesteld door :
Studentnummer :
Datum : 2019
Opleidingsgroep : NCOI
NCOI opleidingen : HBO bachelor Bedrijfskunde
Module : Bedrijfscommunicatie
1
,Samenvatting
De module bedrijfscommunicatie luidt het schrijven van een communicatieplan naar aanleiding van een knelpunt
in de organisatie dat verbeterd moet worden of waar communicatie wordt ingezet als deeloplossing. Het
communicatieplan wordt geschreven voor de organisatie, zie missie en visie (bronverwijzing). Een van de
kerntaken is ….. Hiervoor heeft de organisatie een organisatie met x inwoners die zich hebben aangemeld als
rolfunctie of aangesteld zijn als leider of …..
Het communicatieplan is geschreven volgens de 8 stappen van Waardenburg (2003), waaraan de fases van de
bekende PDCA cyclus van Deming ten grondslag ligt (Deming, 1986). De probleemstelling is duidelijk geworden
na het analyseren van de externe en interne omgeving en uitgewerkt in een SWOT analyse.
Vanuit de SWOT analyse komt naar voren wat de kansen, dreigingen, sterke en zwakte punten zijn van en voor
de organisatie. De continuïteit op het gebied van communicatie naar de leden van de organisatie is niet geborgd.
Communicatie is niet geborgd bij het team dat verantwoordelijk is voor de organisatie. Tevens komt naar voren
dat er geen mensenbeleid is. De situatie momenteel is onwenselijk en mag niet voortduren in de toekomst. De
‘gap’ zit in drie knelpunten.
- Waardering als mensen - waardering tonen naar mensen
- Betrokken mensen - continuïteit van de organisatie
- Toegang tot relevante informatie - beschikbaarheid en tijdigheid van informatie(voorziening)
De communicatieprofessional kan een oplossing bieden om het knelpunt weg te nemen door advies uit te
brengen over de inzet van communicatiemiddelen en media of ondersteuning te bieden in het communiceren naar
de doelgroep. Het communicatie team bij De organisatie adviseert en ondersteunt, maar geeft aan dat de
verantwoordelijkheid voor communicatie en de activiteiten bij het team .... zelf ligt.
De primaire doelgroep is de mens, de inwoner die zich vanuit een persoonlijk of maatschappelijk belang heeft
aangemeld voor de organisatie. De secundaire doelgroep is de medewerkers, die een bijdragen kunnen leveren
aan het verspreiden van de boodschap.
De organisatie heeft als doelstelling: In een enquête vóór 1 oktober 2020 geven mensen van de organisatie aan
dat zij het contact met de organisatie beter ervaren, door zich meer betrokken en gewaardeerd te voelen (7+) en
dat zij een volledige en veilige toegang hebben tot relevante informatie.
De communicatiestrategie draagt bij aan de geformuleerde doelstelling en biedt een passende strategiekeuze
voor de betreffende communicatieactiviteiten, door informationele benadering voor het tijdig verstrekken van
informatie en relationele benadering gericht op de betrokkenheid en waardering van de mens. Dit is op basis van
de theorie van Tench & Yoemans (2008) opgesteld in een programma voor zowel de strategische lange termijn
als voor tactisch korte termijn.
De boodschap aan de doelgroep moet begrepen worden en aansluiten op de communicatiestrategen. De
boodschap wordt volgens co-oriëntatie gevoerd, dat dichtst bij de basis ligt van waaruit beide partijen over een
onderwerp communiceren, tweerichtingsverkeer formerende en dialogiserende boodschap.
Om met stakeholders in contact te treden, gebruikt ook de organisatie communicatiemiddelen en maken gebruik
van media. Het communicatieplan is een eerste aanzet om tot communicatiemiddelen te komen, die aansluit op
de doelgroep en de boodschap overbrengt. Zo moet het contact met de mensen continu geborgd zijn en wordt het
communicatie team gevraagd mee te denken en onderzoek te verrichten naar een middel/mediavorm.
Qua kosten is niet alles vastgesteld. Het advies is om naar aanleiding van dit communicatieplan dit jaar te starten
met het schrijven van uren en beheren van communicatie gerelateerde kosten. Voor de inzet van nieuwe
middelen zal een investering aangevraagd moeten worden.
Naast een jaarlijks terugkerende planning met activiteiten die voor de doelgroep is, is een tijdsschema opgesteld
om het communicatieplan tot uitvoering te brengen. Het schema is opgesteld volgens de PDCA cyclus van
Deming (1986) waarin ook de evaluatiefase is opgenomen om te meten of het communicatieplan zijn doel bereikt
heeft. Het uitgangspunt is dat dit plan jaarlijks gecontinueerd wordt en vierjaarlijks herzien.
2
, Inhoudsopgave
1. Inleiding 4
1.1. De organisatie 4
1.2. De organisatie 4
1.3. Leeswijzer 4
2. Externe en interne omgevingsanalyse 4
2.1. Externe analyse 4
2.2. Interne analyse 4
2.3. Conclusie 5
3. Rol van communicatie 6
4. Probleemstelling 6
4.1. Tevredenheid mensen organisatie 6
4.2. Organisatieknelpunt 6
5. Communicatiedoelgroep 7
6.1. Primaire doelgroep 7
6.2. Secundaire doelgroep 7
6. Communicatiedoelstellingen 7
5.1. Doelstelling 8
7. Communicatiestrategie 8
8. Boodschap 9
8.1. Boodschap mensen 9
9. Communicatiemiddelen 9
10. Budget 9
10.1. Vaste kosten 10
10.2. Additionele kosten 10
10.3. Uitbestedingskosten 10
11. Planning 10
11.1. Jaarplanning 2019 organisatie 10
11.2. Tijdschema communicatieplan 2019 10
12. Evaluatie 10
12. Literatuurlijst 11
Bijlage I Externe- en interne omgevingsanalyse 12
Bijlage II Uitslag enquête mensen 2018 15
Bijlage III Jaarplanning 2019 organisatie 17
Bijlage IV Tijdschema communicatieplan 2019 18
3
, 1. Inleiding
Het communicatieplan wordt geschreven voor de organisatie (bronverwijzing missie en visie). Om de missie te
kunnen realiseren heeft De organisatie naast de kerntaken een organisatie ingericht om in tijden van een
bedreiging gesteld te staan. Voor de bedreiging van …. is een organisatie ingericht waar x inwoners lid van zijn.
1.1. De organisatie
Van bovengenoemde missie wordt de volgende doelstelling als visie voor de organisatie van de organisatie
afgeleid: “….”. "….." de organisatie missie en visie beschrijving.
Als de organisatie (toelichting proces)
1.2. De organisatie
De organisatie is onderdeel van het plan en bevat naast de x actieve medewerkers in de organisatie, een
organisatie met maar liefst x actieve mensen, die taken uitvoeren. Het aantal mensen is afgezet tegen het aantal
te verrichten taken en de frequentie naar aanleiding van het programma vanuit de overkoepelde organisatie.
Om de continuïteit van de organisatie te borgen wordt dit communicatieplan geschreven. Voor het management
van communicatieactiviteiten hebben communicatieauteurs Cutlip, Center en Broom een planningsproces
ontwikkeld waaraan de fases van de bekende PDCA cyclus van Deming ten grondslag ligt (Deming, 1986). Het
communicatieplan wordt volgens de 8 stappen van Waardenburg (2003) geschreven.
1.3. Leeswijzer
In hoofdstuk 1 is de organisatie toegelicht, waar dit plan betrekking op heeft. Ook de wijze hoe het plan is
opgebouwd staat vermeld. De volgende hoofdstukken bevatten de onderdelen conform de 8 stappen van het
communicatieplan. In hoofdstuk 2 is een analyse gemaakt van de externe omgeving middels het DESTEP model
en een interne analyse volgens het FOETSJE model. De conclusie bevat de uitkomsten van de analyses en zijn
opgenomen in een SWOT analyse. In hoofdstuk 3 wordt het belang van de rol van communicatie toegelicht die
een belangrijke bijdrage kan leveren om het probleem of knelpunt op te lossen. In hoofdstuk 4 wordt de
probleemstelling verduidelijkt en de reden tot het schrijven van dit communicatieplan. Vanuit het probleem staat in
hoofdstuk 5 de SMART geformuleerde doelstelling. In hoofdstuk 6 wordt ingegaan op de primaire en secundaire
doelgroep. Hoofdstuk 7 bevat de communicatiestrategie die afgeleid is van de doelstelling. In hoofdstuk 8 is de
boodschap opgesteld die de organisatie naar de doelgroep wilt overbrengen. In hoofdstuk 9 is toegelicht welke
communicatiemiddelen gebruikt gaan worden. Op basis van de middelen wordt een budget opgesteld in
hoofdstuk 10. De planning in hoofdstuk 11 is opgedeeld in een jaarplanning 2019 en een tijdschema gericht op de
uitvoering van de middelen. Om te zorgen dat het communicatieplan zijn doel bereikt, staat in hoofdstuk 12 de
evaluatiefase volgens de PDCA cyclus van Deming. In de bijlagen staat informatie uitgewerkt die relevant is voor
het plan.
2. Externe en interne analyse
Volgens Van Doorn (2017) wordt verwezen naar het analyseren van de externe en interne omgeving om
antwoord te geven op de vraag: Wat is de situatie en van welke trends en veranderingen is in de situatie in
kwestie sprake. In dit hoofdstuk wordt de externe en interne omgevingsanalyse op basis van theoriemodellen
DESTEP en FOETSJE geschreven. De macro en micro analyse is gebaseerd op een eerder geschreven portfolio
opdracht van de module Marketingmanagement, de in- en externe analyse van de propedeuse HBO Management
(Linden M. v., 2018).
2.1. Externe analyse
In bijlage I is de externe analyse voor de organisatie uitgeschreven voor het communicatieplan. De macro
omgeving is middels het DESTEP model uit het boek van (prof. dr. D.J. Eppink, 2016) geanalyseerd. De DESTEP
is samengesteld uit de eerste letter van zes begrippen: Demografisch - Economisch - Sociaal-cultureel -
Technologische – Ecologisch - Politiek-juridische. Het geeft inzicht op de invloeden van buitenaf waar de
organisatie mee te maken heeft en geen grip op heeft.
2.2. Interne analyse
In hoofdstuk 19 stelt Van Doorn (2017) dat ook de interne omgeving geanalyseerd moet worden. De micro
omgeving is voor het communicatieplan geanalyseerd en kan volgens Scheers (2017) opgesteld worden uit de
term FOETSJE, de eerste letter van de zes begrippen: Financiën – Organisatie – Economie – Techniek – Sociaal
- Juridisch – Ecologie. FOETSJE is net als het 7S-model van McKinsey (1981) een model om intern de prestaties
te analyseren van de harde en zachte kanten in een organisatie. In bijlage I is de uitwerking van de interne
omgeving opgenomen.
4
Communicatieplan
organisatie
Opgesteld door :
Studentnummer :
Datum : 2019
Opleidingsgroep : NCOI
NCOI opleidingen : HBO bachelor Bedrijfskunde
Module : Bedrijfscommunicatie
1
,Samenvatting
De module bedrijfscommunicatie luidt het schrijven van een communicatieplan naar aanleiding van een knelpunt
in de organisatie dat verbeterd moet worden of waar communicatie wordt ingezet als deeloplossing. Het
communicatieplan wordt geschreven voor de organisatie, zie missie en visie (bronverwijzing). Een van de
kerntaken is ….. Hiervoor heeft de organisatie een organisatie met x inwoners die zich hebben aangemeld als
rolfunctie of aangesteld zijn als leider of …..
Het communicatieplan is geschreven volgens de 8 stappen van Waardenburg (2003), waaraan de fases van de
bekende PDCA cyclus van Deming ten grondslag ligt (Deming, 1986). De probleemstelling is duidelijk geworden
na het analyseren van de externe en interne omgeving en uitgewerkt in een SWOT analyse.
Vanuit de SWOT analyse komt naar voren wat de kansen, dreigingen, sterke en zwakte punten zijn van en voor
de organisatie. De continuïteit op het gebied van communicatie naar de leden van de organisatie is niet geborgd.
Communicatie is niet geborgd bij het team dat verantwoordelijk is voor de organisatie. Tevens komt naar voren
dat er geen mensenbeleid is. De situatie momenteel is onwenselijk en mag niet voortduren in de toekomst. De
‘gap’ zit in drie knelpunten.
- Waardering als mensen - waardering tonen naar mensen
- Betrokken mensen - continuïteit van de organisatie
- Toegang tot relevante informatie - beschikbaarheid en tijdigheid van informatie(voorziening)
De communicatieprofessional kan een oplossing bieden om het knelpunt weg te nemen door advies uit te
brengen over de inzet van communicatiemiddelen en media of ondersteuning te bieden in het communiceren naar
de doelgroep. Het communicatie team bij De organisatie adviseert en ondersteunt, maar geeft aan dat de
verantwoordelijkheid voor communicatie en de activiteiten bij het team .... zelf ligt.
De primaire doelgroep is de mens, de inwoner die zich vanuit een persoonlijk of maatschappelijk belang heeft
aangemeld voor de organisatie. De secundaire doelgroep is de medewerkers, die een bijdragen kunnen leveren
aan het verspreiden van de boodschap.
De organisatie heeft als doelstelling: In een enquête vóór 1 oktober 2020 geven mensen van de organisatie aan
dat zij het contact met de organisatie beter ervaren, door zich meer betrokken en gewaardeerd te voelen (7+) en
dat zij een volledige en veilige toegang hebben tot relevante informatie.
De communicatiestrategie draagt bij aan de geformuleerde doelstelling en biedt een passende strategiekeuze
voor de betreffende communicatieactiviteiten, door informationele benadering voor het tijdig verstrekken van
informatie en relationele benadering gericht op de betrokkenheid en waardering van de mens. Dit is op basis van
de theorie van Tench & Yoemans (2008) opgesteld in een programma voor zowel de strategische lange termijn
als voor tactisch korte termijn.
De boodschap aan de doelgroep moet begrepen worden en aansluiten op de communicatiestrategen. De
boodschap wordt volgens co-oriëntatie gevoerd, dat dichtst bij de basis ligt van waaruit beide partijen over een
onderwerp communiceren, tweerichtingsverkeer formerende en dialogiserende boodschap.
Om met stakeholders in contact te treden, gebruikt ook de organisatie communicatiemiddelen en maken gebruik
van media. Het communicatieplan is een eerste aanzet om tot communicatiemiddelen te komen, die aansluit op
de doelgroep en de boodschap overbrengt. Zo moet het contact met de mensen continu geborgd zijn en wordt het
communicatie team gevraagd mee te denken en onderzoek te verrichten naar een middel/mediavorm.
Qua kosten is niet alles vastgesteld. Het advies is om naar aanleiding van dit communicatieplan dit jaar te starten
met het schrijven van uren en beheren van communicatie gerelateerde kosten. Voor de inzet van nieuwe
middelen zal een investering aangevraagd moeten worden.
Naast een jaarlijks terugkerende planning met activiteiten die voor de doelgroep is, is een tijdsschema opgesteld
om het communicatieplan tot uitvoering te brengen. Het schema is opgesteld volgens de PDCA cyclus van
Deming (1986) waarin ook de evaluatiefase is opgenomen om te meten of het communicatieplan zijn doel bereikt
heeft. Het uitgangspunt is dat dit plan jaarlijks gecontinueerd wordt en vierjaarlijks herzien.
2
, Inhoudsopgave
1. Inleiding 4
1.1. De organisatie 4
1.2. De organisatie 4
1.3. Leeswijzer 4
2. Externe en interne omgevingsanalyse 4
2.1. Externe analyse 4
2.2. Interne analyse 4
2.3. Conclusie 5
3. Rol van communicatie 6
4. Probleemstelling 6
4.1. Tevredenheid mensen organisatie 6
4.2. Organisatieknelpunt 6
5. Communicatiedoelgroep 7
6.1. Primaire doelgroep 7
6.2. Secundaire doelgroep 7
6. Communicatiedoelstellingen 7
5.1. Doelstelling 8
7. Communicatiestrategie 8
8. Boodschap 9
8.1. Boodschap mensen 9
9. Communicatiemiddelen 9
10. Budget 9
10.1. Vaste kosten 10
10.2. Additionele kosten 10
10.3. Uitbestedingskosten 10
11. Planning 10
11.1. Jaarplanning 2019 organisatie 10
11.2. Tijdschema communicatieplan 2019 10
12. Evaluatie 10
12. Literatuurlijst 11
Bijlage I Externe- en interne omgevingsanalyse 12
Bijlage II Uitslag enquête mensen 2018 15
Bijlage III Jaarplanning 2019 organisatie 17
Bijlage IV Tijdschema communicatieplan 2019 18
3
, 1. Inleiding
Het communicatieplan wordt geschreven voor de organisatie (bronverwijzing missie en visie). Om de missie te
kunnen realiseren heeft De organisatie naast de kerntaken een organisatie ingericht om in tijden van een
bedreiging gesteld te staan. Voor de bedreiging van …. is een organisatie ingericht waar x inwoners lid van zijn.
1.1. De organisatie
Van bovengenoemde missie wordt de volgende doelstelling als visie voor de organisatie van de organisatie
afgeleid: “….”. "….." de organisatie missie en visie beschrijving.
Als de organisatie (toelichting proces)
1.2. De organisatie
De organisatie is onderdeel van het plan en bevat naast de x actieve medewerkers in de organisatie, een
organisatie met maar liefst x actieve mensen, die taken uitvoeren. Het aantal mensen is afgezet tegen het aantal
te verrichten taken en de frequentie naar aanleiding van het programma vanuit de overkoepelde organisatie.
Om de continuïteit van de organisatie te borgen wordt dit communicatieplan geschreven. Voor het management
van communicatieactiviteiten hebben communicatieauteurs Cutlip, Center en Broom een planningsproces
ontwikkeld waaraan de fases van de bekende PDCA cyclus van Deming ten grondslag ligt (Deming, 1986). Het
communicatieplan wordt volgens de 8 stappen van Waardenburg (2003) geschreven.
1.3. Leeswijzer
In hoofdstuk 1 is de organisatie toegelicht, waar dit plan betrekking op heeft. Ook de wijze hoe het plan is
opgebouwd staat vermeld. De volgende hoofdstukken bevatten de onderdelen conform de 8 stappen van het
communicatieplan. In hoofdstuk 2 is een analyse gemaakt van de externe omgeving middels het DESTEP model
en een interne analyse volgens het FOETSJE model. De conclusie bevat de uitkomsten van de analyses en zijn
opgenomen in een SWOT analyse. In hoofdstuk 3 wordt het belang van de rol van communicatie toegelicht die
een belangrijke bijdrage kan leveren om het probleem of knelpunt op te lossen. In hoofdstuk 4 wordt de
probleemstelling verduidelijkt en de reden tot het schrijven van dit communicatieplan. Vanuit het probleem staat in
hoofdstuk 5 de SMART geformuleerde doelstelling. In hoofdstuk 6 wordt ingegaan op de primaire en secundaire
doelgroep. Hoofdstuk 7 bevat de communicatiestrategie die afgeleid is van de doelstelling. In hoofdstuk 8 is de
boodschap opgesteld die de organisatie naar de doelgroep wilt overbrengen. In hoofdstuk 9 is toegelicht welke
communicatiemiddelen gebruikt gaan worden. Op basis van de middelen wordt een budget opgesteld in
hoofdstuk 10. De planning in hoofdstuk 11 is opgedeeld in een jaarplanning 2019 en een tijdschema gericht op de
uitvoering van de middelen. Om te zorgen dat het communicatieplan zijn doel bereikt, staat in hoofdstuk 12 de
evaluatiefase volgens de PDCA cyclus van Deming. In de bijlagen staat informatie uitgewerkt die relevant is voor
het plan.
2. Externe en interne analyse
Volgens Van Doorn (2017) wordt verwezen naar het analyseren van de externe en interne omgeving om
antwoord te geven op de vraag: Wat is de situatie en van welke trends en veranderingen is in de situatie in
kwestie sprake. In dit hoofdstuk wordt de externe en interne omgevingsanalyse op basis van theoriemodellen
DESTEP en FOETSJE geschreven. De macro en micro analyse is gebaseerd op een eerder geschreven portfolio
opdracht van de module Marketingmanagement, de in- en externe analyse van de propedeuse HBO Management
(Linden M. v., 2018).
2.1. Externe analyse
In bijlage I is de externe analyse voor de organisatie uitgeschreven voor het communicatieplan. De macro
omgeving is middels het DESTEP model uit het boek van (prof. dr. D.J. Eppink, 2016) geanalyseerd. De DESTEP
is samengesteld uit de eerste letter van zes begrippen: Demografisch - Economisch - Sociaal-cultureel -
Technologische – Ecologisch - Politiek-juridische. Het geeft inzicht op de invloeden van buitenaf waar de
organisatie mee te maken heeft en geen grip op heeft.
2.2. Interne analyse
In hoofdstuk 19 stelt Van Doorn (2017) dat ook de interne omgeving geanalyseerd moet worden. De micro
omgeving is voor het communicatieplan geanalyseerd en kan volgens Scheers (2017) opgesteld worden uit de
term FOETSJE, de eerste letter van de zes begrippen: Financiën – Organisatie – Economie – Techniek – Sociaal
- Juridisch – Ecologie. FOETSJE is net als het 7S-model van McKinsey (1981) een model om intern de prestaties
te analyseren van de harde en zachte kanten in een organisatie. In bijlage I is de uitwerking van de interne
omgeving opgenomen.
4
