WEEK 1 – KENNISMAKING MET DE SECTOR
Evenement
Een evenement is een gebeurtenis of activiteit die wordt georganiseerd om een bepaalde publieks- of
zakelijke doelgroep live of online te informeren, te entertainen, of een beleving te laten ondergaan
teneinde een vooraf bepaalde doelstelling te realiseren.
Management
Het controleren en organiseren van een bedrijf of organisatie. Dit kan permanent of tijdelijk zijn. In het
geval van tijdelijk is dit projectmanagement.
Enkele kenmerken van een evenement:
- Gebeurtenis of activiteit
- Wordt georganiseerd
- Voor een bepaalde doelgroep
- Om te informeren, entertainen of een beleving te laten ondergaan
- Om een doel te bereiken
Binnen welk domein kunnen evenementen vallen?
- Openbaar of besloten
- Voor je vrije tijd of zakelijk
Feiten:
- Er zijn ongeveer 3.500 events met meer dan 5.000 bezoekers in Nederland
- Er zijn meer dan 750 theaters/podia in Nederland en vele festivalterreinen
- Omzet: vele miljoenen euro’s
Redenen om te participeren in een evenement:
- Sociaal, status, relaxen, entertainment, leren
Redenen om deel te nemen aan een evenement:
- Sociaal
- Psychologisch
- Organisatorisch
- Persoonlijk
MICE: Meetings
Incentives
Conferences
Exhibitions
Redenen om aan een MICE deel te nemen:
- Stimulatie
- Strategische plannning
- Product update
- Educatie
, - Netwerken
- Verkoop
- Belonen
Belangrijke waarden van een MICE event (en publieke evenementen):
- Grote schaal/veel publiek
- Stabiele arrangementen
- Gestandaardiseerde services
- Dekking van laagseizoen
- Ambassadeurs
- Attracties zijn niet noodzakelijk
- Gezonde competitie
- Voorzieningen voor andere doeleinden
- Verbeteren van secondaire bedrijven
De taak van de overheid om ondersteuning te bieden bij een evenement:
- Het event produceren
- Het event bezitten (eigenaar)
- Het event sponsoren
- Het event assisteren met o.a. financiën, support, materiaal, marketing, moreel, advies,
makkelijke toegang (visum)
Stakeholders
- Klanten: de initiator van het event
- Leveranciers: direct betrokken (catering, eventagency, hotel, locatie, etc.)
- Overig: niet direct betrokken (overheid, associaties, sponsors, media, etc.)
LEVERANCIERS
Voorbeelden van leveranciers:
- Catering
- Event agency
- Entertainment bureau
- Transport
- Locaties
- Event apparatuur (techniek)
- Security
- Decoratie
- Sanitaire voorzieningen
- Hosts
- Drukwerk
Hoe kies je de juiste leverancier?
STAP 1: wat is er nodig en welke doelen moeten er bereikt worden?
- Nodig: leveranciers, personeel, materiaal
, - Doelen: interne doelen (personeel informeren, motiveren en belonen), externe doelen
(merkbekendheid vergroten, klanten informeren, binden
STAP 2: Maak een duidelijke briefing voor de potentiele leverancier en vraag enkele prijsopgaves op.
- Prijsopgaves: een gelijke briefing voor de leveranciers om een eerste shortlist te maken
STAP 3: Zoek informatie over de potentiele leveranciers.
- Hoe? Door internet te gebruiken, referenties te checken, navraag bij collega’s
STAP 4: Vraag een uitgebreide offerte op bij een klein aantal potentiële leveranciers.
- Offerte: een specifieke offerte aanvraag bij 3 of 4 leveranciers met het doel om deze met
elkaar te vergelijken
STAP 5: Maak een shortlist met 2 of 3 leveranciers en vergelijk de offertes.
- Shortlist: kies de 2 of 3 beste offertes
- Vergelijk: vergelijken is moeilijk, let op de doelen (stap 1), wat is er nodig (stap 1), budget
STAP 6: Indien mogelijk, onderhandel met de leverancier
- Onderhandelen: het is vaak mogelijk om een betere prijs te krijgen, of een betere service
STAP 7: Bezoek de leverancier
- Bezoek: voordat de definitieve keuze wordt gemaakt, een laatste check!
STAP 8: Kies het beste voorstel en zeg de andere voorstellen af
- Kies: maak een definitieve keuze
- Zeg de andere voorstellen af: cancel de andere voorstellen met een mogelijke uitleg
STAP 9: Maak een contract
- Door de leverancier (verkoopcontract)
- Door de opdrachtgever (inkoopcontract)
- Check de voorwaarden en of alle gemaakte afspraken er ook instaan.
STAP 10: Plan een meeting voorafgaand aan het evenement om details door te nemen
- Meeting: een of meerdere meetings zijn belangrijk om de voortgang te bewaken en eventuele
wijzigingen te bespreken
Evenement
Een evenement is een gebeurtenis of activiteit die wordt georganiseerd om een bepaalde publieks- of
zakelijke doelgroep live of online te informeren, te entertainen, of een beleving te laten ondergaan
teneinde een vooraf bepaalde doelstelling te realiseren.
Management
Het controleren en organiseren van een bedrijf of organisatie. Dit kan permanent of tijdelijk zijn. In het
geval van tijdelijk is dit projectmanagement.
Enkele kenmerken van een evenement:
- Gebeurtenis of activiteit
- Wordt georganiseerd
- Voor een bepaalde doelgroep
- Om te informeren, entertainen of een beleving te laten ondergaan
- Om een doel te bereiken
Binnen welk domein kunnen evenementen vallen?
- Openbaar of besloten
- Voor je vrije tijd of zakelijk
Feiten:
- Er zijn ongeveer 3.500 events met meer dan 5.000 bezoekers in Nederland
- Er zijn meer dan 750 theaters/podia in Nederland en vele festivalterreinen
- Omzet: vele miljoenen euro’s
Redenen om te participeren in een evenement:
- Sociaal, status, relaxen, entertainment, leren
Redenen om deel te nemen aan een evenement:
- Sociaal
- Psychologisch
- Organisatorisch
- Persoonlijk
MICE: Meetings
Incentives
Conferences
Exhibitions
Redenen om aan een MICE deel te nemen:
- Stimulatie
- Strategische plannning
- Product update
- Educatie
, - Netwerken
- Verkoop
- Belonen
Belangrijke waarden van een MICE event (en publieke evenementen):
- Grote schaal/veel publiek
- Stabiele arrangementen
- Gestandaardiseerde services
- Dekking van laagseizoen
- Ambassadeurs
- Attracties zijn niet noodzakelijk
- Gezonde competitie
- Voorzieningen voor andere doeleinden
- Verbeteren van secondaire bedrijven
De taak van de overheid om ondersteuning te bieden bij een evenement:
- Het event produceren
- Het event bezitten (eigenaar)
- Het event sponsoren
- Het event assisteren met o.a. financiën, support, materiaal, marketing, moreel, advies,
makkelijke toegang (visum)
Stakeholders
- Klanten: de initiator van het event
- Leveranciers: direct betrokken (catering, eventagency, hotel, locatie, etc.)
- Overig: niet direct betrokken (overheid, associaties, sponsors, media, etc.)
LEVERANCIERS
Voorbeelden van leveranciers:
- Catering
- Event agency
- Entertainment bureau
- Transport
- Locaties
- Event apparatuur (techniek)
- Security
- Decoratie
- Sanitaire voorzieningen
- Hosts
- Drukwerk
Hoe kies je de juiste leverancier?
STAP 1: wat is er nodig en welke doelen moeten er bereikt worden?
- Nodig: leveranciers, personeel, materiaal
, - Doelen: interne doelen (personeel informeren, motiveren en belonen), externe doelen
(merkbekendheid vergroten, klanten informeren, binden
STAP 2: Maak een duidelijke briefing voor de potentiele leverancier en vraag enkele prijsopgaves op.
- Prijsopgaves: een gelijke briefing voor de leveranciers om een eerste shortlist te maken
STAP 3: Zoek informatie over de potentiele leveranciers.
- Hoe? Door internet te gebruiken, referenties te checken, navraag bij collega’s
STAP 4: Vraag een uitgebreide offerte op bij een klein aantal potentiële leveranciers.
- Offerte: een specifieke offerte aanvraag bij 3 of 4 leveranciers met het doel om deze met
elkaar te vergelijken
STAP 5: Maak een shortlist met 2 of 3 leveranciers en vergelijk de offertes.
- Shortlist: kies de 2 of 3 beste offertes
- Vergelijk: vergelijken is moeilijk, let op de doelen (stap 1), wat is er nodig (stap 1), budget
STAP 6: Indien mogelijk, onderhandel met de leverancier
- Onderhandelen: het is vaak mogelijk om een betere prijs te krijgen, of een betere service
STAP 7: Bezoek de leverancier
- Bezoek: voordat de definitieve keuze wordt gemaakt, een laatste check!
STAP 8: Kies het beste voorstel en zeg de andere voorstellen af
- Kies: maak een definitieve keuze
- Zeg de andere voorstellen af: cancel de andere voorstellen met een mogelijke uitleg
STAP 9: Maak een contract
- Door de leverancier (verkoopcontract)
- Door de opdrachtgever (inkoopcontract)
- Check de voorwaarden en of alle gemaakte afspraken er ook instaan.
STAP 10: Plan een meeting voorafgaand aan het evenement om details door te nemen
- Meeting: een of meerdere meetings zijn belangrijk om de voortgang te bewaken en eventuele
wijzigingen te bespreken
