Dagdeel 1 – Specificeren
Specificatie: vertaling van eisen en wensen van het voorwerp van de opdracht en beschrijft de
eigenschappen waaraan de te kopen (of huren) producten en diensten moeten voldoen.
à Is het geleverde ‘fit for purpose’?
Specificaties zijn het uitgangspunt voor:
• Opvolgende werkzaamheden in de aanbesteding (bijv. opstellen selectiecriteria)
• Opstellen offerteaanvraag
• De (sub)gunningscriteria
à Opstellen van specificaties door opdrachtgever.
à Taak van inkoop: wet- en regelgeving en voorkomen van overspecificatie en disproportionele
eisen.
Input vanuit verschillende niveaus en stakeholders:
• Organisatiebeleid (milieu, sociaal beleid, innovatie)
• Inkoopbeleid (kansen MKB)
• Het voorwerp van de opdracht
à Stakeholders: Opdrachtgever, budgethouder, contractmanager, jurist, eindgebruiker,
materiedeskundigen, inkoper
Soorten eisen:
• Verenigbaarheidseisen
• Beschikbaarheidseisen
• Onderhoudseisen
• Ergonomische eisen (arbeidsomstandigheden)
• Opleidings- en documentatie eisen (gebruiken en onderhouden van ingekochte systemen
etc.)
Specificeren en selecteren bij inkoop van diensten
• Specificatie van input (middelen)
à Beschrijving van de middelen die de opdrachtnemer zal gebruiken om de dienst te leveren
(bijv. HR manager zoekt uitzendkrachten)
• Specificatie van throughput (proces)
à Algemene werkomschrijving
(bijv. bouwprojecten met detail projectplanning)
• Specificatie van output (resultaat)
à Beschrijving te behalen resultaat
(bijv. servicecontract technische installatie)
- Output: functionaliteit van een dienst
- Outcome: activiteit
à Altijd streven naar een output/ outcome speficiatie:
• Meer vrijheid voor de leverancier (‘knowhow’)
• Leverancier moet een prestatie neerzetten (i.p.v. een inspanningsverplichting)
à Leverancier moet de gevraagde output/ outcome wel kunnen leveren
(vaardigheden en expertiseniveau)
Technische specificaties: specificatie van het voorwerp van de opdracht (definitie Aw 2012)
Ø Art. 2.76 t/m 2.78 Aw 2012
NEVI II Expert (publiek) - Deel 2: Inkoop en aanbesteden in de publieke sector samenvatting dagdeel 1-14 1
, Toepassen van keurmerken in relatie tot specificaties is onder voorwaarden toegestaan
Ø Art. 2.78a Aw 2012
Het is niet ongebruikelijk om naar A-merken te vragen.
à Hanteer een voldoende concrete definitie om de aanbieding op te kunnen toetsen.
à ‘Een product dat algemeen verkrijgbaar is en bekendheid geniet door reclame die direct op de
consument gericht is.’
Bijzondere voorwaarden
Ø Art. 2.80 Aw 2012
Technische specificaties: beschrijven hoe een product/ dienst moet worden vervaardigd
+ Je weet vooraf wat je krijgt
+ Inschrijvingen slechts vergelijken op prijs (EMVI Laagste Prijs)
- Opdrachtgever is medeverantwoordelijk voor eindresultaat
- Niet optimaal gebruikmaken van knowhow van leveranciers
- Opdrachtgever beperkt zijn markt (technisch & commercieel)
à Ongewild een monopolist creëren.
Functionele specificaties: omschrijven de functie die een product/ dienst/ werk moet vervullen.
+ Knowhow van potentiële inschrijvers benutten
+ Gelegenheid nieuwe mogelijkheden en oplossingen aan te bieden
+ Concurrentie beperkt zich niet tot de kosten
+ Opdrachtgever kan opdrachtnemer op het eindresultaat aanspreken
In functionele eisen ligt vast:
• Wat het systeem/ object dient te doen (functies)
• Wat de prestatie van de functies is
Eigenschappen functionele eisen:
• Enkelvoudig - één eis per eis
• Traceerbaar – herleidbaar naar boven- en onderliggende eisen
• Toetsbaar – objectief bepaalbaar (ja/ nee)
• Eenduidig – voor één uitleg vatbaar
• Uniek – per onderwerp/ aspect één eis
• Positief geformuleerd – ‘ten minste, minimaal’
• Haalbaar
• Consistent – samengangend en volledig
• Noodzakelijk – toegevoegde waarde
• Oplossingsvrij – niet verwijzen naar oplossing
à Markt inzetten om tot specificaties te komen:
• Vooraankondiging
• Marktconsultatie
• Concurrentiegerichte dialoog
• Innovatiepartnerschap: markt zelf vragen, uitnodigen en, indien nodig, faciliteren om met
nieuwe/ betere oplossingen te komen
• Toestaan van varianten
- Variant op de door de aanbestedende dienst gekozen (technische) oplossing
- In aankondiging aangeven of varianten zijn toegstaan (minimumeisen varianten)
à Gids Proportionaliteit, Voorschrift 3.7
Ø Art. 2.83 Aw 2012
NEVI II Expert (publiek) - Deel 2: Inkoop en aanbesteden in de publieke sector samenvatting dagdeel 1-14 2
Specificatie: vertaling van eisen en wensen van het voorwerp van de opdracht en beschrijft de
eigenschappen waaraan de te kopen (of huren) producten en diensten moeten voldoen.
à Is het geleverde ‘fit for purpose’?
Specificaties zijn het uitgangspunt voor:
• Opvolgende werkzaamheden in de aanbesteding (bijv. opstellen selectiecriteria)
• Opstellen offerteaanvraag
• De (sub)gunningscriteria
à Opstellen van specificaties door opdrachtgever.
à Taak van inkoop: wet- en regelgeving en voorkomen van overspecificatie en disproportionele
eisen.
Input vanuit verschillende niveaus en stakeholders:
• Organisatiebeleid (milieu, sociaal beleid, innovatie)
• Inkoopbeleid (kansen MKB)
• Het voorwerp van de opdracht
à Stakeholders: Opdrachtgever, budgethouder, contractmanager, jurist, eindgebruiker,
materiedeskundigen, inkoper
Soorten eisen:
• Verenigbaarheidseisen
• Beschikbaarheidseisen
• Onderhoudseisen
• Ergonomische eisen (arbeidsomstandigheden)
• Opleidings- en documentatie eisen (gebruiken en onderhouden van ingekochte systemen
etc.)
Specificeren en selecteren bij inkoop van diensten
• Specificatie van input (middelen)
à Beschrijving van de middelen die de opdrachtnemer zal gebruiken om de dienst te leveren
(bijv. HR manager zoekt uitzendkrachten)
• Specificatie van throughput (proces)
à Algemene werkomschrijving
(bijv. bouwprojecten met detail projectplanning)
• Specificatie van output (resultaat)
à Beschrijving te behalen resultaat
(bijv. servicecontract technische installatie)
- Output: functionaliteit van een dienst
- Outcome: activiteit
à Altijd streven naar een output/ outcome speficiatie:
• Meer vrijheid voor de leverancier (‘knowhow’)
• Leverancier moet een prestatie neerzetten (i.p.v. een inspanningsverplichting)
à Leverancier moet de gevraagde output/ outcome wel kunnen leveren
(vaardigheden en expertiseniveau)
Technische specificaties: specificatie van het voorwerp van de opdracht (definitie Aw 2012)
Ø Art. 2.76 t/m 2.78 Aw 2012
NEVI II Expert (publiek) - Deel 2: Inkoop en aanbesteden in de publieke sector samenvatting dagdeel 1-14 1
, Toepassen van keurmerken in relatie tot specificaties is onder voorwaarden toegestaan
Ø Art. 2.78a Aw 2012
Het is niet ongebruikelijk om naar A-merken te vragen.
à Hanteer een voldoende concrete definitie om de aanbieding op te kunnen toetsen.
à ‘Een product dat algemeen verkrijgbaar is en bekendheid geniet door reclame die direct op de
consument gericht is.’
Bijzondere voorwaarden
Ø Art. 2.80 Aw 2012
Technische specificaties: beschrijven hoe een product/ dienst moet worden vervaardigd
+ Je weet vooraf wat je krijgt
+ Inschrijvingen slechts vergelijken op prijs (EMVI Laagste Prijs)
- Opdrachtgever is medeverantwoordelijk voor eindresultaat
- Niet optimaal gebruikmaken van knowhow van leveranciers
- Opdrachtgever beperkt zijn markt (technisch & commercieel)
à Ongewild een monopolist creëren.
Functionele specificaties: omschrijven de functie die een product/ dienst/ werk moet vervullen.
+ Knowhow van potentiële inschrijvers benutten
+ Gelegenheid nieuwe mogelijkheden en oplossingen aan te bieden
+ Concurrentie beperkt zich niet tot de kosten
+ Opdrachtgever kan opdrachtnemer op het eindresultaat aanspreken
In functionele eisen ligt vast:
• Wat het systeem/ object dient te doen (functies)
• Wat de prestatie van de functies is
Eigenschappen functionele eisen:
• Enkelvoudig - één eis per eis
• Traceerbaar – herleidbaar naar boven- en onderliggende eisen
• Toetsbaar – objectief bepaalbaar (ja/ nee)
• Eenduidig – voor één uitleg vatbaar
• Uniek – per onderwerp/ aspect één eis
• Positief geformuleerd – ‘ten minste, minimaal’
• Haalbaar
• Consistent – samengangend en volledig
• Noodzakelijk – toegevoegde waarde
• Oplossingsvrij – niet verwijzen naar oplossing
à Markt inzetten om tot specificaties te komen:
• Vooraankondiging
• Marktconsultatie
• Concurrentiegerichte dialoog
• Innovatiepartnerschap: markt zelf vragen, uitnodigen en, indien nodig, faciliteren om met
nieuwe/ betere oplossingen te komen
• Toestaan van varianten
- Variant op de door de aanbestedende dienst gekozen (technische) oplossing
- In aankondiging aangeven of varianten zijn toegstaan (minimumeisen varianten)
à Gids Proportionaliteit, Voorschrift 3.7
Ø Art. 2.83 Aw 2012
NEVI II Expert (publiek) - Deel 2: Inkoop en aanbesteden in de publieke sector samenvatting dagdeel 1-14 2
