Beginselen van de administratieve organisatie
Hoofdstuk 1
1.1 Organisatie en bedrijfsprocessen
Een primair proces van een organisatie beschrijft altijd de kernactiviteiten van een organisatie. Dit kan
een goederenproces binnen een winkel of een productiebedrijf zijn.
1.2 Ontwikkeling in organisaties
Er zijn een aantal ontwikkelingen waar bijna elke organisatie te maken krijgt, omdat deze hun markt
beïnvloeden. Het gaat om de volgende ontwikkelingen:
1. globalisering
2. IT-ontwikkelingen
3. samenwerking in de keten
4. organisatieontwikkelingen
Globalisering
De term globalisering betekent dat landsgrenzen voor markten open zijn of worden gemaakt.
Afstanden in de wereld worden steeds kleiner. Globalisering leidt ertoe dat er voldaan moet worden
aan allerlei regels en wetten van diverse landen. Landen waar de productie plaatsvind, landen waar
het transport doorheen gaat en landen waar de consumentenmarkt is. De globalisering werkt ook
concurrentie verhogend, waardoor bedrijfsprocessen en hun prestaties steeds effectiever en
efficiënter moeten plaatsvinden.
IT-ontwikkelingen
Door de grote ontwikkelingen van het internet, zijn er steeds meer onlinewinkels bijgekomen. Naast
deze onlinewinkels zijn er steeds meer bedrijven die het internet gebruiken ter ondersteuning van
hun interne bedrijfsprocessen (vooral via beveiligde browsertechnologie). Medewerkers kunnen dan
vanuit verschillende werkplekken, binnen of buiten het bedrijf, gebruikmaken van hun programma’s
en data.
Samenwerking in de keten
Een keten van bedrijven is een reeks bedrijven die achtereenvolgens een bijdrage leveren aan een
consumentenproduct. Het voordeel van samenwerking in de keten is dat de kwaliteitsbewaking van
de producten op elkaar kan worden afgestemd en daarmee verhoogd en dat de voorraden in de
keten goed op elkaar kunnen worden afgestemd, met minder kosten als gevolg. Zeker bij houdbare
producten is dit een belangrijke reden voor de samenwerking. We noemen een keten van bedrijven
ook wel een bedrijfskolom.
Er zijn verschillende redenen voor bedrijven om in de keten te samenwerken zoals:
inkoopvoordelen
snelheid van levering aan klanten
kwaliteitsverbeteringen
gezamenlijke innovaties
kostenreductie
voorraadreductie
verbreding van markten
,organisatieontwikkelingen
door de concurrentiedruk zijn bedrijven en instellingen voortdurend bezig hun kosten te reduceren
en hun bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren. Naast dit kostenbewustzijn en de
concurrentiedruk op de markt is er ook een druk vanuit de arbeidsmarkt. Werknemers zijn steeds
hoger opgeleid en willen meer verantwoordelijkheden binnen het bedrijf.
1.3 Typologie van organisaties
Een typologie is een indelingsmethode waarbij bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden
onderverdeeld in vergelijkbare bedrijven of organisaties. De typologie van Starreveld kent een
hoofdindeling in twee categorieën, namelijk een onderscheid waarin organisaties werken binnen een
markt of niet werken binnen een markt. (blz. 21 schema).
1.4 Het PBI-model
Het PBI-model wordt ook wel het Proces-Beheersing-Informatie model genoemd. Kort benoemd gaat
het bij administratieve organisaties over het goed laten verlopen van processen of bedrijfsprocessen,
zodat de risico’s die je als organisatie loopt zo goed mogelijk worden afgedicht door maatregelen in
het procesontwerp. Het PBI-model staat voor:
P: Bedrijfsprocessen en hun organisaties
B: Beheersing van processen, administratieve organisatie
I: Informatievoorziening en ICT
Hoofstuk 2
2.1 Bedrijfsprocessen bekeken
-
2.2 Functionele bedrijfsprocessen
Op basis van de waardeketenmodel van Porter geven we een algemene beschrijving van de primaire
en secundaire bedrijfsprocessen van een productiebedrijf. Allereerst maakt Porter onderscheid
tussen primaire en secundaire processen, die in totaal uit negen generieke bedrijfsprocessen bestaan.
Primaire processen geven invulling aan het bestaansrecht van een organisatie: ze zorgen ervoor dat
een organisatie kan doen waarvoor ze is opgericht.
De primaire processen bij Porter zijn:
1. Inkomende logistiek
2. Operatie of uitvoering
3. Uitgaande logistiek
4. Marketing en verkoop
5. Service en nazorg
1. Inkomende logistiek
Bij inkomende logistiek worden goederen aangevoerd, eventueel gekeurd en daarna opgeslagen in
afwachting van het verbruik in productie. Ook het afroepen van de goederen (routinematig bestellen
van bekende goederen bij bekende leverancier) valt onder inkomende logistiek.
2. Operatie of uitvoering
, Bij operatie of uitvoering worden grondstoffen en ingekochte halffabricaten en modules via een
aantal bewerkingen en assemblagestappen omgezet in een eindproduct dat men kan leveren aan een
klant.
3. Uitgaande logistiek
De uitgaande logistiek zorgt ervoor dat een gereed product, afkomstig uit Operatie, na eventuele
opslag in het magazijn, als gereed product uiteindelijk bij de klant terechtkomt.
4. Marketing en verkoop
Marketing brengt de behoefte van de klant in kaart en zorgt voor de vertaling van deze behoefte naar
producten die de klant via verkoop kan kopen.
5. Service en nazorg
Als de klant eenmaal het product heeft aangeschaft, zorgt dit proces ervoor dat de klant het product
optimaal kan gebruiken, bijvoorbeeld door het regelen van een servicedienst met reserveonderdelen,
maar ook via een helpdesk of klantenservice.
De secundaire processen zijn aanwezig om ervoor te zorgen dat de primaire processen kunnen
functioneren. Ze ondersteunen dus de primaire processen maar geven niet direct invulling aan het
bestaansrecht, wel indirect. Daarom worden deze processen ook wel ondersteunede processen
genoemd.
De secundaire processen bij Porter zijn:
1. Organisatorische infrastructuur
2. Human resources management
3. (technologische) ontwikkeling
4. Inkoop in brede zin
1. Organisatorische infrastructuur
Deze zorgt ervoor dat de organisatie kan functioneren via facilitair management (beheer), catering,
security en informatiesystemen. Ook de besluitvorming, ontwikkeling van strategie en beleid
(directie) en de financiële processen worden tot dit proces gerekend.
2. Human Resources Management
HRM, ook wel personeelsproces genoemd, is verantwoordelijk voor het in dienst nemen en houden
van de juiste medewerkers.
3. (technologische) ontwikkeling
Hierbij worden bijbehorende productieprocessen en methoden ontwikkeld en benodigde machines
gespecificeerd.
4. Inkoop in brede zin
Inkoop in brede zin voorziet in alles wat de organisatie niet zelf maakt, via leveranciersselectie,
contracteren en het volgen van de inkooporder tot en met het beoordelen van de leverancier.
2.3 Typologie van bedrijfsprocessen
Hoofdstuk 1
1.1 Organisatie en bedrijfsprocessen
Een primair proces van een organisatie beschrijft altijd de kernactiviteiten van een organisatie. Dit kan
een goederenproces binnen een winkel of een productiebedrijf zijn.
1.2 Ontwikkeling in organisaties
Er zijn een aantal ontwikkelingen waar bijna elke organisatie te maken krijgt, omdat deze hun markt
beïnvloeden. Het gaat om de volgende ontwikkelingen:
1. globalisering
2. IT-ontwikkelingen
3. samenwerking in de keten
4. organisatieontwikkelingen
Globalisering
De term globalisering betekent dat landsgrenzen voor markten open zijn of worden gemaakt.
Afstanden in de wereld worden steeds kleiner. Globalisering leidt ertoe dat er voldaan moet worden
aan allerlei regels en wetten van diverse landen. Landen waar de productie plaatsvind, landen waar
het transport doorheen gaat en landen waar de consumentenmarkt is. De globalisering werkt ook
concurrentie verhogend, waardoor bedrijfsprocessen en hun prestaties steeds effectiever en
efficiënter moeten plaatsvinden.
IT-ontwikkelingen
Door de grote ontwikkelingen van het internet, zijn er steeds meer onlinewinkels bijgekomen. Naast
deze onlinewinkels zijn er steeds meer bedrijven die het internet gebruiken ter ondersteuning van
hun interne bedrijfsprocessen (vooral via beveiligde browsertechnologie). Medewerkers kunnen dan
vanuit verschillende werkplekken, binnen of buiten het bedrijf, gebruikmaken van hun programma’s
en data.
Samenwerking in de keten
Een keten van bedrijven is een reeks bedrijven die achtereenvolgens een bijdrage leveren aan een
consumentenproduct. Het voordeel van samenwerking in de keten is dat de kwaliteitsbewaking van
de producten op elkaar kan worden afgestemd en daarmee verhoogd en dat de voorraden in de
keten goed op elkaar kunnen worden afgestemd, met minder kosten als gevolg. Zeker bij houdbare
producten is dit een belangrijke reden voor de samenwerking. We noemen een keten van bedrijven
ook wel een bedrijfskolom.
Er zijn verschillende redenen voor bedrijven om in de keten te samenwerken zoals:
inkoopvoordelen
snelheid van levering aan klanten
kwaliteitsverbeteringen
gezamenlijke innovaties
kostenreductie
voorraadreductie
verbreding van markten
,organisatieontwikkelingen
door de concurrentiedruk zijn bedrijven en instellingen voortdurend bezig hun kosten te reduceren
en hun bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren. Naast dit kostenbewustzijn en de
concurrentiedruk op de markt is er ook een druk vanuit de arbeidsmarkt. Werknemers zijn steeds
hoger opgeleid en willen meer verantwoordelijkheden binnen het bedrijf.
1.3 Typologie van organisaties
Een typologie is een indelingsmethode waarbij bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden
onderverdeeld in vergelijkbare bedrijven of organisaties. De typologie van Starreveld kent een
hoofdindeling in twee categorieën, namelijk een onderscheid waarin organisaties werken binnen een
markt of niet werken binnen een markt. (blz. 21 schema).
1.4 Het PBI-model
Het PBI-model wordt ook wel het Proces-Beheersing-Informatie model genoemd. Kort benoemd gaat
het bij administratieve organisaties over het goed laten verlopen van processen of bedrijfsprocessen,
zodat de risico’s die je als organisatie loopt zo goed mogelijk worden afgedicht door maatregelen in
het procesontwerp. Het PBI-model staat voor:
P: Bedrijfsprocessen en hun organisaties
B: Beheersing van processen, administratieve organisatie
I: Informatievoorziening en ICT
Hoofstuk 2
2.1 Bedrijfsprocessen bekeken
-
2.2 Functionele bedrijfsprocessen
Op basis van de waardeketenmodel van Porter geven we een algemene beschrijving van de primaire
en secundaire bedrijfsprocessen van een productiebedrijf. Allereerst maakt Porter onderscheid
tussen primaire en secundaire processen, die in totaal uit negen generieke bedrijfsprocessen bestaan.
Primaire processen geven invulling aan het bestaansrecht van een organisatie: ze zorgen ervoor dat
een organisatie kan doen waarvoor ze is opgericht.
De primaire processen bij Porter zijn:
1. Inkomende logistiek
2. Operatie of uitvoering
3. Uitgaande logistiek
4. Marketing en verkoop
5. Service en nazorg
1. Inkomende logistiek
Bij inkomende logistiek worden goederen aangevoerd, eventueel gekeurd en daarna opgeslagen in
afwachting van het verbruik in productie. Ook het afroepen van de goederen (routinematig bestellen
van bekende goederen bij bekende leverancier) valt onder inkomende logistiek.
2. Operatie of uitvoering
, Bij operatie of uitvoering worden grondstoffen en ingekochte halffabricaten en modules via een
aantal bewerkingen en assemblagestappen omgezet in een eindproduct dat men kan leveren aan een
klant.
3. Uitgaande logistiek
De uitgaande logistiek zorgt ervoor dat een gereed product, afkomstig uit Operatie, na eventuele
opslag in het magazijn, als gereed product uiteindelijk bij de klant terechtkomt.
4. Marketing en verkoop
Marketing brengt de behoefte van de klant in kaart en zorgt voor de vertaling van deze behoefte naar
producten die de klant via verkoop kan kopen.
5. Service en nazorg
Als de klant eenmaal het product heeft aangeschaft, zorgt dit proces ervoor dat de klant het product
optimaal kan gebruiken, bijvoorbeeld door het regelen van een servicedienst met reserveonderdelen,
maar ook via een helpdesk of klantenservice.
De secundaire processen zijn aanwezig om ervoor te zorgen dat de primaire processen kunnen
functioneren. Ze ondersteunen dus de primaire processen maar geven niet direct invulling aan het
bestaansrecht, wel indirect. Daarom worden deze processen ook wel ondersteunede processen
genoemd.
De secundaire processen bij Porter zijn:
1. Organisatorische infrastructuur
2. Human resources management
3. (technologische) ontwikkeling
4. Inkoop in brede zin
1. Organisatorische infrastructuur
Deze zorgt ervoor dat de organisatie kan functioneren via facilitair management (beheer), catering,
security en informatiesystemen. Ook de besluitvorming, ontwikkeling van strategie en beleid
(directie) en de financiële processen worden tot dit proces gerekend.
2. Human Resources Management
HRM, ook wel personeelsproces genoemd, is verantwoordelijk voor het in dienst nemen en houden
van de juiste medewerkers.
3. (technologische) ontwikkeling
Hierbij worden bijbehorende productieprocessen en methoden ontwikkeld en benodigde machines
gespecificeerd.
4. Inkoop in brede zin
Inkoop in brede zin voorziet in alles wat de organisatie niet zelf maakt, via leveranciersselectie,
contracteren en het volgen van de inkooporder tot en met het beoordelen van de leverancier.
2.3 Typologie van bedrijfsprocessen
