COMMUNICATIE, ORGANISATIE EN VERANDERING – REGEL JIJ HET DRAAGVLAK
Hoofdstuk 1 – De ene verandering is de andere niet
1.1 Reorganisatie
Reorganisatie: het organogram van de organisatie wijzigt. Dit heeft wel of geen gevolgen voor het
aantal medewerkers en de positie die ze innemen in de hark.
Vb. bij een organisatie worden de afdelingen P&O en Facilitaire Zaken samengevoegd. Dit
houdt in dat een van de huidige hoofden verdwijnt en dat een deel van de medewerkers een
andere leidinggevende krijgt.
Communicatie bij een reorganisatie
- Lange tijd onzekerheid
Reorganisatie kent lange tijd van voorbereidingen; gaat lange tijd overheen voordat de
nieuwe indeling helemaal is uitgedacht. Dit zorgt er voor dat medewerkers lang in
onzekerheid zitten.
- Geen participatie bij het besluit
Inspraak door medewerkers is bij een reorganisatie niet aan de orde, misschien kan er wel
inspraak zijn over deelaspecten (de aanpak, toegevoegde waarde samenvoeging, etc.)
- Noodzaak en verwachte opbrengsten vragen continu aandacht
Een reorganisatie haalt veel overhoop en is voor medewerkers niet altijd duidelijk waarom
het gebeurt, dus er moet extra aandacht worden besteed in de communicatie aan de
noodzaak van de reorganisatie en verwachte opbrengst.
- Duidelijkheid over het proces en zichtbaar maken waar we staan
In berichtgeving is het van belang om onzekerheden te reduceren door duidelijkheid te
geven over het proces: tijdpad, stappen en aanpak. Ook als er even iets niet te
communiceren valt.
- Apart officieel informatiekanaal voor berichtgeving en vragen
- Zichtbaar boegbeeld
Iemand die in de organisatie loodst naar de nog vage eindsituatie kan mensen het nodige
vertrouwen geven.
- Ondersteuning management
Je kan het management ondersteunen met het dealen van hun eigen onzekerheid en met het
functioneren als informatiekanaal voor medewerkers.
- Ondersteuning OR
Door middel van communicatiemiddelen informeer je hun achterban.
- Blik vooruit
Als de nieuwe structuur van een organisatie bekend is, is het slim om de nieuwe teams
samen te laten komen en gezamenlijk te laten beslissen hoe de nieuwe afdeling wordt
ingericht en hoe ze samen de veranderambitie gaan waarmaken.
- Van feiten naar beleving
In het begin van de reorganisatie is de aandacht steeds gericht op feiten, in de loop van de
tijd kan de aandacht verschuiven naar de beleving.
1
, - Na de verandering
In de periode na de samenvoeging is het van belang om medewerkers te blijven volgen, de
gevolgen van de verandering zichtbaar te maken en zo mogelijk laten zien wat het heeft
opgeleverd.
Middelen bij reorganisatie
Werkvormen tijdens kennismakingsbijeenkomsten:
- Stel teams samen op basis van kenmerken die niets te maken hebben met het werk
- Kennismakingsquiz
- Speeddate
- Maak een gezamenlijk product
Bijv. doorgeefcamera: ieder team maakt een kort filmpje over de eigen afdeling.
- Yammer
- Facebookpagina (afgeschermde variant)
1.2 Fusie
Fusie: het samengaan van twee of meer bedrijven. Verschil met reorganisatie is dat de
(gevoelsmatige en/of fysieke) afstand meestal groter is en de gevolgen kunnen ingrijpender zijn dan
bij een reorganisatie.
Communicatie bij een fusie
- Betekenis voor medewerkers niet snel duidelijk
De eerste periode is lang vaag voor medewerkers, als communicatieprofessional moet je de
medewerkers op de hoogte houden (zover dat kan) en ook aangeven wanneer die
persoonlijke consequenties wel helder gaan worden.
- Inzicht in proces en urgentie
Omdat de eerste periode lang vaag is, moet je het proces helder schetsen en de reden
waarom er over een fusie wordt gesproken.
- Wat is eigenlijk intern?
Nauwe samenwerking met collega’s van externe communicatie (het toekomstige bedrijf
waarmee je gaat fuseren) is van belang. Medewerkers moeten altijd als eerst worden
ingelicht.
- Geen inspraak op besluit
Bij het besluit van fuseren is geen inspraak. Pas als het helder is welke afdelingen worden
samengevoegd, kunnen medewerkers meedenken over hoe hun nieuwe afdeling zou moeten
opereren.
- Kennismaking
Kennismaking d.m.v. werkvormen.
- Communicatiemedewerkers
De communicatieafdeling wordt ook geraakt door de verandering. Dit moet je duidelijk
communiceren. Het blijkt goed te werken wanneer communicatieafdelingen eerst fuseren.
Middelen bij fusie
- Stel teams samen op basis van kenmerken die niets te maken hebben met het werk.
- Kennismakingsquiz
- Speeddate
2
, - Maak een gezamenlijk product
Bijv. doorgeefcamera: ieder team maakt een kort filmpje over de eigen afdeling.
- Yammer
- Facebookpagina (afgeschermde variant)
1.3 Sanering
Sanering: specifieke vorm van reorganisatie. Gericht op bezuinigingen waarbij zeker ontslagen vallen.
Communicatie bij een sanering
- Lange doorlooptijd betekent vermindering veranderingsbereidheid
Hoe langer een verandering duurt, hoe minder mensen bereid zijn om te veranderen. Je
moet de snelheid in je proces nastreven.
- Traumatisch, dus zorgvuldig
Gevolgen van sanering zijn ingrijpend. Zorgvuldige, respectvolle omgang met ontslagen
medewerkers is cruciaal.
- Samenwerking met externe communicatie
Samenwerking met collega’s van externe communicatie is van belang, met name het
afstemmen van de kernboodschap intern en extern.
- Geen inspraak op besluit
Bij saneringen is er geen ruimte voor inspraak van medewerkers.
- Begrip voor besluit
Begrip voor besluit kweken door berichtgeving en de gesprekken toelichten en benadrukken.
- Draagvlak is niet aan de orde
Als communicatieprofessional ben je er niet om voor draagvlak te zorgen, maar om de
behoefte van begrip bij de medewerkers en het voorkomen van onrust.
- Slechtnieuwsgesprek
Je moet het besluit snel en ondubbelzinnig op tafel leggen.
- Persoonlijke benadering
Met name voor ontslagen medewerkers is het van belang om communicatie persoonlijk te
maken.
- Afronden voordat je vooruit gaat kijken
Plannen van activiteiten gericht op de nieuwe situatie pas na het vertrek van de ontslagen
medewerkers.
- Liever te vroeg
Je kan beter te vroeg dan te laat communiceren, dit draagt bij aan het vertrouwen op lange
termijn.
- Omgaan met onrust
Onrust heeft ook goede kanten: het brengt mensen in beweging, het brengt besef van
urgentie, het bereidt mensen voor op een eventuele negatieve boodschap.
3
Hoofdstuk 1 – De ene verandering is de andere niet
1.1 Reorganisatie
Reorganisatie: het organogram van de organisatie wijzigt. Dit heeft wel of geen gevolgen voor het
aantal medewerkers en de positie die ze innemen in de hark.
Vb. bij een organisatie worden de afdelingen P&O en Facilitaire Zaken samengevoegd. Dit
houdt in dat een van de huidige hoofden verdwijnt en dat een deel van de medewerkers een
andere leidinggevende krijgt.
Communicatie bij een reorganisatie
- Lange tijd onzekerheid
Reorganisatie kent lange tijd van voorbereidingen; gaat lange tijd overheen voordat de
nieuwe indeling helemaal is uitgedacht. Dit zorgt er voor dat medewerkers lang in
onzekerheid zitten.
- Geen participatie bij het besluit
Inspraak door medewerkers is bij een reorganisatie niet aan de orde, misschien kan er wel
inspraak zijn over deelaspecten (de aanpak, toegevoegde waarde samenvoeging, etc.)
- Noodzaak en verwachte opbrengsten vragen continu aandacht
Een reorganisatie haalt veel overhoop en is voor medewerkers niet altijd duidelijk waarom
het gebeurt, dus er moet extra aandacht worden besteed in de communicatie aan de
noodzaak van de reorganisatie en verwachte opbrengst.
- Duidelijkheid over het proces en zichtbaar maken waar we staan
In berichtgeving is het van belang om onzekerheden te reduceren door duidelijkheid te
geven over het proces: tijdpad, stappen en aanpak. Ook als er even iets niet te
communiceren valt.
- Apart officieel informatiekanaal voor berichtgeving en vragen
- Zichtbaar boegbeeld
Iemand die in de organisatie loodst naar de nog vage eindsituatie kan mensen het nodige
vertrouwen geven.
- Ondersteuning management
Je kan het management ondersteunen met het dealen van hun eigen onzekerheid en met het
functioneren als informatiekanaal voor medewerkers.
- Ondersteuning OR
Door middel van communicatiemiddelen informeer je hun achterban.
- Blik vooruit
Als de nieuwe structuur van een organisatie bekend is, is het slim om de nieuwe teams
samen te laten komen en gezamenlijk te laten beslissen hoe de nieuwe afdeling wordt
ingericht en hoe ze samen de veranderambitie gaan waarmaken.
- Van feiten naar beleving
In het begin van de reorganisatie is de aandacht steeds gericht op feiten, in de loop van de
tijd kan de aandacht verschuiven naar de beleving.
1
, - Na de verandering
In de periode na de samenvoeging is het van belang om medewerkers te blijven volgen, de
gevolgen van de verandering zichtbaar te maken en zo mogelijk laten zien wat het heeft
opgeleverd.
Middelen bij reorganisatie
Werkvormen tijdens kennismakingsbijeenkomsten:
- Stel teams samen op basis van kenmerken die niets te maken hebben met het werk
- Kennismakingsquiz
- Speeddate
- Maak een gezamenlijk product
Bijv. doorgeefcamera: ieder team maakt een kort filmpje over de eigen afdeling.
- Yammer
- Facebookpagina (afgeschermde variant)
1.2 Fusie
Fusie: het samengaan van twee of meer bedrijven. Verschil met reorganisatie is dat de
(gevoelsmatige en/of fysieke) afstand meestal groter is en de gevolgen kunnen ingrijpender zijn dan
bij een reorganisatie.
Communicatie bij een fusie
- Betekenis voor medewerkers niet snel duidelijk
De eerste periode is lang vaag voor medewerkers, als communicatieprofessional moet je de
medewerkers op de hoogte houden (zover dat kan) en ook aangeven wanneer die
persoonlijke consequenties wel helder gaan worden.
- Inzicht in proces en urgentie
Omdat de eerste periode lang vaag is, moet je het proces helder schetsen en de reden
waarom er over een fusie wordt gesproken.
- Wat is eigenlijk intern?
Nauwe samenwerking met collega’s van externe communicatie (het toekomstige bedrijf
waarmee je gaat fuseren) is van belang. Medewerkers moeten altijd als eerst worden
ingelicht.
- Geen inspraak op besluit
Bij het besluit van fuseren is geen inspraak. Pas als het helder is welke afdelingen worden
samengevoegd, kunnen medewerkers meedenken over hoe hun nieuwe afdeling zou moeten
opereren.
- Kennismaking
Kennismaking d.m.v. werkvormen.
- Communicatiemedewerkers
De communicatieafdeling wordt ook geraakt door de verandering. Dit moet je duidelijk
communiceren. Het blijkt goed te werken wanneer communicatieafdelingen eerst fuseren.
Middelen bij fusie
- Stel teams samen op basis van kenmerken die niets te maken hebben met het werk.
- Kennismakingsquiz
- Speeddate
2
, - Maak een gezamenlijk product
Bijv. doorgeefcamera: ieder team maakt een kort filmpje over de eigen afdeling.
- Yammer
- Facebookpagina (afgeschermde variant)
1.3 Sanering
Sanering: specifieke vorm van reorganisatie. Gericht op bezuinigingen waarbij zeker ontslagen vallen.
Communicatie bij een sanering
- Lange doorlooptijd betekent vermindering veranderingsbereidheid
Hoe langer een verandering duurt, hoe minder mensen bereid zijn om te veranderen. Je
moet de snelheid in je proces nastreven.
- Traumatisch, dus zorgvuldig
Gevolgen van sanering zijn ingrijpend. Zorgvuldige, respectvolle omgang met ontslagen
medewerkers is cruciaal.
- Samenwerking met externe communicatie
Samenwerking met collega’s van externe communicatie is van belang, met name het
afstemmen van de kernboodschap intern en extern.
- Geen inspraak op besluit
Bij saneringen is er geen ruimte voor inspraak van medewerkers.
- Begrip voor besluit
Begrip voor besluit kweken door berichtgeving en de gesprekken toelichten en benadrukken.
- Draagvlak is niet aan de orde
Als communicatieprofessional ben je er niet om voor draagvlak te zorgen, maar om de
behoefte van begrip bij de medewerkers en het voorkomen van onrust.
- Slechtnieuwsgesprek
Je moet het besluit snel en ondubbelzinnig op tafel leggen.
- Persoonlijke benadering
Met name voor ontslagen medewerkers is het van belang om communicatie persoonlijk te
maken.
- Afronden voordat je vooruit gaat kijken
Plannen van activiteiten gericht op de nieuwe situatie pas na het vertrek van de ontslagen
medewerkers.
- Liever te vroeg
Je kan beter te vroeg dan te laat communiceren, dit draagt bij aan het vertrouwen op lange
termijn.
- Omgaan met onrust
Onrust heeft ook goede kanten: het brengt mensen in beweging, het brengt besef van
urgentie, het bereidt mensen voor op een eventuele negatieve boodschap.
3
