TIO HEM3 Samenvatting MICE powerpoints en boeken Effectief deelnemen aan beurzen en Conference management met Examenvragen

Aantekeningen MICE – Meetings, Incentive, Conferences
& Events
Effectief deelnemen aan beurzen
Hoofdstuk 1 Beurzen: Communicatie met effect
 SITE: Society of Incentive Travel Executives
 Soorten beurzen:
o Publieksbeurs: Te bereiken voor iedereen (huishoudbeurs)
o Vakbeurs: Beurzen voor speciale vakken (horecava)
 + Mensen hebben kennis van het vak
 + Initiatief bij doelgroep
 + Persoonlijk contact
 - Kostbare zaak
 - Beperkte doelgroep
 - Veel concurrentie om je heen
o Gemengde beurs
o Congresbeurs

Hoofdstuk 2 Kies een marketingaanpak
 Tijd- en budgetbeperkingen zorgen hoge mate van doelgerichtheid, maar er is te veel
belangstelling voor uitvoering.
 Kies een goed beursmerk en denk om het budget.
 Het is belangrijk om eigen marketingexpertise in te schakelen, maar je moet ook
vooral naar verkopers luisteren.
 Maak een SWOT-analyse van de beurs om de B&T voor- en nadelen te ontdekken
o Strength (de doelgroep komt zelf naar het bedrijf toe)
o Weakness (kostbare zaak)
o Opportunity (veel nieuwe technologieën)
o Threats (veel concurrentie)

Hoofdstuk 3 Nog meer marketing
 Beursdoelstellingen:
o Klant georiënteerd
 Werven van nieuwe klanten
 Onderhouden van contacten
 Bieden van gastvrijheid
 Leren kennen van verwachtingen
o Product georiënteerd
 Presentaties van noviteiten, upgrades en nieuwe toepassingen
 Vergaren van informatie over professionele gebruikers
 Rechtstreekse verkoop
 Vergroten van marktaandeel
 Vinden van nieuwe afzetkanalen
o Prijs georiënteerd
 Testen van de prijsstelling/prijspolicy

,  Informatiewerving met oog op nieuwe contacten


o Communicatie
 Bevorderen naamsbekendheid
 Bijdragen aan image building
 Leggen, intensiveren van mediacontacten
 Werking van communicatie uitingen testen
 Aanmoedigen tot aanschaf van product of dienst
 Omgevingsfactoren van B&T: Prijs/prestatieverhouding, kosten van alternatief
vergelijken, bepaal merkwaarde van beurs, bestudeer beursprospectus, spoor
evaluaties en referenties op, let op standligging, type beschikbare stands.

Hoofdstuk 4 Bewaak de planning
 Beursplan: De plattegrond van de beurshal. Je hebt verschillende soorten stands en
elk heeft zijn voordelen. Dit staat erin:
o Naam, datum en locatie
o SWOT factoren voor de beurs
o Overwegingen met betrekking tot de omgeving (parkeerplekken, ov, etc.)
o Concrete doelstellingen (wat wil je bereiken)
o Gereserveerde oppervlakte, type stand en ligging
o Aanduiding van tentoon te stellen producten
o Beursthema (huishoudbeurs ziet er anders uit dan horecava)
o Hoofdlijnen promotionele inbedding
o Benodigde mankracht
o Beschikbaar budget
o Hoofdlijnen tijdsplanning (geen eten brengen als beurs pas over drie dagen is)
o Samenstelling en werkwijze projectteams
o Afspraken over resultaatmeting en evaluaties
 Twee fasen in de planning:
o Fundamentele planning: Besluitvorming staat centraal. Gekoppeld aan
budgetvoorbereiding.
o Uitvoeringsplanning: Het traject vanaf de eerste inputmeeting tot de laatste
eindrapportage. Drie onderdelen in de uitvoeringsplanning
(presentatieaanmaak, op- en afbouw, draaiboek).
 Exhibitors kit: Alles wat standhouders nodig hebben voor de beurs (algemene
planning, beursregelement, plattegronden, reserveringsformulieren, overzicht
exposerende bedrijven, publiciteitsprogramma door beursorganisator, uur van
ruimtes, reis- en verblijffaciliteiten)
 Beursregelement onderwerpen: te huren oppervlakte, beursformule, op- en
afbouwperiodes, bouwtechnische voorschriften (brandveiligheid),
goedkeuringsprocedures, beperkende bepalingen, mogelijkheden/verplichtingen.