Richelle Brouwer
Gesprekken in organisaties hoofdstuk 13 en 14
Hoofdstuk 13 Vergaderen
13.1 Doel van de vergadering
Doel van de vergadering bespreken voorkomt onduidelijkheden en verwachtingen die niet
waar kunnen worden gemaakt.
Doel van vergadering:
- Beeld en mening vormen
- Commentaar leveren
- Besluiten nemen
- Taken verdelen.
Afhankelijk van het doel moet een structuur worden gekozen.
13.2 Rollen van de deelnemers
Voorzitter: vergadering leiden, boven de partijen te staan, eigen mening niet laten
overheersen, structuur in de gaten houden, deelnemers die te veel praten afremmen,
minder pratende deelnemers kansen geven, sfeer en tijd bewaken. Kortom zowel
taakgericht als mensgericht.
Notulist: soms verwarrende discussie duidelijk maakt, veelheid van informatie tot een
logische samenvatting maken, op ordelijke wijze, meer observator dan deelnemer.
Voornamelijk taakgericht gedrag.
Deelnemer: vrijer in gedrag, meepraten en meedenken, manier waarop heeft geen eisen. Er
kan meer worden gewerkt aan het bewust worden van het gedrag wat deelnemers vertonen
in een vergadering. Taak en mensgericht gedrag.
13.3 Taakgericht en mensgericht gedrag
Taakgericht gedrag: komt voort uit een juiste instelling t.o.v. het doel van de vergadering.
- Luisteraar: stellen van de juiste vragen voor verduidelijking.
- Zender: duidelijke formulering.
Er is weinig taakgericht gedrag als deelnemers niet naar elkaar luisteren, door elkaar praten
en elkaar in de rede vallen (afdwalen en uitweiden is ook niet efficiënt).
Deelnemers die een ‘’verborgen agenda’’ (punten die niet op de agenda staan maar ze wel
willen bespreken) hebben, hebben een negatieve invloed op de voortgang van de
vergadering.
Mensgericht gedrag: dat men aandacht heeft voor de opvattingen, gedachten en gevoelens
van andere deelnemers. Ieders opvatting moet worden gerespecteerd en er moet begrip
worden getoond voor emoties. Je kan mensgericht gedrag laten zien door gebruik te maken
van parafrases en gevoelensreflecties (ook vragen stellen en samenvatten).
13.4 Taken voor, tijdens en na de vergadering
Voorbereiding
Voorzitter: maakt de agenda en bereid deze voor. Volgorde van punten is belangrijk, ook
rangorde, belangrijkste bovenaan. Stukken minstens 48 uur van tevoren naar deelnemers
verzenden. Verantwoordelijk voor de inrichting van de vergaderruimte.
Notulist: in overleg met de voorzitter nagaan welke gegevens volgens welke structuur in
welke vorm in de notulen moeten. 3 vormen van verslagen
- Woordelijke verslag: letterlijk (met opname)
, Richelle Brouwer
- Uitgebreid verslag: korter
- Gecomprimeerd verslag: besluitenlijst.
Deelnemer: door stukken te lezen
Tijdens
Voorzitter: openen vergadering, aan en afwezigen melden, agenda goedkeuren met
deelnemers, begin van een thema (agendapunt) samenvatting van status.
Notulist: hoofdzaken van bijzaken scheiden.
Deelnemers: inzetten en meedoen aan het gesprek.
Taakgericht gedrag bewaken
Probleem Verkeerde aanpak Betere aanpak
Woordenbrij Afkappen Samenvatten en
verduidelijken
Afdwaling Reageren Negeren, voorzicht
afkappen of vragen naar
bedoeling
Voorbarige bijdrage Afkappen Aan structuur herinneren
Niet urgente discussie Afkappen/ door laten gaan Samenvatten met nadruk op
concrete aspecten
Procedurekwesties Afkappen/ te veel aandacht Vragen om voorstel.
geven Bevoegdheden zuiver
stellen
Zelf voorstel doen.
Mensgericht gedrag bewaken
Probleem Mogelijke remedie
De discussie stokt - Aandacht tonen
- Belangrijke punten herhalen
- Open vragen stellen
- Samenvatten
Onderhuidse conflicten - Persoonlijk worden
- Samenvatten
- Verzoeningsgezinde deelnemers laten spreken
- Pauzeren
Deelnemers gedragen zich - Pauzeren
niet serieus - Motiveren
- Formelen gaan vergaderen
- Persoonlijk worden
Traag verloop - Samenvatten met conclusie
- Gesloten vragen stellen
Na de vergadering
Voorzitter: conceptversie van de notulen doornemen.
Notulist: maakt de notulen
Deelnemers: lezen de notulen (op aanvullingen en fouten) en komen gemaakte afspraken
na.
Gesprekken in organisaties hoofdstuk 13 en 14
Hoofdstuk 13 Vergaderen
13.1 Doel van de vergadering
Doel van de vergadering bespreken voorkomt onduidelijkheden en verwachtingen die niet
waar kunnen worden gemaakt.
Doel van vergadering:
- Beeld en mening vormen
- Commentaar leveren
- Besluiten nemen
- Taken verdelen.
Afhankelijk van het doel moet een structuur worden gekozen.
13.2 Rollen van de deelnemers
Voorzitter: vergadering leiden, boven de partijen te staan, eigen mening niet laten
overheersen, structuur in de gaten houden, deelnemers die te veel praten afremmen,
minder pratende deelnemers kansen geven, sfeer en tijd bewaken. Kortom zowel
taakgericht als mensgericht.
Notulist: soms verwarrende discussie duidelijk maakt, veelheid van informatie tot een
logische samenvatting maken, op ordelijke wijze, meer observator dan deelnemer.
Voornamelijk taakgericht gedrag.
Deelnemer: vrijer in gedrag, meepraten en meedenken, manier waarop heeft geen eisen. Er
kan meer worden gewerkt aan het bewust worden van het gedrag wat deelnemers vertonen
in een vergadering. Taak en mensgericht gedrag.
13.3 Taakgericht en mensgericht gedrag
Taakgericht gedrag: komt voort uit een juiste instelling t.o.v. het doel van de vergadering.
- Luisteraar: stellen van de juiste vragen voor verduidelijking.
- Zender: duidelijke formulering.
Er is weinig taakgericht gedrag als deelnemers niet naar elkaar luisteren, door elkaar praten
en elkaar in de rede vallen (afdwalen en uitweiden is ook niet efficiënt).
Deelnemers die een ‘’verborgen agenda’’ (punten die niet op de agenda staan maar ze wel
willen bespreken) hebben, hebben een negatieve invloed op de voortgang van de
vergadering.
Mensgericht gedrag: dat men aandacht heeft voor de opvattingen, gedachten en gevoelens
van andere deelnemers. Ieders opvatting moet worden gerespecteerd en er moet begrip
worden getoond voor emoties. Je kan mensgericht gedrag laten zien door gebruik te maken
van parafrases en gevoelensreflecties (ook vragen stellen en samenvatten).
13.4 Taken voor, tijdens en na de vergadering
Voorbereiding
Voorzitter: maakt de agenda en bereid deze voor. Volgorde van punten is belangrijk, ook
rangorde, belangrijkste bovenaan. Stukken minstens 48 uur van tevoren naar deelnemers
verzenden. Verantwoordelijk voor de inrichting van de vergaderruimte.
Notulist: in overleg met de voorzitter nagaan welke gegevens volgens welke structuur in
welke vorm in de notulen moeten. 3 vormen van verslagen
- Woordelijke verslag: letterlijk (met opname)
, Richelle Brouwer
- Uitgebreid verslag: korter
- Gecomprimeerd verslag: besluitenlijst.
Deelnemer: door stukken te lezen
Tijdens
Voorzitter: openen vergadering, aan en afwezigen melden, agenda goedkeuren met
deelnemers, begin van een thema (agendapunt) samenvatting van status.
Notulist: hoofdzaken van bijzaken scheiden.
Deelnemers: inzetten en meedoen aan het gesprek.
Taakgericht gedrag bewaken
Probleem Verkeerde aanpak Betere aanpak
Woordenbrij Afkappen Samenvatten en
verduidelijken
Afdwaling Reageren Negeren, voorzicht
afkappen of vragen naar
bedoeling
Voorbarige bijdrage Afkappen Aan structuur herinneren
Niet urgente discussie Afkappen/ door laten gaan Samenvatten met nadruk op
concrete aspecten
Procedurekwesties Afkappen/ te veel aandacht Vragen om voorstel.
geven Bevoegdheden zuiver
stellen
Zelf voorstel doen.
Mensgericht gedrag bewaken
Probleem Mogelijke remedie
De discussie stokt - Aandacht tonen
- Belangrijke punten herhalen
- Open vragen stellen
- Samenvatten
Onderhuidse conflicten - Persoonlijk worden
- Samenvatten
- Verzoeningsgezinde deelnemers laten spreken
- Pauzeren
Deelnemers gedragen zich - Pauzeren
niet serieus - Motiveren
- Formelen gaan vergaderen
- Persoonlijk worden
Traag verloop - Samenvatten met conclusie
- Gesloten vragen stellen
Na de vergadering
Voorzitter: conceptversie van de notulen doornemen.
Notulist: maakt de notulen
Deelnemers: lezen de notulen (op aanvullingen en fouten) en komen gemaakte afspraken
na.
