Samenvatting NEVI 2 - Inkoop en aanbesteden in de publieke sector (deel 1)

Dagdeel 1 – Begrippenkader inkoop
Inkoopfunctie: omvat alle taken, verantwoordelijkheden en rollen in relatie tot inkoop
(klant – inkoopproces – leverancier)




Organisatiemodellen in inkoop
1. Centraal model (bijv. Lidl, AH)
Strategische en tactische taken centraal belegd bij inkoop.
 Besluitvorming strategische taken bij bestuur.
- Vestigingsdirectie heeft beperkte zeggenschap
+ Gecoördineerde inkoop, betere inkoopcondities
2. Decentraal model (bijv. businessunit structuur)
Ieder organisatieonderdeel is zelf geheel verantwoordelijk voor de uitvoering van
inkooptaken.
 Geen afstemming met andere onderdelen
- Bij dezelfde leverancier inkopen tegen verschillende condities
+ Grote betrokkenheid vestigingsdirecties bij eigen inkoopbeleid
3. Gecoördineerd model
 Strategische en tactische taken zijn decentraal belegd, tenzij centraal voordeliger is
 Zowel centraal als decentraal inkopers/ afdelingen
 Operationele taken decentraal, evt. met elektronisch bestelsysteem

4. Inkoopsamenwerking
 Delen van informatie (markt- en productinformatie, best practices)
 Tijdbesparing en inbreng nieuwe kennis
 Delen van hulpmiddelen (mensen en middelen)
 Delen van volume (prijsreducties, ‘inkoopmacht’)
 Let op: clusterverbod

Voordelen samenwerken:
 Volumes bundelen
 Verminderen transactiekosten en risico’s
 Dlene van hulpmiddelen (mogelijkheden tot specialisatie)
 Delen van informatie, kennis en ervaring
 Inkooptegenwicht tegen evt. geconsolideerde markt

Wanneer niet samenwerken?
 Onvoldoende ‘op orde hebben’ van de eigen inkoopfunctie
 Belangen MKB
 Het mag niet (=clusterverbod)tijdsgebrek om in samenwerking te investeren)
 Verminderde zeggenschap, daadkracht, flexibiliteit
 Inkoopprocescoördinatie wordt complexer

E-book: ‘Organisatie van inkoop’
MKB: < 250 medewerkers en omzet tot € 40 miljoen op jaarbasis
 Bedrijven < 50 medewerkers kennen geen aparte inkoopfunctionaris. Vanaf 80 medewerkers
komt inkoop geleidelijk in beeld.



NEVI II Expert (publiek) - Deel 1: Inkoop en aanbesteden in de publieke sector samenvatting dagdeel 1-14 1

, Beeld van inkoop bij de directie wordt bepaald door:
 Aandeel van inkoop in de kostprijs van een eindproduct
 Finanaciële positie van de onderneming
 Afhankelijkheid van de leveranciersmarkt
 Innovatiebijdrage die van leveranciers wordt gevraagd

Organisatiemodellen inkoop (extra)
1. Inkoopcoördinatie
Coördinatie kan op verschillende niveaus plaatsvinden
 Vrijwillige coördinatie: verschillende inkoopgroepen wisselen leveranciersgegevens
uit. Keuze om al dan niet in jaarcontract te participeren
 Penvoerderschap (=leadbuyership): jaarcontract wordt afgesloten door de vestiging
die als grootste gebruiker kan worden aangemerkt
 Penvoerder coördineert jaarbehoeften + onderhandelingen met leveranciers
2. Lijnstaforganisatie (overheid, multinationals)
Aparte inkoopstafafdeling op concernniveau en inkoopafdelingen in de vestigingen
 Concerninkoopafdeling ziet toe op naleving beleid en procedures. Geen feitelijke inkoop

E-book: ‘Groei en grenzen van de klassieke inkoop’




 Meeste organisaties in fase 2-3
 Moeilijke overgang tussen fase 2-3. Oorzaak: zelfoverschatting, bedrijven delen zichzelf 1-
2 fasen hoger in.
 Auteurs voorzagen juist crisis in overgang van fase 3-4 (functiegericht naar procesgericht)

‘Werd inkoop eerst bijna volledig genegeerd, nu wordt inkoop in rap tempo de op één na
belangrijkste bedrijfsfunctie’ (McKinsey, 2000)




NEVI II Expert (publiek) - Deel 1: Inkoop en aanbesteden in de publieke sector samenvatting dagdeel 1-14 2