Microsoft Office 2016 Step by Step STUDY MATERIALS FOR EXAMS

Contents i Introduction. xi Who this book is for. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi The Step by Step approach. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii Download the practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii Ebook edition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv Get support and give feedback. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv Errata and support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv We want to hear from you. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvi Stay in touch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvi Part 1: Microsoft Office 2016 1 Explore Office 2016. 3 Work in the Office user interface. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Identify app window elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Sidebar: Tell me what you want to do. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Work with the ribbon and status bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Sidebar: Adapt exercise steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 iii Change Office and app options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Manage account information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Manage app options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Customize the Quick Access Toolbar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Customize the ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 2 Create and manage files . 39 Create files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Open and move around in files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Display different views of files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Display and edit file properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Sidebar: File types and compatibility with earlier versions of Office apps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Save and close files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Sidebar: Save files to OneDrive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Part 2: Microsoft Word 2016 3 Modify the structure and appearance of text. 69 Apply paragraph formatting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Configure alignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Configure vertical spacing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Configure indents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Sidebar: Configure paragraph borders and shading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Structure content manually. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Apply character formatting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Sidebar: Character formatting and case considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Create and modify lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Sidebar: Format text as you type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 iv Apply built-in styles to text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Apply styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Manage outline levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Change the document theme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 4 Collaborate on documents. 115 Mark up documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Insert comments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Track changes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Display and review document markup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Display markup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Review and respond to comments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Review and process tracked changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Sidebar: Remember to check for errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Compare and merge documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Compare and combine separate copies of a document . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Compare separate versions of a document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 Control content changes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Restrict actions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Restrict access by using a password. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Sidebar: Restrict access by using rights management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Coauthor documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 5 Merge data with documents and labels. 159 Understand the mail merge process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Start the mail merge process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Get started with letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Get started with labels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Get started with email messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 vChoose and refine the data source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Select an existing data source. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Create a new data source. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Refine the data source records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Sidebar: Refresh data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Insert merge fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Preview and complete the merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Create individual envelopes and labels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 Generate individual envelopes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 Generate individual mailing labels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 Part 3: Microsoft Excel 2016 6 Perform calculations on data. 197 Name groups of data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Define Excel tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 Create formulas to calculate values. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 Sidebar: Operators and precedence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 Summarize data that meets specific conditions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Set iterative calculation options and enable or disable automatic calculation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 Use array formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Find and correct errors in calculations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236