Rapporteren in de hulp- en dienstverlening
Hoofdstuk 1 – rapportage als middel in sociaal werk
Het rapporteren lijkt soms een doel op zich, maar het is in elk geval een middel dat veel doelen dient.
Allereerst omdat je cliëntgegevens wilt vastleggen, omdat je verslagen wilt bijhouden van de
cliëntcontacten, de plannen en afspraken wilt bijhouden en omdat je je werkwijze wilt
verantwoorden tegenover je leidinggevende en de subsidiegever.
1.1 De rol van rapportage in het werkproces
De cliënt heeft recht op inzage in de rapportage waarvan hij of zij het onderwerp is. Dat maakt dat de
rapportschrijver met grote zorg zal formuleren. Daarnaast wil de hulpverlener de cliënt natuurlijk zo
veel mogelijk betrekken bij het hulpverleningsproces, hen vooral te helpen zoeken naar hun eigen
probleemoplossend vermogen, hun eigen draagkracht en dat van hun sociale netwerk. De sociaal
werker zal steeds vaker rapporteren in samenspraak met de cliënt. Ook moet het voor de cliënt
‘leesbaar’ zijn. Het spreekt voor zich dat dit soms een spanningsveld met zich meebrengt: het valt
niet mee om te schrijven in de taal van de cliënt en toch ook in bepaalde rapportages probleem
overstijgend te schrijven. We bespreken kort ‘het cyclische werkproces’ en de rol van rapporteren in
elke fase.
1. (Hernieuwd) contact leggen met de cliënt; er is een moment waarop je contact aan gaat met
de cliënt, er is namelijk een hulpvraag of -behoefte vanaf zijn kant. Dit is de aanleiding van
het gesprek.
2. Situatie verkennen; samen met de cliënt zal je de situatie bespreken en waarom er contact is
gelegd. Probeer dit altijd zo feitelijk mogen te beschrijven. Ook als dit een situatie is die
vooral door de cliënt zo ervaren wordt, is het belangrijk om heel duidelijk te zijn over het feit
dat het de beleving van de cliënt is.
3. Situatie afwegen; de waarde die de cliënt toekent aan de situatie bepaalt mede in hoeverre
verandering wenselijk is. Beschrijf hoe de cliënt hierin staat. Blijf telkens bij zijn beschrijving
en waardeoordeel en houd helder wat jouw observaties en interpretaties zijn.
4. Wensen en oplossingen verzamelen; blijf dicht bij de cliënt en zijn wensen/oplossingen en
mogelijkheden die hij ziet.
5. Uitvoeren en bijstellen plannen en acties; kijk met de cliënt naar haalbare stappen om
dichter bij de probleemoplossing te komen. Formuleer acties en doelen in respectievelijke
concrete handelingen en gewenste resultaten. Leg vast wie welke actie gaat ondernemen.
6. Evalueren en/of afsluiten; leg vast wat de resultaten zijn van het gesprek en/of van het
hulpverleningsproces. Geef duidelijk aan hoe de cliënt het ervaart. Zorg ervoor dat je je eigen
conclusie goed gescheiden houdt van hoe de cliënt het ervaren heeft.
In dit boek gaan we ervan uit dat je notities maakt van de gesprekken met de cliënt en dat je daarbij
deze fasen in het proces aan de orde laat komen. In interne rapportage zul je telkens deze
subthema’s aan de orde laten komen. Deze verslagen zul je nodig hebben bij externe rapporten. Het
rapporteren lijkt zo een doel op zich, maar het is een middel in het cyclische werkproces van het
sociaal werk. Elke vorm van rapportage heeft een concrete bedoeling, een duidelijke boodschap en
een specifieke lezer. Per rapportagedoel en -ontvanger zijn er verschillende soorten rapporten die
veel voorkomen in het sociaal werk. Die bespreken we hierna.
1.2 Interne rapportage
We spreken van interne rapportage wanneer rapporten alleen gebruikt worden binnen de instelling
waar je werkt. Meestal gaat het om gespreksverslagen, dag-, voortgangs-, toetsings-, of
overdrachtsrapportages en behandelplannen. Het is heel belangrijk om duidelijk te zijn in je
rapporten, bijvoorbeeld voor overname van een cliënt.
Hoofdstuk 1 – rapportage als middel in sociaal werk
Het rapporteren lijkt soms een doel op zich, maar het is in elk geval een middel dat veel doelen dient.
Allereerst omdat je cliëntgegevens wilt vastleggen, omdat je verslagen wilt bijhouden van de
cliëntcontacten, de plannen en afspraken wilt bijhouden en omdat je je werkwijze wilt
verantwoorden tegenover je leidinggevende en de subsidiegever.
1.1 De rol van rapportage in het werkproces
De cliënt heeft recht op inzage in de rapportage waarvan hij of zij het onderwerp is. Dat maakt dat de
rapportschrijver met grote zorg zal formuleren. Daarnaast wil de hulpverlener de cliënt natuurlijk zo
veel mogelijk betrekken bij het hulpverleningsproces, hen vooral te helpen zoeken naar hun eigen
probleemoplossend vermogen, hun eigen draagkracht en dat van hun sociale netwerk. De sociaal
werker zal steeds vaker rapporteren in samenspraak met de cliënt. Ook moet het voor de cliënt
‘leesbaar’ zijn. Het spreekt voor zich dat dit soms een spanningsveld met zich meebrengt: het valt
niet mee om te schrijven in de taal van de cliënt en toch ook in bepaalde rapportages probleem
overstijgend te schrijven. We bespreken kort ‘het cyclische werkproces’ en de rol van rapporteren in
elke fase.
1. (Hernieuwd) contact leggen met de cliënt; er is een moment waarop je contact aan gaat met
de cliënt, er is namelijk een hulpvraag of -behoefte vanaf zijn kant. Dit is de aanleiding van
het gesprek.
2. Situatie verkennen; samen met de cliënt zal je de situatie bespreken en waarom er contact is
gelegd. Probeer dit altijd zo feitelijk mogen te beschrijven. Ook als dit een situatie is die
vooral door de cliënt zo ervaren wordt, is het belangrijk om heel duidelijk te zijn over het feit
dat het de beleving van de cliënt is.
3. Situatie afwegen; de waarde die de cliënt toekent aan de situatie bepaalt mede in hoeverre
verandering wenselijk is. Beschrijf hoe de cliënt hierin staat. Blijf telkens bij zijn beschrijving
en waardeoordeel en houd helder wat jouw observaties en interpretaties zijn.
4. Wensen en oplossingen verzamelen; blijf dicht bij de cliënt en zijn wensen/oplossingen en
mogelijkheden die hij ziet.
5. Uitvoeren en bijstellen plannen en acties; kijk met de cliënt naar haalbare stappen om
dichter bij de probleemoplossing te komen. Formuleer acties en doelen in respectievelijke
concrete handelingen en gewenste resultaten. Leg vast wie welke actie gaat ondernemen.
6. Evalueren en/of afsluiten; leg vast wat de resultaten zijn van het gesprek en/of van het
hulpverleningsproces. Geef duidelijk aan hoe de cliënt het ervaart. Zorg ervoor dat je je eigen
conclusie goed gescheiden houdt van hoe de cliënt het ervaren heeft.
In dit boek gaan we ervan uit dat je notities maakt van de gesprekken met de cliënt en dat je daarbij
deze fasen in het proces aan de orde laat komen. In interne rapportage zul je telkens deze
subthema’s aan de orde laten komen. Deze verslagen zul je nodig hebben bij externe rapporten. Het
rapporteren lijkt zo een doel op zich, maar het is een middel in het cyclische werkproces van het
sociaal werk. Elke vorm van rapportage heeft een concrete bedoeling, een duidelijke boodschap en
een specifieke lezer. Per rapportagedoel en -ontvanger zijn er verschillende soorten rapporten die
veel voorkomen in het sociaal werk. Die bespreken we hierna.
1.2 Interne rapportage
We spreken van interne rapportage wanneer rapporten alleen gebruikt worden binnen de instelling
waar je werkt. Meestal gaat het om gespreksverslagen, dag-, voortgangs-, toetsings-, of
overdrachtsrapportages en behandelplannen. Het is heel belangrijk om duidelijk te zijn in je
rapporten, bijvoorbeeld voor overname van een cliënt.
