Ofi Tools
Herramientas para su oficina
¿QUÉ ES OPTIMIZAR EL TIEMPO?
Consiste en ordenar y sistematizar los periodos de dedicación de las actividades
cotidianas que realizas frecuentemente.
TÉCNICAS PARA OPTIMIZAR EL TIEMPO
1. Realiza la actividad más difícil en la mañana, cuando tu energía y concentración se
encuentran en su mejor nivel. Aplícate en las tareas más complejas lo antes posible.
Cuanto más las dejes para después, más se te dificultará llevarlas a cabo. Define tus
prioridades y trabaja de lo más a lo menos importante.
2. Piensa en carreras, no en maratones. No estamos diseñados para “estacionarnos” en
un escritorio por ocho horas seguidas y hacer todo el trabajo. Cortos e ininterrumpidos
momentos de concentración son la clave para hacer un buen trabajo. Consigue un
temporizador de cocina o de celular. Prográmalo por 45 ó 60 minutos y no te detengas
hasta que escuches la alarma. Te sorprenderá notar lo que puedes lograr en una hora sin
interrupciones.
3. Sé egoísta. Una vez que hayas priorizado tu lista de pendientes, debes ponerla antes
que las listas de los demás. Cuando eres capaz de terminar tu trabajo, estás en una
mejor posición para ayudar a otros en sus proyectos. Recuerda que tu trabajo debe ir
antes; siempre.
4. Fija fechas. Cuando le pidas algo a alguien, no sólo pídeselo, sino también especifica
cuándo esperas recibirlo. Las cosas tienden a suceder más rápido cuando hay una fecha
límite. Luego, escríbelo en tu calendario.
5. Léelo una vez. Cuando tienes una larga lista de emails, es importante que tengas un
buen sistema para leerlos. Léelos una sola vez y decide qué hacer con esa información, y
luego, hazlo.
6. Agrupa en temas parecidos. Organiza tu semana en días específicos para realizar
ciertas tareas. Por ejemplo, los lunes y los miércoles enfócate en ver clientes y hacer
ventas. Los martes y jueves reserva tiempo para escribir mails y trabajar en
estrategias. La mañana del viernes para trabajar y la tarde para descansar. Saber cómo
luce tu semana desde antes te facilita mentalizarte para cuando llegue el momento.
E-MAIL:
, Ofi Tools
Herramientas para su oficina
7. Enfrenta las situaciones. No intentes adivinar lo que alguien quiso decir en un mail
confuso; sólo ve y pregúntale. Esto te ahorra tiempo, energía y errores. La comunicación
clara y precisa es clave.
8. Delega. Aprende a delegar más tareas. Cuando realmente lo hagas, te darás cuenta de
cómo tu rol y tu trabajo pasarán al siguiente nivel. Conoce qué actividades haces bien
por ti mismo, y delégales a los demás aquellas en las que sientas que no eres muy bueno.
9. Regístralo. Si no puedes entender a dónde se fue tu semana, es momento de que le
eches un vistazo. Registra lo que haces cada hora durante una semana: desde que te
levantas hasta que te duermes. Sólo así podrás encontrar los agujeros en tu calendario
y descubrir si necesitas hacer cambios en tu vida u horarios.
10. Ejercítate. Si tienes mucho trabajo por delante, es común que te olvides de tu cuerpo.
Hacer ejercicio regularmente te ayudará a eliminar toxinas, tener más energía,
aumentar la concentración y dormir mejor.
11. Una cosa a la vez. Algunas veces necesitas disminuir tu velocidad para poder hacer un
mejor trabajo. Al disminuir distracciones y enfocarte en una sola tarea serás más
rápido.
12. Relájate. Nada es tan serio como para que no puedas reírte de eso. Una buena risa al
día es esencial para disminuir tensiones y sí, también para terminar el trabajo. Aunque
sea, ríete de ti mismo.
Ahora bien, veremos un ejercicio para verificar si la información recibida es realmente
correcta…
PASO 1:
Una vez en el puesto de trabajo, se debe hacer un listado de tareas, de preferencia
escrito, a fin de ir tachando las tareas que se culminan, de manera diaria o semanal (puede
ser una agenda). La manera como se lleve, bien sea diario o semanal dependerá de la
cantidad de trabajo que se tenga asignado. A continuación se registran las siguientes tareas
comunes, para llevarlas a cabo, aplicando las técnicas estudiadas. Ejemplo:
Transcripción de memo
Llamar por teléfono al Cliente tal…
E-MAIL:
Herramientas para su oficina
¿QUÉ ES OPTIMIZAR EL TIEMPO?
Consiste en ordenar y sistematizar los periodos de dedicación de las actividades
cotidianas que realizas frecuentemente.
TÉCNICAS PARA OPTIMIZAR EL TIEMPO
1. Realiza la actividad más difícil en la mañana, cuando tu energía y concentración se
encuentran en su mejor nivel. Aplícate en las tareas más complejas lo antes posible.
Cuanto más las dejes para después, más se te dificultará llevarlas a cabo. Define tus
prioridades y trabaja de lo más a lo menos importante.
2. Piensa en carreras, no en maratones. No estamos diseñados para “estacionarnos” en
un escritorio por ocho horas seguidas y hacer todo el trabajo. Cortos e ininterrumpidos
momentos de concentración son la clave para hacer un buen trabajo. Consigue un
temporizador de cocina o de celular. Prográmalo por 45 ó 60 minutos y no te detengas
hasta que escuches la alarma. Te sorprenderá notar lo que puedes lograr en una hora sin
interrupciones.
3. Sé egoísta. Una vez que hayas priorizado tu lista de pendientes, debes ponerla antes
que las listas de los demás. Cuando eres capaz de terminar tu trabajo, estás en una
mejor posición para ayudar a otros en sus proyectos. Recuerda que tu trabajo debe ir
antes; siempre.
4. Fija fechas. Cuando le pidas algo a alguien, no sólo pídeselo, sino también especifica
cuándo esperas recibirlo. Las cosas tienden a suceder más rápido cuando hay una fecha
límite. Luego, escríbelo en tu calendario.
5. Léelo una vez. Cuando tienes una larga lista de emails, es importante que tengas un
buen sistema para leerlos. Léelos una sola vez y decide qué hacer con esa información, y
luego, hazlo.
6. Agrupa en temas parecidos. Organiza tu semana en días específicos para realizar
ciertas tareas. Por ejemplo, los lunes y los miércoles enfócate en ver clientes y hacer
ventas. Los martes y jueves reserva tiempo para escribir mails y trabajar en
estrategias. La mañana del viernes para trabajar y la tarde para descansar. Saber cómo
luce tu semana desde antes te facilita mentalizarte para cuando llegue el momento.
E-MAIL:
, Ofi Tools
Herramientas para su oficina
7. Enfrenta las situaciones. No intentes adivinar lo que alguien quiso decir en un mail
confuso; sólo ve y pregúntale. Esto te ahorra tiempo, energía y errores. La comunicación
clara y precisa es clave.
8. Delega. Aprende a delegar más tareas. Cuando realmente lo hagas, te darás cuenta de
cómo tu rol y tu trabajo pasarán al siguiente nivel. Conoce qué actividades haces bien
por ti mismo, y delégales a los demás aquellas en las que sientas que no eres muy bueno.
9. Regístralo. Si no puedes entender a dónde se fue tu semana, es momento de que le
eches un vistazo. Registra lo que haces cada hora durante una semana: desde que te
levantas hasta que te duermes. Sólo así podrás encontrar los agujeros en tu calendario
y descubrir si necesitas hacer cambios en tu vida u horarios.
10. Ejercítate. Si tienes mucho trabajo por delante, es común que te olvides de tu cuerpo.
Hacer ejercicio regularmente te ayudará a eliminar toxinas, tener más energía,
aumentar la concentración y dormir mejor.
11. Una cosa a la vez. Algunas veces necesitas disminuir tu velocidad para poder hacer un
mejor trabajo. Al disminuir distracciones y enfocarte en una sola tarea serás más
rápido.
12. Relájate. Nada es tan serio como para que no puedas reírte de eso. Una buena risa al
día es esencial para disminuir tensiones y sí, también para terminar el trabajo. Aunque
sea, ríete de ti mismo.
Ahora bien, veremos un ejercicio para verificar si la información recibida es realmente
correcta…
PASO 1:
Una vez en el puesto de trabajo, se debe hacer un listado de tareas, de preferencia
escrito, a fin de ir tachando las tareas que se culminan, de manera diaria o semanal (puede
ser una agenda). La manera como se lleve, bien sea diario o semanal dependerá de la
cantidad de trabajo que se tenga asignado. A continuación se registran las siguientes tareas
comunes, para llevarlas a cabo, aplicando las técnicas estudiadas. Ejemplo:
Transcripción de memo
Llamar por teléfono al Cliente tal…
E-MAIL:
