Hoofdstuk 1 Contracteren en contractmanagement
Een contract is een al dan niet schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige
rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meer anderen een verbintenis aangaan.
Een overeenkomst = Contract
Contract
The work to be done Terms and conditions
1. The work to be done (WTBD) is de prestatie oftewel wat in een contract staat vastgelegd wat
gedaan, geleverd of waargemaakt moet worden.
Kernbedingen (prijs-q-kwaliteit) is nodig voor de overeenkomst.
2. Terms and conditions zijn alle andere onderdelen die samengevat kunnen worden als de
voorwaarden, verplichtingen, tegenprestaties en overige afspraken. Dit staat ook bekend als
‘All other Contract Matter’ (AOCM) en als ‘Contract Matter’.
Betrokken partijen bij een contract kunnen zijn:
- Natuurlijke personen onderling Customer to Customer huwelijk
- Natuurlijke personen en rechtspersonen Business to Customer subsidieregeling
- Rechtspersonen onderling Business to Business o.a. goederen
B2B zijn de contracten, waarbij contractmanagement plaatsvindt. Dit zijn contracten
tussen organisaties onderling, maar ook van ministeries, provincies, overheden en andere
non-profit organisaties.
Verplichtingen/aard van WTBD
Opdrachtgever is de hoofdverplichting het uit geven van een financiële vergoeding aan de
leverancier(s). Opdrachtnemer is daarentegen verplicht om de prestatie te leveren.
Contractmanagement is het op operationeel niveau managen van alle in het contract vastgestelde
verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven + het
managen van alle onduidelijkheden, hiaten, gewenste wijzigingen in het contract met als doel de met
het contract beoogde doelstellingen te realiseren.
De contractmanager is degene die alle activiteiten voortvloeiend uit het Contractmanagement
uitvoert met bijbehorende verantwoordelijkheden, in opdracht van én met gedelegeerde
bevoegdheden van de Contracteigenaar.
Succesvol als een heldere positionering, omschrijving van taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden + praktische toepassingsmethode voor contractmanagement.
Als contractmanager moet je:
1. Binnen een vastgestelde bevoegdheden proactief en operationeel alle afspraken,
verplichtingen, voorwaarden, aannames, verwachtingen en doelstelling managen.
2. Gebreken, hiaten, onduidelijkheden, en verschil van interpretatie elimineren en reduceren.
3. Het tijdig verschaffen van informatie met betrekking tot voortgang, status, financiën, risico’s,
besluiten, acties en openstaande issues aan de Contracteigenaar.
4. Organiseren, administreren en voeren van overleggen met contracteigenaar, project- of
servicemanager en contractmanager van de wederpartij.
, 5. Overzichtelijk beheren van alle contract gerelateerde documenten, overzichten en
correspondentie.
6. Managen van niet-contractueel vastgelegde belangrijke aspecten of doelstellingen
De contractomgeving is het speelveld, waarin de contractmanager moet opereren. Kortom het
speelveld, waarin alle betrokkene partijen hun belangen en doelstellingen uiten. Deze is hiernaast te
zien.
Hieruit wordt duidelijk dat contractmanagers voor 40% aan contractmanagement doen en voor 60%
aan contactmanagement.
Er zijn namelijk zowel intern als externe communicatielijnen die een zwaar beroep doen op de
contractmanager.
Onder de tijdelijke organisatie verstaan we het geheel van alle rollen binnen de contractomgeving
die ieder specifieke taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden
bevatten. Dit wordt (in)formeel rond elk
contract opgetuigd.
Wanneer de eigen organisatie alle of een
groot gedeelte van de uitgevoerde
activiteiten uitbesteed aan de leveranciers,
fungeren zij als regie-organisatie. De kant
van de leverancier wordt dan als
serviceorganisatie benoemd.
Raamovereenkomsten en
deelovereenkomsten vormen een onderdeel
van een groter geheel aan samenhangende
contracten. Echter biedt een raamovereenkomst door de opdeling een afname in de complexiteit van
contracten, want de context waarin de contractmanager moet acteren is dan vastgesteld.
De contracteigenaar is een functionaris die verantwoordelijk is voor het aangaan en uitnutten van
het contract. Je bent verantwoordelijk voor dat contracten correct en op tijd worden uitgevoerd. Dit
is nooit de inkoper, maar wel bijvoorbeeld directeur HRM.
Met de contractboard worden alle personen bedoeld die bij het contract betrokken zijn. (Demand
Owners + Delivery Owners) Zij hebben gezamenlijke besprekingen, waarin zij gezamenlijk
beslissingen nemen die noodzakelijkzijn voor de voortgang van het contract.
Hierbij is de Juridische afdeling vertegenwoordigt als het om een groot contract gaat.
Hierbij is de inkoopafdeling vertegenwoordigt als het contract veel wijzigingen betreft.
Hierbij is de HR-afdeling betrokken als het om een outsourcing gaat.
De project- of servicemanager heeft de focus op the Work to be Done. Verantwoordelijk voor een
correcte levering van de producten en/of diensten of als ontvanger van. Ook controleert hij/zij de
kwaliteit.
De leverancier wordt ook wel de subcontractor genoemd. Heeft deze ook zaken uitbesteed heet dit
subcontracting.
Een contract is een al dan niet schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige
rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meer anderen een verbintenis aangaan.
Een overeenkomst = Contract
Contract
The work to be done Terms and conditions
1. The work to be done (WTBD) is de prestatie oftewel wat in een contract staat vastgelegd wat
gedaan, geleverd of waargemaakt moet worden.
Kernbedingen (prijs-q-kwaliteit) is nodig voor de overeenkomst.
2. Terms and conditions zijn alle andere onderdelen die samengevat kunnen worden als de
voorwaarden, verplichtingen, tegenprestaties en overige afspraken. Dit staat ook bekend als
‘All other Contract Matter’ (AOCM) en als ‘Contract Matter’.
Betrokken partijen bij een contract kunnen zijn:
- Natuurlijke personen onderling Customer to Customer huwelijk
- Natuurlijke personen en rechtspersonen Business to Customer subsidieregeling
- Rechtspersonen onderling Business to Business o.a. goederen
B2B zijn de contracten, waarbij contractmanagement plaatsvindt. Dit zijn contracten
tussen organisaties onderling, maar ook van ministeries, provincies, overheden en andere
non-profit organisaties.
Verplichtingen/aard van WTBD
Opdrachtgever is de hoofdverplichting het uit geven van een financiële vergoeding aan de
leverancier(s). Opdrachtnemer is daarentegen verplicht om de prestatie te leveren.
Contractmanagement is het op operationeel niveau managen van alle in het contract vastgestelde
verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven + het
managen van alle onduidelijkheden, hiaten, gewenste wijzigingen in het contract met als doel de met
het contract beoogde doelstellingen te realiseren.
De contractmanager is degene die alle activiteiten voortvloeiend uit het Contractmanagement
uitvoert met bijbehorende verantwoordelijkheden, in opdracht van én met gedelegeerde
bevoegdheden van de Contracteigenaar.
Succesvol als een heldere positionering, omschrijving van taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden + praktische toepassingsmethode voor contractmanagement.
Als contractmanager moet je:
1. Binnen een vastgestelde bevoegdheden proactief en operationeel alle afspraken,
verplichtingen, voorwaarden, aannames, verwachtingen en doelstelling managen.
2. Gebreken, hiaten, onduidelijkheden, en verschil van interpretatie elimineren en reduceren.
3. Het tijdig verschaffen van informatie met betrekking tot voortgang, status, financiën, risico’s,
besluiten, acties en openstaande issues aan de Contracteigenaar.
4. Organiseren, administreren en voeren van overleggen met contracteigenaar, project- of
servicemanager en contractmanager van de wederpartij.
, 5. Overzichtelijk beheren van alle contract gerelateerde documenten, overzichten en
correspondentie.
6. Managen van niet-contractueel vastgelegde belangrijke aspecten of doelstellingen
De contractomgeving is het speelveld, waarin de contractmanager moet opereren. Kortom het
speelveld, waarin alle betrokkene partijen hun belangen en doelstellingen uiten. Deze is hiernaast te
zien.
Hieruit wordt duidelijk dat contractmanagers voor 40% aan contractmanagement doen en voor 60%
aan contactmanagement.
Er zijn namelijk zowel intern als externe communicatielijnen die een zwaar beroep doen op de
contractmanager.
Onder de tijdelijke organisatie verstaan we het geheel van alle rollen binnen de contractomgeving
die ieder specifieke taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden
bevatten. Dit wordt (in)formeel rond elk
contract opgetuigd.
Wanneer de eigen organisatie alle of een
groot gedeelte van de uitgevoerde
activiteiten uitbesteed aan de leveranciers,
fungeren zij als regie-organisatie. De kant
van de leverancier wordt dan als
serviceorganisatie benoemd.
Raamovereenkomsten en
deelovereenkomsten vormen een onderdeel
van een groter geheel aan samenhangende
contracten. Echter biedt een raamovereenkomst door de opdeling een afname in de complexiteit van
contracten, want de context waarin de contractmanager moet acteren is dan vastgesteld.
De contracteigenaar is een functionaris die verantwoordelijk is voor het aangaan en uitnutten van
het contract. Je bent verantwoordelijk voor dat contracten correct en op tijd worden uitgevoerd. Dit
is nooit de inkoper, maar wel bijvoorbeeld directeur HRM.
Met de contractboard worden alle personen bedoeld die bij het contract betrokken zijn. (Demand
Owners + Delivery Owners) Zij hebben gezamenlijke besprekingen, waarin zij gezamenlijk
beslissingen nemen die noodzakelijkzijn voor de voortgang van het contract.
Hierbij is de Juridische afdeling vertegenwoordigt als het om een groot contract gaat.
Hierbij is de inkoopafdeling vertegenwoordigt als het contract veel wijzigingen betreft.
Hierbij is de HR-afdeling betrokken als het om een outsourcing gaat.
De project- of servicemanager heeft de focus op the Work to be Done. Verantwoordelijk voor een
correcte levering van de producten en/of diensten of als ontvanger van. Ook controleert hij/zij de
kwaliteit.
De leverancier wordt ook wel de subcontractor genoemd. Heeft deze ook zaken uitbesteed heet dit
subcontracting.
