Samenvatting ICAIS
Week 1
Kern hoofdstuk 1
Organisatie
Een samenwerkingsverband van mensen waar door inzet van middelen (input) een prestatie (output)
wordt bereikt met als doel het bereiken van doelstellingen.
Soorten input:
- Geld; nodig om voort te kunnen bestaan
- Goederen; nodig om output te kunnen leveren.
- Mensen; zonder mensen geen sprake van een organisatie.
Kapitaalintensief bedrijf met relatief weinig medewerkers
Arbeidsintensief arbeid centraal
- Informatie; nodig zodat mensen hun werk kunnen doen
Agency theorie
Wanneer de principaal aan de agent vraagt of hij iets wilt verantwoorden, dan weet de principaal
niet of de agent zijn best doet en of hij de goede dingen doet (Hidden action), maar ook weet hij niet
of de agent wel de waarheid verteld (Hidden information). Dit gebeurt vaak doordat de principaal te
weinig informatie heeft en de agent veel meer.
- Informatiesymmetrie agent heeft een informatievoorsprong. Hierdoor heeft de principaal
een behoefte aan controle, door bijvoorbeeld een accountant.
Typologie van Starreveld Blz. 43 AO
- Typologie soort bedrijf waarover het gaat. (handelsbedrijven, productiebedrijven etc.)
bepaalt in hoofdlijnen de aanwezige processen en de steunpunten binnen de AO
Totstandkoming begroting externe en interne ontwikkelingen meerjarenplan jaarplan
begroting vaststellen
Besturing van de organisatie
Hoe wordt een organisatie bestuurd en welke informatie is hierbij nodig?
1. Strategie:
- Missie
De reden waarom een organisatie bestaat.
Primaire doel waarop de activiteiten zijn gericht.
Kernwaarden
Wijze waarop de organisatie verwacht de concurrentie aan te gaan
Hoe zij de klanten waarde bieden.
- Visie: welke richting de organisatie op wil gaan. Motiverend zijn voor de werknemers. (Missie
wordt vertaald in een visie)
- Strategie: strategische uitgangspunten, hoe de missie en visie bereikt moet worden.
2. Doelen en plannen:
Het vertalen van de strategie naar doelen en plannen. SMART
,3. Budget:
Het vertalen van plannen in geld. Hierin in financieel beschreven wat het bedrijf het
komende jaar moet bereiken. tactisch niveau (Middenmanagement).
4. Planning:
Het hele proces vooraf bepalen van de doelstellingen en hoe die te bereiken en vervolgens
het bewaken van de realisatie van de doelstellingen. Planning & control
5. Uitvoering:
Dagelijkse activiteiten mensen met behulp van input een zekere gewenste output
produceren. Hierna kan er weer een nieuwe doelstelling worden opgesteld.
operationele informatie; concrete informatie binnen het bedrijf.
6. Meten en registreren:
Het meten van de input, output en welke resultaten er bereikt zijn veel informatie
Hiermee kun je bijsturen waarbij nodig, verantwoording afleggen, samenvatten of de
strategie gerealiseerd is en of het budget gehaald is.
- Kritische succesfactoren zonder die belangrijke informatie kan een organisatie niet
functioneren en bestuurd worden.
7. Control en verantwoording:
Confrontatie van de werkelijkheid met de plannen, dit kan leiden tot bijsturing.
- Besturing op 3 niveaus:
Operationeel: de uitvoering loopt niet goed.
Tactisch: het budget wordt niet gehaald (omzet) of overschreden (kosten).
Strategisch: de strategische doelstellingen worden niet behaald.
Verantwoording werkelijkheid met de plannen vergelijken.
- IST-situatie: huidige situatie
- SOLL-situatie: gewenste situatie
Dit wordt gedaan door het toezichthoudend orgaan, toezicht op de organisatie.
Tactische en strategische informatie samengevatte informatie
Geaggregeerde informatie totale omzet, totale productie enz.
Kritische succesfactoren zonder deze informatie kan de organisatie niet functioneren en
bestuurd worden.
Gegeven beschrijving van een feit.
,Informatieverzorging
Verzamelen van gegevens bewerken/verwerken gegevens informatie verstrekken
- Strategisch topmanagement, informatie over de markt, concurrentie, technologische
ontwikkelen (vaak externe informatie)
- Tactisch Middenmanagement, informatie over behaalde doelstellingen, omzet vs budget
(interne informatie)
- Operationeel Uitvoerend management, informatie over voorraad, klanttevredenheid,
lopende orders, productieproces (interne informatie)
Proces informatieverzorging: Functie informatiebehoefte gegevens verzamelen en vastleggen
gegevens verwerken informatie verstrekken
Kwaliteitseisen:
- Begrijpelijkheid: bruikbaarheid
- Relevantie: effectiviteit en tijdigheid
- Betrouwbaarheid: juistheid en volledigheid controleerbaarheid
Informatieverzorging: flexibiliteit, continuïteit, betrouwbaarheid en privacy.
ERP-systeem:
Dit is een geautomatiseerd informatiesysteem. Met dit systeem worden er gegevens verzameld,
vastgelegd, verwerkt en verstrekt. Door dit systeem werd het mogelijk om de informatieverzorging
van de organisatie geïntegreerd aan te pakken één systeem in de organisatie.
Eilandautomatisering Elke afdeling een eigen systeem, die worden verbonden door middel van
bruggen. Bijvoorbeeld: inkoopsysteem, verkoopsysteem, productiesysteem etc.
Kern hoofdstuk 2.1+2.2
Wat is administratieve organisatie
Het systematisch verzamelen, vastleggen, en verwerken van gegevens ten behoeve van het
verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie
en ten behoeve van de verantwoording die daarvoor moet worden afgelegd.
(systeem moet waterdicht zijn)
De maatregelen die nodig zijn om het gegevensverwerkend proces zodanig op te zetten dat de
medewerkers in de organisatie die informatie krijgen om de taken te kunnen uitvoeren, om leiding te
kunnen geven en verantwoording af te leggen.
Interne controle: een belangrijk onderdeel, omdat de kwaliteitseisen van informatie van groot belang
zijn. Of de informatie wel aan de kwaliteitseisen voldoen. maatregelen binnen de AO
Waaruit bestaat een administratieve organisatie
Randvoorwaarden
- Functiescheiding: beschikken, bewaren, uitvoeren, registreren en controleren.
Beschikkende functie: beslist over activa van de organisatie (inkoper)
Bewarende functie: (magazijnmeester) mag bij goederen komen, maar niks doen.
Registrerende functie: beschikkende en bewarende samen informatie doorgeven.
Controlerende functie: Controleren of de gegevens kloppen. (administratie)
Uitvoerende functie: voert activiteiten uit die niet tot één van de andere functies
behoren. (caissière winkel)
- Autorisatie: vereiste goedkeuring van een medewerker hoger in de organisatie.
- Automatisering: zonder kan de organisatie niet functioneren.
, - Begroting: zijn gebaseerd op de doelstellingen van de organisatie en de daarvan afgeleide
meerjarenplannen. verwachting, financiële vertaling van de plannen in de toekomst.
- Richtlijnen: waar men zich aan moet houden bij het uitvoeren van de procedures.
Processen
- Wie? (functiescheiding)
- Doet wat? (concrete handeling)
- Waarmee? (informatie)
- Welke administratieve vastlegging volgt daaruit?
IST huidige situatie
SOLL gewenste situatie
Goederenbeweging
Beginvoorraad + inkoop -/- eindvoorraad producten = verkochte producten
waarde sprong = vaste percentage. (inkoopwaarde en verkoopwaarde)
Geldbeweging
Aantal verkocht x verkoopprijs = opbrengst verkopen
AO richt zich op Onbewuste en bewuste fouten Fraude
AO kijkt bij processen vooral of de informatie betrouwbaar is.
Voorbeelden AO-risico’s
1. Risico ten onrechte korting verstrekt (verkoper)
- Preventieve controlemaatregelen: (Vooraf)
Functiescheiding verkoop en administratie (soms directieniveau)
Richtlijnen voor het verstrekken van kortingen
- Repressieve controlemaatregelen: (Achteraf)
Rapportage en analyse op verstrekte kortingen
2. Risico Goederen geleverd die niet verkocht zijn
- Preventieve controlemaatregelen: (Vooraf)
Functiescheiding tussen verkoop en magazijn
Magazijn mag alleen leveren op basis van order
- Repressieve controlemaatregelen: (Achteraf)
Magazijn kan alleen voorraad afboeken op basis van orders
Inventarisatie (vaststellen hoeveel er nog is)
Enkele verbands-controles
- Geleverde producten x verkoopprijs = gefactureerde orders = omzet = toename debiteuren
- Afgifte magazijn (verrekenprijs) = afname voorraden = kostprijs omzet
- Beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad = kostprijs omzet
- Beginsaldo debiteuren + verkopen – eindsaldo = ontvangsten van debiteuren
- Afname debiteuren = toename bank
BETA-formules (verbanden)
- Goederen: Beginvoorraad + inkoop – eindvoorraad = verkoop
- Debiteuren: Beginsaldo + verkoop – eindsaldo = ontvangsten
- Geld: Beginsaldo + ontvangsten – eindsaldo = uitgaven
Week 1
Kern hoofdstuk 1
Organisatie
Een samenwerkingsverband van mensen waar door inzet van middelen (input) een prestatie (output)
wordt bereikt met als doel het bereiken van doelstellingen.
Soorten input:
- Geld; nodig om voort te kunnen bestaan
- Goederen; nodig om output te kunnen leveren.
- Mensen; zonder mensen geen sprake van een organisatie.
Kapitaalintensief bedrijf met relatief weinig medewerkers
Arbeidsintensief arbeid centraal
- Informatie; nodig zodat mensen hun werk kunnen doen
Agency theorie
Wanneer de principaal aan de agent vraagt of hij iets wilt verantwoorden, dan weet de principaal
niet of de agent zijn best doet en of hij de goede dingen doet (Hidden action), maar ook weet hij niet
of de agent wel de waarheid verteld (Hidden information). Dit gebeurt vaak doordat de principaal te
weinig informatie heeft en de agent veel meer.
- Informatiesymmetrie agent heeft een informatievoorsprong. Hierdoor heeft de principaal
een behoefte aan controle, door bijvoorbeeld een accountant.
Typologie van Starreveld Blz. 43 AO
- Typologie soort bedrijf waarover het gaat. (handelsbedrijven, productiebedrijven etc.)
bepaalt in hoofdlijnen de aanwezige processen en de steunpunten binnen de AO
Totstandkoming begroting externe en interne ontwikkelingen meerjarenplan jaarplan
begroting vaststellen
Besturing van de organisatie
Hoe wordt een organisatie bestuurd en welke informatie is hierbij nodig?
1. Strategie:
- Missie
De reden waarom een organisatie bestaat.
Primaire doel waarop de activiteiten zijn gericht.
Kernwaarden
Wijze waarop de organisatie verwacht de concurrentie aan te gaan
Hoe zij de klanten waarde bieden.
- Visie: welke richting de organisatie op wil gaan. Motiverend zijn voor de werknemers. (Missie
wordt vertaald in een visie)
- Strategie: strategische uitgangspunten, hoe de missie en visie bereikt moet worden.
2. Doelen en plannen:
Het vertalen van de strategie naar doelen en plannen. SMART
,3. Budget:
Het vertalen van plannen in geld. Hierin in financieel beschreven wat het bedrijf het
komende jaar moet bereiken. tactisch niveau (Middenmanagement).
4. Planning:
Het hele proces vooraf bepalen van de doelstellingen en hoe die te bereiken en vervolgens
het bewaken van de realisatie van de doelstellingen. Planning & control
5. Uitvoering:
Dagelijkse activiteiten mensen met behulp van input een zekere gewenste output
produceren. Hierna kan er weer een nieuwe doelstelling worden opgesteld.
operationele informatie; concrete informatie binnen het bedrijf.
6. Meten en registreren:
Het meten van de input, output en welke resultaten er bereikt zijn veel informatie
Hiermee kun je bijsturen waarbij nodig, verantwoording afleggen, samenvatten of de
strategie gerealiseerd is en of het budget gehaald is.
- Kritische succesfactoren zonder die belangrijke informatie kan een organisatie niet
functioneren en bestuurd worden.
7. Control en verantwoording:
Confrontatie van de werkelijkheid met de plannen, dit kan leiden tot bijsturing.
- Besturing op 3 niveaus:
Operationeel: de uitvoering loopt niet goed.
Tactisch: het budget wordt niet gehaald (omzet) of overschreden (kosten).
Strategisch: de strategische doelstellingen worden niet behaald.
Verantwoording werkelijkheid met de plannen vergelijken.
- IST-situatie: huidige situatie
- SOLL-situatie: gewenste situatie
Dit wordt gedaan door het toezichthoudend orgaan, toezicht op de organisatie.
Tactische en strategische informatie samengevatte informatie
Geaggregeerde informatie totale omzet, totale productie enz.
Kritische succesfactoren zonder deze informatie kan de organisatie niet functioneren en
bestuurd worden.
Gegeven beschrijving van een feit.
,Informatieverzorging
Verzamelen van gegevens bewerken/verwerken gegevens informatie verstrekken
- Strategisch topmanagement, informatie over de markt, concurrentie, technologische
ontwikkelen (vaak externe informatie)
- Tactisch Middenmanagement, informatie over behaalde doelstellingen, omzet vs budget
(interne informatie)
- Operationeel Uitvoerend management, informatie over voorraad, klanttevredenheid,
lopende orders, productieproces (interne informatie)
Proces informatieverzorging: Functie informatiebehoefte gegevens verzamelen en vastleggen
gegevens verwerken informatie verstrekken
Kwaliteitseisen:
- Begrijpelijkheid: bruikbaarheid
- Relevantie: effectiviteit en tijdigheid
- Betrouwbaarheid: juistheid en volledigheid controleerbaarheid
Informatieverzorging: flexibiliteit, continuïteit, betrouwbaarheid en privacy.
ERP-systeem:
Dit is een geautomatiseerd informatiesysteem. Met dit systeem worden er gegevens verzameld,
vastgelegd, verwerkt en verstrekt. Door dit systeem werd het mogelijk om de informatieverzorging
van de organisatie geïntegreerd aan te pakken één systeem in de organisatie.
Eilandautomatisering Elke afdeling een eigen systeem, die worden verbonden door middel van
bruggen. Bijvoorbeeld: inkoopsysteem, verkoopsysteem, productiesysteem etc.
Kern hoofdstuk 2.1+2.2
Wat is administratieve organisatie
Het systematisch verzamelen, vastleggen, en verwerken van gegevens ten behoeve van het
verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie
en ten behoeve van de verantwoording die daarvoor moet worden afgelegd.
(systeem moet waterdicht zijn)
De maatregelen die nodig zijn om het gegevensverwerkend proces zodanig op te zetten dat de
medewerkers in de organisatie die informatie krijgen om de taken te kunnen uitvoeren, om leiding te
kunnen geven en verantwoording af te leggen.
Interne controle: een belangrijk onderdeel, omdat de kwaliteitseisen van informatie van groot belang
zijn. Of de informatie wel aan de kwaliteitseisen voldoen. maatregelen binnen de AO
Waaruit bestaat een administratieve organisatie
Randvoorwaarden
- Functiescheiding: beschikken, bewaren, uitvoeren, registreren en controleren.
Beschikkende functie: beslist over activa van de organisatie (inkoper)
Bewarende functie: (magazijnmeester) mag bij goederen komen, maar niks doen.
Registrerende functie: beschikkende en bewarende samen informatie doorgeven.
Controlerende functie: Controleren of de gegevens kloppen. (administratie)
Uitvoerende functie: voert activiteiten uit die niet tot één van de andere functies
behoren. (caissière winkel)
- Autorisatie: vereiste goedkeuring van een medewerker hoger in de organisatie.
- Automatisering: zonder kan de organisatie niet functioneren.
, - Begroting: zijn gebaseerd op de doelstellingen van de organisatie en de daarvan afgeleide
meerjarenplannen. verwachting, financiële vertaling van de plannen in de toekomst.
- Richtlijnen: waar men zich aan moet houden bij het uitvoeren van de procedures.
Processen
- Wie? (functiescheiding)
- Doet wat? (concrete handeling)
- Waarmee? (informatie)
- Welke administratieve vastlegging volgt daaruit?
IST huidige situatie
SOLL gewenste situatie
Goederenbeweging
Beginvoorraad + inkoop -/- eindvoorraad producten = verkochte producten
waarde sprong = vaste percentage. (inkoopwaarde en verkoopwaarde)
Geldbeweging
Aantal verkocht x verkoopprijs = opbrengst verkopen
AO richt zich op Onbewuste en bewuste fouten Fraude
AO kijkt bij processen vooral of de informatie betrouwbaar is.
Voorbeelden AO-risico’s
1. Risico ten onrechte korting verstrekt (verkoper)
- Preventieve controlemaatregelen: (Vooraf)
Functiescheiding verkoop en administratie (soms directieniveau)
Richtlijnen voor het verstrekken van kortingen
- Repressieve controlemaatregelen: (Achteraf)
Rapportage en analyse op verstrekte kortingen
2. Risico Goederen geleverd die niet verkocht zijn
- Preventieve controlemaatregelen: (Vooraf)
Functiescheiding tussen verkoop en magazijn
Magazijn mag alleen leveren op basis van order
- Repressieve controlemaatregelen: (Achteraf)
Magazijn kan alleen voorraad afboeken op basis van orders
Inventarisatie (vaststellen hoeveel er nog is)
Enkele verbands-controles
- Geleverde producten x verkoopprijs = gefactureerde orders = omzet = toename debiteuren
- Afgifte magazijn (verrekenprijs) = afname voorraden = kostprijs omzet
- Beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad = kostprijs omzet
- Beginsaldo debiteuren + verkopen – eindsaldo = ontvangsten van debiteuren
- Afname debiteuren = toename bank
BETA-formules (verbanden)
- Goederen: Beginvoorraad + inkoop – eindvoorraad = verkoop
- Debiteuren: Beginsaldo + verkoop – eindsaldo = ontvangsten
- Geld: Beginsaldo + ontvangsten – eindsaldo = uitgaven
