Events: de theorie Hoofdstuk 17
17.1 Evaluatie evenement
Bij het achteraf evalueren komen zowel de zaken langs die goed zijn verlopen, als de zaken
die niet zo goed gingen. Welke onderdelen kunnen blijven en welke onderdelen zijn er voor
verbetering vatbaar? Soms kunnen zaken die alsnog goed verlopen zijn, ruimte hebben voor
verbetering.
17.1.1 Zaken die mis kunnen gaan
De volgende zaken zouden mis kunnen gaan tijdens je evenement:
- Technische storingen: haperende videobeelden, microfoons die niet werken en de
uitslag van een stemming via stemkastjes kon niet gelezen worden.
- Externe factoren: openbaar vervoer storingen en extreem weer.
- Kleine details: bijvoorbeeld rookmelders vergeten uit te schakelen voor een
lasershow waardoor de brandweer moest uitrukken nadat er brandschermen naar
beneden kwamen. Of vergunningen voor het plaatsen van bijvoorbeeld tenten die niet
geregeld waren.
Hiernaast zijn natuurlijk nog veel dingen die mis kunnen gaan.
17.1.2 Afwikkeling evenement
Voor de evaluatie moet het evenement afgewikkeld worden: locatie schoon en leeg,
financiële zaken afgehandeld, eventuele afwikkelingen met de verzekering, bedankjes,
afsluitende informatie naar de pers, terugblik foto’s en video’s van het evenement en
misschien nog gevonden voorwerpen die terug naar de eigenaar moeten.
17.2 Onderzoek en enquête
Evaluatie kan in tweeën worden ingedeeld: interne en externe evaluatie. Dit geeft twee
verschillende invalshoeken op de evaluatie waardoor in het totale plaatje een beter beeld
geschetst kan worden.
17.2.1 Interne evaluatie
De interne evaluatie vindt plaats binnen het bedrijf en kan het volgende bevatten:
- Tevreden over het totale verloop van het evenement
- Was de klant tevreden (in geval van een opdracht)
- Tevreden over de aparte onderdelen (locatie, programma, catering, enzovoort)
- Zijn de doelstellingen bereikt
- Voldoende medewerkers/vrijwilligers en hoe hebben deze gefunctioneerd
- Samenstelling team en samenwerking intern en extern
- Draaiboeken en checklist goed afgelopen
Om op sommige vragen antwoord te krijgen, is het handig om een enquêteformulier te laten
invullen door medewerkers (en vrijwilligers). Bij kleine groepen kan dit beter direct worden
geëvalueerd door bijvoorbeeld een leidinggevende tijdens een vergadering.
Naast de evaluatie van alle mogelijke organisatorische aspecten, is financiële controle een
belangrijk onderdeel. Of er winst is gemaakt valt bij openbare evenementen altijd achter te
zien, maar bij opgeleverde opdrachten is het meestal wel duidelijk. We kijken dan weer naar
de return of investment (ROI) na een evenement, maar ook naar de individuele prijzen
(catering, tickets, merchandising), zijn daar de goede keuzes gemaakt?
17.1 Evaluatie evenement
Bij het achteraf evalueren komen zowel de zaken langs die goed zijn verlopen, als de zaken
die niet zo goed gingen. Welke onderdelen kunnen blijven en welke onderdelen zijn er voor
verbetering vatbaar? Soms kunnen zaken die alsnog goed verlopen zijn, ruimte hebben voor
verbetering.
17.1.1 Zaken die mis kunnen gaan
De volgende zaken zouden mis kunnen gaan tijdens je evenement:
- Technische storingen: haperende videobeelden, microfoons die niet werken en de
uitslag van een stemming via stemkastjes kon niet gelezen worden.
- Externe factoren: openbaar vervoer storingen en extreem weer.
- Kleine details: bijvoorbeeld rookmelders vergeten uit te schakelen voor een
lasershow waardoor de brandweer moest uitrukken nadat er brandschermen naar
beneden kwamen. Of vergunningen voor het plaatsen van bijvoorbeeld tenten die niet
geregeld waren.
Hiernaast zijn natuurlijk nog veel dingen die mis kunnen gaan.
17.1.2 Afwikkeling evenement
Voor de evaluatie moet het evenement afgewikkeld worden: locatie schoon en leeg,
financiële zaken afgehandeld, eventuele afwikkelingen met de verzekering, bedankjes,
afsluitende informatie naar de pers, terugblik foto’s en video’s van het evenement en
misschien nog gevonden voorwerpen die terug naar de eigenaar moeten.
17.2 Onderzoek en enquête
Evaluatie kan in tweeën worden ingedeeld: interne en externe evaluatie. Dit geeft twee
verschillende invalshoeken op de evaluatie waardoor in het totale plaatje een beter beeld
geschetst kan worden.
17.2.1 Interne evaluatie
De interne evaluatie vindt plaats binnen het bedrijf en kan het volgende bevatten:
- Tevreden over het totale verloop van het evenement
- Was de klant tevreden (in geval van een opdracht)
- Tevreden over de aparte onderdelen (locatie, programma, catering, enzovoort)
- Zijn de doelstellingen bereikt
- Voldoende medewerkers/vrijwilligers en hoe hebben deze gefunctioneerd
- Samenstelling team en samenwerking intern en extern
- Draaiboeken en checklist goed afgelopen
Om op sommige vragen antwoord te krijgen, is het handig om een enquêteformulier te laten
invullen door medewerkers (en vrijwilligers). Bij kleine groepen kan dit beter direct worden
geëvalueerd door bijvoorbeeld een leidinggevende tijdens een vergadering.
Naast de evaluatie van alle mogelijke organisatorische aspecten, is financiële controle een
belangrijk onderdeel. Of er winst is gemaakt valt bij openbare evenementen altijd achter te
zien, maar bij opgeleverde opdrachten is het meestal wel duidelijk. We kijken dan weer naar
de return of investment (ROI) na een evenement, maar ook naar de individuele prijzen
(catering, tickets, merchandising), zijn daar de goede keuzes gemaakt?
