Samenvatting Facilitair Eventmanagement 2023 jaar 1 blok 2

Samenvatting Events & Faciliteiten jaar 1



Soorten evenementen
Publieks à Voor het grote publiek gericht naar privépersonen, activiteit en inhoud van
event is hierop gericht. Je hoeft er niet uitgenodigd voor te zijn, iedereen kan een kaartje
kopen.
- Algemeen belang
- Weinig invloed op wie komen
- Leisure tourist domein
- Begint vaak met een idee
- Idealistisch doel
- Inkomsten vaak een probleem

Denk aan: concerten, dance events, festivals, lokale community evenementen, sport
evenementen.

Zakelijkà Een bedrijfsevenement met een zakelijk karakter.
- Bedrijfsbelang
- Invloed op wie er komt (uitnodigen)
- Business domein
- Begint vaak met een probleem/behoefte
- (In)direct commercieel doel
- Budget is beschikbaar

B2B = Business to business
B2C = Business to consumer
B2P = Business to personeel

Doel van een event
Vaak is er een aanleiding voor een evenement zoals een gebeurtenis of een situatie.

Doelen:
- Verkoop
- Promotie
- Communicatie
- Ontmoeting/netwerken
- Entertainment/vermaak
- Educatie
- Motivatie
- Informatie
- Consumptie
- Fundraising

,Hoe komt een eventbureau in gesprek met opdrachtgever?
Opdrachtgever benadert een evenementenbureau of andersom.

Voordelen inhuren evenementenbureau:
- Ervaring met organisatie, expertise
- Kent de markt
- Objectieve kijk op het bedrijf
- Eventbureau heeft uitgebreid netwerk à betere prijzen
- Eigen personeel blijft beschikbaar voor andere werkzaamheden

Nadelen:
- Onbekend met je bedrijf
- Mogelijk extra kosten, je moet het eventbureau betalen.

Zelf doen als bedrijf: is goedkoper en je kent de bedrijfscultuur.

Pitch:
Een beknopte verkoop presentatie waarin je jouw idee presenteert aan de opdrachtgever.
Met als doel om dit idee ook uit te mogen voeren voor het bedrijf. Vaak doen er 3 à 4
eventbureau ’s mee aan een pitch.

5 eventfases:
1. Initiatiefase: (projectvoorstel)
o Verkennen van de opdracht
o Bepalen randvoorwaarden en uitgangspunten
o Bepalen doelstellingen
o Ontwikkelen basisconcept
o Plan van aanpak
o Globale planning
o Eerste kostenraming
2. Voorbereidingsfase: (Projectplan)
o Concept wordt verder uitgewerkt
o Bepaling van het programma
o Maken gedetailleerde projectplanning
3. Uitwerkingsfase: (Productieprogramma)
o Praktisch vertalen van plan naar teamleden
o Afspraken met leveranciers
o Uitwerken draaiboeken
4. Uitvoeringsfase: (Evenement zelf)
o Onderverdelen in opbouw, event zelf en afbouw
o Productie wordt aan de hand van het draaiboek uitgevoerd
5. Afwikkelingsfase: (Evaluatieverslag)
o Voorzien van nodige nazorg en follow-up voor het evenement
o Projectevaluatie

,FASE 1: INITIATIEFASE

Het eerste gesprek met de opdrachtgever. De opdrachtgever verteld zijn wens die te maken
heeft met een evenement. Wens is vaak niet duidelijk geformuleerd. Belangrijk om te
achterhalen wat opdrachtgever precies wil! à The big why?

ROI

Manier om je opdrachtgever te overtuigen dat je event niet alleen een kostenpost is, maar
dat het op de lange termijn ook echt wat oplevert. Financieel kunnen aantonen dat het winst
oplevert, dat je meer geld verdiend/minder uitgeeft. Wat heeft het event uiteindelijk
opgeleverd.

Niveau 0: Target group à Je hebt je doelgroep bereikt.
Niveau 1: Satisfaction à Je doelgroep vermaakt zich, heeft het leuk gehad.
Niveau 2: Learnings à Je doelgroep heeft daadwerkelijk iets geleerd op jouw event.
Niveau 3: Desired behavior à Je doelgroep gaat ander, gewenst gedrag vertonen door wat
ze hebben geleerd. De kennis wordt dus toegepast.
Niveau 4: Impact à Het veranderde gedrag heeft ook echt impact op je bedrijf.
Niveau 5: ROI à Uiteindelijk levert het geld op omdat personeel bijv. anders/functioneler te
werk gaat. Je kan financieel aantonen dat het winst oplevert.

Stakeholders
Met wie heeft je evenement te maken?

Interne stakeholders:
- Medewerkers
- Vrijwilligers
- Management/bestuur

Externe stakeholders:
- Leveranciers
- Media
- Sponsoren
- Overheid
- Bezoekers/deelnemers
- Lokale gemeenschap (omwonenden)

5 w’s
- Wie
- Wat
- Waar
- Wanneer
- Waarom

Als je deze vragen allemaal hebt beantwoord kan je makkelijker tot een concept van je
event komen. De info helpt als ondersteuning van het creatieve proces.

, Technieken om tot creatieve ideeën te komen

- Brainstormen: samen zoveel mogelijk nieuwe ideeën bedenken. 4 regels:
o Stel je oordeel uit: geen kritiek op andermans of eigen ideeën.
o Streef naar kwantiteit: zoveel mogelijk ideeën.
o Freewheel: wilde ideeën, chaos mag, hak op de tak.
o Hitchhike: lift mee op andermans ideeën.
- Mindmapping: na brainstormen maak je er een mindmap van. Vastleggen van info op
een gestructureerde manier.
- Leteraal denken: doen alsof obstakel er niet is en dan door ontwikkelen.
- Denkhoeden van Edward de Bono

Plan van aanpak

- Overzicht van de betrokken partijen
- Overzicht van de teamleden en hun functies
- Beschrijving van het gewenste projectresultaat
- Grove planning met go- en no go momenten.

Kosten

Maken van de eerste kostenraming: welke kostenposten denk je over het algemeen tegen te
komen?

1. Locatie
2. Catering
3. Entertainment
4. Techniek
5. Decoratie
6. Deelnemers (logistiek, hostesses, bhv, veiligheid, etc.)
7. Vergunning
8. Verzekering
9. Buma Stemra
10. Onvoorzien (10%)
11. BTW (21%)

Constante kosten: onafhankelijk van aantal bezoekers. Zijn de kosten die niet veranderen
wanneer er meer of minder gasten komen. Zoals: huur van de locatie, de techniek en het
entertainment.

Variabele kosten: afhankelijk van aantal bezoekers. Zijn de kosten die wel veranderen bij
een wijziging van aantal gasten. Zoals: cateringkosten, kosten vervoer, kosten voor
goodiebags, kosten voor inhuren hostesses.