Events: de theorie Hoofdstuk 9
9.1 Leverancierskeuze
Bij een evenement heb je leveranciers nodig die techniek, aankleding, entertainment,
catering, bewaking en andere benodigdheden verzorgen. Een evenementenbureau is ook
een leverancier. Om te kiezen welke leveranciers voldoen aan jouw eisen (goed
samenwerken en flexibiliteit) zal je een selectietraject moeten doorlopen waarin offertes een
belangrijke rol spelen.
9.1.1 Selectie leveranciers
Hoe kies je leveranciers? Om te beginnen maak je een selectie en beslis je aan welke
keuzecriteria jij de meeste eisen stelt (kwaliteit, service, ervaring, prijs). Verdere informatie
over de leverancier kan je van internet halen, maar ook door beursbezoeken, vakgenoten,
referenties en bezoeken aan festivals waar de leveranciers geleverd hebben. Uiteindelijk kan
je nog de keuzematrix van hoofdstuk 8 toepassen om tot een uiteindelijke keuze te komen.
9.1.2 Offertes
Nadat je bijvoorbeeld drie leveranciers hebt gekozen, stuur je deze leveranciers een briefing
zodat ze vervolgens een offerte kunnen opstellen. Deze ga je vervolgens vergelijken. Je kijkt
dan of alles wat in de briefing gevraagd is, ook opgenomen is in de offerte. Vervolgens kijk je
naar de verschillen tussen de leveranciers op het gebied van kwaliteit en specificaties.
Belangrijk is ook om te checken op ‘open eindjes’: kan de leverancier na de levering toch
nog invloed hebben op de prijs. Dit kan achteraf erg vervelend zijn als de prijs hoger uitvalt.
Ook de leveringsvoorwaarden moeten met elkaar vergeleken worden om te kijken of de
condities waaronder geleverd wordt hetzelfde zijn. Leveranciers onder elkaar moeten ook
goed kunnen samenwerken in stressvolle situaties.
9.2 Evenementenbureaus
Vaak wordt bij het plannen van een evenement door een bedrijf, organisatie of instelling toch
nog een evenementenbureau in de arm genomen. Vaak omdat het toch complex en
tijdrovend is. Hierbij heb je gewoon hulp van professionals nodig.
9.1.2 Soorten bureaus
We hebben drie soorten evenementenbureaus:
1. Algemene evenementenbureaus: actief bij organisatie van voornamelijk
bedrijfsevenementen.
2. Gespecialiseerde evenementenbureaus: bijvoorbeeld evenementenbureaus voor
alleen publieksevenementen of sportevenementen etc.
3. Artiestenbureaus: organiseren niet het evenement zelf, maar boeken de artiesten.
9.2.2 Bureaukeuze
Voor de eerste keuze kijk je naar de grootte van het evenementenbureau. Zo past een groot
evenementenbureau beter bij een groot evenement en andersom. Daarnaast kan je je keuze
baseren op de expertise van een bureau. Je kijkt dan naar een gespecialiseerd bureau. Als
laatst kan je nog kijken bij een bureau of de referenties en voorgaande evenementen je
aanspreken. Cruciaal is nog een kennismaking met het bureau om te kijken of er een klik is
tussen beide partijen. Dit is nodig om de samenwerking goed te laten verlopen.
9.1 Leverancierskeuze
Bij een evenement heb je leveranciers nodig die techniek, aankleding, entertainment,
catering, bewaking en andere benodigdheden verzorgen. Een evenementenbureau is ook
een leverancier. Om te kiezen welke leveranciers voldoen aan jouw eisen (goed
samenwerken en flexibiliteit) zal je een selectietraject moeten doorlopen waarin offertes een
belangrijke rol spelen.
9.1.1 Selectie leveranciers
Hoe kies je leveranciers? Om te beginnen maak je een selectie en beslis je aan welke
keuzecriteria jij de meeste eisen stelt (kwaliteit, service, ervaring, prijs). Verdere informatie
over de leverancier kan je van internet halen, maar ook door beursbezoeken, vakgenoten,
referenties en bezoeken aan festivals waar de leveranciers geleverd hebben. Uiteindelijk kan
je nog de keuzematrix van hoofdstuk 8 toepassen om tot een uiteindelijke keuze te komen.
9.1.2 Offertes
Nadat je bijvoorbeeld drie leveranciers hebt gekozen, stuur je deze leveranciers een briefing
zodat ze vervolgens een offerte kunnen opstellen. Deze ga je vervolgens vergelijken. Je kijkt
dan of alles wat in de briefing gevraagd is, ook opgenomen is in de offerte. Vervolgens kijk je
naar de verschillen tussen de leveranciers op het gebied van kwaliteit en specificaties.
Belangrijk is ook om te checken op ‘open eindjes’: kan de leverancier na de levering toch
nog invloed hebben op de prijs. Dit kan achteraf erg vervelend zijn als de prijs hoger uitvalt.
Ook de leveringsvoorwaarden moeten met elkaar vergeleken worden om te kijken of de
condities waaronder geleverd wordt hetzelfde zijn. Leveranciers onder elkaar moeten ook
goed kunnen samenwerken in stressvolle situaties.
9.2 Evenementenbureaus
Vaak wordt bij het plannen van een evenement door een bedrijf, organisatie of instelling toch
nog een evenementenbureau in de arm genomen. Vaak omdat het toch complex en
tijdrovend is. Hierbij heb je gewoon hulp van professionals nodig.
9.1.2 Soorten bureaus
We hebben drie soorten evenementenbureaus:
1. Algemene evenementenbureaus: actief bij organisatie van voornamelijk
bedrijfsevenementen.
2. Gespecialiseerde evenementenbureaus: bijvoorbeeld evenementenbureaus voor
alleen publieksevenementen of sportevenementen etc.
3. Artiestenbureaus: organiseren niet het evenement zelf, maar boeken de artiesten.
9.2.2 Bureaukeuze
Voor de eerste keuze kijk je naar de grootte van het evenementenbureau. Zo past een groot
evenementenbureau beter bij een groot evenement en andersom. Daarnaast kan je je keuze
baseren op de expertise van een bureau. Je kijkt dan naar een gespecialiseerd bureau. Als
laatst kan je nog kijken bij een bureau of de referenties en voorgaande evenementen je
aanspreken. Cruciaal is nog een kennismaking met het bureau om te kijken of er een klik is
tussen beide partijen. Dit is nodig om de samenwerking goed te laten verlopen.
