Proces investering afsluiten
Opgesteld door :
Studentnummer :
Datum : 2020
NCOI opleidingsgroep: NCOI
Module : Integrale eindopdracht fase 2 NCOI opleidingen: HBO management
1
, Samenvatting
Voor fase 2 van de bachelor opleiding Bedrijfskunde is een integrale eindopdracht geschreven voor de organisatie
(ORGANISATIE). ORGANISATIE omschrijving missie en visie organisatie. De organisatie realiseert jaarlijks
gemiddeld 74 investeringen. In de praktijk komt het regelmatig voor dat investeringen niet gesloten kunnen worden
in hetzelfde jaar, terwijl conform wet en regelgeving dit wel moet. Een directeur heeft de opdracht gegeven om het
volledige proces investeringen in te richten. In deze opdracht is het onderdeel investering afsluiten beschreven,
een diagnose gesteld en naar aanleiding van een doel, de formulering van mogelijke oplossingsalternatieven.
Het proces investering afsluiten kent vele handmatige en administratieve handelingen die veel tijd in beslag nemen
van de medewerkers. Het discussiepunt ligt op de nazorgfase van een project, waarbij kosten gereserveerd
worden die mogelijk niet uitgegeven worden. Daarbij komt dat de investering gedurende de nazorgfase niet
gesloten kan worden terwijl het verzoek wel ingediend is. Alle kosten moeten geboekt zijn, alvorens de investering
gesloten kan worden. De klant in dit geval Financiën heel last van het probleem, omdat de jaarrekening niet correct
gesloten kan worden en aanvragen voor het afsluiten last minute ingediend worden om de realisatiegraad van
projecten te kunnen halen. De vele correcties achteraf en de druk die ontstaat door last minute alles te moeten
verwerken is niet wenselijk. Het proces kent geen eigenaar, afdelingen hanteren eigen belangen, de impact van
organisatieveranderingen en uitstroom personeel zorgt ervoor dat de werklast hoog is en het werk zoals al jaren op
dezelfde manier uitgevoerd wordt, gecontinueerd blijft.
Uit gesprekken met de opdrachtgever en procesmanager (2020) is de gewenste situatie dat er samenhang is in de
organisatiedoelen, tussen medewerkers, de activiteiten en belangen in het proces afgestemd zijn om een
rechtmatige jaarrekening t.b.v. investeringen te behalen. Het Servqual-model is gebruikt om de ervaring en
verwachting van de klant te analyseren. Vier zogeheten GAPS zijn gedefinieerd. Om het proces investering
afsluiten succesvol te maken moet GAP 1 managementperceptie van de verwachting van de klant en GAP 2
managementperceptie van de kwaliteit van de dienstverlening verholpen zijn. De opdrachtgever wenst een situatie
waarbij het proces geborgd is, het gedrag van medewerkers, de stijl van managers en de rol van specialisten een
positieve werking hebben op de sociaal-dynamisch perspectief.
Op basis van de huidige en gewenste situatie is het proces middels vier LEAN verbetertechnieken
gediagnosticeerd op oorzaken en gevolgen (Ishikawa), de kwaliteitsfactoren (CTQ) om te voldoen aan de
klanteisen, de Value Stream Map om het proces af te bakenen en met het gebruik van TIM WOODS in het zoeken
naar verspillingen om te elimineren. Door het gebruik van de vier verschillende technieken zijn de daadwerkelijk
oorzaken achterhaalt, is de procesefficiency bekend geworden, zijn vanuit twee gedefinieerde klanten
kwaliteitseisen geformuleerd en is bekend welke verspillingen het proces heeft die geen waarde toevoegen. Denk
aan handmatige handelingen, onnodige wachttijden, onvolledige informatie, inconsistente werkwijze, controles
achteraf, verschillende belangen, niet weten wat en wie in het proces zit of vanuit waar zij handelen.
Om de gewenste situatie te krijgen is het uitgangspunt dat de veranderbare aspecten ook daadwerkelijk haalbaar
zijn. Vanuit de oorzaken en gevolgen zijn beïnvloedbare aspecten opgenomen gericht op proces, structuur en
cultuur. De procesbeschrijving ontbreekt, de integrale doelen ontbreken en medewerkers rapporteren niet naar
management, met als gevolg dat er een inconsistente werkwijze is, afdelingen zelfstandig belangen behartigen en
medewerkers ad hoc oplossingen bedenken om de realisatie als nog te behalen, terwijl dit de rechtmatigheid niet
ten goede komt bij het sluiten van de jaarrekening t.b.v. investeringen.
Een doelstelling is geformuleerd en luidt: Vóór december 2020 is de eigenaar voor het proces investeringen
aangesteld, hebben de betrokkenen kennis opgedaan van procesmanagement, waarnaar vanaf 1 december 2020
volgens de PDCA cyclus het proces gestuurd kan worden. De beïnvloedbare aspecten zijn verholpen en de
verspillingen geëlimineerd met als resultaat dat het kernteam afgeschaft kan worden en investeringen rechtmatig
en doelmatig gesloten zijn voor de jaarrekening 2021, zonder het aanbrengen van correcties achteraf.
Drie oplossingsalternatieven zijn beschreven die het doel mogelijk maken. De oplossingen zijn gericht vanuit elk
perspectief, proces, organisatie en cultuur.
- Om een proceseigenaar aan te stellen die volgende de PDCA cyclus het proces gaat borgen.
- Om een samenwerkingsverband tussen meerdere personen te realiseren dat erop gericht is – via de bundeling
van kennis, vaardigheid en kracht – doelstellingen te verwezenlijken.
- Om het gedrag van de medewerkers, als die in het vertrouwen van de medewerkers en de leidinggevende te
optimaliseren.
2
, Inhoudsopgave
1. Inleiding 4
1.1. De organisatie 4
1.2. Investeringen 4
1.3. Leeswijzer 4
1. Huidige situatie (IST) 5
2.1. Conclusie 7
2. Gewenste situatie (SOLL) 7
3. Procesdiagnose 8
4.1. Ishikawa diagram 8
4.2. Voice of the Customer 8
4.3. Value Stream Map (VSM) 9
4.4. TIM WOODS 9
5. Beinvloedbare aspecten 9
6. Doelstelling 9
7. Oplossingsalternatieven 10
7.1. Oplossingsalternatief 1 10
7.2. Oplossingsalternatief 2 10
7.3. Oplossingsalternatief 3 10
Literatuurlijst 11
Bijlage I Betrokken en belanghebbende partijen 12
Bijlage II Documenten proces investeringen afsluiten 13
Bijlage III Flowchart investering afsluiten 14
Bijlage IV SIPOC Investering afsluiten 15
Bijlage V The Value Stream Map Investering afsluiten 16
3
Opgesteld door :
Studentnummer :
Datum : 2020
NCOI opleidingsgroep: NCOI
Module : Integrale eindopdracht fase 2 NCOI opleidingen: HBO management
1
, Samenvatting
Voor fase 2 van de bachelor opleiding Bedrijfskunde is een integrale eindopdracht geschreven voor de organisatie
(ORGANISATIE). ORGANISATIE omschrijving missie en visie organisatie. De organisatie realiseert jaarlijks
gemiddeld 74 investeringen. In de praktijk komt het regelmatig voor dat investeringen niet gesloten kunnen worden
in hetzelfde jaar, terwijl conform wet en regelgeving dit wel moet. Een directeur heeft de opdracht gegeven om het
volledige proces investeringen in te richten. In deze opdracht is het onderdeel investering afsluiten beschreven,
een diagnose gesteld en naar aanleiding van een doel, de formulering van mogelijke oplossingsalternatieven.
Het proces investering afsluiten kent vele handmatige en administratieve handelingen die veel tijd in beslag nemen
van de medewerkers. Het discussiepunt ligt op de nazorgfase van een project, waarbij kosten gereserveerd
worden die mogelijk niet uitgegeven worden. Daarbij komt dat de investering gedurende de nazorgfase niet
gesloten kan worden terwijl het verzoek wel ingediend is. Alle kosten moeten geboekt zijn, alvorens de investering
gesloten kan worden. De klant in dit geval Financiën heel last van het probleem, omdat de jaarrekening niet correct
gesloten kan worden en aanvragen voor het afsluiten last minute ingediend worden om de realisatiegraad van
projecten te kunnen halen. De vele correcties achteraf en de druk die ontstaat door last minute alles te moeten
verwerken is niet wenselijk. Het proces kent geen eigenaar, afdelingen hanteren eigen belangen, de impact van
organisatieveranderingen en uitstroom personeel zorgt ervoor dat de werklast hoog is en het werk zoals al jaren op
dezelfde manier uitgevoerd wordt, gecontinueerd blijft.
Uit gesprekken met de opdrachtgever en procesmanager (2020) is de gewenste situatie dat er samenhang is in de
organisatiedoelen, tussen medewerkers, de activiteiten en belangen in het proces afgestemd zijn om een
rechtmatige jaarrekening t.b.v. investeringen te behalen. Het Servqual-model is gebruikt om de ervaring en
verwachting van de klant te analyseren. Vier zogeheten GAPS zijn gedefinieerd. Om het proces investering
afsluiten succesvol te maken moet GAP 1 managementperceptie van de verwachting van de klant en GAP 2
managementperceptie van de kwaliteit van de dienstverlening verholpen zijn. De opdrachtgever wenst een situatie
waarbij het proces geborgd is, het gedrag van medewerkers, de stijl van managers en de rol van specialisten een
positieve werking hebben op de sociaal-dynamisch perspectief.
Op basis van de huidige en gewenste situatie is het proces middels vier LEAN verbetertechnieken
gediagnosticeerd op oorzaken en gevolgen (Ishikawa), de kwaliteitsfactoren (CTQ) om te voldoen aan de
klanteisen, de Value Stream Map om het proces af te bakenen en met het gebruik van TIM WOODS in het zoeken
naar verspillingen om te elimineren. Door het gebruik van de vier verschillende technieken zijn de daadwerkelijk
oorzaken achterhaalt, is de procesefficiency bekend geworden, zijn vanuit twee gedefinieerde klanten
kwaliteitseisen geformuleerd en is bekend welke verspillingen het proces heeft die geen waarde toevoegen. Denk
aan handmatige handelingen, onnodige wachttijden, onvolledige informatie, inconsistente werkwijze, controles
achteraf, verschillende belangen, niet weten wat en wie in het proces zit of vanuit waar zij handelen.
Om de gewenste situatie te krijgen is het uitgangspunt dat de veranderbare aspecten ook daadwerkelijk haalbaar
zijn. Vanuit de oorzaken en gevolgen zijn beïnvloedbare aspecten opgenomen gericht op proces, structuur en
cultuur. De procesbeschrijving ontbreekt, de integrale doelen ontbreken en medewerkers rapporteren niet naar
management, met als gevolg dat er een inconsistente werkwijze is, afdelingen zelfstandig belangen behartigen en
medewerkers ad hoc oplossingen bedenken om de realisatie als nog te behalen, terwijl dit de rechtmatigheid niet
ten goede komt bij het sluiten van de jaarrekening t.b.v. investeringen.
Een doelstelling is geformuleerd en luidt: Vóór december 2020 is de eigenaar voor het proces investeringen
aangesteld, hebben de betrokkenen kennis opgedaan van procesmanagement, waarnaar vanaf 1 december 2020
volgens de PDCA cyclus het proces gestuurd kan worden. De beïnvloedbare aspecten zijn verholpen en de
verspillingen geëlimineerd met als resultaat dat het kernteam afgeschaft kan worden en investeringen rechtmatig
en doelmatig gesloten zijn voor de jaarrekening 2021, zonder het aanbrengen van correcties achteraf.
Drie oplossingsalternatieven zijn beschreven die het doel mogelijk maken. De oplossingen zijn gericht vanuit elk
perspectief, proces, organisatie en cultuur.
- Om een proceseigenaar aan te stellen die volgende de PDCA cyclus het proces gaat borgen.
- Om een samenwerkingsverband tussen meerdere personen te realiseren dat erop gericht is – via de bundeling
van kennis, vaardigheid en kracht – doelstellingen te verwezenlijken.
- Om het gedrag van de medewerkers, als die in het vertrouwen van de medewerkers en de leidinggevende te
optimaliseren.
2
, Inhoudsopgave
1. Inleiding 4
1.1. De organisatie 4
1.2. Investeringen 4
1.3. Leeswijzer 4
1. Huidige situatie (IST) 5
2.1. Conclusie 7
2. Gewenste situatie (SOLL) 7
3. Procesdiagnose 8
4.1. Ishikawa diagram 8
4.2. Voice of the Customer 8
4.3. Value Stream Map (VSM) 9
4.4. TIM WOODS 9
5. Beinvloedbare aspecten 9
6. Doelstelling 9
7. Oplossingsalternatieven 10
7.1. Oplossingsalternatief 1 10
7.2. Oplossingsalternatief 2 10
7.3. Oplossingsalternatief 3 10
Literatuurlijst 11
Bijlage I Betrokken en belanghebbende partijen 12
Bijlage II Documenten proces investeringen afsluiten 13
Bijlage III Flowchart investering afsluiten 14
Bijlage IV SIPOC Investering afsluiten 15
Bijlage V The Value Stream Map Investering afsluiten 16
3
