Accounting Information Systems
Eindtentamen - Romney
,Inhoud
Hoofdstuk 1............................................................................................................................................ 3
Accounting information systems: an overview.....................................................................................3
Hoofdstuk 2............................................................................................................................................ 5
Overview of transaction processing and enterprise resource planning systems.................................6
Hoofdstuk 3.......................................................................................................................................... 10
Systems documentation techniques.................................................................................................. 10
Hoofdstuk 5.......................................................................................................................................... 12
Computer fraud................................................................................................................................. 12
Hoofdstuk 7.......................................................................................................................................... 16
Control and accounting information systems.....................................................................................16
Hoofdstuk 8.......................................................................................................................................... 26
Controls for information security........................................................................................................ 26
Hoofdstuk 9.......................................................................................................................................... 33
Confidentiality and privacy controls................................................................................................... 33
Hoofdstuk 10......................................................................................................................................... 37
Processing integrity and availability controls.....................................................................................37
Hoofdstuk 12......................................................................................................................................... 42
The revenue cycle: sales to cash collections....................................................................................42
Hoofdstuk 13......................................................................................................................................... 47
The expenditure cycle: purchasing to cash disbursements...............................................................47
Hoofdstuk 14......................................................................................................................................... 52
The production cycle......................................................................................................................... 52
Hoofdstuk 15......................................................................................................................................... 57
The human resources management and payroll cycle......................................................................57
Hoofdstuk 16......................................................................................................................................... 61
General Ledger and Reporting System............................................................................................. 61
2
,Hoofdstuk 1
Accounting information systems: an overview
Introductie
Een systeem (system) is een set van twee of meer samenhangede componenten die op elkaar
inwerken om een doel te bereiken. Veel systemen bestaan uit kleine subsystemen die het grotere
systeem ondersteunen. Er ontstaat een doelenconflict (goal conflict) wanneer de doelen van het
subsysteem in strijd zijn met de doelen van een ander subsysteem of van het grotere systeem. Van
doelcongruentie (goal congruence) is sprake wanneer een subsysteem bij het bereiken van zijn
doelen bijdraagt aan het algemene doel van de organisatie. Hoe groter en gecompliceerder de
organisatie en het systeem, hoe moeilijker het is om doelcongruentie te bereiken.
Data (data) bestaat uit feiten die verzameld, geregistreerd, opgeslagen en verwerkt zijn door een
informatiesysteem. Informatie (information) is data die georganiseerd en verwerkt is, waardoor de data
betekenis heeft en bijdraagt aan het besluitvormingsproces. Wanneer een mens geen informatie meer
op kan nemen, is er sprake van informatieoverbelasting (information overload). Het limiet van het
menselijke brein is dan bereikt. Informatietechnologie (information technology, IT) wordt gebruikt om
besluitvorming te verbeteren. De waarde van informatie (value of information) is het voordeel dat
ontstaat door informatie minus de kosten van het creëren van die informatie. Voordelen van informatie
zijn bijvoorbeeld: verminderde onzekerheid, verbeterde beslissingen en verbeterde
planningsvaardigheden. Kosten bestaan uit de tijd en middelen die gebruikt zijn.
Er zijn zeven kenmerken die informatie bruikbaar en belangrijk maken:
1. Relevant (relevant): het vermindert onzekerheid, verbetert besluitvorming en bevestigt of
corrigeert eerdere verwachtingen;
2. Betrouwbaar (reliable): het is vrij van fouten of vooringenomenheid;
3. Compleet (complete): het bevat alle aspecten van de gebeurtenissen en activiteiten;
4. Tijdig (timely): het is op tijd beschikbaar voor besluitvorming;
5. Begrijpelijk (understandable): het heeft een bruikbaar en begrijpelijk formaat;
6. Verifieerbaar (verifiable): twee onafhankelijke, geïnformeerde individuen produceren dezelfde
informatie;
7. Toegankelijk (accessible): het is beschikbaar voor gebruikers wanneer ze het nodig hebben
en in een bruikbaar formaat.
Informatiebehoeften en bedrijfsprocessen
Een bedrijfsproces (business process) is een set samenhangende, gecoördineerde en
gestructureerde activiteiten en taken die uitgevoerd worden door een persoon, een computer of een
machine. Een bedrijfsproces draagt bij aan het behalen van het organisatiedoel. Het verzamelen en
verwerken van data behoort tot de basis bedrijfsprocessen van een organisatie. Organisaties maken
een overzicht van de belangrijkste bedrijfsprocessen en de belangrijkste beslissingen die in die
bedrijfsprocessen gemaakt moeten worden. Daaruit volgen de informatiebehoeften van de organisatie.
Bedrijfsprocessen
Een transactie (transaction) is een overeenkomst tussen twee entiteiten over het uitwisselen van
goederen of diensten. Een transactie kan betrekking hebben op elke gebeurtenis die in economische
termen gemeten kan worden. Transactieverwerking (transaction processing) begint met het
vastleggen van de transactiedata en eindigt met informationele output, zoals financiële overzichten.
Veel bedrijfsactiviteiten hebben te maken met het geven-ontvangen principe (give-get exchange). Er
zijn vijf bedrijfsprocessen of transactiecycli:
Inkomstencyclus (revenue cycle): activiteiten hebben te maken met het verkopen van
goederen en diensten in ruil voor geld of een belofte om in de toekomst geld te ontvangen;
Uitgavencyclus (expenditure cycle): activiteiten hebben te maken met het inkopen van
voorraad voor herverkoop of grondstoffen in ruil voor geld of de belofte om in de toekomst
geld te ontvangen;
3
, Productie- of conversiecyclus (production of conversion cycle): activiteiten hebben te maken
met het gebruik van arbeid, grondstoffen en materialen om eindproducten te produceren;
Menselijke middelen of loonlijst cyclus (human resource of payroll cycle): activiteiten hebben
te maken met het aannemen, trainen, belonen, evalueren, promoten en ontslaan van
werknemers;
Financieringscyclus (financing cycle): activiteiten hebben te maken met het verkrijgen van
geld door aandelen te verkopen aan investeerders of geld te lenen en met het betalen van
dividend en interest.
De vijf transactiecycli worden ondersteund door een aantal overige bedrijfsactiviteiten. Onderstaand
figuur laat de belangrijkste transactiecycli en het geven-ontvangen principe tussen de verschillende
cycli zien. In het figuur is ook het grootboek en verslaggevingssysteem (general ledger and reporting
system) te vinden. Dit systeem wordt gebruikt om informatie voor zowel het management als externe
partijen te genereren.
Figuur 1
Boekhoudkundige informatiesystemen
Een boekhoudkundig informatiesysteem (accounting information system, AIS) is het informatie
leverende voertuig van boekhouding. Een AIS kan een handmatig systeem zijn, maar ook een
geautomatiseerd systeem. Het proces is bij beide varianten gelijk. Het AIS verzamelt, registreert,
verwerkt, bewaart en meldt data en informatie. Een AIS heeft zes componenten:
1. De mensen die het systeem gebruiken;
2. De procedures en instructies die gebruikt worden om data te verzamelen en verwerken;
3. De data over de organisatie en haar bedrijfsactiviteiten;
4. De software die gebruikt wordt om de data te verwerken;
5. De informatietechnologie infrastructuur (apparaten);
6. De interne beheersingsmaatregelen en veiligheidsmaatregelen die de data beveiligen.
Bovenstaande componenten vervullen drie belangrijke bedrijfsfuncties:
1. Het verzamelen en opslaan van data over activiteiten, middelen en personeel;
2. Het transformeren van data in informatie, zodat het management de informatie kan gebruiken;
4
Eindtentamen - Romney
,Inhoud
Hoofdstuk 1............................................................................................................................................ 3
Accounting information systems: an overview.....................................................................................3
Hoofdstuk 2............................................................................................................................................ 5
Overview of transaction processing and enterprise resource planning systems.................................6
Hoofdstuk 3.......................................................................................................................................... 10
Systems documentation techniques.................................................................................................. 10
Hoofdstuk 5.......................................................................................................................................... 12
Computer fraud................................................................................................................................. 12
Hoofdstuk 7.......................................................................................................................................... 16
Control and accounting information systems.....................................................................................16
Hoofdstuk 8.......................................................................................................................................... 26
Controls for information security........................................................................................................ 26
Hoofdstuk 9.......................................................................................................................................... 33
Confidentiality and privacy controls................................................................................................... 33
Hoofdstuk 10......................................................................................................................................... 37
Processing integrity and availability controls.....................................................................................37
Hoofdstuk 12......................................................................................................................................... 42
The revenue cycle: sales to cash collections....................................................................................42
Hoofdstuk 13......................................................................................................................................... 47
The expenditure cycle: purchasing to cash disbursements...............................................................47
Hoofdstuk 14......................................................................................................................................... 52
The production cycle......................................................................................................................... 52
Hoofdstuk 15......................................................................................................................................... 57
The human resources management and payroll cycle......................................................................57
Hoofdstuk 16......................................................................................................................................... 61
General Ledger and Reporting System............................................................................................. 61
2
,Hoofdstuk 1
Accounting information systems: an overview
Introductie
Een systeem (system) is een set van twee of meer samenhangede componenten die op elkaar
inwerken om een doel te bereiken. Veel systemen bestaan uit kleine subsystemen die het grotere
systeem ondersteunen. Er ontstaat een doelenconflict (goal conflict) wanneer de doelen van het
subsysteem in strijd zijn met de doelen van een ander subsysteem of van het grotere systeem. Van
doelcongruentie (goal congruence) is sprake wanneer een subsysteem bij het bereiken van zijn
doelen bijdraagt aan het algemene doel van de organisatie. Hoe groter en gecompliceerder de
organisatie en het systeem, hoe moeilijker het is om doelcongruentie te bereiken.
Data (data) bestaat uit feiten die verzameld, geregistreerd, opgeslagen en verwerkt zijn door een
informatiesysteem. Informatie (information) is data die georganiseerd en verwerkt is, waardoor de data
betekenis heeft en bijdraagt aan het besluitvormingsproces. Wanneer een mens geen informatie meer
op kan nemen, is er sprake van informatieoverbelasting (information overload). Het limiet van het
menselijke brein is dan bereikt. Informatietechnologie (information technology, IT) wordt gebruikt om
besluitvorming te verbeteren. De waarde van informatie (value of information) is het voordeel dat
ontstaat door informatie minus de kosten van het creëren van die informatie. Voordelen van informatie
zijn bijvoorbeeld: verminderde onzekerheid, verbeterde beslissingen en verbeterde
planningsvaardigheden. Kosten bestaan uit de tijd en middelen die gebruikt zijn.
Er zijn zeven kenmerken die informatie bruikbaar en belangrijk maken:
1. Relevant (relevant): het vermindert onzekerheid, verbetert besluitvorming en bevestigt of
corrigeert eerdere verwachtingen;
2. Betrouwbaar (reliable): het is vrij van fouten of vooringenomenheid;
3. Compleet (complete): het bevat alle aspecten van de gebeurtenissen en activiteiten;
4. Tijdig (timely): het is op tijd beschikbaar voor besluitvorming;
5. Begrijpelijk (understandable): het heeft een bruikbaar en begrijpelijk formaat;
6. Verifieerbaar (verifiable): twee onafhankelijke, geïnformeerde individuen produceren dezelfde
informatie;
7. Toegankelijk (accessible): het is beschikbaar voor gebruikers wanneer ze het nodig hebben
en in een bruikbaar formaat.
Informatiebehoeften en bedrijfsprocessen
Een bedrijfsproces (business process) is een set samenhangende, gecoördineerde en
gestructureerde activiteiten en taken die uitgevoerd worden door een persoon, een computer of een
machine. Een bedrijfsproces draagt bij aan het behalen van het organisatiedoel. Het verzamelen en
verwerken van data behoort tot de basis bedrijfsprocessen van een organisatie. Organisaties maken
een overzicht van de belangrijkste bedrijfsprocessen en de belangrijkste beslissingen die in die
bedrijfsprocessen gemaakt moeten worden. Daaruit volgen de informatiebehoeften van de organisatie.
Bedrijfsprocessen
Een transactie (transaction) is een overeenkomst tussen twee entiteiten over het uitwisselen van
goederen of diensten. Een transactie kan betrekking hebben op elke gebeurtenis die in economische
termen gemeten kan worden. Transactieverwerking (transaction processing) begint met het
vastleggen van de transactiedata en eindigt met informationele output, zoals financiële overzichten.
Veel bedrijfsactiviteiten hebben te maken met het geven-ontvangen principe (give-get exchange). Er
zijn vijf bedrijfsprocessen of transactiecycli:
Inkomstencyclus (revenue cycle): activiteiten hebben te maken met het verkopen van
goederen en diensten in ruil voor geld of een belofte om in de toekomst geld te ontvangen;
Uitgavencyclus (expenditure cycle): activiteiten hebben te maken met het inkopen van
voorraad voor herverkoop of grondstoffen in ruil voor geld of de belofte om in de toekomst
geld te ontvangen;
3
, Productie- of conversiecyclus (production of conversion cycle): activiteiten hebben te maken
met het gebruik van arbeid, grondstoffen en materialen om eindproducten te produceren;
Menselijke middelen of loonlijst cyclus (human resource of payroll cycle): activiteiten hebben
te maken met het aannemen, trainen, belonen, evalueren, promoten en ontslaan van
werknemers;
Financieringscyclus (financing cycle): activiteiten hebben te maken met het verkrijgen van
geld door aandelen te verkopen aan investeerders of geld te lenen en met het betalen van
dividend en interest.
De vijf transactiecycli worden ondersteund door een aantal overige bedrijfsactiviteiten. Onderstaand
figuur laat de belangrijkste transactiecycli en het geven-ontvangen principe tussen de verschillende
cycli zien. In het figuur is ook het grootboek en verslaggevingssysteem (general ledger and reporting
system) te vinden. Dit systeem wordt gebruikt om informatie voor zowel het management als externe
partijen te genereren.
Figuur 1
Boekhoudkundige informatiesystemen
Een boekhoudkundig informatiesysteem (accounting information system, AIS) is het informatie
leverende voertuig van boekhouding. Een AIS kan een handmatig systeem zijn, maar ook een
geautomatiseerd systeem. Het proces is bij beide varianten gelijk. Het AIS verzamelt, registreert,
verwerkt, bewaart en meldt data en informatie. Een AIS heeft zes componenten:
1. De mensen die het systeem gebruiken;
2. De procedures en instructies die gebruikt worden om data te verzamelen en verwerken;
3. De data over de organisatie en haar bedrijfsactiviteiten;
4. De software die gebruikt wordt om de data te verwerken;
5. De informatietechnologie infrastructuur (apparaten);
6. De interne beheersingsmaatregelen en veiligheidsmaatregelen die de data beveiligen.
Bovenstaande componenten vervullen drie belangrijke bedrijfsfuncties:
1. Het verzamelen en opslaan van data over activiteiten, middelen en personeel;
2. Het transformeren van data in informatie, zodat het management de informatie kan gebruiken;
4
