Procesbeheersing
Verkoopproces
Doelstelling
De doelstelling van het verkoopproces is het realiseren van een effectief en efficiënt verkoopproces.
Risico’s
- Onjuiste verkoop prijzen
- Niet factureren van uitgeleverde goederen
- Leveren aan niet-kredietwaardige klanten
- Grote debiteurenpositie
1. Samenstellen van offertes
Er is sprake van een groothandel in [...]. Dit zijn standaardproducten. De directie autoriseert de
verkoopprijzen en eventuele kortingen. Deze worden ingevoerd door de verkoopmedewerker.
De controller controleert de invoer van de verkoopprijzen en eventuele kortingen a.d.h.v. de
autorisatie van de directie.
Hiermee wordt voorkomen dat onjuiste verkoopprijzen gebruikt worden.
2a. Orderontvangst
De klant logt in met klantnummer en wachtwoord, selecteert de gewenste artikelen en
aantallen. Het systeem completeert de invoer met de verkoopprijzen, als de klant bekend is de
naw-gegevens en een uniek order nummer. Als de klant nieuw is moet de klant zelf zijn/haar
gegevens invoeren. De klant bevestigt de order.
Hiermee wordt voorkomen dat onjuiste verkooporders worden uitgevoerd
2b. Orderacceptatie
Kunnen we het leveren?
Het systeem controleert a.d.h.v. artikelnummers of de artikelen in het voorraadbestand op
voorraad zijn.
Mogen we het leveren?
Het systeem controleert voor bestaande klanten a.d.h.v. het klantnummer in de
debiteurenadministratie of krediettermijnen en -limieten worden overschreden. Voor nieuwe
klanten wordt informatie opgevraagd bij externe bureaus.
Hiermee worden leveringen van niet-kredietwaardige klanten voorkomen.
3. Factureren van de order
Geaccepteerde verkooporders worden automatisch gefactureerd en het magazijn krijgt
automatisch een melding om de goederen uit te leveren.
Hiermee wordt voorkomen dat orders niet worden gefactureerd.
4. Afgifte van de goederen
O.b.v. de automatische melding van geaccepteerde verkooporders verzamelt de
magazijnmeester de goederen, registreert de goederenafgifte bij de betreffende verkooporder
en geeft de goederen mee aan de bezorgdienst (track&trace).
Hiermee wordt voorkomen dat onjuiste goederen worden geleverd
, 5. Debiteurenadministratie
A.d.h.v. gefactureerde verkooporders werkt het systeem automatisch de
debiteurenadministratie bij. Periodiek leest de debiteurenadministratie de bankafschriften in het
systeem en worden automatisch (o.b.v. verkoopordernummers) de debiteuren ‘’afgeletterd’’.
Het systeem genereert automatisch een lijst met debiteuren waarvan de krediettermijn is
verstreken. Klanten ontvangen automatisch aanmaningen en na verloop van tijd wordt, na
interne bespreking met afdeling verkoop, een incassobedrijf ingeschakeld.
Hiermee wordt voorkomen dat vorderingen lang open blijven staan en er een grote
debiteurenpositie ontstaat.
Verkoopproces
Doelstelling
De doelstelling van het verkoopproces is het realiseren van een effectief en efficiënt verkoopproces.
Risico’s
- Onjuiste verkoop prijzen
- Niet factureren van uitgeleverde goederen
- Leveren aan niet-kredietwaardige klanten
- Grote debiteurenpositie
1. Samenstellen van offertes
Er is sprake van een groothandel in [...]. Dit zijn standaardproducten. De directie autoriseert de
verkoopprijzen en eventuele kortingen. Deze worden ingevoerd door de verkoopmedewerker.
De controller controleert de invoer van de verkoopprijzen en eventuele kortingen a.d.h.v. de
autorisatie van de directie.
Hiermee wordt voorkomen dat onjuiste verkoopprijzen gebruikt worden.
2a. Orderontvangst
De klant logt in met klantnummer en wachtwoord, selecteert de gewenste artikelen en
aantallen. Het systeem completeert de invoer met de verkoopprijzen, als de klant bekend is de
naw-gegevens en een uniek order nummer. Als de klant nieuw is moet de klant zelf zijn/haar
gegevens invoeren. De klant bevestigt de order.
Hiermee wordt voorkomen dat onjuiste verkooporders worden uitgevoerd
2b. Orderacceptatie
Kunnen we het leveren?
Het systeem controleert a.d.h.v. artikelnummers of de artikelen in het voorraadbestand op
voorraad zijn.
Mogen we het leveren?
Het systeem controleert voor bestaande klanten a.d.h.v. het klantnummer in de
debiteurenadministratie of krediettermijnen en -limieten worden overschreden. Voor nieuwe
klanten wordt informatie opgevraagd bij externe bureaus.
Hiermee worden leveringen van niet-kredietwaardige klanten voorkomen.
3. Factureren van de order
Geaccepteerde verkooporders worden automatisch gefactureerd en het magazijn krijgt
automatisch een melding om de goederen uit te leveren.
Hiermee wordt voorkomen dat orders niet worden gefactureerd.
4. Afgifte van de goederen
O.b.v. de automatische melding van geaccepteerde verkooporders verzamelt de
magazijnmeester de goederen, registreert de goederenafgifte bij de betreffende verkooporder
en geeft de goederen mee aan de bezorgdienst (track&trace).
Hiermee wordt voorkomen dat onjuiste goederen worden geleverd
, 5. Debiteurenadministratie
A.d.h.v. gefactureerde verkooporders werkt het systeem automatisch de
debiteurenadministratie bij. Periodiek leest de debiteurenadministratie de bankafschriften in het
systeem en worden automatisch (o.b.v. verkoopordernummers) de debiteuren ‘’afgeletterd’’.
Het systeem genereert automatisch een lijst met debiteuren waarvan de krediettermijn is
verstreken. Klanten ontvangen automatisch aanmaningen en na verloop van tijd wordt, na
interne bespreking met afdeling verkoop, een incassobedrijf ingeschakeld.
Hiermee wordt voorkomen dat vorderingen lang open blijven staan en er een grote
debiteurenpositie ontstaat.
