Moduleopdracht
Inrichting van functioneel beheer
Voorletters en naam: Marian XXXX
Studentnummer: XXXX
Datum: 05-05 2023
Opleider: NCOI opleidingen
Opleiding: HBO functioneel beheer
Module: Inrichting van functioneel beheer
1
,Voorwoord
Mijn naam is Marian XXXX. Ik ben 43 jaar en woon samen met mijn vriend en mijn bonusdochter in
XXXX.
Nadat ik mijn studie in 2000 heb afgerond, ben ik in de verstandelijk gehandicaptenzorg gaan werken
als begeleider. Na 21 jaar gewerkt te hebben in het primaire proces, ben ik een andere weg
ingeslagen.
In oktober 2022 ben ik gestart met de opleiding functioneel beheer van de NCOI. Tevens ben ik bij
XXXX gaan werken als functioneel beheerder junior. XXXX is een organisatie die ondersteuning biedt
aan mensen met een verstandelijke en/of meervoudige beperking. Ik beheer met name applicaties die
gebruikt worden in het primaire zorgproces en betrekking hebben op het informatiedomein
zorglevering. Sinds januari ben ik aangehaakt bij het informatiedomein zorgproces ondersteuning. Dit
domein is onderdeel van het primaire proces en bevat het roosterprogramma.
Voor u ligt de moduleopdracht “Inrichting van functioneel beheer”. De aanleiding voor het schrijven
van deze moduleopdracht is het afronden van deze module.
Ik schrijf deze moduleopdracht voor XXXX XXXX waar ik momenteel werkzaam ben. Ik heb diverse
interne onderzoeken gedaan om de huidige stand van zaken m.b.t. de inrichting van functioneel
beheer binnen het informatiedomein zorgproces ondersteuning in kaart te brengen.
Mijn uitgangspunt is dat XXXX de inhoud van deze moduleopdracht kan gebruiken om er voordeel
mee te doen m.b.t. mijn beschreven suggesties voor mogelijk te nemen verbetermaatregelen.
Graag wil ik mijn collega’s bedanken die me hebben geholpen om inzicht te krijgen in de voor mij vrij
nieuwe organisatie en de input die geleverd is bij het tot stand brengen van deze moduleopdracht.
Tevens wil ik mijn docent XXXX XXXX bedanken voor de fijne en leerzame lessen en opbouwende
feedback.
Ik wens u veel leesplezier!
2
,Samenvatting
Deze moduleopdracht gaat over het inrichten van functioneel beheer binnen XXXX. XXXX was tot
november 2022 aangesloten bij XXXX. XXXX richtte zich primair op het bieden van ondersteuning aan
processen op gebied van financiën, informatisering & automatisering, huisvesting, personeel &
organisatie. Sinds de ontvlechting is XXXX een regie organisatie. Dit heeft veel veranderingen met
zich meegebracht. Onder andere het (her)inrichten van de afdeling Informatisering & Automatisering
(I&A), het aanstellen van de juiste functionarissen, de portefeuilles juist beleggen, het in kaart brengen
en documenteren van de processen.
Het roosterproces kwam ook in eigen beheer en kreeg een eigen informatiedomein “zorgproces
ondersteuning”.
Uit de analyse die tot stand is gekomen door middel van diverse interviews van functionarissen en
aanwezige informatie, is naar voren gekomen dat de informatievoorziening (IV) binnen dit
informatiedomein niet loopt.
De business informatiemanager (hierna te benoemen als BIM) op sturend en uitvoerend niveau zijn
direct na de ontvlechting in dienst gekomen bij XXXX. De BIM op uitvoerend niveau is ook nog lerend
binnen haar rol en binnen de applicatie. De impact van deze transformatietijd is dat het oplossen van
problemen en het implementeren van wijzigingen langer duurt. Ook loopt de communicatie met de
eindgebruikers nog moeizaam. Oorzaak hiervan is ook dat de organisatie niet gewend is aan de
betrokkenheid van de BIM. De HR-manager heeft zich geopperd als domeineigenaar en heeft geen
ervaring met betrokkenheid van de afdeling I&A. De HR-administratie heeft geen kennis en ervaring
binnen dit informatiedomein. De business heeft geen ervaring om deze processen in eigen beheer te
hebben en de betrokkenheid van de BIM. Men is zoekend om de hierboven genoemde veranderingen
vorm te geven binnen het informatiedomein zorgproces ondersteuning.
In dit document wordt de huidige situatie beschreven en worden de voornaamste knelpunten
benoemd.
Het beleid wat er ligt is van 2015 en verouderd. De betrokken functionarissen zijn òf nieuwe
medewerkers òf nieuwe rollen binnen de organisatie. Men is elkaar nog aan het leren kennen, nog
zoekende welke taken behoren binnen dit informatiedomein en waar deze taken dan belegd dienen te
worden.
Het is nog niet helder wie nu met wie praat, wie welke verantwoordelijkheden heeft en wat ieders
kaders zijn om binnen te werken. Men werkt nog niet samen. Elke betrokken functionaris is vooral
druk met individuele werkzaamheden. Ook mist er onderling vertrouwen.
De conclusie is dat er nog geen governance is. Het is van belang dat er governance komt zodat men
niet meer continu bezig is met ad-hoc situaties en brandjes blussen. Een goede governance zorgt
ervoor dat er duidelijke en eerlijke regels en procedures zijn om het gedrag van individuen binnen de
organisatie te begeleiden en dat er toezicht wordt gehouden op de prestaties en naleving van deze
regels. Dit is belangrijk voor het opbouwen van vertrouwen bij stakeholders, waaronder
aandeelhouders, klanten, werknemers en de bredere samenleving.
Daarnaast kan een goede governance bijdragen aan betere besluitvorming, het verminderen van
risico's en het waarborgen van naleving van wet- en regelgeving.
Kortom, governance is van essentieel belang voor het duurzaam functioneren van de organisatie en
de systemen binnen dit informatiedomein.
Het doel van dit verbeterplan is de IV binnen dit informatiedomein te professionaliseren om zo te
komen tot een efficiënte en duurzame inrichting. Het verbeterplan is vooral gericht op de sturende laag
van het BiSL framework voor business informatiemanagement.
3
, Inhoudsopgave
Voorwoord 2
Samenvatting 3
Inhoudsopgave 4
Inleiding 5
1.Inrichting van functioneel beheer 6
1.1 Overzicht van het informatievoorzieningslandschap 6
1.2 De belangrijkste trends en ontwikkelingen voor informatievoorziening 6, 7
1.3 De belangen van de belangrijkste stakeholders 7, 8
1.4 De keuze van de domeineigenaar 8
1.5 Balansmaatregelen 8
1.6 Ophanging van de BIM in de organisatie 8, 9
1.7 Profiel van de business informatie manager 9, 10
1.8 Streefdoelen bij het uitvoeren van BIM processen 10
1.8.1 Gebruiksbeheer 10
1.8.2 Functionaliteitenbeheer 10
1.8.3 Behoeftemanagement 10
1.9 Knelpunten van inrichting van IT-governance 10, 11
1.10 Verbetermaatregelen 11, 12
Literatuurlijst 13
Bijlage 1: BiSL model 14
Bijlage 2: De 5 wetten voor een business gestuurde governance 14
Bijlage 3: Type van de BIM 15
Bijlage 4: Leveranciersmodel 15
Bijlage 5: Overzicht van informatielandschap 15
Bijlage 6: Model van Looijen 16
Bijlage 7: Stakeholdersanalyse 16
Bijlage 8: Besturend stafmodel 17
Bijlage 9: Organigram 17
Bijlage 10: Ontwikkelassen van de informatievoorziening 17
Bijlage 11: BiSL zelfevaluatie procescluster gebruiksbeheer 18
Bijlage 12: BiSL zelfevaluatie procescluster functionaliteitenbeheer 18, 19
Bijlage 13: BiSL zelfevaluatie procescluster behoeftemanagement 19
Bijlage 14: BiSL zelfevaluatie sturende processen 20
4
Inrichting van functioneel beheer
Voorletters en naam: Marian XXXX
Studentnummer: XXXX
Datum: 05-05 2023
Opleider: NCOI opleidingen
Opleiding: HBO functioneel beheer
Module: Inrichting van functioneel beheer
1
,Voorwoord
Mijn naam is Marian XXXX. Ik ben 43 jaar en woon samen met mijn vriend en mijn bonusdochter in
XXXX.
Nadat ik mijn studie in 2000 heb afgerond, ben ik in de verstandelijk gehandicaptenzorg gaan werken
als begeleider. Na 21 jaar gewerkt te hebben in het primaire proces, ben ik een andere weg
ingeslagen.
In oktober 2022 ben ik gestart met de opleiding functioneel beheer van de NCOI. Tevens ben ik bij
XXXX gaan werken als functioneel beheerder junior. XXXX is een organisatie die ondersteuning biedt
aan mensen met een verstandelijke en/of meervoudige beperking. Ik beheer met name applicaties die
gebruikt worden in het primaire zorgproces en betrekking hebben op het informatiedomein
zorglevering. Sinds januari ben ik aangehaakt bij het informatiedomein zorgproces ondersteuning. Dit
domein is onderdeel van het primaire proces en bevat het roosterprogramma.
Voor u ligt de moduleopdracht “Inrichting van functioneel beheer”. De aanleiding voor het schrijven
van deze moduleopdracht is het afronden van deze module.
Ik schrijf deze moduleopdracht voor XXXX XXXX waar ik momenteel werkzaam ben. Ik heb diverse
interne onderzoeken gedaan om de huidige stand van zaken m.b.t. de inrichting van functioneel
beheer binnen het informatiedomein zorgproces ondersteuning in kaart te brengen.
Mijn uitgangspunt is dat XXXX de inhoud van deze moduleopdracht kan gebruiken om er voordeel
mee te doen m.b.t. mijn beschreven suggesties voor mogelijk te nemen verbetermaatregelen.
Graag wil ik mijn collega’s bedanken die me hebben geholpen om inzicht te krijgen in de voor mij vrij
nieuwe organisatie en de input die geleverd is bij het tot stand brengen van deze moduleopdracht.
Tevens wil ik mijn docent XXXX XXXX bedanken voor de fijne en leerzame lessen en opbouwende
feedback.
Ik wens u veel leesplezier!
2
,Samenvatting
Deze moduleopdracht gaat over het inrichten van functioneel beheer binnen XXXX. XXXX was tot
november 2022 aangesloten bij XXXX. XXXX richtte zich primair op het bieden van ondersteuning aan
processen op gebied van financiën, informatisering & automatisering, huisvesting, personeel &
organisatie. Sinds de ontvlechting is XXXX een regie organisatie. Dit heeft veel veranderingen met
zich meegebracht. Onder andere het (her)inrichten van de afdeling Informatisering & Automatisering
(I&A), het aanstellen van de juiste functionarissen, de portefeuilles juist beleggen, het in kaart brengen
en documenteren van de processen.
Het roosterproces kwam ook in eigen beheer en kreeg een eigen informatiedomein “zorgproces
ondersteuning”.
Uit de analyse die tot stand is gekomen door middel van diverse interviews van functionarissen en
aanwezige informatie, is naar voren gekomen dat de informatievoorziening (IV) binnen dit
informatiedomein niet loopt.
De business informatiemanager (hierna te benoemen als BIM) op sturend en uitvoerend niveau zijn
direct na de ontvlechting in dienst gekomen bij XXXX. De BIM op uitvoerend niveau is ook nog lerend
binnen haar rol en binnen de applicatie. De impact van deze transformatietijd is dat het oplossen van
problemen en het implementeren van wijzigingen langer duurt. Ook loopt de communicatie met de
eindgebruikers nog moeizaam. Oorzaak hiervan is ook dat de organisatie niet gewend is aan de
betrokkenheid van de BIM. De HR-manager heeft zich geopperd als domeineigenaar en heeft geen
ervaring met betrokkenheid van de afdeling I&A. De HR-administratie heeft geen kennis en ervaring
binnen dit informatiedomein. De business heeft geen ervaring om deze processen in eigen beheer te
hebben en de betrokkenheid van de BIM. Men is zoekend om de hierboven genoemde veranderingen
vorm te geven binnen het informatiedomein zorgproces ondersteuning.
In dit document wordt de huidige situatie beschreven en worden de voornaamste knelpunten
benoemd.
Het beleid wat er ligt is van 2015 en verouderd. De betrokken functionarissen zijn òf nieuwe
medewerkers òf nieuwe rollen binnen de organisatie. Men is elkaar nog aan het leren kennen, nog
zoekende welke taken behoren binnen dit informatiedomein en waar deze taken dan belegd dienen te
worden.
Het is nog niet helder wie nu met wie praat, wie welke verantwoordelijkheden heeft en wat ieders
kaders zijn om binnen te werken. Men werkt nog niet samen. Elke betrokken functionaris is vooral
druk met individuele werkzaamheden. Ook mist er onderling vertrouwen.
De conclusie is dat er nog geen governance is. Het is van belang dat er governance komt zodat men
niet meer continu bezig is met ad-hoc situaties en brandjes blussen. Een goede governance zorgt
ervoor dat er duidelijke en eerlijke regels en procedures zijn om het gedrag van individuen binnen de
organisatie te begeleiden en dat er toezicht wordt gehouden op de prestaties en naleving van deze
regels. Dit is belangrijk voor het opbouwen van vertrouwen bij stakeholders, waaronder
aandeelhouders, klanten, werknemers en de bredere samenleving.
Daarnaast kan een goede governance bijdragen aan betere besluitvorming, het verminderen van
risico's en het waarborgen van naleving van wet- en regelgeving.
Kortom, governance is van essentieel belang voor het duurzaam functioneren van de organisatie en
de systemen binnen dit informatiedomein.
Het doel van dit verbeterplan is de IV binnen dit informatiedomein te professionaliseren om zo te
komen tot een efficiënte en duurzame inrichting. Het verbeterplan is vooral gericht op de sturende laag
van het BiSL framework voor business informatiemanagement.
3
, Inhoudsopgave
Voorwoord 2
Samenvatting 3
Inhoudsopgave 4
Inleiding 5
1.Inrichting van functioneel beheer 6
1.1 Overzicht van het informatievoorzieningslandschap 6
1.2 De belangrijkste trends en ontwikkelingen voor informatievoorziening 6, 7
1.3 De belangen van de belangrijkste stakeholders 7, 8
1.4 De keuze van de domeineigenaar 8
1.5 Balansmaatregelen 8
1.6 Ophanging van de BIM in de organisatie 8, 9
1.7 Profiel van de business informatie manager 9, 10
1.8 Streefdoelen bij het uitvoeren van BIM processen 10
1.8.1 Gebruiksbeheer 10
1.8.2 Functionaliteitenbeheer 10
1.8.3 Behoeftemanagement 10
1.9 Knelpunten van inrichting van IT-governance 10, 11
1.10 Verbetermaatregelen 11, 12
Literatuurlijst 13
Bijlage 1: BiSL model 14
Bijlage 2: De 5 wetten voor een business gestuurde governance 14
Bijlage 3: Type van de BIM 15
Bijlage 4: Leveranciersmodel 15
Bijlage 5: Overzicht van informatielandschap 15
Bijlage 6: Model van Looijen 16
Bijlage 7: Stakeholdersanalyse 16
Bijlage 8: Besturend stafmodel 17
Bijlage 9: Organigram 17
Bijlage 10: Ontwikkelassen van de informatievoorziening 17
Bijlage 11: BiSL zelfevaluatie procescluster gebruiksbeheer 18
Bijlage 12: BiSL zelfevaluatie procescluster functionaliteitenbeheer 18, 19
Bijlage 13: BiSL zelfevaluatie procescluster behoeftemanagement 19
Bijlage 14: BiSL zelfevaluatie sturende processen 20
4
