Ondernemen in FM Samenvatting Inkoop in strategisch perspectief Hoofdstuk 6

Inkoop Samenvatting Hoofdstuk 6 Inkooptraject en implementatie:

§6.1 Introductie
Stappen inkooptraject in bedrijven en publieke organisaties verschil:
- Aantal publieke organisaties moeten zich houden aan de Aanbestedingswetgeving.

Aanbestedingswetgeving:
- Aantal voorgeschreven procedures waaruit bij een inkooptraject moet worden gekozen.

Uitgangspunt Best Value:
- Leverancier kan het beste een oplossing bieden voor een inkoopvraagstuk.

§6.2 Voorbereiden inkooptraject
Inkooptraject:
- Van het ontstaan van een behoefte tot en met het afsluiten van een contract.

Traject:
- Het gaat om samenwerking met een aantal stakeholders binnen een organisatie en binnen het team
dat het inkooptraject vorm geeft.

§6.3 Uitvoeren inkooptraject: specificatie en selectie
3 stappen inkooptraject:
1. Specificatie;
2. Selectie;
3. Contracteren.

Specificatie:
- Specificeren wat moet worden ingekocht.
- Alleen door inspanningen en kosten krijgt de organisatie wat ze wil hebben, er is veel discussie met
de leverancier over interpretaties van specificaties en na de ontvangst van de offertes.

Stappen opstellen specificatie:
1. Bepalen functionele specificatie;
2. Opstellen programma van eisen;
3. Technische- en logistieke specificatie;
4. Selectie.

Stap 1 – Bepalen functionele specificatie:
- De functie van het product of de dienst welke wordt ingekocht. Er wordt aangegeven aan welke
prestaties moet worden voldaan.

Stap 2 – Opstellen programma van eisen:
- Verdere detaillering van stap 1 en beschrijft de verwachtingen meer in detail.
 Prestatie-eisen
 Richtbudget

Stap 3 – Technische- en logistieke specificatie:
- Alle specifieke technische- en logistieke eisen aan product, dienst of oplossing.

Inkoopspecificatie bet onder andere:
 Prestatie-eisen;
 Technische eisen;
 Onderhoudseisen;
 Kwaliteitseisen;
 Logistieke eisen;
 Juridische voorwaarden;
 Duurzaamheidseisen (milieu- en sociale eisen);
 Richtbudget.
- Onderscheid tussen eisen en wensen. Aan eisen voldoen  mimimaal te bereiken waarde en is een
knock-outcriterium.


1

, Taak inkoper bij specificeren:
- De specificatie in de vorm van een objectieve (leveranciersneutrale) en een eenduidige en volledige
beschrijving wordt opgesteld.
- Maakt een plan en denk vooruit voor de aanpak van de beoordeling van de offertes.

Best Value ‘de leverancier is de expert’:
- Complexe vraagstukken waarbij leveranciers mogelijke oplossingen in beeld brengen met de beste
prijs-kwaliteitverhouding.

Onderwerpen die tijdens de specificatiefase verder moeten worden uitgewerkt:
 Meerdere leveranciers of één leverancier.
 Lokaal, regionaal, nationaal lever.
 Regionale of nationale oriëntatie  Wijzigingsgevoelig, veel belang bij snelle
levering of hoge leveringsflexibiliteit, veel persoonlijke afstemming.
 Internationale oriëntatie  bulkkarakter van product, loonintensiteit, vraag of
er wereldwijd opererende leveranciers beschikbaar zijn.

Stappen selectie:
1. Marktonderzoek;
2. Vaststellen van de wijze van beoordeling van ontvangen offertes;
3. Vastellen van de wijze van contracteren;
4. Prekwalificeren van leveranciers en bepalen welke leveranciers uitgenodigd worden tot het
uitbrengen van een offerte;
5. Offerteaanvraag, beoordeling en vergelijking van de ontvangen offertes;
6. Maken van een voorlopige leverancierskeuze.

§6.3.1 Marktonderzoek
Stap 1 – Marktonderzoek:
- Doel  potentiële leveranciers en hun capaciteiten in beeld krijgen en om na te gaan of van deze
leveranciers informatie kan worden verkregen om de specificatie te verbeteren.
 Deskresearch (vanuit bureau) en fieldresearch (waar je voor op pad moet).

§6.3.2 Beoordeling
Stap 1 – Vaststellen van de wijze van beoordeling van ontvangen offertes:
- Beoordelingsmodel moet duidelijk zijn voor alle deelnemers, stakeholders en leveranciers.
- Prijskwaliteitsverhouding.
- Leveranciers moeten vooraf worden geïnformeerd over de gunningsformule en de werkwijze hiervan.

§6.3.3 Contractvormen
Stap 1 – Vaststellen van de wijze van contracteren:
Contract:
- Een schriftelijk vastgestelde overeenkomst waarin wederzijde verplichtingen worden aangegaan.

Contractvormen:
 Inspanningscontracten  inspannen om een bepaald resultaat te behalen.
 Resultaatcontracten  garantie onder bepaalde voorwaarden.

Vier fasen:
- Iedere fase levert elementen op voor een contract.
1. Input; (vooral inspanningsgericht)
2. Throughput; (vooral inspanningsgericht)
3. Output; (vooral resultaatgericht)
4. Outcome. (vooral resultaatgericht.

Contractmodellen 




2