Plan van Aanpak
“Een onderzoek naar verbetermaatregelen n.a.v. Information Management
Capability Maturity Model”
Auteur:
Studentnummer:
Onderwijsinstelling: NTI
Opleiding: Business IT & Management
Datum: 20-12-2022
0
,Inhoudsopgave
1. Context.................................................................................................................................................... 1
1.1 Omschrijving organisatie.................................................................................................................... 1
1.2 Aanleiding.......................................................................................................................................... 2
1.3 Weergave huidige situatie XXX.......................................................................................................... 2
2. Vraagstuk................................................................................................................................................. 3
2.1 Kern van het vraagstuk...................................................................................................................... 3
2.2 Gewenste situatie............................................................................................................................... 3
2.3 Doelstelling......................................................................................................................................... 4
2.4 Belang stakeholders........................................................................................................................... 4
3. Scope....................................................................................................................................................... 4
4. Werkwijze................................................................................................................................................ 5
4.1 Stappenplan....................................................................................................................................... 5
4.2 Informatieverzameling........................................................................................................................ 5
4.2.1 Methodologie............................................................................................................................... 6
4.3 Mensen & Geld................................................................................................................................... 6
4.5 Planning............................................................................................................................................. 6
Literatuurlijst Plan van Aanpak.................................................................................................................... 6
Bijlage I Organigram HQ.............................................................................................................................. 7
Bijlage II NATO IM CMM Level Descriptions............................................................................................... 8
Bijlage III Huidige situatie aan de hand van de W-vragen............................................................................8
Bijlage IV Literatuurlijst onderzoek............................................................................................................. 10
Bijlage V Verdieping Methodologie............................................................................................................ 11
Bijlage VI Planning..................................................................................................................................... 13
1. Context
1.1 Omschrijving organisatie
XXX is een van de hoofdkwartieren van de High Readiness Forces van de NATO. XXX is in staat om elke
missie van maximaal 60.000 troepen op korte termijn te leiden. Deze troepen kunnen bestaan uit land-,
zee- en luchtelementen (1 German-Netherlands Corps, 2022).
1
,Voor het jaar 2023 heeft XXX de rol als Land Component Command in het kader van NATO Response
Force (NRF). Deze snelle reactiemacht geeft de NATO de mogelijkheid van een snelle reactie op crises,
waar ook ter wereld. De officiële naam is NATO High Readiness Forces (Land) Headquarters (Ministerie
van Defensie, 2019).
XXX is een organisatie die bestaat uit 3 verschillende eenheden. Headquarters (HQ), Ehd1 en Ehd2.
HQ is onderverdeeld in divisions, branches en sections. De staf van het HQ bestaat uit ruim 400 militairen
en burgers. Het onderzoek richt zich binnen de eenheid HQ. Zie organigram HQ bijlage I.
1.2 Aanleiding
“Het slagveld digitaliseert”, 1 van de uitspraken die tijdens de presentatie van de Defensienota 2022
voorbijkwam (Ministerie van Defensie, 2022). De hoeveelheid data, die continu moet worden verwerkt
neemt enorm toe. Voor de beheersing daarvan ontwikkelen Informatietechnologie (IT) en techniek zich
razendsnel. XXX moet informatie snel en slim verkrijgen, verwerken en verspreiden om gericht te sturen
en zo succesvol te kunnen zijn in moderne conflicten en crises: dat is de kern van informatiegestuurd
optreden. Deze digitale ontwikkelingen hebben ervoor gezorgd dat Informatie Management (IM) binnen
het leger een steeds belangrijke discipline is geworden, dit blijkt nadrukkelijk uit het toenemend belang
van een specifiek IM-meetinstrument: Information Management Capability Maturity Model (IM CMM), ook
wel IM volwassenheidsmodel genoemd. Dit model meet en analyseert het IM-volwassenheidsniveau van
een legeronderdeel, waarbij de huidige norm die verplichtend is gesteld niveau 2 is en NATO in toekomst
streeft naar een volwassenheidsniveau 4 als norm. Zie bijlage II NATO IM CMM Level Descriptions.
Het management XXX is ervan bewust dat IM op dit moment niet voldoet aan de norm die NATO heeft
gesteld. De informatiemanager van XXX vermoedt dan ook dat het huidige niveau onder de 2 of 1 of lager
zit en baseert dit op de vragen die worden gesteld in het meetinstrument, waarbij de informatiemanager
onvoldoende inzicht heeft in de mogelijke oorzaken.
Uit informele gespreken, gevoerd in de vooronderzoekfase, kan ook worden opgemaakt dat gebruikers
niet op een correcte wijze kunnen omgaan met de vernieuwde IM-tools 1. De wijze waarop deze IM-tools
zijn geïmplementeerd heeft ervoor gezorgd dat er veel weerstand zit bij de gebruikers. Dit heeft als
gevolg dat gebruikers niet op de juiste manier kunnen omgaan met informatie.
Binnen dit onderzoek gaat er voor het eerst een meting IM CMM op XXX worden toegepast. XXX wil
graag inzicht in haar huidige volwassenheidsniveau, XXX wil graag inzicht in de oorzaken achter het
achterblijven in haar volwassenheidsniveau als dit zo blijkt te zijn, XXX wil graag inzicht in mogelijke
verbeteropties indien oorzaken kunnen worden achterhaald, XXX wil graag inzicht in de wijze waarop die
verbeteropties zo snel en efficiënt mogelijk kunnen worden geïmplementeerd. Om hier invulling aan te
geven wordt er door de onderzoeker interviews uitgevoerd om oorzaken te achterhalen,
oplossingsrichtingen te verkennen, oplossingen vast te stellen en implementatiemogelijkheden te
formuleren.
1.3 Weergave huidige situatie XXX
Binnen de XXX is er een sectie IM die verantwoordelijk is voor IM binnen de organisatie. Deze sectie
wordt formeel genomen door 3 fte bemand, maar is momenteel onderbezet: 2 fte. De sectie bestaat uit
een informatiemanager, plaatsvervangend informatiemanager (vacant) en een onderofficier die
verantwoordelijk is training en beheer IM-tools. Binnen XXX wordt er onderscheidt gemaakt tussen
operationele IM (oefeningen en missies) en vredebedrijfsvoering IM. Door onderbezetting, priorisering op
voorbereiden oefeningen of missies worden andere belangrijke onderwerpen, net name onderwerpen die
terugkomen in het IM CMM niet behandeld.
1
IM-tools bestaande uit Enterprise Document Management System, Portaal (SharePoint) en Tasker Tracker+
2
, De NATO Information Management Policy (NIMP) legt de basisprincipes vast omtrent IM dat moet
worden toegepast door de NATO-landen en civiele en militaire organen van de NATO. Dit beleid heeft tot
doel de NATO te ondersteunen bij het uitvoeren van haar missie door efficiënt en effectief IM toe te
passen, waardoor besluitvorming mogelijk wordt door het delen van informatie binnen en tussen de
NATO (persoonlijke communicatie, 19 december 2022). De Primary Directive on Information
Management (PDIM) ondersteunt de implementatie van de NIMP. Het beschrijft alle aspecten van IM in
de NATO. Samen met de NIMP vormt deze richtlijn de hoeksteen voor alle IM-gerelateerde richtlijnen,
richtlijnen en normen binnen de NATO (persoonlijke communicatie, 19 december 2022).
Doordat er gewoonweg te weinig capaciteit in bezetting van fte binnen de sectie IM, kan er op dit moment
geen voldoende aandacht worden gegeven aan de drie focusgebieden van IM (en in prioriteit): Mensen,
Processen, Technologie (NATO: People, Process, Technology) en aan de 8 informatiemanagement
principes zoals die zijn geïdentificeerd binnen de NIMP die gekoppeld zijn aan de negen Key
Performance Areas (KPAs) en de bijbehorende Key Performance Indicators (KPI’s). Zie Bijlage III
verdere uitwerking W-vragen.
2. Vraagstuk
2.1 Kern van het vraagstuk
De kern van het vraagstuk is wat er nodig is om te komen tot de gewenste situatie waarin het HQ groeit in
haar volwassenheidsniveau met betrekking tot IM, het personeel van HQ adequaat kunnen omgaan met
informatie en dat het personeel in staat is om op een juiste manier om te kunnen gaan met de IM-tools.
De centrale onderzoeksvraag luidt daarom als volgt:
“Welke maatregelen zijn er nodig binnen de drie focusgebieden: Mensen, Processen en
Technologie, zodat het HQ per 1 augustus 2024 voldoet aan de verplicht gestelde norm niveau 2
binnen het IM CMM?”
De centrale onderzoeksvraag wordt uitgewerkt in de volgende deelvragen;
Theoretisch:
Wat is IM?
Op welke wijze kan IM optimaal worden ingericht volgens de theorie?
Wat kan bijdragen aan een juiste implementatie van veranderingen volgens de theorie om IM
adequaat in te bedden binnen het HQ?
Empirisch:
Wat is het huidige volwassenheidsniveau conform het IM CMM?
Wat zijn de belangrijkste knelpunten die ervoor zorgen dat de norm niveau 2 binnen het IM CMM
niet wordt gehaald?
Wat zijn de belangrijkste knelpunten met betrekking tot het gebruik van de IM-tools?
Welke mogelijke oplossingen zijn er beschikbaar volgens de medewerkers?
Door het onderzoeksonderwerp nader te specificeren met deze deelvragen zal dit bijdragen aan het
oplossen van de centrale onderzoeksvraag (Velde et al., 2018).
2.2 Gewenste situatie
De gewenste situatie is dat XXX voldoet aan de norm die verplichtend is gesteld op niveau 2 door NATO
op het gebied van IM-volwassenheid en dat gebruikers op een juiste manier kunnen omgaan met de IM-
tools zodat het kan voldoen aan de “key objectives” van IM binnen de NIMP, namelijk;
3
“Een onderzoek naar verbetermaatregelen n.a.v. Information Management
Capability Maturity Model”
Auteur:
Studentnummer:
Onderwijsinstelling: NTI
Opleiding: Business IT & Management
Datum: 20-12-2022
0
,Inhoudsopgave
1. Context.................................................................................................................................................... 1
1.1 Omschrijving organisatie.................................................................................................................... 1
1.2 Aanleiding.......................................................................................................................................... 2
1.3 Weergave huidige situatie XXX.......................................................................................................... 2
2. Vraagstuk................................................................................................................................................. 3
2.1 Kern van het vraagstuk...................................................................................................................... 3
2.2 Gewenste situatie............................................................................................................................... 3
2.3 Doelstelling......................................................................................................................................... 4
2.4 Belang stakeholders........................................................................................................................... 4
3. Scope....................................................................................................................................................... 4
4. Werkwijze................................................................................................................................................ 5
4.1 Stappenplan....................................................................................................................................... 5
4.2 Informatieverzameling........................................................................................................................ 5
4.2.1 Methodologie............................................................................................................................... 6
4.3 Mensen & Geld................................................................................................................................... 6
4.5 Planning............................................................................................................................................. 6
Literatuurlijst Plan van Aanpak.................................................................................................................... 6
Bijlage I Organigram HQ.............................................................................................................................. 7
Bijlage II NATO IM CMM Level Descriptions............................................................................................... 8
Bijlage III Huidige situatie aan de hand van de W-vragen............................................................................8
Bijlage IV Literatuurlijst onderzoek............................................................................................................. 10
Bijlage V Verdieping Methodologie............................................................................................................ 11
Bijlage VI Planning..................................................................................................................................... 13
1. Context
1.1 Omschrijving organisatie
XXX is een van de hoofdkwartieren van de High Readiness Forces van de NATO. XXX is in staat om elke
missie van maximaal 60.000 troepen op korte termijn te leiden. Deze troepen kunnen bestaan uit land-,
zee- en luchtelementen (1 German-Netherlands Corps, 2022).
1
,Voor het jaar 2023 heeft XXX de rol als Land Component Command in het kader van NATO Response
Force (NRF). Deze snelle reactiemacht geeft de NATO de mogelijkheid van een snelle reactie op crises,
waar ook ter wereld. De officiële naam is NATO High Readiness Forces (Land) Headquarters (Ministerie
van Defensie, 2019).
XXX is een organisatie die bestaat uit 3 verschillende eenheden. Headquarters (HQ), Ehd1 en Ehd2.
HQ is onderverdeeld in divisions, branches en sections. De staf van het HQ bestaat uit ruim 400 militairen
en burgers. Het onderzoek richt zich binnen de eenheid HQ. Zie organigram HQ bijlage I.
1.2 Aanleiding
“Het slagveld digitaliseert”, 1 van de uitspraken die tijdens de presentatie van de Defensienota 2022
voorbijkwam (Ministerie van Defensie, 2022). De hoeveelheid data, die continu moet worden verwerkt
neemt enorm toe. Voor de beheersing daarvan ontwikkelen Informatietechnologie (IT) en techniek zich
razendsnel. XXX moet informatie snel en slim verkrijgen, verwerken en verspreiden om gericht te sturen
en zo succesvol te kunnen zijn in moderne conflicten en crises: dat is de kern van informatiegestuurd
optreden. Deze digitale ontwikkelingen hebben ervoor gezorgd dat Informatie Management (IM) binnen
het leger een steeds belangrijke discipline is geworden, dit blijkt nadrukkelijk uit het toenemend belang
van een specifiek IM-meetinstrument: Information Management Capability Maturity Model (IM CMM), ook
wel IM volwassenheidsmodel genoemd. Dit model meet en analyseert het IM-volwassenheidsniveau van
een legeronderdeel, waarbij de huidige norm die verplichtend is gesteld niveau 2 is en NATO in toekomst
streeft naar een volwassenheidsniveau 4 als norm. Zie bijlage II NATO IM CMM Level Descriptions.
Het management XXX is ervan bewust dat IM op dit moment niet voldoet aan de norm die NATO heeft
gesteld. De informatiemanager van XXX vermoedt dan ook dat het huidige niveau onder de 2 of 1 of lager
zit en baseert dit op de vragen die worden gesteld in het meetinstrument, waarbij de informatiemanager
onvoldoende inzicht heeft in de mogelijke oorzaken.
Uit informele gespreken, gevoerd in de vooronderzoekfase, kan ook worden opgemaakt dat gebruikers
niet op een correcte wijze kunnen omgaan met de vernieuwde IM-tools 1. De wijze waarop deze IM-tools
zijn geïmplementeerd heeft ervoor gezorgd dat er veel weerstand zit bij de gebruikers. Dit heeft als
gevolg dat gebruikers niet op de juiste manier kunnen omgaan met informatie.
Binnen dit onderzoek gaat er voor het eerst een meting IM CMM op XXX worden toegepast. XXX wil
graag inzicht in haar huidige volwassenheidsniveau, XXX wil graag inzicht in de oorzaken achter het
achterblijven in haar volwassenheidsniveau als dit zo blijkt te zijn, XXX wil graag inzicht in mogelijke
verbeteropties indien oorzaken kunnen worden achterhaald, XXX wil graag inzicht in de wijze waarop die
verbeteropties zo snel en efficiënt mogelijk kunnen worden geïmplementeerd. Om hier invulling aan te
geven wordt er door de onderzoeker interviews uitgevoerd om oorzaken te achterhalen,
oplossingsrichtingen te verkennen, oplossingen vast te stellen en implementatiemogelijkheden te
formuleren.
1.3 Weergave huidige situatie XXX
Binnen de XXX is er een sectie IM die verantwoordelijk is voor IM binnen de organisatie. Deze sectie
wordt formeel genomen door 3 fte bemand, maar is momenteel onderbezet: 2 fte. De sectie bestaat uit
een informatiemanager, plaatsvervangend informatiemanager (vacant) en een onderofficier die
verantwoordelijk is training en beheer IM-tools. Binnen XXX wordt er onderscheidt gemaakt tussen
operationele IM (oefeningen en missies) en vredebedrijfsvoering IM. Door onderbezetting, priorisering op
voorbereiden oefeningen of missies worden andere belangrijke onderwerpen, net name onderwerpen die
terugkomen in het IM CMM niet behandeld.
1
IM-tools bestaande uit Enterprise Document Management System, Portaal (SharePoint) en Tasker Tracker+
2
, De NATO Information Management Policy (NIMP) legt de basisprincipes vast omtrent IM dat moet
worden toegepast door de NATO-landen en civiele en militaire organen van de NATO. Dit beleid heeft tot
doel de NATO te ondersteunen bij het uitvoeren van haar missie door efficiënt en effectief IM toe te
passen, waardoor besluitvorming mogelijk wordt door het delen van informatie binnen en tussen de
NATO (persoonlijke communicatie, 19 december 2022). De Primary Directive on Information
Management (PDIM) ondersteunt de implementatie van de NIMP. Het beschrijft alle aspecten van IM in
de NATO. Samen met de NIMP vormt deze richtlijn de hoeksteen voor alle IM-gerelateerde richtlijnen,
richtlijnen en normen binnen de NATO (persoonlijke communicatie, 19 december 2022).
Doordat er gewoonweg te weinig capaciteit in bezetting van fte binnen de sectie IM, kan er op dit moment
geen voldoende aandacht worden gegeven aan de drie focusgebieden van IM (en in prioriteit): Mensen,
Processen, Technologie (NATO: People, Process, Technology) en aan de 8 informatiemanagement
principes zoals die zijn geïdentificeerd binnen de NIMP die gekoppeld zijn aan de negen Key
Performance Areas (KPAs) en de bijbehorende Key Performance Indicators (KPI’s). Zie Bijlage III
verdere uitwerking W-vragen.
2. Vraagstuk
2.1 Kern van het vraagstuk
De kern van het vraagstuk is wat er nodig is om te komen tot de gewenste situatie waarin het HQ groeit in
haar volwassenheidsniveau met betrekking tot IM, het personeel van HQ adequaat kunnen omgaan met
informatie en dat het personeel in staat is om op een juiste manier om te kunnen gaan met de IM-tools.
De centrale onderzoeksvraag luidt daarom als volgt:
“Welke maatregelen zijn er nodig binnen de drie focusgebieden: Mensen, Processen en
Technologie, zodat het HQ per 1 augustus 2024 voldoet aan de verplicht gestelde norm niveau 2
binnen het IM CMM?”
De centrale onderzoeksvraag wordt uitgewerkt in de volgende deelvragen;
Theoretisch:
Wat is IM?
Op welke wijze kan IM optimaal worden ingericht volgens de theorie?
Wat kan bijdragen aan een juiste implementatie van veranderingen volgens de theorie om IM
adequaat in te bedden binnen het HQ?
Empirisch:
Wat is het huidige volwassenheidsniveau conform het IM CMM?
Wat zijn de belangrijkste knelpunten die ervoor zorgen dat de norm niveau 2 binnen het IM CMM
niet wordt gehaald?
Wat zijn de belangrijkste knelpunten met betrekking tot het gebruik van de IM-tools?
Welke mogelijke oplossingen zijn er beschikbaar volgens de medewerkers?
Door het onderzoeksonderwerp nader te specificeren met deze deelvragen zal dit bijdragen aan het
oplossen van de centrale onderzoeksvraag (Velde et al., 2018).
2.2 Gewenste situatie
De gewenste situatie is dat XXX voldoet aan de norm die verplichtend is gesteld op niveau 2 door NATO
op het gebied van IM-volwassenheid en dat gebruikers op een juiste manier kunnen omgaan met de IM-
tools zodat het kan voldoen aan de “key objectives” van IM binnen de NIMP, namelijk;
3
