Events: de theorie Hoofdstuk 8
8.1 Locatiekeuze
De locatie van een evenement moet vloeien uit het thema, aantal gasten en het globale
programma, niet als eerste bedacht worden bij het organiseren van een evenement.
8.1.1 Relatie tussen programma en locatie
Belangrijk is dat de locatie pas gekozen wordt na de bekendmakend van (grote lijnen) het
programma. Soms hebben mensen al een locatie gezien die ze mooi vonden, maar dit past
dan weer niet bij het programma. Het kan ook zo zijn dat de soort catering of podia niet past
op de locatie. Dit moeten we dus niet hebben.
8.1.2 Zaalopstelling
De zaalopstelling is in principe een afgeleide van het programma. Je hebt vijf verschillende
zaalopstellingen:
1. Cabaretopstelling: congres of seminar, diner met podium dat zichtbaar moet zijn
2. Theateropstelling: congres of seminar
3. Feestopstelling (receptieopstelling): feestelijke bijeenkomst
4. Dineropstelling: handig bij een diner
5. U-opstelling: diner of met een spreker
Er moet altijd minimaal 10-20% zitgelegenheid zijn bij een evenement.
8.1.3 Capaciteit van een locatie
1. Cabaretopstelling: ongeveer 1 vierkante meter per persoon
2. Theateropstelling: ongeveer 0.5 vierkante meter per persoon
3. Feestopstelling (receptieopstelling): ongeveer 1-1.5 vierkante meter per persoon
4. Dineropstelling: ongeveer 1.5-2 vierkante meter per persoon
5. U-opstelling: ongeveer 1 vierkante meter per persoon
Verder moet je nog rekening houden met dergelijke decoraties die geplaatst kunnen zijn of
misschien nog podia, techniek en catering waar rekening mee gehouden moet worden.
8.2 Locatie-eisen
Het beste zou een flexibele locatie zijn. Eentje die je groter kan maken als er meer ruimte
nodig is en eentje die je kleiner kan maken als er minder mensen komen dan verwacht. Er
zijn ook nog andere belangrijke aspecten voor een locatie. Zie aankomende kopjes.
, 8.2.1 Ligging en parkeergelegenheid
De ligging van een evenement moet zo praktisch mogelijk en zo makkelijk mogelijk
bereikbaar zijn voor de doelgroep klanten die het evenement aantrekt. Een vliegveld dichtbij
is handig voor internationale klanten. Een locatie in Amsterdam voor een bedrijf uit
Amsterdam is dan bijvoorbeeld ook handig. Ook met bereikbaarheid van het OV moet
rekening gehouden worden. Parkeergelegenheid is ook van belang. Als de locatie dit zelf
niet heeft, dan moet je denken aan een parkeergarage dichtbij of een shuttlebus. De
rekening voor de parkeergarage hoort bij het evenement.
8.2.2 Rokersruimte
Ook deze zal aanwezig moeten zijn. Heeft de locatie deze niet, dan kan je ook aan een tent
denken buiten of een rokerscabine. Zo’n 25% van de mensen zal ongeveer roken, dan weet
je ook de grote van de rokersruimte.
8.2.3 Technische faciliteiten
De technische faciliteiten hangen af van het programma. Meestal ben je voor presentaties al
snel klaar met een eenvoudige licht- en geluidinstallatie. Deze is vaak al te vinden bij de
locatie zelf, anders moet dit ingehuurd worden. Apparatuur voor speciale technieken wordt
wel vaak ingehuurd en is ook duurder.
8.2.4 Inrichting en aankleding
De inrichting, het meubilair en de aankleding van de locatie moeten passen bij het thema,
het programma en de daarbij aansluitende sfeer. Vaak is een neutrale locatie kiezen het
makkelijkst, zodat je het met decoraties kan maken tot jouw gekozen thema. Tijdens de
decoratie moet er ook rekening gehouden worden met de akoestiek. Doeken ophangen kan
bijvoorbeeld helpen bij het verminderen van een galmend effect.
8.2.5 Catering
Dan is nog de vraag of de locatie beschikt over catering of dat deze ingehuurd moet worden.
Als dit er wel is, wat is dan de kwaliteit van de catering? En als er catering ingehuurd moet
worden én dit toegelaten wordt door de locatie, moet er waarschijnlijk een vergoeding
betaald worden (keukengeld).
8.2.6 Overige eisen aan de locatie
Je kan nog te maken met exclusiviteit. Wordt de locatie dezelfde dag gebruikt voor een
ander evenement? Zijn dit dan concurrenten en kan dit overlast geven? Als je een locatie
voor jezelf wilt, exclusiviteit, dan hangt daar meestal een flink prijskaartje aan.
Een aantal faciliteiten moeten eigenlijk altijd aanwezig zijn: interne bewegwijzering,
voldoende bemande garderobe, garderobe nummers en -bewakers, invalidetoegankelijk,
schoon sanitair, greenrooms voor artiesten, voldoende toiletten (kan ingehuurd worden, 1
toilet per 75 personen). Bij het vastleggen van een locatie moet ook rekening gehouden
worden met op- en afbouw tijd. Een locatie zal dus soms meerdere dagen toegankelijk
moeten zijn vooraf en na het evenement.
8.1 Locatiekeuze
De locatie van een evenement moet vloeien uit het thema, aantal gasten en het globale
programma, niet als eerste bedacht worden bij het organiseren van een evenement.
8.1.1 Relatie tussen programma en locatie
Belangrijk is dat de locatie pas gekozen wordt na de bekendmakend van (grote lijnen) het
programma. Soms hebben mensen al een locatie gezien die ze mooi vonden, maar dit past
dan weer niet bij het programma. Het kan ook zo zijn dat de soort catering of podia niet past
op de locatie. Dit moeten we dus niet hebben.
8.1.2 Zaalopstelling
De zaalopstelling is in principe een afgeleide van het programma. Je hebt vijf verschillende
zaalopstellingen:
1. Cabaretopstelling: congres of seminar, diner met podium dat zichtbaar moet zijn
2. Theateropstelling: congres of seminar
3. Feestopstelling (receptieopstelling): feestelijke bijeenkomst
4. Dineropstelling: handig bij een diner
5. U-opstelling: diner of met een spreker
Er moet altijd minimaal 10-20% zitgelegenheid zijn bij een evenement.
8.1.3 Capaciteit van een locatie
1. Cabaretopstelling: ongeveer 1 vierkante meter per persoon
2. Theateropstelling: ongeveer 0.5 vierkante meter per persoon
3. Feestopstelling (receptieopstelling): ongeveer 1-1.5 vierkante meter per persoon
4. Dineropstelling: ongeveer 1.5-2 vierkante meter per persoon
5. U-opstelling: ongeveer 1 vierkante meter per persoon
Verder moet je nog rekening houden met dergelijke decoraties die geplaatst kunnen zijn of
misschien nog podia, techniek en catering waar rekening mee gehouden moet worden.
8.2 Locatie-eisen
Het beste zou een flexibele locatie zijn. Eentje die je groter kan maken als er meer ruimte
nodig is en eentje die je kleiner kan maken als er minder mensen komen dan verwacht. Er
zijn ook nog andere belangrijke aspecten voor een locatie. Zie aankomende kopjes.
, 8.2.1 Ligging en parkeergelegenheid
De ligging van een evenement moet zo praktisch mogelijk en zo makkelijk mogelijk
bereikbaar zijn voor de doelgroep klanten die het evenement aantrekt. Een vliegveld dichtbij
is handig voor internationale klanten. Een locatie in Amsterdam voor een bedrijf uit
Amsterdam is dan bijvoorbeeld ook handig. Ook met bereikbaarheid van het OV moet
rekening gehouden worden. Parkeergelegenheid is ook van belang. Als de locatie dit zelf
niet heeft, dan moet je denken aan een parkeergarage dichtbij of een shuttlebus. De
rekening voor de parkeergarage hoort bij het evenement.
8.2.2 Rokersruimte
Ook deze zal aanwezig moeten zijn. Heeft de locatie deze niet, dan kan je ook aan een tent
denken buiten of een rokerscabine. Zo’n 25% van de mensen zal ongeveer roken, dan weet
je ook de grote van de rokersruimte.
8.2.3 Technische faciliteiten
De technische faciliteiten hangen af van het programma. Meestal ben je voor presentaties al
snel klaar met een eenvoudige licht- en geluidinstallatie. Deze is vaak al te vinden bij de
locatie zelf, anders moet dit ingehuurd worden. Apparatuur voor speciale technieken wordt
wel vaak ingehuurd en is ook duurder.
8.2.4 Inrichting en aankleding
De inrichting, het meubilair en de aankleding van de locatie moeten passen bij het thema,
het programma en de daarbij aansluitende sfeer. Vaak is een neutrale locatie kiezen het
makkelijkst, zodat je het met decoraties kan maken tot jouw gekozen thema. Tijdens de
decoratie moet er ook rekening gehouden worden met de akoestiek. Doeken ophangen kan
bijvoorbeeld helpen bij het verminderen van een galmend effect.
8.2.5 Catering
Dan is nog de vraag of de locatie beschikt over catering of dat deze ingehuurd moet worden.
Als dit er wel is, wat is dan de kwaliteit van de catering? En als er catering ingehuurd moet
worden én dit toegelaten wordt door de locatie, moet er waarschijnlijk een vergoeding
betaald worden (keukengeld).
8.2.6 Overige eisen aan de locatie
Je kan nog te maken met exclusiviteit. Wordt de locatie dezelfde dag gebruikt voor een
ander evenement? Zijn dit dan concurrenten en kan dit overlast geven? Als je een locatie
voor jezelf wilt, exclusiviteit, dan hangt daar meestal een flink prijskaartje aan.
Een aantal faciliteiten moeten eigenlijk altijd aanwezig zijn: interne bewegwijzering,
voldoende bemande garderobe, garderobe nummers en -bewakers, invalidetoegankelijk,
schoon sanitair, greenrooms voor artiesten, voldoende toiletten (kan ingehuurd worden, 1
toilet per 75 personen). Bij het vastleggen van een locatie moet ook rekening gehouden
worden met op- en afbouw tijd. Een locatie zal dus soms meerdere dagen toegankelijk
moeten zijn vooraf en na het evenement.
