Module 7
PERSOONLIJK LEIDERSCHAP EN VERANDERING
Esther de Niet
210446
Social Work
Trajectbegeleider: Gert Breddels
Examinator: Irene Koudijs
Leger des Heils Bureau Traject Management
Amber Eikelenboom
,Inhoud
Inleiding .................................................................................................................................................. 2
Stap 1 - Werven van een stage- of afstudeerproject ................................................................................ 3
Stap 2 - Intakegesprek ............................................................................................................................. 3
Stap 3 - Interne oriëntatie ........................................................................................................................ 4
Stap 4 - Analyse ...................................................................................................................................... 5
Stap 5 - Terugkoppeling/contracteren ..................................................................................................... 5
Stap 6 - Plan van aanpak ......................................................................................................................... 6
Stap 7 - Diepteonderzoek ........................................................................................................................ 7
Stap 8 - Oplossingsplan ........................................................................................................................... 7
Stap 9 - Invoering .................................................................................................................................... 8
Stap 10 - Afronding ................................................................................................................................. 8
Critical Incident 1 .................................................................................................................................... 9
Critical Incident 2 .................................................................................................................................. 11
Visie en reflectie.................................................................................................................................... 13
Bronvermelding ..................................................................................................................................... 14
Bijlage 1: Leiderschapsstijl ................................................................................................................... 15
Bijlage 2: Natuurlijke leiderschapsstijl ................................................................................................. 16
Bijlage 3: Stakeholdersanalyse .............................................................................................................. 18
Bijlage 4: Probleemanalyse ................................................................................................................... 19
Bijlage 7: SWOT-analyse ...................................................................................................................... 19
Bijlage 5: SWOT-analyse Leger des Heils en Bureau Traject Management ........................................ 20
Bijlage 6: Agenda werkgroep bijeenkomst 2 ........................................................................................ 22
Bijlage 7: Ladder van Tiggelaar ............................................................................................................ 23
Bijlage 8: Managementoverleg op dinsdag 16-01-2024........................................................................ 24
Bijlage 9: Inwerkschema ....................................................................................................................... 26
Bijlage 10: Buddysysteem ..................................................................................................................... 37
Bijlage 11: Afsprakenkaarten ................................................................................................................ 39
Bijlage 12: Afspraken kaart samenwerking afdelingen ......................................................................... 43
Bijlage 13: Mail aan het team................................................................................................................ 46
Bijlage 14: PowerPointpresentatie ........................................................................................................ 46
Bijlage 15: PDCA-cyclus ...................................................................................................................... 51
Bijlage 16: Acht fase van Kotter ........................................................................................................... 52
Bijlage 17: Feedback stakeholders ........................................................................................................ 54
1
,Inleiding
Dit project heeft plaatsgevonden op de afdeling Bureau Traject Management van het Leger
des Heils. Het Bureau Traject Management is een afdeling binnen een werkeenheid die wordt
aangestuurd door de directeur bedrijfsvoering. Trajectmanagers worden aangestuurd door de
adjunct manager. Trajectmanagers behoren niet tot de uitvoerende teams of afdelingen; ze
maken deel uit van de afdeling trajectmanagement. De trajectmanagers zijn betrokken bij de
doorstroom van deelnemers binnen de organisatie en coördineren de hulpverlening.
Context en aanleiding vraagstuk
Het verloop van personeel en ziekteverzuim zijn al langere tijd een probleem voor Bureau
Traject Management. Er is geen inwerkprogramma voor trajectmanagers. Hierdoor duurt het
lang voordat zij effectief en efficiënt werkzaam zijn. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat
door de veelheid van het werk, nieuwe medewerkers gedesillusioneerd raken en de organisatie
verlaten.
Voor dit project maak ik gebruik van het 10 stappenplan uit het boek 'competent afstuderen en
stagelopen' (Kempen & Keizer, 2016). Ik heb voor deze methode gekozen omdat het
overzicht en structuur brengt in mijn project. Het 10 stappenplan is op een professionele wijze
praktisch en oplossingsgericht.
2
, Stap 1 - Werven van een stage- of afstudeerproject
Externe oriëntatie
Het Leger des Heils is beschikbaar voor de meest kwetsbare mensen in de samenleving,
namelijk de mensen die geen helper hebben. Vanuit een christelijk perspectief helpen wij
kwetsbare mensen die ondersteuning nodig hebben op het gebied van geestelijke gezondheid,
veilig wonen, geld, werk en onderwijs. Bureau Traject Management (BTM) is de afdeling
waar de aanmeldingen binnenkomen, intakes en plaatsingen plaatsvinden, indicaties worden
aangevraagd en trajecten worden gevolgd. De trajectmanagers hebben nauw contact met de
trajectbegeleiders, gedragswetenschappers en teammanagers op de locatie. De doelgroep van
het Leger des Heils kenmerkt zich door een combinatie van complexe problemen, waarvoor
reguliere zorgtrajecten niet altijd toereikend zijn. Dat vraagt om creatieve oplossingen,
financiering en samenwerking (Leger Des Heils - Strijd Met Ons Mee!, 1970). Een strategisch
doel van het Leger des Heils is: ‘Wij zijn een aantrekkelijke en onderscheidende werkgever
voor medewerkers’.
Stap 2 - Intakegesprek
Ik heb een intakegesprek gevoerd met de adjunct managers van BTM Noord-Holland en Den
Haag. Het ontbreken van een inwerkstructuur binnen Bureau Traject Management is een
probleem. Ik heb initiatief genomen om dit probleem bespreekbaar te maken. Ik heb een
managementtest gedaan en ik scoor hoog als vuurmanager. Dit komt tot uiting in mijn
directieve aanpak (zie Bijlage 1 en 2). Ik maak problemen bespreekbaar en ik wil naar een
concreet meetbaar resultaat toe werken. Het liefst zo snel mogelijk. Dit kan een valkuil zijn.
Daarom wil ik eerst vertragen, zodat ik erachter kan komen wat de oorzaak is van dit
probleem. Deze oorzaak kan worden teruggevoerd naar de introductie van BTM tien jaar
geleden. Het plan van de implementatie van BTM bevatte destijds geen inwerkmethodiek. De
urgentie is middelhoog tot hoog. Er is een hoog verloop van personeel bij BTM. Taken van
medewerkers die weggaan worden verdeeld onder de huidige medewerkers. Dit resulteert in
een hogere werkdruk binnen BTM.
Samenvattend is er een gebrek aan consistente inwerkprocedures, wat leidt tot een hogere
werkdruk met als gevolg verloop van personeel en een hoog ziekteverzuim.
Het doel van de opdrachtgever is dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen bij BTM en
dat ze zich in staat voelen om de werkprocessen te beheersen en eigenaarschap en
verantwoordelijkheid te nemen voor wat ze doen. BTM wil ook een aantrekkelijke werkplek
zijn voor nieuwe medewerkers. ‘Wij zijn een aantrekkelijke en onderscheidende werkgever’
is een doel dat in de strategie van het Leger des Heils staat.
Vervolgafspraken
• Budget: 0-4 uur per week bovenop contracturen,
• Start projectgroep,
• Elke twee weken resultaten aanleveren.
3
PERSOONLIJK LEIDERSCHAP EN VERANDERING
Esther de Niet
210446
Social Work
Trajectbegeleider: Gert Breddels
Examinator: Irene Koudijs
Leger des Heils Bureau Traject Management
Amber Eikelenboom
,Inhoud
Inleiding .................................................................................................................................................. 2
Stap 1 - Werven van een stage- of afstudeerproject ................................................................................ 3
Stap 2 - Intakegesprek ............................................................................................................................. 3
Stap 3 - Interne oriëntatie ........................................................................................................................ 4
Stap 4 - Analyse ...................................................................................................................................... 5
Stap 5 - Terugkoppeling/contracteren ..................................................................................................... 5
Stap 6 - Plan van aanpak ......................................................................................................................... 6
Stap 7 - Diepteonderzoek ........................................................................................................................ 7
Stap 8 - Oplossingsplan ........................................................................................................................... 7
Stap 9 - Invoering .................................................................................................................................... 8
Stap 10 - Afronding ................................................................................................................................. 8
Critical Incident 1 .................................................................................................................................... 9
Critical Incident 2 .................................................................................................................................. 11
Visie en reflectie.................................................................................................................................... 13
Bronvermelding ..................................................................................................................................... 14
Bijlage 1: Leiderschapsstijl ................................................................................................................... 15
Bijlage 2: Natuurlijke leiderschapsstijl ................................................................................................. 16
Bijlage 3: Stakeholdersanalyse .............................................................................................................. 18
Bijlage 4: Probleemanalyse ................................................................................................................... 19
Bijlage 7: SWOT-analyse ...................................................................................................................... 19
Bijlage 5: SWOT-analyse Leger des Heils en Bureau Traject Management ........................................ 20
Bijlage 6: Agenda werkgroep bijeenkomst 2 ........................................................................................ 22
Bijlage 7: Ladder van Tiggelaar ............................................................................................................ 23
Bijlage 8: Managementoverleg op dinsdag 16-01-2024........................................................................ 24
Bijlage 9: Inwerkschema ....................................................................................................................... 26
Bijlage 10: Buddysysteem ..................................................................................................................... 37
Bijlage 11: Afsprakenkaarten ................................................................................................................ 39
Bijlage 12: Afspraken kaart samenwerking afdelingen ......................................................................... 43
Bijlage 13: Mail aan het team................................................................................................................ 46
Bijlage 14: PowerPointpresentatie ........................................................................................................ 46
Bijlage 15: PDCA-cyclus ...................................................................................................................... 51
Bijlage 16: Acht fase van Kotter ........................................................................................................... 52
Bijlage 17: Feedback stakeholders ........................................................................................................ 54
1
,Inleiding
Dit project heeft plaatsgevonden op de afdeling Bureau Traject Management van het Leger
des Heils. Het Bureau Traject Management is een afdeling binnen een werkeenheid die wordt
aangestuurd door de directeur bedrijfsvoering. Trajectmanagers worden aangestuurd door de
adjunct manager. Trajectmanagers behoren niet tot de uitvoerende teams of afdelingen; ze
maken deel uit van de afdeling trajectmanagement. De trajectmanagers zijn betrokken bij de
doorstroom van deelnemers binnen de organisatie en coördineren de hulpverlening.
Context en aanleiding vraagstuk
Het verloop van personeel en ziekteverzuim zijn al langere tijd een probleem voor Bureau
Traject Management. Er is geen inwerkprogramma voor trajectmanagers. Hierdoor duurt het
lang voordat zij effectief en efficiënt werkzaam zijn. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat
door de veelheid van het werk, nieuwe medewerkers gedesillusioneerd raken en de organisatie
verlaten.
Voor dit project maak ik gebruik van het 10 stappenplan uit het boek 'competent afstuderen en
stagelopen' (Kempen & Keizer, 2016). Ik heb voor deze methode gekozen omdat het
overzicht en structuur brengt in mijn project. Het 10 stappenplan is op een professionele wijze
praktisch en oplossingsgericht.
2
, Stap 1 - Werven van een stage- of afstudeerproject
Externe oriëntatie
Het Leger des Heils is beschikbaar voor de meest kwetsbare mensen in de samenleving,
namelijk de mensen die geen helper hebben. Vanuit een christelijk perspectief helpen wij
kwetsbare mensen die ondersteuning nodig hebben op het gebied van geestelijke gezondheid,
veilig wonen, geld, werk en onderwijs. Bureau Traject Management (BTM) is de afdeling
waar de aanmeldingen binnenkomen, intakes en plaatsingen plaatsvinden, indicaties worden
aangevraagd en trajecten worden gevolgd. De trajectmanagers hebben nauw contact met de
trajectbegeleiders, gedragswetenschappers en teammanagers op de locatie. De doelgroep van
het Leger des Heils kenmerkt zich door een combinatie van complexe problemen, waarvoor
reguliere zorgtrajecten niet altijd toereikend zijn. Dat vraagt om creatieve oplossingen,
financiering en samenwerking (Leger Des Heils - Strijd Met Ons Mee!, 1970). Een strategisch
doel van het Leger des Heils is: ‘Wij zijn een aantrekkelijke en onderscheidende werkgever
voor medewerkers’.
Stap 2 - Intakegesprek
Ik heb een intakegesprek gevoerd met de adjunct managers van BTM Noord-Holland en Den
Haag. Het ontbreken van een inwerkstructuur binnen Bureau Traject Management is een
probleem. Ik heb initiatief genomen om dit probleem bespreekbaar te maken. Ik heb een
managementtest gedaan en ik scoor hoog als vuurmanager. Dit komt tot uiting in mijn
directieve aanpak (zie Bijlage 1 en 2). Ik maak problemen bespreekbaar en ik wil naar een
concreet meetbaar resultaat toe werken. Het liefst zo snel mogelijk. Dit kan een valkuil zijn.
Daarom wil ik eerst vertragen, zodat ik erachter kan komen wat de oorzaak is van dit
probleem. Deze oorzaak kan worden teruggevoerd naar de introductie van BTM tien jaar
geleden. Het plan van de implementatie van BTM bevatte destijds geen inwerkmethodiek. De
urgentie is middelhoog tot hoog. Er is een hoog verloop van personeel bij BTM. Taken van
medewerkers die weggaan worden verdeeld onder de huidige medewerkers. Dit resulteert in
een hogere werkdruk binnen BTM.
Samenvattend is er een gebrek aan consistente inwerkprocedures, wat leidt tot een hogere
werkdruk met als gevolg verloop van personeel en een hoog ziekteverzuim.
Het doel van de opdrachtgever is dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen bij BTM en
dat ze zich in staat voelen om de werkprocessen te beheersen en eigenaarschap en
verantwoordelijkheid te nemen voor wat ze doen. BTM wil ook een aantrekkelijke werkplek
zijn voor nieuwe medewerkers. ‘Wij zijn een aantrekkelijke en onderscheidende werkgever’
is een doel dat in de strategie van het Leger des Heils staat.
Vervolgafspraken
• Budget: 0-4 uur per week bovenop contracturen,
• Start projectgroep,
• Elke twee weken resultaten aanleveren.
3
