Hoofdstuk 1: Bedrijfsadministratie
1.1 Administratie geeft informatie:
De informatie die aan de administratie wordt ontleend, heeft een belangrijke functie als:
a. Middel bij het voorbereiden en het nemen van beslissingen;
b. Middel bij het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten;
c. Middel bij het afeggen van verantwoording.
A. Middel bij het voorbereiden en het nemen van beslissingen
Intern: in elke onderneming nemen diverse functionarissen regelmatig beslissingen om de
doelstellingen van de onderneming te behalen. Voor deze beslissingen is informatie nodig. Het
informatiesysteem binnen de onderneming moet in staat zijn iedereen de juiste informatie te
verschaffen, zodat zij hun taken juist kunnen uitvoeren en de juiste beslissingen maken.
Wanneer het informatiesysteem tegenmoetkomt aan de informatiebehoeften van de verschillende
functionarissen, gaat het dienstdoen als een instrument bij het bedrijfsbeleid (a tool of
management).
Retrospectieve informatie = uit het verleden,
Prospectief = voor de toekomst.
Extern: Sommige informatie uit een onderneming is ook van belang voor (potentiële)
vermogensverschaffers, (potentiële) werknemers, leveranciers, banken, beleggingsanalisten en
dergelijke.
B. Middel bij het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten
Als de beslissingen zijn genomen, moeten ze uitgevoerd worden. Op deze activiteiten moet toezicht
worden gehouden. Het management kan van tevoren over het verloop van de uitvoering
verwachtingen uitspreken en vastleggen in begrotingen soms zelfs met normen. Dit kan tijdens de
activiteiten worden vergeleken met de werkelijkheid (verschillenanalyse).
Het proces van toetsen van de werkelijkheid aan de normen en het implementeren van
aanpassingen noemen we control (=beheersen).
Planning & control-cyclus = Het gehele proces van plannen, uitvoeren, vergelijken en bijsturen
Ook wel PDCA-cyclus genoemd: Plan -> Do -> Check -> Act
Wanneer de administratie in staat is ook de zojuist beschreven informatie te verschaffen, wordt zij
naast beleidsinstrument (zie onder a) ook beheersinstrument. Het is een controlemiddel op de
activiteiten en handelingen van werknemers in het bedrijf.
C. Middel bij het afeggen van verantwoording
Intern: De functionarissen binnen de ondernemingen moeten regelmatig verantwoording afeggen
aan hun managers over de activiteiten die zij hebben uitgevoerd. Om dit mogelijk te maken moet in
veel gevallen de administratie weer de nodige informatie verschaffen. Ook zijn er functionarissen
binnen de onderneming die voorraden moeten ‘bewaren’. Als zij verantwoording moeten afeggen
over de omvang van een bepaalde voorraad, is dit alleen mogelijk als alle voorraadmutaties steeds
nauwkeurig wordt geadministreerd.
Extern: Denk hierbij aan het afeggen van verantwoording over het resultaat in een bepaalde
periode tegenover de belastingdienst, dat moet elke onderneming doen. Ook moeten veel
ondernemingen een jaarrekening publiceren ten behoeve van de aandeelhouders.
De door administratie verstrekte informatie wordt gebruikt om te voorzien in de
informatiebehoeften van:
- Personen en instellingen buiten de onderneming;
- Functionarissen binnen de onderneming.
1.2 Administratie als ‘a tool of management’
1.1 Administratie geeft informatie:
De informatie die aan de administratie wordt ontleend, heeft een belangrijke functie als:
a. Middel bij het voorbereiden en het nemen van beslissingen;
b. Middel bij het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten;
c. Middel bij het afeggen van verantwoording.
A. Middel bij het voorbereiden en het nemen van beslissingen
Intern: in elke onderneming nemen diverse functionarissen regelmatig beslissingen om de
doelstellingen van de onderneming te behalen. Voor deze beslissingen is informatie nodig. Het
informatiesysteem binnen de onderneming moet in staat zijn iedereen de juiste informatie te
verschaffen, zodat zij hun taken juist kunnen uitvoeren en de juiste beslissingen maken.
Wanneer het informatiesysteem tegenmoetkomt aan de informatiebehoeften van de verschillende
functionarissen, gaat het dienstdoen als een instrument bij het bedrijfsbeleid (a tool of
management).
Retrospectieve informatie = uit het verleden,
Prospectief = voor de toekomst.
Extern: Sommige informatie uit een onderneming is ook van belang voor (potentiële)
vermogensverschaffers, (potentiële) werknemers, leveranciers, banken, beleggingsanalisten en
dergelijke.
B. Middel bij het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten
Als de beslissingen zijn genomen, moeten ze uitgevoerd worden. Op deze activiteiten moet toezicht
worden gehouden. Het management kan van tevoren over het verloop van de uitvoering
verwachtingen uitspreken en vastleggen in begrotingen soms zelfs met normen. Dit kan tijdens de
activiteiten worden vergeleken met de werkelijkheid (verschillenanalyse).
Het proces van toetsen van de werkelijkheid aan de normen en het implementeren van
aanpassingen noemen we control (=beheersen).
Planning & control-cyclus = Het gehele proces van plannen, uitvoeren, vergelijken en bijsturen
Ook wel PDCA-cyclus genoemd: Plan -> Do -> Check -> Act
Wanneer de administratie in staat is ook de zojuist beschreven informatie te verschaffen, wordt zij
naast beleidsinstrument (zie onder a) ook beheersinstrument. Het is een controlemiddel op de
activiteiten en handelingen van werknemers in het bedrijf.
C. Middel bij het afeggen van verantwoording
Intern: De functionarissen binnen de ondernemingen moeten regelmatig verantwoording afeggen
aan hun managers over de activiteiten die zij hebben uitgevoerd. Om dit mogelijk te maken moet in
veel gevallen de administratie weer de nodige informatie verschaffen. Ook zijn er functionarissen
binnen de onderneming die voorraden moeten ‘bewaren’. Als zij verantwoording moeten afeggen
over de omvang van een bepaalde voorraad, is dit alleen mogelijk als alle voorraadmutaties steeds
nauwkeurig wordt geadministreerd.
Extern: Denk hierbij aan het afeggen van verantwoording over het resultaat in een bepaalde
periode tegenover de belastingdienst, dat moet elke onderneming doen. Ook moeten veel
ondernemingen een jaarrekening publiceren ten behoeve van de aandeelhouders.
De door administratie verstrekte informatie wordt gebruikt om te voorzien in de
informatiebehoeften van:
- Personen en instellingen buiten de onderneming;
- Functionarissen binnen de onderneming.
1.2 Administratie als ‘a tool of management’
