Samenvatting
Bedrijfsadministratie 1
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1. Inleiding en algemene begrippen ..................................................................................... 3
1.1 Het informatieproces in de onderneming ................................................................................................ 3
1.2 Administratie en boekhouding ....................................................................................................................... 4
1.3 Administratieve organisatie, bestuurlijke informatieverzorging en interne controle ... 6
1.4 Verslaggeving .......................................................................................................................................................... 6
Hoofdstuk 2. De inventaris, de balans en de winst-en-verliesrekening ....................................... 9
2.1 Bezittingen, schulden en eigen vermogen ................................................................................................ 9
2.2 Inventaris en balans ............................................................................................................................................. 9
2.3 Veranderingen in bezittingen en schulden ............................................................................................10
2.4 Veranderingen in bezitten, schulden en eigen vermogen ..............................................................10
2.5 De winst-en-verliesrekening ..........................................................................................................................11
Hoofdstuk 3. Het grootboek.........................................................................................................................12
3.1 De inrichting van het grootboek ..................................................................................................................12
3.2 Het openen van grootboekrekeningen .....................................................................................................12
3.3 Het verwerken van financiële feiten op grootboekrekeningen ...................................................13
3.4 Hulprekeningen van het Eigen vermogen ..............................................................................................13
Hoofdstuk 4. De kolommenbalans (I) ......................................................................................................14
4.1 De proef- en saldibalans...................................................................................................................................14
4.3 Het afsluiten en heropenen van grootboekrekeningen ...................................................................14
4.4 Omzet en brutowinst op verkopen ..............................................................................................................15
4.5 De controlefunctie van de boekhouding ..................................................................................................15
Hoofdstuk 5. De rangschikking van de rekeningen in het grootboek .........................................18
5.1 Beginselen van het decimale rekeningenstelsel .................................................................................18
Hoofdstuk 6. Journaliseren ..........................................................................................................................20
6.1 Journaalposten ......................................................................................................................................................20
6.2 Het journaal ............................................................................................................................................................20
Hoofdstuk 7. Belastingen ..............................................................................................................................21
7.1 Drie groepen belastingen ................................................................................................................................21
7.2 Omzetbelasting .....................................................................................................................................................21
Hoofdstuk 8. Inkoop- en verkoopretouren en kortingen .................................................................24
8.1 Inkoopretouren .....................................................................................................................................................24
8.2 Kortingen bij inkoop ..........................................................................................................................................24
8.3 Verkoopretouren ..................................................................................................................................................24
8.4 Kortingen bij verkoop ........................................................................................................................................24
Hoofdstuk 9. De grootboekrekeningen Privé .......................................................................................26
, 9.1 Privéonttrekkingen en privétoevoegingen ............................................................................................26
9.2 De grootboekrekeningen 041 privé en de kolommenbalans .......................................................26
Hoofdstuk 10. De kolommenbalans (II) ..................................................................................................27
10.1 Voorafgaande journaalposten ...................................................................................................................27
10.2 Het alsnog boeken van vergeten posten ...............................................................................................27
10.3 Het corrigeren van onjuiste journaalposten ......................................................................................27
10.4 Kasverschillen en voorraadverschillen.................................................................................................28
Hoofdstuk 11. Het ordenen van financiële feiten ................................................................................29
11.1 Het ordenen van financiële feiten in dagboeken ..............................................................................29
11.2 De dagboeken ......................................................................................................................................................29
11.3 Kruisposten ..........................................................................................................................................................30
Hoofdstuk 12. Subadministraties ..............................................................................................................32
12.1 Het belang van subadministraties ..........................................................................................................32
12.2 De debiteurenadministratie ........................................................................................................................32
12.3 De crediteurenadministratie ......................................................................................................................32
12.4 Andere subadministraties ............................................................................................................................33
,Hoofdstuk 1. Inleiding en algemene begrippen
1.1 Het informatieproces in de onderneming
Een bedrijfshuishouding verzorgt een bepaald gedeelte van de totale maatschappelijke
productie. Zowel productie als diensten.
Wanneer het bedrijf deze activiteiten ontwikkelt met de bedoeling hiermee winst te
behalen, spreken we van een onderneming. In deze paragraaf staat het informatieproces in
een onderneming centraal.
In het informatieproces kunnen we vier fasen onderscheiden, namelijk:
• het verzamelen van gegevens;
• het vastleggen van deze gegevens;
• het bewerken van de vastgelegde gegevens;
• het doorgeven van de bewerkte gegevens aan de vragers ernaar.
Het doel hiervan is de kennis van de mensen die om informatie vragen te vergroten. Als we
iemand meer kennis weten te geven, noemen we dit informatie.
Maar welke informatie is er dan nodig? Dat hangt af welke informatie een functionaris nodig
heeft, wat weer afhankelijk is van zijn taken. Dit onderzoeken noemen we
informatieanalyse.
Eenmaal het informatieproces op gang is gekomen, is het belangrijk dat de functionaris
nagaat of de aangeboden informatie voldoet aan hetgeen hij/zij heeft gevraagd. Ook is het
belangrijk dat aangeboden informatie op tijd beschikbaar komt.
Verzamelen en
Bewerken van Verstrekken van
vastleggen van Informatiebehoeften Functie
gegevens informatie
gegevens
Kort gezegd:
1. Functie bepaalt de informatiebehoeften.
2. Informatiebehoeften bepalen welke gegevens moeten worden verzameld en
vastgelegd.
3. Evaluatie of het informatieaanbod overeenstemt met de informatievraag.
Met de informatie, moeten we zowel de informatiebehoeften van functionarissen binnen de
onderneming voorzien en de stakeholders.
Verzamelen en
Bewerken van Als voorziening in
vastleggen van Gegevens Informatie
gegevens informatiebehoeften
informatie
Zodra een onderneming zich systematisch bezighoudt met de activiteiten die in
bovenstaande schema’s naar voren komen, is sprake van administratie of bestuurlijke
informatieverzorging (BIC).
Uit de zojuist gegeven omschrijving van bestuurlijke informatieverzorging kunnen we
afleiden dat informatie in een onderneming van groot belang is bij:
1. het voorbereiden en het nemen van beslissingen;
2. het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten;
3. het afleggen van verantwoording.
3
,1. Informatie als middel bij het voorbereiden en het nemen van beslissingen
In zowel elke onderneming moeten de leidinggevende functionarissen, wat meestal het
management is, regelmatig beslissingen nemen om doelstellingen van de organisatie te
behalen.
Om de beslissingsvoorbereiding en besluitvorming zo goed mogelijk te laten verlopen,
moeten de leidinggevende functionarissen beschikken over informatie.
Wanneer het informatiesysteem voldoet aan de informatiebehoeften, doet het dienst als
instrument bij het bedrijfsbeleid (‘a tool of management’).
Een belangrijk onderdeel is de berichtgeving over de grootte en de samenstelling van het
resultaat dat de onderneming heeft behaald in een bepaalde periode. Vooral voor de
toekomst vormt zulke informatie een belangrijk onderdeel. Op basis van zulke informatie
kan het management beter beoordelen welke activiteiten moeten worden gestimuleerd.
Ook voor werknemers, leveranciers, banken enz kan informatie belangrijk zijn.
2. Informatie als middel bij het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten
Er worden in ondernemingen activiteiten uitgevoerd. Hierbij is belangrijk om toezicht te
hebben op de uitvoering, van groot belang is informatie die laten zien hoe de uitvoering
plaatsvindt. Vooral wanneer voor bepaalde werkzaamheden, normen zijn opgesteld.
Informatie over de werkelijke resultaten is dan belangrijk. Als de informatie is gegeven, dan
pas kunnen zij eventuele afwijkingen ten opzichte van de normen vaststellen en de oorzaken
opsporen. Hierna kunnen de toezichthoudende functionarissen de noodzakelijke
maatregelen nemen. Het is dan niet alleen een beleidsinstrument, maar ook een
beheersinstrument.
In de vergelijking van het werkelijk verloop van de uitgevoerde activiteiten met de
verwachtingen over deze activiteiten, herkennen we het controle-element. Hieruit volgt dat
informatie ook een nuttige functie vervult als controlemiddel op de activiteiten van de
werknemers in het bedrijf.
3. Informatie als middel bij het afleggen van verantwoording
De functionarissen binnen de onderneming moeten over de activiteiten die zij hebben
verricht, regelmatig verantwoording afleggen. Om dit mogelijk te maken, moet in veel
gevallen de administratie weer de nodige informatie verschaffen. Zo kan een
accountantsbureau, gebruikmaken van een urenregistratie om te verantwoorden over hun
tijdsbesteding.
Denk ook aan functionarissen die voorraden moeten ‘bewaren’. Dit verantwoorden is
makkelijk als alle voorraadmutaties nauwkeurig worden geadministreerd.
Wanneer informatiebehoeften van het management zijn ‘vertaald’ in een systeem waarbij
allerlei gegevens van binnen het bedrijf en daarbuiten worden omgezet in voor de
bedrijfsleiding (bruikbare) informatie, spreken we van een Management Informatie
Systeem (MIS)
Ook bij de verantwoording naar buiten vervult de administratie een belangrijke functie,
zoals de Belastingdienst (=fiscus)
1.2 Administratie en boekhouding
De gegevens die we in de administratie vastleggen, kunnen we als volgt verdelen:
, • Gegevens die te maken hebben met geld
We noemen dit financiële gegevens.
• Overige gegevens, die niet met geld te maken hebben.
De financiële administratie is het onderdeel van de administratie waarin we de financiële
gegevens vastleggen.
De overige gegevens noteren we in een of meer andere administraties. Voorbeeld:
voorraadadministratie.
Financiële
Administratie administratie
overige
Financiële Andere boekhouding financiële
administratie administratie administratie
De boekhouding is zeer belangrijk en wordt in het rechterschema verwerkt.
Bij de financiële gegevens die we in de boekhouding van een bedrijf vastleggen, gaat het
altijd om de veranderingen in:
• de bezittingen,
• de schulden, en
• het eigen vermogen.
Alle andere financiële gegevens horen wel tot de financiële administratie, maar leggen we
niet vast in de boekhouding.
Als de onderneming besluit een auto te kopen voor bijvoorbeeld €17.500,- en het hoeft pas
bij levering betaald te worden, veranderen bij de koper:
• Bezittingen + €17.500,-
• Crediteuren + €17.500,-
Veranderingen komen vaak door goederen- en geldstromen die door de onderneming lopen.
In de volgende figuur brengen we deze stromen in beeld voor een handelsonderneming. Een
handelsonderneming koop goederen in met de bedoeling deze goederen – meestal in
dezelfde vorm – met winst te verkopen.
Inkopen Goederen Verkopen
schulden Vorderingen
Geld in kas of Innen
Betalen bank
De diverse onderdelen in de figuur staan met elkaar in relatie. De cirkels symboliseren een
handeling, terwijl de rechthoeken voorraden voorstellen. Het bovenste gedeelte van de
figuur gaat over de goederenstromen in de onderneming, in het onderste deel hebben we
de geldstromen weergegeven. Door de diverse handelingen ontstaan wijzigingen in de
waarden van de diverse voorraden. De figuur laat dus een waardekringloop zien.
Bedrijfsadministratie 1
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1. Inleiding en algemene begrippen ..................................................................................... 3
1.1 Het informatieproces in de onderneming ................................................................................................ 3
1.2 Administratie en boekhouding ....................................................................................................................... 4
1.3 Administratieve organisatie, bestuurlijke informatieverzorging en interne controle ... 6
1.4 Verslaggeving .......................................................................................................................................................... 6
Hoofdstuk 2. De inventaris, de balans en de winst-en-verliesrekening ....................................... 9
2.1 Bezittingen, schulden en eigen vermogen ................................................................................................ 9
2.2 Inventaris en balans ............................................................................................................................................. 9
2.3 Veranderingen in bezittingen en schulden ............................................................................................10
2.4 Veranderingen in bezitten, schulden en eigen vermogen ..............................................................10
2.5 De winst-en-verliesrekening ..........................................................................................................................11
Hoofdstuk 3. Het grootboek.........................................................................................................................12
3.1 De inrichting van het grootboek ..................................................................................................................12
3.2 Het openen van grootboekrekeningen .....................................................................................................12
3.3 Het verwerken van financiële feiten op grootboekrekeningen ...................................................13
3.4 Hulprekeningen van het Eigen vermogen ..............................................................................................13
Hoofdstuk 4. De kolommenbalans (I) ......................................................................................................14
4.1 De proef- en saldibalans...................................................................................................................................14
4.3 Het afsluiten en heropenen van grootboekrekeningen ...................................................................14
4.4 Omzet en brutowinst op verkopen ..............................................................................................................15
4.5 De controlefunctie van de boekhouding ..................................................................................................15
Hoofdstuk 5. De rangschikking van de rekeningen in het grootboek .........................................18
5.1 Beginselen van het decimale rekeningenstelsel .................................................................................18
Hoofdstuk 6. Journaliseren ..........................................................................................................................20
6.1 Journaalposten ......................................................................................................................................................20
6.2 Het journaal ............................................................................................................................................................20
Hoofdstuk 7. Belastingen ..............................................................................................................................21
7.1 Drie groepen belastingen ................................................................................................................................21
7.2 Omzetbelasting .....................................................................................................................................................21
Hoofdstuk 8. Inkoop- en verkoopretouren en kortingen .................................................................24
8.1 Inkoopretouren .....................................................................................................................................................24
8.2 Kortingen bij inkoop ..........................................................................................................................................24
8.3 Verkoopretouren ..................................................................................................................................................24
8.4 Kortingen bij verkoop ........................................................................................................................................24
Hoofdstuk 9. De grootboekrekeningen Privé .......................................................................................26
, 9.1 Privéonttrekkingen en privétoevoegingen ............................................................................................26
9.2 De grootboekrekeningen 041 privé en de kolommenbalans .......................................................26
Hoofdstuk 10. De kolommenbalans (II) ..................................................................................................27
10.1 Voorafgaande journaalposten ...................................................................................................................27
10.2 Het alsnog boeken van vergeten posten ...............................................................................................27
10.3 Het corrigeren van onjuiste journaalposten ......................................................................................27
10.4 Kasverschillen en voorraadverschillen.................................................................................................28
Hoofdstuk 11. Het ordenen van financiële feiten ................................................................................29
11.1 Het ordenen van financiële feiten in dagboeken ..............................................................................29
11.2 De dagboeken ......................................................................................................................................................29
11.3 Kruisposten ..........................................................................................................................................................30
Hoofdstuk 12. Subadministraties ..............................................................................................................32
12.1 Het belang van subadministraties ..........................................................................................................32
12.2 De debiteurenadministratie ........................................................................................................................32
12.3 De crediteurenadministratie ......................................................................................................................32
12.4 Andere subadministraties ............................................................................................................................33
,Hoofdstuk 1. Inleiding en algemene begrippen
1.1 Het informatieproces in de onderneming
Een bedrijfshuishouding verzorgt een bepaald gedeelte van de totale maatschappelijke
productie. Zowel productie als diensten.
Wanneer het bedrijf deze activiteiten ontwikkelt met de bedoeling hiermee winst te
behalen, spreken we van een onderneming. In deze paragraaf staat het informatieproces in
een onderneming centraal.
In het informatieproces kunnen we vier fasen onderscheiden, namelijk:
• het verzamelen van gegevens;
• het vastleggen van deze gegevens;
• het bewerken van de vastgelegde gegevens;
• het doorgeven van de bewerkte gegevens aan de vragers ernaar.
Het doel hiervan is de kennis van de mensen die om informatie vragen te vergroten. Als we
iemand meer kennis weten te geven, noemen we dit informatie.
Maar welke informatie is er dan nodig? Dat hangt af welke informatie een functionaris nodig
heeft, wat weer afhankelijk is van zijn taken. Dit onderzoeken noemen we
informatieanalyse.
Eenmaal het informatieproces op gang is gekomen, is het belangrijk dat de functionaris
nagaat of de aangeboden informatie voldoet aan hetgeen hij/zij heeft gevraagd. Ook is het
belangrijk dat aangeboden informatie op tijd beschikbaar komt.
Verzamelen en
Bewerken van Verstrekken van
vastleggen van Informatiebehoeften Functie
gegevens informatie
gegevens
Kort gezegd:
1. Functie bepaalt de informatiebehoeften.
2. Informatiebehoeften bepalen welke gegevens moeten worden verzameld en
vastgelegd.
3. Evaluatie of het informatieaanbod overeenstemt met de informatievraag.
Met de informatie, moeten we zowel de informatiebehoeften van functionarissen binnen de
onderneming voorzien en de stakeholders.
Verzamelen en
Bewerken van Als voorziening in
vastleggen van Gegevens Informatie
gegevens informatiebehoeften
informatie
Zodra een onderneming zich systematisch bezighoudt met de activiteiten die in
bovenstaande schema’s naar voren komen, is sprake van administratie of bestuurlijke
informatieverzorging (BIC).
Uit de zojuist gegeven omschrijving van bestuurlijke informatieverzorging kunnen we
afleiden dat informatie in een onderneming van groot belang is bij:
1. het voorbereiden en het nemen van beslissingen;
2. het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten;
3. het afleggen van verantwoording.
3
,1. Informatie als middel bij het voorbereiden en het nemen van beslissingen
In zowel elke onderneming moeten de leidinggevende functionarissen, wat meestal het
management is, regelmatig beslissingen nemen om doelstellingen van de organisatie te
behalen.
Om de beslissingsvoorbereiding en besluitvorming zo goed mogelijk te laten verlopen,
moeten de leidinggevende functionarissen beschikken over informatie.
Wanneer het informatiesysteem voldoet aan de informatiebehoeften, doet het dienst als
instrument bij het bedrijfsbeleid (‘a tool of management’).
Een belangrijk onderdeel is de berichtgeving over de grootte en de samenstelling van het
resultaat dat de onderneming heeft behaald in een bepaalde periode. Vooral voor de
toekomst vormt zulke informatie een belangrijk onderdeel. Op basis van zulke informatie
kan het management beter beoordelen welke activiteiten moeten worden gestimuleerd.
Ook voor werknemers, leveranciers, banken enz kan informatie belangrijk zijn.
2. Informatie als middel bij het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten
Er worden in ondernemingen activiteiten uitgevoerd. Hierbij is belangrijk om toezicht te
hebben op de uitvoering, van groot belang is informatie die laten zien hoe de uitvoering
plaatsvindt. Vooral wanneer voor bepaalde werkzaamheden, normen zijn opgesteld.
Informatie over de werkelijke resultaten is dan belangrijk. Als de informatie is gegeven, dan
pas kunnen zij eventuele afwijkingen ten opzichte van de normen vaststellen en de oorzaken
opsporen. Hierna kunnen de toezichthoudende functionarissen de noodzakelijke
maatregelen nemen. Het is dan niet alleen een beleidsinstrument, maar ook een
beheersinstrument.
In de vergelijking van het werkelijk verloop van de uitgevoerde activiteiten met de
verwachtingen over deze activiteiten, herkennen we het controle-element. Hieruit volgt dat
informatie ook een nuttige functie vervult als controlemiddel op de activiteiten van de
werknemers in het bedrijf.
3. Informatie als middel bij het afleggen van verantwoording
De functionarissen binnen de onderneming moeten over de activiteiten die zij hebben
verricht, regelmatig verantwoording afleggen. Om dit mogelijk te maken, moet in veel
gevallen de administratie weer de nodige informatie verschaffen. Zo kan een
accountantsbureau, gebruikmaken van een urenregistratie om te verantwoorden over hun
tijdsbesteding.
Denk ook aan functionarissen die voorraden moeten ‘bewaren’. Dit verantwoorden is
makkelijk als alle voorraadmutaties nauwkeurig worden geadministreerd.
Wanneer informatiebehoeften van het management zijn ‘vertaald’ in een systeem waarbij
allerlei gegevens van binnen het bedrijf en daarbuiten worden omgezet in voor de
bedrijfsleiding (bruikbare) informatie, spreken we van een Management Informatie
Systeem (MIS)
Ook bij de verantwoording naar buiten vervult de administratie een belangrijke functie,
zoals de Belastingdienst (=fiscus)
1.2 Administratie en boekhouding
De gegevens die we in de administratie vastleggen, kunnen we als volgt verdelen:
, • Gegevens die te maken hebben met geld
We noemen dit financiële gegevens.
• Overige gegevens, die niet met geld te maken hebben.
De financiële administratie is het onderdeel van de administratie waarin we de financiële
gegevens vastleggen.
De overige gegevens noteren we in een of meer andere administraties. Voorbeeld:
voorraadadministratie.
Financiële
Administratie administratie
overige
Financiële Andere boekhouding financiële
administratie administratie administratie
De boekhouding is zeer belangrijk en wordt in het rechterschema verwerkt.
Bij de financiële gegevens die we in de boekhouding van een bedrijf vastleggen, gaat het
altijd om de veranderingen in:
• de bezittingen,
• de schulden, en
• het eigen vermogen.
Alle andere financiële gegevens horen wel tot de financiële administratie, maar leggen we
niet vast in de boekhouding.
Als de onderneming besluit een auto te kopen voor bijvoorbeeld €17.500,- en het hoeft pas
bij levering betaald te worden, veranderen bij de koper:
• Bezittingen + €17.500,-
• Crediteuren + €17.500,-
Veranderingen komen vaak door goederen- en geldstromen die door de onderneming lopen.
In de volgende figuur brengen we deze stromen in beeld voor een handelsonderneming. Een
handelsonderneming koop goederen in met de bedoeling deze goederen – meestal in
dezelfde vorm – met winst te verkopen.
Inkopen Goederen Verkopen
schulden Vorderingen
Geld in kas of Innen
Betalen bank
De diverse onderdelen in de figuur staan met elkaar in relatie. De cirkels symboliseren een
handeling, terwijl de rechthoeken voorraden voorstellen. Het bovenste gedeelte van de
figuur gaat over de goederenstromen in de onderneming, in het onderste deel hebben we
de geldstromen weergegeven. Door de diverse handelingen ontstaan wijzigingen in de
waarden van de diverse voorraden. De figuur laat dus een waardekringloop zien.
