Samenvatting Bedrijfskunde Integraal - Hoofdstuk 3; de ondersteunende processen in bedrijven

Bedrijfskunde Integraal Hoofdstuk 3: De ondersteunende processen in een bedrijf:

3.1 Wat zijn ondersteunende processen:
ondersteunende processen zijn processen die niet direct te maken hebben met de
totstandkoming van een product of dienst. Ondersteunende processen leveren niet direct een
bijdrage aan de voortbrenging van het product of dienst. Ze zijn hiervoor echter wel nodig.
Ondersteunende processen worden ook wel secundaire processen genoemd. De handelingen
die te maken hebben met secundaire processen worden steunende functies genoemd
(secundaire functies).

3.1.1 verschillende ondersteunende processen:
ondersteunende processen zijn gericht op het leveren van mensen en middelen aan alle
processen. Zij zorgen ervoor dat het primaire proces kan worden uitgevoerd

Het management van alle ondersteunende processen wordt ook wel Resource management
genoemd. Resource management heeft als doelstelling: het tijdig, in de gewenste
hoeveelheden en met de vereiste kwaliteit, aan alle processen ter beschikking stellen van
mensen en middelen.

Alle Ondersteunende functies en bijbehorende processen: (COPAFIJH):
 Communicatie
 Onderzoek en ontwikkeling
 Personeelszaken
 Administratie
 Financiën
 Informatievoorziening / ICT
 Juridische zaken
 Huisvesting (Facilitair management)

Communicatie:
Waken over de beeldvorming die mensen hebben van het bedrijf en het onderhouden van
nauwe banden met de pers

Onderzoek en ontwikkeling (Research and Development):
Nieuwe producten ontwikkelen, nieuwe markten aanboren, nieuwe technieken bedenken

Personeelszaken (Human Resource Management):
Houdt zich bezig met personeelszaken.

Administratie:
Alles in een bedrijf moet administratief worden vastgelegd.
Het is voor het management essentieel om bepaalde managementinformatie te krijgen.
Informatie waarop zij sturing kunnen geven aan processen.

,Financiën:
Het administreren van financiële zaken, maar ook de financiering van het bedrijf.

Informatievoorziening / ICT:
Veel bedrijven hebben zeer veel processen vereenvoudigd of regelen de afstemming ervan
door middel computers en bijbehorende computerprogramma’s.

Juridische zaken:
Bedrijven hebben veel te maken met juridische aspecten. Activiteiten van deze afdeling zijn
contractvorming, het opstellen van voorwaarden, het voorbereiden van de afhandelingen van
geschillen zoals rechtszaken.

Huisvesting (Facilitair management) :
Deze afdeling zorgt voor optimale ondersteunende faciliteiten.
Bijv. Hoe de bedrijfsruimtes efficiënter kunnen worden ingericht.

3.1.2 verschil tussen primaire en ondersteunende processen:
onder meer vanwege de volgende redenen is het belangrijk om onderscheid te kunnen maken
in primaire en ondersteunende processen:
 Ondersteunende processen worden vaak anders georganiseerd. Ondersteunende
afdelingen hebben namelijk meer zelfstandigheid binnen een bedrijf, terwijl afdelingen
die tot het primaire proces behoren meer in relatie staan tot elkaar en meer afstemming
nodig hebben.
 Aan ondersteunende processen wordt vaak op een hele andere manier leidinggegeven.
 Binnen het primaire proces is afstemming tussen schakels belangrijk, om efficiënt en
kostenbewust te kunnen opereren. Bij secundaire, ondersteunende processen is
effectiviteit (doelgerichtheid) vaak belangrijker dan efficiency. Ondersteunende
processen zijn vaak gericht op het behalen van de doelen waarvoor ze in het leven
geroepen zijn. enige bureaucratisering (papierwerk e.d.) zie je dan wel optreden.
Allemaal met de beste bedoelingen bedacht om het doel te halen, maar kan het op den
duur vaak goedkoper ingericht worden.
 Ondersteunende processen worden vaak geclusterd tot stafdiensten en het primaire
proces is vaak in de lijn georganiseerd.
 Primaire processen in een bedrijf worden bijna nooit uitbesteed aan andere bedrijven.
Met ondersteunende processen gebeurd dit regelmatig.

3.2 Communicatie in bedrijven:

Imago:
Beeld dat van een bedrijf of organisatie bij de buitenwacht bestaat.
Communicatie is ook belangrijk voor het imago van bedrijven en voor bedrijven die een andere
dan een winstdoelstelling hebben.

, 3.2.1 Communicatie:
de afdeling communicatie houd zich onder meer bezig met de volgende zaken:
 Het opstellen van intern en extern communicatiebeleid
 Het geven van communicatieadvies en –ondersteuning aan zowel de directie als aan
collega’s. Immers, iedere medewerker communiceert en levert daardoor een bijdrage
aan de reputatie van het bedrijf.
 Het verzorgen van in- en externe publicaties
 Het onderhouden van contacten met de pers
 Het beantwoorden van publieksvragen
 Vertaalwerkzaamheden
 Bewaking van huisstijl

Communicatieplan:
Plan waarin het bedrijf opstelt hoe, waar en waarom en met wie het communiceert.

Communicatie ondersteunend of primair?
Het hangt uiteraard af van het soort bedrijf welke processen ondersteunend en welke primair.
Bij de meeste bedrijven behoort communicatie tot de secundaire processen. bij sommige
gemeentes behoort communicatie tot het primair proces.

3.2.1 Ontwikkelen communicatiebeleid:
hierna staat stapsgewijs beschreven hoe een bedrijf communicatie beleid ontwikkelt:
1. Doelgroepanalyse
2. Formulering communicatiedoelstellingen
3. Communicatiestrategie
4. Communicatiemiddelen
5. Communicatiestijl
6. Evaluatie

Doelgroepanalyse:
Communicatiebeleid begint met het identificeren en analyseren van de doelgroepen. Dit
betreft de interne en externe doelgroepen waarop het bedrijf communicatie wilt richten.

Formulering communicatiedoelstellingen:
Hierbij is het handig onderscheid te maken in algemene doelstellingen zoals: wat is het
serviceniveau? Wat wil het bedrijf uitstralen? (Imago) Welke informatie moet voor welke
doelgroep beschikbaar zijn?