Huisvestingsmanagement
Hoofdstuk 8 Van strategie naar besluitvorming
§1 Verbeteren van prestaties
Een mutatie is een projectmatige activiteit die het cyclische exploitatieproces tijdelijk
onderbreekt: er wordt huisvesting geëxploiteerd, op enig moment is een mutatie nodig en
wanneer die is voltooid, wordt de verbeterde huisvesting in gebruik genomen en wordt weer
overgegaan tot exploiteren.
Een weloverwogen mutatie is gebaseerd op het strategisch belang om bepaalde
huisvestingsprestaties te verbeteren ten opzichte van het niveau in de lopende exploitatie.
Mutaties kunnen zeer verschillend van aard zijn en betrekking hebben op fysieke ingrepen,
financiële ingrepen, verhuizen of andere aan huisvesting gerelateerde maatregelen.
Concrete voorbeelden van mutaties zijn:
- Het uitbreiden van een gebouw met een extra vleugel waardoor groei kan worden
opgevangen
- Een renovatie gericht op het verbeteren van de energiezuinigheid van een gebouw
- De herinrichting van een publiekshal om klanten meer privacy te kunnen bieden
- De verhuizing van 2 gefuseerde organisaties naar 1 locatie, om daar een
geïntegreerde cultuur en werkwijze te kunnen ontwikkelen
- Een sale-and-lease-backtransactie, waardoor een gebouw niet langer op de balans
drukt
- De implementatie van een kostentoerekeningssysteem, waardoor afdelingen worden
gestimuleerd om efficiënt met ruimte om te gaan
- Het verstrekken van een Regus-abonnement aan medewerkers, waardoor zij
wereldwijd op Regus-locaties kunnen werken (Regus is een bedrijf dat wereldwijd
flexibele, ingerichte kantoorruimte verhuurt).
De projecten om een mutatie te implementeren zijn ook zeer verschillend van aard en
omvang. Hieronder wordt in de vorm van een beslisboom een totaaloverzicht gegeven van
mogelijke mutaties waartoe besloten kan worden. Dit overzicht laat zien dat mutaties
betrekking kunnen hebben op (combinaties van) alle huisvestingscomponenten. Qua locatie
en huisvesting kun je 3 typen mutaties onderscheiden, met verschillende gevolgen voor de
organisatie:
1. Mutaties waarbij de organisatie op een andere manier gebruik gaat maken van de
bestaande huisvesting, zonder dat deze wordt aangepast
2. Mutaties waarbij de organisatie gebruik blijft maken van dezelfde locatie (afgezien
van een eventueel tijdelijke verhuizing), waarbij de huisvesting wordt aangepast
3. Mutaties waarbij de organisatie verhuist naar een andere locatie, waarna de oude
locatie (eventueel na aanpassen) wordt afgestoten
, Geconfronteerd met een concreet huisvestingsvraagstuk kan een organisatie kiezen voor 1
van deze 3 typen mutaties.
De huisvestingsmanager heeft te maken met 2 onafhankelijke processen: ten eerste de
huisvestingscarrière (ontwikkeling van de huisvestingsbehoefte en de wijze waarop die is
vervuld) van de organisatie en ten tweede de levenscyclus van het vastgoed. Binnen
huisvestingsmanagement staat de huisvestingscarrière van de organisatie centraal en
binnen vastgoedmanagement staat de levenscyclus van het vastgoed centraal.
Aanleidingen tot een mutatie
Gelet op de meestal hoge kosten en onvermijdelijke verstoring van het primaire proces,
besluit een organisatie niet zomaar tot een huisvestingsmutatie; er is altijd sprake van 1 of
meer concrete aanleidingen. Deze aanleidingen kunnen in 4 categorieën worden verdeeld:
1. Aanleidingen vanuit de huisvestingsstrategie. Wanneer het bestaande aanbod
wordt geanalyseerd, kunnen op bepaalde locaties zaken aan het licht komen die
vragen om verbetering in relatie tot prioriteiten in de huisvestingsstrategie.
2. Aanleidingen vanuit de exploitatie. Wanneer de organisatie verandert binnen een
niet-veranderende huisvestingscontext en/of wanneer de huisvestingsprestaties door
verouderingsprocessen dalen, kunnen knelpunten ontstaan die op den duur als
onhoudbaar worden beschouwd. In dit verband wordt ook wel gesproken over
pijngrenzen die worden overschreden.
Hoofdstuk 8 Van strategie naar besluitvorming
§1 Verbeteren van prestaties
Een mutatie is een projectmatige activiteit die het cyclische exploitatieproces tijdelijk
onderbreekt: er wordt huisvesting geëxploiteerd, op enig moment is een mutatie nodig en
wanneer die is voltooid, wordt de verbeterde huisvesting in gebruik genomen en wordt weer
overgegaan tot exploiteren.
Een weloverwogen mutatie is gebaseerd op het strategisch belang om bepaalde
huisvestingsprestaties te verbeteren ten opzichte van het niveau in de lopende exploitatie.
Mutaties kunnen zeer verschillend van aard zijn en betrekking hebben op fysieke ingrepen,
financiële ingrepen, verhuizen of andere aan huisvesting gerelateerde maatregelen.
Concrete voorbeelden van mutaties zijn:
- Het uitbreiden van een gebouw met een extra vleugel waardoor groei kan worden
opgevangen
- Een renovatie gericht op het verbeteren van de energiezuinigheid van een gebouw
- De herinrichting van een publiekshal om klanten meer privacy te kunnen bieden
- De verhuizing van 2 gefuseerde organisaties naar 1 locatie, om daar een
geïntegreerde cultuur en werkwijze te kunnen ontwikkelen
- Een sale-and-lease-backtransactie, waardoor een gebouw niet langer op de balans
drukt
- De implementatie van een kostentoerekeningssysteem, waardoor afdelingen worden
gestimuleerd om efficiënt met ruimte om te gaan
- Het verstrekken van een Regus-abonnement aan medewerkers, waardoor zij
wereldwijd op Regus-locaties kunnen werken (Regus is een bedrijf dat wereldwijd
flexibele, ingerichte kantoorruimte verhuurt).
De projecten om een mutatie te implementeren zijn ook zeer verschillend van aard en
omvang. Hieronder wordt in de vorm van een beslisboom een totaaloverzicht gegeven van
mogelijke mutaties waartoe besloten kan worden. Dit overzicht laat zien dat mutaties
betrekking kunnen hebben op (combinaties van) alle huisvestingscomponenten. Qua locatie
en huisvesting kun je 3 typen mutaties onderscheiden, met verschillende gevolgen voor de
organisatie:
1. Mutaties waarbij de organisatie op een andere manier gebruik gaat maken van de
bestaande huisvesting, zonder dat deze wordt aangepast
2. Mutaties waarbij de organisatie gebruik blijft maken van dezelfde locatie (afgezien
van een eventueel tijdelijke verhuizing), waarbij de huisvesting wordt aangepast
3. Mutaties waarbij de organisatie verhuist naar een andere locatie, waarna de oude
locatie (eventueel na aanpassen) wordt afgestoten
, Geconfronteerd met een concreet huisvestingsvraagstuk kan een organisatie kiezen voor 1
van deze 3 typen mutaties.
De huisvestingsmanager heeft te maken met 2 onafhankelijke processen: ten eerste de
huisvestingscarrière (ontwikkeling van de huisvestingsbehoefte en de wijze waarop die is
vervuld) van de organisatie en ten tweede de levenscyclus van het vastgoed. Binnen
huisvestingsmanagement staat de huisvestingscarrière van de organisatie centraal en
binnen vastgoedmanagement staat de levenscyclus van het vastgoed centraal.
Aanleidingen tot een mutatie
Gelet op de meestal hoge kosten en onvermijdelijke verstoring van het primaire proces,
besluit een organisatie niet zomaar tot een huisvestingsmutatie; er is altijd sprake van 1 of
meer concrete aanleidingen. Deze aanleidingen kunnen in 4 categorieën worden verdeeld:
1. Aanleidingen vanuit de huisvestingsstrategie. Wanneer het bestaande aanbod
wordt geanalyseerd, kunnen op bepaalde locaties zaken aan het licht komen die
vragen om verbetering in relatie tot prioriteiten in de huisvestingsstrategie.
2. Aanleidingen vanuit de exploitatie. Wanneer de organisatie verandert binnen een
niet-veranderende huisvestingscontext en/of wanneer de huisvestingsprestaties door
verouderingsprocessen dalen, kunnen knelpunten ontstaan die op den duur als
onhoudbaar worden beschouwd. In dit verband wordt ook wel gesproken over
pijngrenzen die worden overschreden.
