Samenvatting Accounting Information Systems - Alle stof overzichtelijk

Accounting Information Systems
Eindtentamen – Boeken en colleges

,Inhoudsopgave

Besturen, beheersen en informatie......................................................................................................... 3

Automatisering........................................................................................................................................ 9

Vijf cycli................................................................................................................................................. 14

Typologiemodel.................................................................................................................................... 21

Interne beheersing................................................................................................................................ 36

Casusvragen......................................................................................................................................... 40




2

,Besturen, beheersen en informatie
Besturing

Bestuurlijke informatieverzorging omvat alle activiteiten met betrekking tot het systematisch
verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens. Deze gegevens zijn gericht op het verstrekken
van informatie, zodat er bestuurd kan worden in engere zin: doen functioneren en beheersen.
Besturen is top-down, terwijl beheersen bottom-up is. Bestuurlijke informatieverzorging bestaat uit:
 Beslissingen nemen;
 Organisaties beheersen;
 Functies uitvoeren;
 Verantwoording afleggen.

Besturen in engere zin omvat het kiezen tussen alternatieve mogelijkheden, terwijl besturen in ruimere
zin bestaat uit het kenbaar maken van besluiten, het organiseren van de uitvoering en het beheersen.

Er zijn drie niveaus van organisatiebesturing:
1. Strategisch: strategiebepaling. Dit is gericht op de positionering van de organisatie in haar
omgeving. Op dit niveau worden de missie, algemene doelstellingen en het algemene beleid
bepaald;
2. Tactisch: managementbeheersing. Op dit niveau worden algemene doelen vertaald naar
specifieke doelen die op de middellange of korte termijn gerealiseerd moeten worden.
Doelstellingen moeten efficiënt en effectief bereikt worden;
3. Operationeel: operationele besturing van processen. Specifieke taken moeten efficiënt en
effectief uitgevoerd worden.

Het tolmodel

Het tolmodel wordt gebruikt voor het bepalen van de periodieke managementinformatie. Het is
weergegeven in onderstaand figuur. Het bestaat uit drie delen:
 Bovenkant: missie, kritische succesfactoren en doelen;
 Midden: aard van de processen en structuur van de organisatie;
 Onderkant: managementstijl en cultuur.




Figuur 1


3

, Organisatiecultuur

Het model van Mentink maakt onderscheid naar drie cultuurfasen, namelijk A, B en C. Iedere fase
kent een positieve en negatieve dimensie, waardoor er zes cultuurtypen ontstaan. Iedere organisatie
doorloopt elke fase en probeert de negatieve dimensies te vermijden. Door een menselijke drang tot
overheersen of door het in verval raken van een cultuur, kan het systeem verstoord raken en belandt
de organisatie in een negatieve dimensie. De zes fasen zijn samengevat in onderstaande tabel.

Fase Naam Dimensie Omschrijving
A Mythisch Positief Lid zijn, behoudend, gegevenheid, arbeidsplicht, bevangenheid,
continuïteit, geborgenheid, onderworpenheid
Magisch Negatief Magie, verstarring, dwang, centralisme
B Ontologisch Positief Jezelf zijn, verandering, standaardisatie, arbeidscontract,
deskundigheid, competitie, vrijheid, identiteit
Substantialistisch Negatief Bureaucratie, grootschaligheid, vervreemding, isoleren
C Functioneel Positief Partner zijn, vernieuwend, variatie, onbevangenheid, intuïtie,
integratie, solidariteit
Operationalistisc Negatief Informatie zonder communicatie, manipulatie, aantasting privacy
h

Tabel 1

In de mytische cultuur draait alles om de directeur. Besluitvorming is top-down en medewerkers
vormen als het ware een grote familie die zich aanpast aan de normen. In de magische cultuur blijft de
organisatie groeien, waardoor de leider het geheel niet meer kan overzien. Er worden dingen buiten
hem om geregeld en medewerkers gaan zich verzetten. In de ontologische cultuur geeft het
topmanagement de richting aan en ligt de nadruk op planning en beheersing. Er zijn veel regels. In de
substantialistische cultuur is er een grote afstand tussen leiders en medewerkers, waardoor mensen
op hun eigen werk gericht zijn. Er vinden politieke spelletjes plaats. In de functionele cultuur is de
organisatie gericht op het welzijn van degenen die door de activiteiten van de onderneming geraakt
worden. Er wordt klantgericht en flexibel gewerkt en besluitvorming is interactief. In een
operationalistische cultuur wordt het belang van de aspecten uit de functionele fase overdreven.
Medewerkers worden bijvoorbeeld te klantgericht, waardoor kosten en privacy uit het oog verloren
worden.

Managementstijlen

Er kan onderscheid gemaakt worden in twee soorten collectieve managementstijlen:
 Strakke beheersing (tight control): er vindt veel afstemming plaats tussen bestuurders en
managers over de uitkomsten en de manier waarop corrigerende acties het best ondernomen
kunnen worden;
 Losse beheersing (loose control): er vindt minder vaak en minder indringend afstemming
plaats tussen bestuurders en managers. Managers kunnen zelf de nodige bijsturende
maatregelen ondernemen.

Het verschil tussen een strakke en losse beheersing is ook te zien in onderstaande tabel.

Strakke beheersing Losse beheersing
Gedetailleerde rapportage Rapportage op hoofdlijnen
Hoge frequentie van rapportage Lage frequentie van rapportage
Prognoses zijn belangrijk Het behalen van eindresultaten is belangrijk
Gericht op input, doorvoer en output Gericht op output

Tabel 2

Er zijn ook vijf individuele managementstijlen:
 Contactpersoon: de naam van de contactpersoon is een meerwaarde ten opzichte van de
concurrent. De contactpersoon vervult een rol bij representatieve verplichtingen en moet



4