Events: de theorie Hoofdstuk 16
16.1.1 Zelf organiseren of uitbesteden
Een bedrijf kan een evenement zelf organiseren of een evenementenbureau hiervoor
inhuren. Grote bedrijven hebben vaak een eventmanager in de organisatie, mocht dit niet zo
zijn, dan is uitbesteding vrijwel onvermijdelijk. Qua kosten zeggen mensen dat zelf
organiseren goedkoper uitkomt, maar dat valt tegen. Een nadeel van een
evenementenbureau kan zijn dat ze minder goed op de hoogte zijn van de bedrijfscultuur,
maar dit kan verholpen worden na een goede briefing.
16.1.2 Eventmanager
Als eventmanager van een bedrijf krijg je hoogstwaarschijnlijk je opdracht binnen via het
hogere bestuur van een organisatie. Als eventmanager van een evenementenbureau of
freelancer kan je opdrachten krijgen van bedrijven, maar ook instellingen, non-
profitorganisatie, enzovoort. Een eventmanager moet bepaalde capaciteiten hebben:
- Omgaan stressvolle situaties - Werken in teamverband
- Probleemoplossend vermogen - Creatief en ambitieus
- Plannen en organiseren - Communicatief goed
16.1.3 Project- of matrixorganisatie
Als een bedrijf een groot deel van de organisatie zelf gaat doen, dan zal er een projectteam
samengesteld moeten worden. Een project is iets wat tijdelijk, eenmalig, resultaatgericht,
organisatorisch complex is en een onzekere afloop kent. Een jaarlijks terugkomend
evenement kan ook onder een project vallen ook al is deze niet eenmalig. Het evenement
kent namelijk een begin en einde en daarna begint het weer opnieuw. Zo’n projectteam
wordt een nieuwe organisatie binnen het bedrijf van medewerkers die normaal andere taken
vervullen. We noemen dit een project- of matrixorganisatie. De medewerkers die hiervan
uitmaken vervullen dus twee taken: 1). hun dagelijkse werkzaamheden en 2). hun taken voor
de organisatie van een evenement. In figuur 16.1 kan je zien dat werknemer X normaal
onder teamleider C valt, maar nu ook onder project teamleider 2. Bij de projecten binnen een
organisatie is er altijd sprake van een projectleider. Hij zal leiding geven, planningen maken,
zal flexibel moeten zijn, mensen motiveren, enzovoort. Onder de projectleider vallen nog
andere project teamleiders die verantwoordelijk zijn voor verschillende onderdelen van de
organisatie van het evenement.
16.2 Projectfasen
Het creëren en uitvoeren van een evenement verloopt via een aantal projectfasen. Deze fase
worden in de volgende kopjes verder besproken.
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5
Initiatieffase Conceptfase Uitwerkingsfase Uitvoeringsfase Evaluatiefase
16.2.1 Initiatieffase
Er is een idee voor een evenement ontstaan en we willen deze gaan organiseren. De vorm,
data en locatie komen hier aanbod. Omvang en budget komen ook voorzichtig langs. In deze
16.1.1 Zelf organiseren of uitbesteden
Een bedrijf kan een evenement zelf organiseren of een evenementenbureau hiervoor
inhuren. Grote bedrijven hebben vaak een eventmanager in de organisatie, mocht dit niet zo
zijn, dan is uitbesteding vrijwel onvermijdelijk. Qua kosten zeggen mensen dat zelf
organiseren goedkoper uitkomt, maar dat valt tegen. Een nadeel van een
evenementenbureau kan zijn dat ze minder goed op de hoogte zijn van de bedrijfscultuur,
maar dit kan verholpen worden na een goede briefing.
16.1.2 Eventmanager
Als eventmanager van een bedrijf krijg je hoogstwaarschijnlijk je opdracht binnen via het
hogere bestuur van een organisatie. Als eventmanager van een evenementenbureau of
freelancer kan je opdrachten krijgen van bedrijven, maar ook instellingen, non-
profitorganisatie, enzovoort. Een eventmanager moet bepaalde capaciteiten hebben:
- Omgaan stressvolle situaties - Werken in teamverband
- Probleemoplossend vermogen - Creatief en ambitieus
- Plannen en organiseren - Communicatief goed
16.1.3 Project- of matrixorganisatie
Als een bedrijf een groot deel van de organisatie zelf gaat doen, dan zal er een projectteam
samengesteld moeten worden. Een project is iets wat tijdelijk, eenmalig, resultaatgericht,
organisatorisch complex is en een onzekere afloop kent. Een jaarlijks terugkomend
evenement kan ook onder een project vallen ook al is deze niet eenmalig. Het evenement
kent namelijk een begin en einde en daarna begint het weer opnieuw. Zo’n projectteam
wordt een nieuwe organisatie binnen het bedrijf van medewerkers die normaal andere taken
vervullen. We noemen dit een project- of matrixorganisatie. De medewerkers die hiervan
uitmaken vervullen dus twee taken: 1). hun dagelijkse werkzaamheden en 2). hun taken voor
de organisatie van een evenement. In figuur 16.1 kan je zien dat werknemer X normaal
onder teamleider C valt, maar nu ook onder project teamleider 2. Bij de projecten binnen een
organisatie is er altijd sprake van een projectleider. Hij zal leiding geven, planningen maken,
zal flexibel moeten zijn, mensen motiveren, enzovoort. Onder de projectleider vallen nog
andere project teamleiders die verantwoordelijk zijn voor verschillende onderdelen van de
organisatie van het evenement.
16.2 Projectfasen
Het creëren en uitvoeren van een evenement verloopt via een aantal projectfasen. Deze fase
worden in de volgende kopjes verder besproken.
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5
Initiatieffase Conceptfase Uitwerkingsfase Uitvoeringsfase Evaluatiefase
16.2.1 Initiatieffase
Er is een idee voor een evenement ontstaan en we willen deze gaan organiseren. De vorm,
data en locatie komen hier aanbod. Omvang en budget komen ook voorzichtig langs. In deze
