ERPS-0 Program
Planning casus:
- Week 1: masterdata (chapter 4)
- Week 2: fixed assets (chapter 5)
- Week 3: period 1 (chapter 6.1) -> assignment 1 & 2 for period 1
- Week 4: period 2 (chapter 6.3) -> assignment 1&2 for period 2
- Week 5: period 3 (chapter 6.4) -> assignment 1&2 for period 3 & assignment 3
- Week 6: inleveren practice report (chapter 7)
ERPS-1a Introduction and organization
Berekening cijfer:
Theoretisch tentamen: 30 mpc met 2 open vragen -> 60p mpc en 40p open vragen -> minimaal 5,5
Praktijk case: alle onderdelen moet voldoende zijn -> minimaal 5
Beide wegen 50%
The relevance of automated systems for the financial auditor
- Risk for claims/penalties that have to be stated in the financial report -> vaak wordt automated system
gezien als verantwoordelijk IT auditor -> toch moet je als financial auditor ook weten hoe system er voor
staat om oordeel te geven over hoe onderneming er voor staat
- Risk for continuity of a company because of failure(s) with provider -> zeker met ontwikkeling van
cybersecurity
- Risk for company not being compliant to regulations -> AVG vanaf 25/5/2018 -> elke onderneming vanaf
die dag compliant met verwerking van persoonsgegevens
- Fraud risk with help of automated systems
- Obligations from NV COS
- Tools for new audit techniques -> data-analyse kun je wat zeggen over gehele populatie i.p.v.
steekproefsgewijs overzichten
- Expectations of society with respect to auditor -> maatschappij verwacht dat accountant wat zegt over
fraude, niet verantwoordelijkheid accountant kan wel, maar maatschappij begrijpt dit niet ->
verwachtingen maatschappelijk verkeer duidelijk maken, geld ook voor automatisering
Audit om het systeem heen
Authenticatie niet goed geregeld -> je weet niet wie wie is -> is een onvervangbare maatregel van interne controle
Kan niet -> als je niet weet wie of wat wat in het systeem heeft lopen vastleggen kun je nooit een uitspraak doen
over wat er uit het systeem komt, uitspraak over financial reporting juist/volledig -> zeker bij ondernemingen waar
je niet meer een referentie hebt aan goederenbeweging die je tastbaar kunt waarnemen
Autorisatie niet goed, maar authenticatie wel in orde -> kun je achteraf nog wel vaststellen wie wat heeft gedaan
,ERPS-1b ERP-practice
Literatuur:
- Schenk en Draijer: Hands-on with SAP ERP and IDES -> tips over SAP + casus, hoofdstuk 17 echte ERP traject
- VU-Syllabus -> VU-Syllabus is leidend, codes vanuit hier gebruiken
SAP-ERP and IDES:
- Voorgeïnstalleerde omgeving (IDES omgeving, fietsfabriek) -> heel veel installeren voordat je als
organisatie kunt werken met ERP Systeem
Case:
- Configurate masterdata -> eerst masterdata invoeren voor je transacties kan verwerken -> invoeren of
checken -> kan zijn dat je met gegevens van vorige gebruiker werkt, dan gegevens ingevoerd controleren
juist
o Financials
o Purchase/sales
o Production/logistics
o Human resources -> niet meer in SAP
- Generate transactions: execute purchase- production- and salesorders in 3 different (virtual) periods
- Write managementreport per period (internal report)
o Balance sheet and income statement
o Analysis differences planned-realized
o So: 3 period reports
- Data analysis and application controls:
o Conclusions from meta data in ERP-ssytem
o Application controls
Afschrijvingen vanuit Excel -> niet in SAP, want afschrijvingen kunnen alleen voor gehele company
GUI -> gebruikers users interface -> om SAP in te komen
SAP gekozen omdat het veel wordt gebruikt
Assignments:
1. Configure masterdata and generate transactions
a. Datadump from SAP
b. G/L account statements
c. Segment report
d. Production orders
2. Management report
a. Report per period
b. Structured difference analysis
i. Reconciliation planned result and realized result -> 2de en 3de periode productie gewijzigd
t.o.v. planning
ii. With respect to consumption raw materials: specification in price-, efficiency- and
planningdifference -> materiaalverbruik extra diep op analyseren -> Benaderen bij
verschillen hoe dat kan -> materiaalverbruik hoe dat komt door doorklikken
c. Reconciliation with SAP
d. Fiancial analysis (ratios)
3. Data analysis and application cotnrols
a. Findings from analysis, screen prints and conclusions
, b. Critical analysis on application controls
Settlement met virtuele periode -> als je productie is afgerond settelen (afsluiten) -> SAP doet dit niet, SAP doet
maandelijks
In ledger (grootboek) kijken wat geboekt -> grootboek boekhoudkundige waarheid, regelmatig checken of klopt met
wat je allemaal hebt verwerkt
Use of ledger accounts in SAP-IDES -> in eerste stap processtappen die je in casus gaat uitvoeren (nummers kloppen
niet meer met casus) gekoppeld met grootboekrekeningen
Werken allemaal in zelfde klant: daarom je transacties selecteren met je USER-ID anders alle transacties -> komt
geen balans of P&L uit, wel segment rapport -> saldi balans voor jouw segment, is gelijk aan jouw USER-ID -> in
Excel je eigen balans en P&L maken
Omdat we in virtuele periode werken en SAP werkt met einde maand afsluiting -> moet je hele maand uitdraaien en
transacties die niet bij virtuele periode horen verwijderen om balans na afsluiting te krijgen
Aansluiting gerapporteerde cijfers en grootboek belangrijk
Assignment 1: Configure masterdata and generate transactions
- Demands:
o Data are processed completely (transactions, production orders, variance analysis, settlement,
sales, other costs)
o Administrative balances are correct (inventories) per ultimo period
o Reports and screen prints from SAP are part of the workout to be delivered
- NB:
o Do disclose in the management report if a transaction went wrong
SAP houdt alles vast van iedere transactie vastgelegd -> kan wel correctieboekingen maken maar alles is te volgen
Als er iets fout is gegaan meteen uitleggen (zelf ontdekt)
Coding the masterdata:
Gebruik je persoonlijke ??? in casus
Assignment 2: Write management report
- Demands:
o Each period a management report is made, including balance sheet and income statement
o Write the management report immediately after closing the period
o Analysis:
▪ Solvency, liquiditty
▪ Reconciliation realization with budget/planning and explanation differences
• Sales
• Costs
• Raw materials used (price, efficiency, planning)
▪ Mind that you explain the total difference completely and systematically. Don’t create a
puzzle for the grader (who is in fact the manager)
o Recommendation for management
Ledger is boekhoudkundige waarheid, managementrapportage moet daarop aansluiten
Moet leesbaar zijn
, Analysis per period:
Budget (planning) en werkelijke waarde (uit ledger) verschil analyseren
Price/efficiency/planning analyseren -> materiaalverbruik wielen en frames
Rest kunnen verschillen zijn door boekingsfouten, kort verklaren maar nadruk moet liggen op materiaalverbruik
Verschil in verbruik: prijs of hoeveelheidsverschil
➔ Hoeveelheidsverschil -> analyseren verschil tussen hoeveelheid verbruikt en gepland -> verschil door meer
verkocht is te verklaren door verkoop (planning difference) -> verschil tussen verbruikt en verkocht dit is
efficiency verschil -> probleem als meer verbruikt dan verkocht (inefficiënt = efficiency difference)
➔ Prijsverschil
Analyseren verschillen planning en realized
Planning casus:
- Week 1: masterdata (chapter 4)
- Week 2: fixed assets (chapter 5)
- Week 3: period 1 (chapter 6.1) -> assignment 1 & 2 for period 1
- Week 4: period 2 (chapter 6.3) -> assignment 1&2 for period 2
- Week 5: period 3 (chapter 6.4) -> assignment 1&2 for period 3 & assignment 3
- Week 6: inleveren practice report (chapter 7)
ERPS-1a Introduction and organization
Berekening cijfer:
Theoretisch tentamen: 30 mpc met 2 open vragen -> 60p mpc en 40p open vragen -> minimaal 5,5
Praktijk case: alle onderdelen moet voldoende zijn -> minimaal 5
Beide wegen 50%
The relevance of automated systems for the financial auditor
- Risk for claims/penalties that have to be stated in the financial report -> vaak wordt automated system
gezien als verantwoordelijk IT auditor -> toch moet je als financial auditor ook weten hoe system er voor
staat om oordeel te geven over hoe onderneming er voor staat
- Risk for continuity of a company because of failure(s) with provider -> zeker met ontwikkeling van
cybersecurity
- Risk for company not being compliant to regulations -> AVG vanaf 25/5/2018 -> elke onderneming vanaf
die dag compliant met verwerking van persoonsgegevens
- Fraud risk with help of automated systems
- Obligations from NV COS
- Tools for new audit techniques -> data-analyse kun je wat zeggen over gehele populatie i.p.v.
steekproefsgewijs overzichten
- Expectations of society with respect to auditor -> maatschappij verwacht dat accountant wat zegt over
fraude, niet verantwoordelijkheid accountant kan wel, maar maatschappij begrijpt dit niet ->
verwachtingen maatschappelijk verkeer duidelijk maken, geld ook voor automatisering
Audit om het systeem heen
Authenticatie niet goed geregeld -> je weet niet wie wie is -> is een onvervangbare maatregel van interne controle
Kan niet -> als je niet weet wie of wat wat in het systeem heeft lopen vastleggen kun je nooit een uitspraak doen
over wat er uit het systeem komt, uitspraak over financial reporting juist/volledig -> zeker bij ondernemingen waar
je niet meer een referentie hebt aan goederenbeweging die je tastbaar kunt waarnemen
Autorisatie niet goed, maar authenticatie wel in orde -> kun je achteraf nog wel vaststellen wie wat heeft gedaan
,ERPS-1b ERP-practice
Literatuur:
- Schenk en Draijer: Hands-on with SAP ERP and IDES -> tips over SAP + casus, hoofdstuk 17 echte ERP traject
- VU-Syllabus -> VU-Syllabus is leidend, codes vanuit hier gebruiken
SAP-ERP and IDES:
- Voorgeïnstalleerde omgeving (IDES omgeving, fietsfabriek) -> heel veel installeren voordat je als
organisatie kunt werken met ERP Systeem
Case:
- Configurate masterdata -> eerst masterdata invoeren voor je transacties kan verwerken -> invoeren of
checken -> kan zijn dat je met gegevens van vorige gebruiker werkt, dan gegevens ingevoerd controleren
juist
o Financials
o Purchase/sales
o Production/logistics
o Human resources -> niet meer in SAP
- Generate transactions: execute purchase- production- and salesorders in 3 different (virtual) periods
- Write managementreport per period (internal report)
o Balance sheet and income statement
o Analysis differences planned-realized
o So: 3 period reports
- Data analysis and application controls:
o Conclusions from meta data in ERP-ssytem
o Application controls
Afschrijvingen vanuit Excel -> niet in SAP, want afschrijvingen kunnen alleen voor gehele company
GUI -> gebruikers users interface -> om SAP in te komen
SAP gekozen omdat het veel wordt gebruikt
Assignments:
1. Configure masterdata and generate transactions
a. Datadump from SAP
b. G/L account statements
c. Segment report
d. Production orders
2. Management report
a. Report per period
b. Structured difference analysis
i. Reconciliation planned result and realized result -> 2de en 3de periode productie gewijzigd
t.o.v. planning
ii. With respect to consumption raw materials: specification in price-, efficiency- and
planningdifference -> materiaalverbruik extra diep op analyseren -> Benaderen bij
verschillen hoe dat kan -> materiaalverbruik hoe dat komt door doorklikken
c. Reconciliation with SAP
d. Fiancial analysis (ratios)
3. Data analysis and application cotnrols
a. Findings from analysis, screen prints and conclusions
, b. Critical analysis on application controls
Settlement met virtuele periode -> als je productie is afgerond settelen (afsluiten) -> SAP doet dit niet, SAP doet
maandelijks
In ledger (grootboek) kijken wat geboekt -> grootboek boekhoudkundige waarheid, regelmatig checken of klopt met
wat je allemaal hebt verwerkt
Use of ledger accounts in SAP-IDES -> in eerste stap processtappen die je in casus gaat uitvoeren (nummers kloppen
niet meer met casus) gekoppeld met grootboekrekeningen
Werken allemaal in zelfde klant: daarom je transacties selecteren met je USER-ID anders alle transacties -> komt
geen balans of P&L uit, wel segment rapport -> saldi balans voor jouw segment, is gelijk aan jouw USER-ID -> in
Excel je eigen balans en P&L maken
Omdat we in virtuele periode werken en SAP werkt met einde maand afsluiting -> moet je hele maand uitdraaien en
transacties die niet bij virtuele periode horen verwijderen om balans na afsluiting te krijgen
Aansluiting gerapporteerde cijfers en grootboek belangrijk
Assignment 1: Configure masterdata and generate transactions
- Demands:
o Data are processed completely (transactions, production orders, variance analysis, settlement,
sales, other costs)
o Administrative balances are correct (inventories) per ultimo period
o Reports and screen prints from SAP are part of the workout to be delivered
- NB:
o Do disclose in the management report if a transaction went wrong
SAP houdt alles vast van iedere transactie vastgelegd -> kan wel correctieboekingen maken maar alles is te volgen
Als er iets fout is gegaan meteen uitleggen (zelf ontdekt)
Coding the masterdata:
Gebruik je persoonlijke ??? in casus
Assignment 2: Write management report
- Demands:
o Each period a management report is made, including balance sheet and income statement
o Write the management report immediately after closing the period
o Analysis:
▪ Solvency, liquiditty
▪ Reconciliation realization with budget/planning and explanation differences
• Sales
• Costs
• Raw materials used (price, efficiency, planning)
▪ Mind that you explain the total difference completely and systematically. Don’t create a
puzzle for the grader (who is in fact the manager)
o Recommendation for management
Ledger is boekhoudkundige waarheid, managementrapportage moet daarop aansluiten
Moet leesbaar zijn
, Analysis per period:
Budget (planning) en werkelijke waarde (uit ledger) verschil analyseren
Price/efficiency/planning analyseren -> materiaalverbruik wielen en frames
Rest kunnen verschillen zijn door boekingsfouten, kort verklaren maar nadruk moet liggen op materiaalverbruik
Verschil in verbruik: prijs of hoeveelheidsverschil
➔ Hoeveelheidsverschil -> analyseren verschil tussen hoeveelheid verbruikt en gepland -> verschil door meer
verkocht is te verklaren door verkoop (planning difference) -> verschil tussen verbruikt en verkocht dit is
efficiency verschil -> probleem als meer verbruikt dan verkocht (inefficiënt = efficiency difference)
➔ Prijsverschil
Analyseren verschillen planning en realized
