Optimalisatie van het inkoopproces
Stageonderzoek semester 4 : Procesoptimalisatie
Datum : Auteur :
Plaats : Studentnummer :
Bedrijf : Klas :
Bedrijfsmentor : Stagebegeleider :
1
,Voorwoord
2
,Samenvatting
Dit onderzoek gaat over de procesoptimalisatie van een Schoonmaakbedrijf. Door geheimhouding mag de
werkelijke naam van dit bedrijf niet genoemd worden en zal verder in dit verslag de naam Schoonmaak BV
gebruikt worden. Bij Schoonmaak BV is er geen juiste en actuele procesbeschrijving. De directie heeft aangegeven
dat er steeds minder inzicht in de processen is, door de groei van het bedrijf. Daarnaast zijn er ook een risico’s
binnen het inkoopproces waargenomen. Het doel van dit onderzoek is het in beeld brengen van de
verbeterpunten van het inkoopproces van Schoonmaak BV. De hoofdvraag is daarom: “Op welke punten kan het
huidige inkoopproces bij Schoonmaak BV verbeterd worden?”
Om antwoord te geven op de hoofdvraag is in de literatuur gekeken hoe het inkoopproces met de risico-
omgeving van de typologie van Schoonmaak BV eruitziet. Daarnaast is er een half gestructureerd interview
afgenomen bij Schoonmaak BV en is de verouderde inkoopprocedure aangeleverd. Hierdoor is het inkoopproces
met de risico-omgeving van Schoonmaak BV inzicht gekomen. Door deze informatie te vergelijken zijn er
aanbevelingen tot stand gekomen.
Uit het onderzoek is gebleken dat het inkoopproces, volgens de theorie van Vaassen en Meuwissen begint bij het
peilen van de voorraad. Vervolgens wordt de inkooporder opgesteld en verstuurd. Daarna worden de goederen
ontvangen. Dan wordt een kwaliteitscontrole uitgevoerd over deze goederen en later wordt de factuur
ontvangen. Dan wordt de crediteurenadministratie bijgewerkt en wordt er betaald. Er wordt gebruik gemaakt van
het voorraadbestand, leveranciersbestand en productbestand binnen het inkoopproces. Tevens worden de
pakbon, inkooporder en factuur opgeslagen. Ook is er een betaalbatch, crediteuren sub-grootboek en grootboek.
Binnen dit inkoopproces kunnen er een aantal risico’s en beheersmaatregelen voorkomen. De belangrijkste zijn
dat er geen three way match gemaakt wordt, betaald wordt voordat de goederen ontvangen zijn en geen
controle is voor de betaalbatch.
De eerste stap binnen het inkoopproces van Schoonmaak BV begint bij het ontvangen van de bestellingen van de
medewerkers door de inkoper. Daarna stelt de inkoper de inkooporder op en verstuurd deze. Vervolgens worden
de goederen en de pakbon ontvangen. Dan wordt het factuur ontvangen en de crediteurenadministratie wordt
bijgewerkt. Vervolgens wordt de factuur betaald. Binnen dit inkoopproces wordt gebruik gemaakt van de
ontvangen bestellingen en pakbonnen via de medewerkers. Tevens worden de inkooporders opgeslagen en
gebruikt ter controle. Bovendien is er nog de betaalbatch, crediteuren sub-grootboek en het grootboek. Bij
Schoonmaak BV zijn er net als in de theorie risico’s. De belangrijkste risico’s zijn dat er één inkoper is voor een
aantal projecten, de betaalbatch niet gecontroleerd wordt, dat er geen functiescheiding bij de three way match is
en dat er geen leveranciersgegevens worden vastgelegd. Schoonmaak BV heeft hierbij als beheersmaatregel het
controleren van de betaalbatch voor betalingen.
De aanbevelingen zijn ten eerste het opstellen van een actuele inkoopprocedure en hierin verwerkt het gebruik
van een bestellijst voor de schoonmakers met afbeeldingen. Ten tweede het wekelijks uitvoeren van een
steekproefsgewijze controle van facturen boven de 500 euro door de administratieve medewerker. Hiervoor
moeten de inkooporder en pakbon centraal opgeslagen worden. Tenslotte wordt geadviseerd om de leveringen
van de producten goed te controleren met de pakbon en actief te kijken naar schade die tijdens het leveren
ontstaan is. Tevens kan elk kwartaal steekproefsgewijs een kwaliteitscontrole gehouden worden. Een enquête
voor de schoonmakers die met producten werken kan hierbij gebruikt worden.
Op basis hiervan kan gezegd worden dat de verbeterpunten bij Schoonmaak BV vooral het toepassen van
functiescheiding en uitvoeren van controles zijn. Daarnaast ook het vastleggen van gegevens en het bewust
volgen van de stappen binnen het inkoopproces aan de hand van een actuele inkoopprocedure.
3
, Inhoud
1. Inleiding.................................................................................................................................................................. 5
1.1 De aanleiding........................................................................................................................................................5
1.2 De doelstelling......................................................................................................................................................5
1.3 De probleemstelling en deelvragen......................................................................................................................5
1.4 De methoden en technieken................................................................................................................................5
1.5 De afbakening.......................................................................................................................................................6
2. Het inkoopproces in theorie...................................................................................................................................7
2.2 De typologie.........................................................................................................................................................7
2.3 Het inkoopproces.................................................................................................................................................7
2.4 De risico’s en beheersmaatregelen......................................................................................................................8
2.5 De samenvatting...................................................................................................................................................9
3. Het inkoopproces van Schoonmaak BV................................................................................................................10
3.1 Het inkoopproces...............................................................................................................................................10
3.2 De risico’s en beheersmaatregelen....................................................................................................................11
3.3 Samenvatting......................................................................................................................................................12
4. Aanbevelingen voor Schoonmaak BV...................................................................................................................13
4.1 Een actuele inkoopprocedure.............................................................................................................................13
4.2 De three way match...........................................................................................................................................13
4.3 Controle goederenontvangst..............................................................................................................................13
5. Conclusie..............................................................................................................................................................14
6. Discussie...............................................................................................................................................................15
Bibliografie...............................................................................................................................................................16
Bijlage A: Typologieën..............................................................................................................................................16
Bijlage B: Het typologiemodel..................................................................................................................................17
Bijlage C: Waardenkringloop goederen....................................................................................................................18
Bijlage D: Waardenkringloop diensten.....................................................................................................................21
Bijlage E: Controle technische functiescheiding.......................................................................................................22
Bijlage F: Overzicht van functiescheiding.................................................................................................................23
Bijlage G: Theoretische DFD.....................................................................................................................................23
Bijlage H : Theoretische WCGW matrix....................................................................................................................24
Bijlage I: Theoretische risico matrix..........................................................................................................................26
Bijlage J: Inkoopprocedure van Schoonmaak BV......................................................................................................27
Bijlage K: Interview met Schoonmaak BV.................................................................................................................29
Bijlage L: DFD van Schoonmaak BV...........................................................................................................................32
Bijlage M: WCGW matrix van Schoonmaak BV.........................................................................................................33
Bijlage N: Risico matrix van Schoonmaak BV............................................................................................................36
4
Stageonderzoek semester 4 : Procesoptimalisatie
Datum : Auteur :
Plaats : Studentnummer :
Bedrijf : Klas :
Bedrijfsmentor : Stagebegeleider :
1
,Voorwoord
2
,Samenvatting
Dit onderzoek gaat over de procesoptimalisatie van een Schoonmaakbedrijf. Door geheimhouding mag de
werkelijke naam van dit bedrijf niet genoemd worden en zal verder in dit verslag de naam Schoonmaak BV
gebruikt worden. Bij Schoonmaak BV is er geen juiste en actuele procesbeschrijving. De directie heeft aangegeven
dat er steeds minder inzicht in de processen is, door de groei van het bedrijf. Daarnaast zijn er ook een risico’s
binnen het inkoopproces waargenomen. Het doel van dit onderzoek is het in beeld brengen van de
verbeterpunten van het inkoopproces van Schoonmaak BV. De hoofdvraag is daarom: “Op welke punten kan het
huidige inkoopproces bij Schoonmaak BV verbeterd worden?”
Om antwoord te geven op de hoofdvraag is in de literatuur gekeken hoe het inkoopproces met de risico-
omgeving van de typologie van Schoonmaak BV eruitziet. Daarnaast is er een half gestructureerd interview
afgenomen bij Schoonmaak BV en is de verouderde inkoopprocedure aangeleverd. Hierdoor is het inkoopproces
met de risico-omgeving van Schoonmaak BV inzicht gekomen. Door deze informatie te vergelijken zijn er
aanbevelingen tot stand gekomen.
Uit het onderzoek is gebleken dat het inkoopproces, volgens de theorie van Vaassen en Meuwissen begint bij het
peilen van de voorraad. Vervolgens wordt de inkooporder opgesteld en verstuurd. Daarna worden de goederen
ontvangen. Dan wordt een kwaliteitscontrole uitgevoerd over deze goederen en later wordt de factuur
ontvangen. Dan wordt de crediteurenadministratie bijgewerkt en wordt er betaald. Er wordt gebruik gemaakt van
het voorraadbestand, leveranciersbestand en productbestand binnen het inkoopproces. Tevens worden de
pakbon, inkooporder en factuur opgeslagen. Ook is er een betaalbatch, crediteuren sub-grootboek en grootboek.
Binnen dit inkoopproces kunnen er een aantal risico’s en beheersmaatregelen voorkomen. De belangrijkste zijn
dat er geen three way match gemaakt wordt, betaald wordt voordat de goederen ontvangen zijn en geen
controle is voor de betaalbatch.
De eerste stap binnen het inkoopproces van Schoonmaak BV begint bij het ontvangen van de bestellingen van de
medewerkers door de inkoper. Daarna stelt de inkoper de inkooporder op en verstuurd deze. Vervolgens worden
de goederen en de pakbon ontvangen. Dan wordt het factuur ontvangen en de crediteurenadministratie wordt
bijgewerkt. Vervolgens wordt de factuur betaald. Binnen dit inkoopproces wordt gebruik gemaakt van de
ontvangen bestellingen en pakbonnen via de medewerkers. Tevens worden de inkooporders opgeslagen en
gebruikt ter controle. Bovendien is er nog de betaalbatch, crediteuren sub-grootboek en het grootboek. Bij
Schoonmaak BV zijn er net als in de theorie risico’s. De belangrijkste risico’s zijn dat er één inkoper is voor een
aantal projecten, de betaalbatch niet gecontroleerd wordt, dat er geen functiescheiding bij de three way match is
en dat er geen leveranciersgegevens worden vastgelegd. Schoonmaak BV heeft hierbij als beheersmaatregel het
controleren van de betaalbatch voor betalingen.
De aanbevelingen zijn ten eerste het opstellen van een actuele inkoopprocedure en hierin verwerkt het gebruik
van een bestellijst voor de schoonmakers met afbeeldingen. Ten tweede het wekelijks uitvoeren van een
steekproefsgewijze controle van facturen boven de 500 euro door de administratieve medewerker. Hiervoor
moeten de inkooporder en pakbon centraal opgeslagen worden. Tenslotte wordt geadviseerd om de leveringen
van de producten goed te controleren met de pakbon en actief te kijken naar schade die tijdens het leveren
ontstaan is. Tevens kan elk kwartaal steekproefsgewijs een kwaliteitscontrole gehouden worden. Een enquête
voor de schoonmakers die met producten werken kan hierbij gebruikt worden.
Op basis hiervan kan gezegd worden dat de verbeterpunten bij Schoonmaak BV vooral het toepassen van
functiescheiding en uitvoeren van controles zijn. Daarnaast ook het vastleggen van gegevens en het bewust
volgen van de stappen binnen het inkoopproces aan de hand van een actuele inkoopprocedure.
3
, Inhoud
1. Inleiding.................................................................................................................................................................. 5
1.1 De aanleiding........................................................................................................................................................5
1.2 De doelstelling......................................................................................................................................................5
1.3 De probleemstelling en deelvragen......................................................................................................................5
1.4 De methoden en technieken................................................................................................................................5
1.5 De afbakening.......................................................................................................................................................6
2. Het inkoopproces in theorie...................................................................................................................................7
2.2 De typologie.........................................................................................................................................................7
2.3 Het inkoopproces.................................................................................................................................................7
2.4 De risico’s en beheersmaatregelen......................................................................................................................8
2.5 De samenvatting...................................................................................................................................................9
3. Het inkoopproces van Schoonmaak BV................................................................................................................10
3.1 Het inkoopproces...............................................................................................................................................10
3.2 De risico’s en beheersmaatregelen....................................................................................................................11
3.3 Samenvatting......................................................................................................................................................12
4. Aanbevelingen voor Schoonmaak BV...................................................................................................................13
4.1 Een actuele inkoopprocedure.............................................................................................................................13
4.2 De three way match...........................................................................................................................................13
4.3 Controle goederenontvangst..............................................................................................................................13
5. Conclusie..............................................................................................................................................................14
6. Discussie...............................................................................................................................................................15
Bibliografie...............................................................................................................................................................16
Bijlage A: Typologieën..............................................................................................................................................16
Bijlage B: Het typologiemodel..................................................................................................................................17
Bijlage C: Waardenkringloop goederen....................................................................................................................18
Bijlage D: Waardenkringloop diensten.....................................................................................................................21
Bijlage E: Controle technische functiescheiding.......................................................................................................22
Bijlage F: Overzicht van functiescheiding.................................................................................................................23
Bijlage G: Theoretische DFD.....................................................................................................................................23
Bijlage H : Theoretische WCGW matrix....................................................................................................................24
Bijlage I: Theoretische risico matrix..........................................................................................................................26
Bijlage J: Inkoopprocedure van Schoonmaak BV......................................................................................................27
Bijlage K: Interview met Schoonmaak BV.................................................................................................................29
Bijlage L: DFD van Schoonmaak BV...........................................................................................................................32
Bijlage M: WCGW matrix van Schoonmaak BV.........................................................................................................33
Bijlage N: Risico matrix van Schoonmaak BV............................................................................................................36
4
