Samenvatting procesmanagement
PDCA
Plan:
Je maakt een plan voor een verandering en zet in het plan welke stappen er gedaan moeten
worden. Ook schat je de risico’s in en benoem je wat voor resultaten je wil halen.
Do:
Je voert het plan uit. Eventueel in een proefomgeving. Doe het op kleine schaal. Meet de
resultaten.
Check:
Je kijkt met de resultaten of je met de veranderingen het proces echt verbeterd hebt. Beslis
of je het op grotere schaal wil uitvoeren. Als er geen verandering is moet je het aanpassen en
opnieuw uitvoeren.
Act:
Voer de veranderingen in. Werk de standaardvoorschriften bij zodat dit een standaard wordt.
Zorg ook dat iedereen ervan op de hoogte is en dat iedereen deze voorschriften volgt.
H1 Toegepaste organisatiekunde
8.1 Organiseren
Organiseren:
Is de managementfunctie die erop gericht is binnenin een organisatie een structuur van
relaties tussen het personeel te creëren zodat het personeel in staat is gezamenlijk de
geplande doelen te behalen.
Redenen voor organiseren:
- Het bereiken van synergie (winst behalen door dingen samen te doen)
- Het voorkomen van de duplicatie van middelen (Zorgt ervoor niet dubbel
inkopen/dubbel werk) (daardoor krijg je schaalvoordelen)
- Het instellen van lijnen van autoriteit en hiërarchie
- Het bewerkstellingen van goede communicatie.
Organogram:
Een organisatieschema noemen we een organogram. Een organogram weerspiegeld de
organisatiestructuur. Een organisatiestructuur geeft de hiërarchie van gezagsverhouding
binnen de organisatie aan.
Verticale lijnen geven hiërarchische relaties weer: en horizontale:
Horizontale lijnen geven samenwerkingsrelaties zonder hiërarchische relaties weer. Ook
geven de lijnen communicatie en informatiekanalen weer,
De manager kan niet zomaar opdrachten verstrekken aan een medewerker van de afdeling
van een andere manager.
,Wat staat er in het organogram vanaf boven:
Bovenaan het organogram staat de directie, daaronder het middenmanagement, vaak
afdelingshoofden.
Procedures:
Zijn een opeenvolging van werkzaamheden volgens een bepaalde routine.
Waar gaat de organisatiestructuur over:
Taken, functies, afdelingen.
Bij het structureren van bedrijven ga je van klein naar groot:
Taken > Functies > Afdelingen > welke coördinatiestructuren gaan er gebruikt worden >
personele structuur > Organisatiestructuur.
Taak:
Kleinst onsplitsbare eenheid arbeid. (Bevoegdheden, verantwoordelijkheid)
Functie (omschrijving):
Een titel voor combinatie van taken. (Vakkenvuller).
Personele structuur:
Wordt bepaald wie waar terecht komt, wie wiens baas is en wie waartoe bevoegd is.
8.2 Arbeidsverdeling
8.2.1 Motieven voor arbeidsverdeling
Arbeidsverdeling:
Het opdelen van een arbeid in kleinere delen. Vervolgens laat een medewerker zich
specialiseren in een van die delen.
Motieven voor arbeidsverdeling:
- Bestuursmotief
- Kostenmotief
- Gedragskundig motief
- Maatschappelijk motief
Bestuursmotief:
Bij een keuze moet men er rekening mee houden dat de organisatie nog stuurbaar blijft en
dat er op de taken toezicht kan worden gehouden.
Kostenmotief:
De gekozen organisatiewijze moet wel betaalbaar blijven. De arbeidsverdeling moet efficiënt
werken mogelijk maken.
Gedragskundigmotief:
, De taken moeten niet te eentonig zijn en moeten de werknemer de kans geven om zich te
ontplooien. De taken moeten de werknemer verantwoordelijkheid en
beslissingsbevoegdheid geven.
Maatschappelijk motief:
Vanuit maatschappelijk belang. Rekening houdende met wetten, normen en waarden, zoals
de Arbo (arbeidsomstandigheden wet)
Om tot een geschikte taak definitie te komen moeten de volgende regels in acht worden
genomen:
1. De taak moet op het niveau van de uitvoerder zijn.
2. De taak moet een logisch, overzichtelijk en afgrond geheel vormen.
3. De taken moeten voor de werknemer de mogelijkheid tot ontplooiing bieden.
4. De taken mogen geen tegenstrijdigheid bevatten.
Voor saaie en kort-cyclische werkzaamheden heeft Frederick Herzberg 3 oplossingen
bedacht:
- Taakroulatie
- Taakverruiming
- Taakverrijking.
Taakverruiming:
Er komen meer taken binnenin de functie. Dat betekent niet, dat de functie zwaarder wordt,
maar dat er meer afwisseling komt in de werkzaamheden. Wordt ook wel job enlargement
genoemd.
Taakroulatie: (job rotation)
Taakroulatie houdt in dat werknemers wissel en van taken. Bijvoorbeeld 's morgens is
iemand aan het vakkenvullen en 's middags werkt hij achter de kassa. De werknemer doet
afwisselend twee verschillende werkzaamheden van hetzelfde niveau. Wordt ook wel job
rotation genoemd.
PDCA
Plan:
Je maakt een plan voor een verandering en zet in het plan welke stappen er gedaan moeten
worden. Ook schat je de risico’s in en benoem je wat voor resultaten je wil halen.
Do:
Je voert het plan uit. Eventueel in een proefomgeving. Doe het op kleine schaal. Meet de
resultaten.
Check:
Je kijkt met de resultaten of je met de veranderingen het proces echt verbeterd hebt. Beslis
of je het op grotere schaal wil uitvoeren. Als er geen verandering is moet je het aanpassen en
opnieuw uitvoeren.
Act:
Voer de veranderingen in. Werk de standaardvoorschriften bij zodat dit een standaard wordt.
Zorg ook dat iedereen ervan op de hoogte is en dat iedereen deze voorschriften volgt.
H1 Toegepaste organisatiekunde
8.1 Organiseren
Organiseren:
Is de managementfunctie die erop gericht is binnenin een organisatie een structuur van
relaties tussen het personeel te creëren zodat het personeel in staat is gezamenlijk de
geplande doelen te behalen.
Redenen voor organiseren:
- Het bereiken van synergie (winst behalen door dingen samen te doen)
- Het voorkomen van de duplicatie van middelen (Zorgt ervoor niet dubbel
inkopen/dubbel werk) (daardoor krijg je schaalvoordelen)
- Het instellen van lijnen van autoriteit en hiërarchie
- Het bewerkstellingen van goede communicatie.
Organogram:
Een organisatieschema noemen we een organogram. Een organogram weerspiegeld de
organisatiestructuur. Een organisatiestructuur geeft de hiërarchie van gezagsverhouding
binnen de organisatie aan.
Verticale lijnen geven hiërarchische relaties weer: en horizontale:
Horizontale lijnen geven samenwerkingsrelaties zonder hiërarchische relaties weer. Ook
geven de lijnen communicatie en informatiekanalen weer,
De manager kan niet zomaar opdrachten verstrekken aan een medewerker van de afdeling
van een andere manager.
,Wat staat er in het organogram vanaf boven:
Bovenaan het organogram staat de directie, daaronder het middenmanagement, vaak
afdelingshoofden.
Procedures:
Zijn een opeenvolging van werkzaamheden volgens een bepaalde routine.
Waar gaat de organisatiestructuur over:
Taken, functies, afdelingen.
Bij het structureren van bedrijven ga je van klein naar groot:
Taken > Functies > Afdelingen > welke coördinatiestructuren gaan er gebruikt worden >
personele structuur > Organisatiestructuur.
Taak:
Kleinst onsplitsbare eenheid arbeid. (Bevoegdheden, verantwoordelijkheid)
Functie (omschrijving):
Een titel voor combinatie van taken. (Vakkenvuller).
Personele structuur:
Wordt bepaald wie waar terecht komt, wie wiens baas is en wie waartoe bevoegd is.
8.2 Arbeidsverdeling
8.2.1 Motieven voor arbeidsverdeling
Arbeidsverdeling:
Het opdelen van een arbeid in kleinere delen. Vervolgens laat een medewerker zich
specialiseren in een van die delen.
Motieven voor arbeidsverdeling:
- Bestuursmotief
- Kostenmotief
- Gedragskundig motief
- Maatschappelijk motief
Bestuursmotief:
Bij een keuze moet men er rekening mee houden dat de organisatie nog stuurbaar blijft en
dat er op de taken toezicht kan worden gehouden.
Kostenmotief:
De gekozen organisatiewijze moet wel betaalbaar blijven. De arbeidsverdeling moet efficiënt
werken mogelijk maken.
Gedragskundigmotief:
, De taken moeten niet te eentonig zijn en moeten de werknemer de kans geven om zich te
ontplooien. De taken moeten de werknemer verantwoordelijkheid en
beslissingsbevoegdheid geven.
Maatschappelijk motief:
Vanuit maatschappelijk belang. Rekening houdende met wetten, normen en waarden, zoals
de Arbo (arbeidsomstandigheden wet)
Om tot een geschikte taak definitie te komen moeten de volgende regels in acht worden
genomen:
1. De taak moet op het niveau van de uitvoerder zijn.
2. De taak moet een logisch, overzichtelijk en afgrond geheel vormen.
3. De taken moeten voor de werknemer de mogelijkheid tot ontplooiing bieden.
4. De taken mogen geen tegenstrijdigheid bevatten.
Voor saaie en kort-cyclische werkzaamheden heeft Frederick Herzberg 3 oplossingen
bedacht:
- Taakroulatie
- Taakverruiming
- Taakverrijking.
Taakverruiming:
Er komen meer taken binnenin de functie. Dat betekent niet, dat de functie zwaarder wordt,
maar dat er meer afwisseling komt in de werkzaamheden. Wordt ook wel job enlargement
genoemd.
Taakroulatie: (job rotation)
Taakroulatie houdt in dat werknemers wissel en van taken. Bijvoorbeeld 's morgens is
iemand aan het vakkenvullen en 's middags werkt hij achter de kassa. De werknemer doet
afwisselend twee verschillende werkzaamheden van hetzelfde niveau. Wordt ook wel job
rotation genoemd.
