Administratieve Organisatie hoofdstuk 6: het inkoopproees en -systeem
Inkoop is overal in de organisatie terug te zien. Als de directie middelen nodig heeft moet
dit door afdeling Inkoop ingekocht worden. Een organisatie moet dus middelen aanschafen
om te kunnen functioneren.
Middelen verkrijgen: kan in drie hoofdgroepen onderverdeeld worden:
1. Middelen om primaire en ondersteunende proeessen te kunnen uitvoeren:
gebouwent personeelt machinest gereedschapt inventarist etc.
2. Middelen in de vorm van goederen
- om doorverkocht te worden
- om te worden bewerktt om vervolgens verkocht te worden
3. Finaneiële middelen om de middelen hierboven te verkrijgen
Inkopen van diensten: bijvoorbeeld onderhoud laten verrichtent schoonmaakdienstent etc.
Strategisehe inkoop: bij strategische inkoop is erop gericht vast te stellen aan welke
doelstellingen de inkoopfunctie en welk beleid het dient te voldoen. De aard en de
doelstellingen van de onderneming is hierbij belangrijk. Strategisch inkoop zal zich niet snel
buigen over de inkoop van kantoorartikelen.
Taetisehe inkoop: bij tactische inkoop ga je het beleid verwezenlijken en ga je kijken of de
benodigde product beschikbaar zijn op de markt en bij welke leverancier. Hierbij zijn
volgende stappen:
1. Speeifieeren: wat zijn de inkoopcategorieën en specifcaties over grondstofen of
goederen.
2. Marktoriëntatie: kennis opdoen over de leveranciers: goederen van leveranciers,
kwaliteit, posite, externe integrate
3. Seleeteren: een leverancier wordt gekozen en geëvalueerd.
4. Contraeteren: eventueel afspraken maken voor lange termijn
Samenwerkingsmethoden: vooral in de foodbranche
- servieeprovider: er wordt gewerkt met één leverancier
- eategory management: per vers onderdeel één leverancier
- preferred suppliers: er wordt van leveranciers afgewisseldt steeds de goedkoopst
- marktinkoop: er wordt op de markt ingekocht en de paar leveranciers waar je zaken mee
doett wordt altijd de goedkoopste gekozen
Operationele inkoop: als het beleidt de te inkopen producten en leveranciers bekend zijnt ga
je over naar operationele inkoop. Dit houdt in:
- bestellen van de nodige artikelen
- eontroleren en ontvangen van de inkopen, vaststellen dat de leveraneier aan
verpliehtingen heef voldaan
- eontroleren en faetuur betalen
, Funetie-uitoefening: een van de belangrijkste onderdelen in een organisatie en voldoende
winst halen uit je producten komt door afdeling Inkoop.
- afdeling Inkoop moet daarom de markt altid goed in de gaten houden en zelf naar het
buitenland oriënteren.
- de producten moeten aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen.
Bevoegdheid tot inkopen: wie er daadwerkelijk mag inkopen en hiervoor bevoegd ist zijn de
afdelingshoofd en de inkoper waarbij dit is vastgelegd in zijn taakbeschrijving. De Inkoper
moet vaak bepaalde technische deskundigheid beschikken over de producten van de
organisatie.
Inkoopdoeumentatiesysteem: gegevens over het assortiment van de leverancier.
- leveranciersnummer
- contactgegevens van de leverancier
- te leveren producten/diensten
- leverings- en betalingscondites
- ervaring met leverancier
- overige gegevens
Vendor rating: ervaring met de leveranciers noteren
6.2 Het inkoopproees
Proeesrelaties: relaties tussen andere afdelingen in de organisatie
- verkoopproees: afstemming tussen inkoopplan en verkoopplan voor nodige bijstellingen
- produetieproees: aanschafen van niet-voorraad artikelen voor productiet zoals
gereedschapt apparatuurt transportmiddelent etc.
- magazijnproees: ontvangstt keuring en uitgife van goederen die besteld zijn
- finaneieel-administratieve proees: toestemming vanuit de fnanciële afdeling om
producten in te kopent want dit leidt tot vaste activa.
- humanresoureeproees: personeelsplanningt beheert etc.
6.3 Proeesaetiviteiten
Impuls of initiatief tot inkopen: het inkoopproces wordt geactiveerd door een impulst
waartoe ook moet worden gerekend op de initiatieven van de koper zelf
- eommereieel georiënteerde inkoop: als het initiatief tot inkopen door de inkoper zelf
komt. In deze situaties is de inkoper vaak ook verantwoordelijk voor de verkoop.
Vorm waarin de inkoopafdeling de melding ontvangt
- voorraadartikelen: melding als bepaalde artikelen het bestelniveau hebben bereikt
- materialen of grondstofen voor individueel produetieorders: als een bepaalde productie
gedaan moet worden en hier verschillende materialen en grondstofen voor nodig zijnt krijgt
afdeling Inkoop dit te weten. Dit kan ook automatisch gebeuren.
- overige artikelen: andere artikelen die niet bekend zijnt moeten duidelijk worden
omschreven en de juiste hoeveelheid.
Investeringsgoederen: bij dit soort goederen moet veel aandacht worden besteed bij het
bestellen en moet er gekeken worden of er genoeg deskundigheid is in de organisatie.
Inkoop is overal in de organisatie terug te zien. Als de directie middelen nodig heeft moet
dit door afdeling Inkoop ingekocht worden. Een organisatie moet dus middelen aanschafen
om te kunnen functioneren.
Middelen verkrijgen: kan in drie hoofdgroepen onderverdeeld worden:
1. Middelen om primaire en ondersteunende proeessen te kunnen uitvoeren:
gebouwent personeelt machinest gereedschapt inventarist etc.
2. Middelen in de vorm van goederen
- om doorverkocht te worden
- om te worden bewerktt om vervolgens verkocht te worden
3. Finaneiële middelen om de middelen hierboven te verkrijgen
Inkopen van diensten: bijvoorbeeld onderhoud laten verrichtent schoonmaakdienstent etc.
Strategisehe inkoop: bij strategische inkoop is erop gericht vast te stellen aan welke
doelstellingen de inkoopfunctie en welk beleid het dient te voldoen. De aard en de
doelstellingen van de onderneming is hierbij belangrijk. Strategisch inkoop zal zich niet snel
buigen over de inkoop van kantoorartikelen.
Taetisehe inkoop: bij tactische inkoop ga je het beleid verwezenlijken en ga je kijken of de
benodigde product beschikbaar zijn op de markt en bij welke leverancier. Hierbij zijn
volgende stappen:
1. Speeifieeren: wat zijn de inkoopcategorieën en specifcaties over grondstofen of
goederen.
2. Marktoriëntatie: kennis opdoen over de leveranciers: goederen van leveranciers,
kwaliteit, posite, externe integrate
3. Seleeteren: een leverancier wordt gekozen en geëvalueerd.
4. Contraeteren: eventueel afspraken maken voor lange termijn
Samenwerkingsmethoden: vooral in de foodbranche
- servieeprovider: er wordt gewerkt met één leverancier
- eategory management: per vers onderdeel één leverancier
- preferred suppliers: er wordt van leveranciers afgewisseldt steeds de goedkoopst
- marktinkoop: er wordt op de markt ingekocht en de paar leveranciers waar je zaken mee
doett wordt altijd de goedkoopste gekozen
Operationele inkoop: als het beleidt de te inkopen producten en leveranciers bekend zijnt ga
je over naar operationele inkoop. Dit houdt in:
- bestellen van de nodige artikelen
- eontroleren en ontvangen van de inkopen, vaststellen dat de leveraneier aan
verpliehtingen heef voldaan
- eontroleren en faetuur betalen
, Funetie-uitoefening: een van de belangrijkste onderdelen in een organisatie en voldoende
winst halen uit je producten komt door afdeling Inkoop.
- afdeling Inkoop moet daarom de markt altid goed in de gaten houden en zelf naar het
buitenland oriënteren.
- de producten moeten aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen.
Bevoegdheid tot inkopen: wie er daadwerkelijk mag inkopen en hiervoor bevoegd ist zijn de
afdelingshoofd en de inkoper waarbij dit is vastgelegd in zijn taakbeschrijving. De Inkoper
moet vaak bepaalde technische deskundigheid beschikken over de producten van de
organisatie.
Inkoopdoeumentatiesysteem: gegevens over het assortiment van de leverancier.
- leveranciersnummer
- contactgegevens van de leverancier
- te leveren producten/diensten
- leverings- en betalingscondites
- ervaring met leverancier
- overige gegevens
Vendor rating: ervaring met de leveranciers noteren
6.2 Het inkoopproees
Proeesrelaties: relaties tussen andere afdelingen in de organisatie
- verkoopproees: afstemming tussen inkoopplan en verkoopplan voor nodige bijstellingen
- produetieproees: aanschafen van niet-voorraad artikelen voor productiet zoals
gereedschapt apparatuurt transportmiddelent etc.
- magazijnproees: ontvangstt keuring en uitgife van goederen die besteld zijn
- finaneieel-administratieve proees: toestemming vanuit de fnanciële afdeling om
producten in te kopent want dit leidt tot vaste activa.
- humanresoureeproees: personeelsplanningt beheert etc.
6.3 Proeesaetiviteiten
Impuls of initiatief tot inkopen: het inkoopproces wordt geactiveerd door een impulst
waartoe ook moet worden gerekend op de initiatieven van de koper zelf
- eommereieel georiënteerde inkoop: als het initiatief tot inkopen door de inkoper zelf
komt. In deze situaties is de inkoper vaak ook verantwoordelijk voor de verkoop.
Vorm waarin de inkoopafdeling de melding ontvangt
- voorraadartikelen: melding als bepaalde artikelen het bestelniveau hebben bereikt
- materialen of grondstofen voor individueel produetieorders: als een bepaalde productie
gedaan moet worden en hier verschillende materialen en grondstofen voor nodig zijnt krijgt
afdeling Inkoop dit te weten. Dit kan ook automatisch gebeuren.
- overige artikelen: andere artikelen die niet bekend zijnt moeten duidelijk worden
omschreven en de juiste hoeveelheid.
Investeringsgoederen: bij dit soort goederen moet veel aandacht worden besteed bij het
bestellen en moet er gekeken worden of er genoeg deskundigheid is in de organisatie.
