United Fashion 10 jaar
Voorstel
Herexamen
XXX
Studentnummer: XXX
5-12-2023
Schoevers
Office en eventmanagement
Eventmanagement
Herexamen
1
, Voorwoord
XXX. Alle namen in dit verslag zijn fictief.
Samenvatting
Voor het zakelijke evenement van United fashion worden er verschillende aspecten behandeld. Het
evenement is gericht op plezier en creativiteit en heeft het doel om relaties en partners van United
fashion te vermaken en te informeren. Bruxvoort Events streeft naar een positieve indruk en
verbondenheid met het bedrijf. Het meetpunt hiervoor is een enquêteonderzoek onder minstens 80%
van de genodigde. De doelgroep/genodigde zijn 100 zakelijke relaties, verdeeld over nationale en
internationale kledingmerken, modeagentschappen en top-50 fashion influencers. Het is voor de
opdrachtgever belangrijk een goed bereikbare en passende locatie te hebben bij het evenement. Er
moet een informele, hippe en modieuze sfeer heersen. Het gegeven budget is €100.000. Dit budget
wordt verdeeld over locatie, catering, entertainment, deelnemers, marketing, techniek en decoratie.
Van dit budget wordt ook een afsluitende vuurwerk- of lichtshow geregeld. Het feest moet worden
gepland op een zomerse Zaterdag in juni.
Met behulp van een locatiematrix wordt de Basiliek als locatie gekozen voor het feestelijke
evenement. Het is een locatie in Midden-Nederland, in Veenendaal. Het is een moderne ruimte wat
volledig gestyled kan worden naar wens van de opdrachtgever. Het programma bevat een getailleerd
tijdschema, inclusief opbouwactiviteiten, aankomst van gasten, een welkomstwoord en verschillende
entertainmentactiviteiten zoals een Arcade room, Cocktail/Mocktail bar, een walk to the future en een
prijsuitreiking voor Fashion Week Parijs. De catering bestaat uit een 4-gangen diner en chique hapjes.
Dit terwijl de decoratie neon roze, bladeren en een kleurrijk palet omvat om een gezellige sfeer te
creëren. Vergunningen en veiligheidsmaatregelingen worden op tijd aangevraagd en verzekeringen
worden afgesloten met behulp van een verzekeringsadviseur. Na afloop van het evenement
ontvangen alle aanwezige gasten een goodiebag met leuke herinneringen aan het feestelijke
evenement.
In bijlage 2 is een uitnodiging weergegeven die is gemaakt door middel van Canva. Het dient als een
aantrekkelijk en informatief middel om genodigde warm te maken voor het evenement. Het
communicatietraject van dit evenement is onderverdeeld in pre-event, evenement- en post
eventfasen. In de pre-eventfase worden genodigden twee maanden voor het evenement uitgenodigd,
met een RSVP en de mogelijkheid om aan te melden voor een overnachting. Een maand voor het
evenement wordt er een herinnering gestuurd samen met voorproefjes om de sfeer alvast over te
brengen op de genodigde. Dit zal worden gedaan met zowel een e-mail als privé-sociale
mediakanalen. Twee weken voor het evenement is de uiterlijk RSVP-datum en wordt het privé sociaal
mediakanaal bijgewerkt met informatie over het programma. De laatste dagen voor het evenement
ontvangen de genodigde met details over de aanvang, routes, parkeergelegenheid en eventuele
overnachtingsinformatie. Op de dag van het evenement worden er op sociaal mediakanalen behind-
the-scenes beelden geüpload samen met voorproefjes van de locatieopbouw.
De evaluatie van het evenement omvat een observatie van sfeer en feedback tijdens het evenement,
enquêtes voor betrokkenheid, diepgaande feedback met de opdrachtgever, evaluatie van
toeleveranciers, een teambijeenkomst, analyse van online impact en verzameling van feedback over
locatie, communicatietraject en veiligheidsmaatregelen.
2
, Inhoud
Voorwoord .............................................................................................................................................. 2
Samenvatting ........................................................................................................................................ 2
Inleiding .................................................................................................................................................. 4
Hoofdstuk 1. Plan van aanpak ............................................................................................................ 5
1.1 Soort evenement ............................................................................................................................ 5
1.2 Doel en doelstelling ....................................................................................................................... 5
1.3 Beschrijving doelgroep .................................................................................................................. 5
1.4 Belangrijke wensen en eisen van de opdrachtgever ................................................................ 5
1.5 Begroting ......................................................................................................................................... 5
Hoofstuk 2 Overzicht sfeer .................................................................................................................. 6
2.1 Locatie ............................................................................................................................................. 6
2.3 Catering ........................................................................................................................................... 7
2.4 Entertainment ................................................................................................................................. 7
2.5 Decoratie ......................................................................................................................................... 7
2.6 Vergunningen en veiligheid verzekeringen ................................................................................ 7
2.7 Moodboard ...................................................................................................................................... 8
Hoofdstuk 3 Communicatie ................................................................................................................. 9
3.1 Communicatie traject ..................................................................................................................... 9
3.2 Sociaal mediakanalen ................................................................................................................... 9
Hoofdstuk 4 Draaiboek ...................................................................................................................... 10
Hoofdstuk 5 Evaluatie ........................................................................................................................ 11
Literatuurlijst ........................................................................................................................................ 12
Bijlagen ................................................................................................................................................. 13
Bijlage 1: Locatiematrix...................................................................................................................... 13
Bijlage 2: Uitnodiging ......................................................................................................................... 14
Bijlage 3: Bronnen foto’s moodboard .............................................................................................. 14
3
Voorstel
Herexamen
XXX
Studentnummer: XXX
5-12-2023
Schoevers
Office en eventmanagement
Eventmanagement
Herexamen
1
, Voorwoord
XXX. Alle namen in dit verslag zijn fictief.
Samenvatting
Voor het zakelijke evenement van United fashion worden er verschillende aspecten behandeld. Het
evenement is gericht op plezier en creativiteit en heeft het doel om relaties en partners van United
fashion te vermaken en te informeren. Bruxvoort Events streeft naar een positieve indruk en
verbondenheid met het bedrijf. Het meetpunt hiervoor is een enquêteonderzoek onder minstens 80%
van de genodigde. De doelgroep/genodigde zijn 100 zakelijke relaties, verdeeld over nationale en
internationale kledingmerken, modeagentschappen en top-50 fashion influencers. Het is voor de
opdrachtgever belangrijk een goed bereikbare en passende locatie te hebben bij het evenement. Er
moet een informele, hippe en modieuze sfeer heersen. Het gegeven budget is €100.000. Dit budget
wordt verdeeld over locatie, catering, entertainment, deelnemers, marketing, techniek en decoratie.
Van dit budget wordt ook een afsluitende vuurwerk- of lichtshow geregeld. Het feest moet worden
gepland op een zomerse Zaterdag in juni.
Met behulp van een locatiematrix wordt de Basiliek als locatie gekozen voor het feestelijke
evenement. Het is een locatie in Midden-Nederland, in Veenendaal. Het is een moderne ruimte wat
volledig gestyled kan worden naar wens van de opdrachtgever. Het programma bevat een getailleerd
tijdschema, inclusief opbouwactiviteiten, aankomst van gasten, een welkomstwoord en verschillende
entertainmentactiviteiten zoals een Arcade room, Cocktail/Mocktail bar, een walk to the future en een
prijsuitreiking voor Fashion Week Parijs. De catering bestaat uit een 4-gangen diner en chique hapjes.
Dit terwijl de decoratie neon roze, bladeren en een kleurrijk palet omvat om een gezellige sfeer te
creëren. Vergunningen en veiligheidsmaatregelingen worden op tijd aangevraagd en verzekeringen
worden afgesloten met behulp van een verzekeringsadviseur. Na afloop van het evenement
ontvangen alle aanwezige gasten een goodiebag met leuke herinneringen aan het feestelijke
evenement.
In bijlage 2 is een uitnodiging weergegeven die is gemaakt door middel van Canva. Het dient als een
aantrekkelijk en informatief middel om genodigde warm te maken voor het evenement. Het
communicatietraject van dit evenement is onderverdeeld in pre-event, evenement- en post
eventfasen. In de pre-eventfase worden genodigden twee maanden voor het evenement uitgenodigd,
met een RSVP en de mogelijkheid om aan te melden voor een overnachting. Een maand voor het
evenement wordt er een herinnering gestuurd samen met voorproefjes om de sfeer alvast over te
brengen op de genodigde. Dit zal worden gedaan met zowel een e-mail als privé-sociale
mediakanalen. Twee weken voor het evenement is de uiterlijk RSVP-datum en wordt het privé sociaal
mediakanaal bijgewerkt met informatie over het programma. De laatste dagen voor het evenement
ontvangen de genodigde met details over de aanvang, routes, parkeergelegenheid en eventuele
overnachtingsinformatie. Op de dag van het evenement worden er op sociaal mediakanalen behind-
the-scenes beelden geüpload samen met voorproefjes van de locatieopbouw.
De evaluatie van het evenement omvat een observatie van sfeer en feedback tijdens het evenement,
enquêtes voor betrokkenheid, diepgaande feedback met de opdrachtgever, evaluatie van
toeleveranciers, een teambijeenkomst, analyse van online impact en verzameling van feedback over
locatie, communicatietraject en veiligheidsmaatregelen.
2
, Inhoud
Voorwoord .............................................................................................................................................. 2
Samenvatting ........................................................................................................................................ 2
Inleiding .................................................................................................................................................. 4
Hoofdstuk 1. Plan van aanpak ............................................................................................................ 5
1.1 Soort evenement ............................................................................................................................ 5
1.2 Doel en doelstelling ....................................................................................................................... 5
1.3 Beschrijving doelgroep .................................................................................................................. 5
1.4 Belangrijke wensen en eisen van de opdrachtgever ................................................................ 5
1.5 Begroting ......................................................................................................................................... 5
Hoofstuk 2 Overzicht sfeer .................................................................................................................. 6
2.1 Locatie ............................................................................................................................................. 6
2.3 Catering ........................................................................................................................................... 7
2.4 Entertainment ................................................................................................................................. 7
2.5 Decoratie ......................................................................................................................................... 7
2.6 Vergunningen en veiligheid verzekeringen ................................................................................ 7
2.7 Moodboard ...................................................................................................................................... 8
Hoofdstuk 3 Communicatie ................................................................................................................. 9
3.1 Communicatie traject ..................................................................................................................... 9
3.2 Sociaal mediakanalen ................................................................................................................... 9
Hoofdstuk 4 Draaiboek ...................................................................................................................... 10
Hoofdstuk 5 Evaluatie ........................................................................................................................ 11
Literatuurlijst ........................................................................................................................................ 12
Bijlagen ................................................................................................................................................. 13
Bijlage 1: Locatiematrix...................................................................................................................... 13
Bijlage 2: Uitnodiging ......................................................................................................................... 14
Bijlage 3: Bronnen foto’s moodboard .............................................................................................. 14
3
