Zo maak je een … facilitair plan
Ronald Beckers & Vera Roelofs, tweede druk
De acht stappen voor het maken van een facilitair plan
Stap 1: bepaal de context
Stap 2: beschrijf jezelf als facilitaire dienstverlener
Stap 3: inventariseer de klantwensen
Stap 4: richt de facilitaire services in
Stap 5: stel de aansturing en beheersing vast
Stap 6: bepaal hoe je communiceert met je klanten
Stap 7: evalueer en herzie
Stap 8: schrijf je facilitair plan
Inleiding
Het kernproces (= core business) is het unieke proces waaraan de organisatie haar ontstaan en
identiteit ontleent. Wanneer dit proces verandert, wordt het een andere organisatie. Organisaties
hebben ook andere activiteiten die niet direct te maken hebben met het bestaansrecht van de
organisatie. Dit zijn de niet-kernprocessen.
Regterschot definieert Facility Management als volgt: ‘Facility Management is het integraal managen
en realiseren van de huisvesting, de services en de middelen die moeten bijdragen aan een
effectieve, efficiënte, flexibele en creatieve verwezenlijking van de doelen van een organisatie in een
veranderende omgeving.’
Deze definitie kenmerkt zich door een driedeling van faciliteiten in huisvesting, services en middelen.
De driedeling heeft de basis gevormd voor de indeling van de facilitaire NEN 2748 en de Europese
Norm NEN-EN 15221.
,Stap 1 – Bepaal de context
1.1 Bepalen van de context
Allereerst moet bepaald worden in welke context het plan wordt opgesteld. Dit kan op verschillende
manieren:
-de student bepaalt de context
-de docent bepaalt de context
-de externe opdrachtgever bepaalt de context
-de interne opdrachtgever bepaalt
1.2 Oriënteer je op de organisatie/ 1.3 Organisatiebeschrijving
Hierna moet de organisatie in kaart worden gebracht. Te beginnen met het kernproces. Je moet
immers weten welk kernproces je moet ondersteunen en hoe je waarde kan toevoegen voor de
moederorganisatie. De organisatie heeft vaak een missie, visie en doelen geformuleerd.
Missie: de reden van bestaan van de organisatie en welke toegevoegde waarde de organisatie wil
leveren. Waar we voor staan.
Visie: hoe de organisatie met worden en waar je naartoe wilt met de organisatie. Waar we voor gaan.
Doelen: uit de visie worden doelen geformuleerd. De doelen sturen de activiteiten in het kernproces
aan. Deze dienen SMART geformuleerd te worden.
SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
Een organisatiebeschrijving kan met behulp van het 7-S-model gemaakt worden. Dit model beschrijft
de zeven belangrijke aspecten van een organisatie:
1. Strategie: welke doelen de organisatie heeft gesteld en de wijze waarop een organisatie dit denkt
te bereiken.
2. Structuur: de inrichting van de organisatie, vaak met een organogram.
3. Systemen: procedures, regels, afspraken en hulpmiddelen in de organisatie.
4. Stijl van management: manier van samenwerken, leidinggeven en vrijheden.
5. Staf: personeel, zoals beloning, opleidingsniveau en beoordeling.
6. Sleutelvaardigheden: waar de organisatie goed in is. Wat is de kennis en kunde en waar
onderscheid de organisatie zich in?
7. Significante waarden: waar staat de organisatie voor en wat verbindt de medewerkers, cultuur.
De functie van Facility Management is alle activiteiten gericht op werken, wonen/of verblijven zo
optimaal mogelijk te ondersteunen. Een situatie waarin FM werken mogelijk maakt, kom je vooral
tegen in de dienstverlenende sector. Zowel in de tertiaire sector (commerciële) als de quartaire
sector (niet-commerciële). FM maakt wonen mogelijk in bijvoorbeeld een zorgcentrum. Bij (meestal
tijdelijk) verblijven kan gedacht worden aan een ziekenhuis of bijvoorbeeld een pretpark. Het komt
vaak voor dat er een combinatie is tussen wonen, werken en verblijven.
De volgende stap is plaats, personen en processen. Waar moet iets plaatsvinden, wie
wonen/werken/verblijven er en wat is er nodig aan processen om dit mogelijk te maken.
, 1.4 Met wie heb je te maken?
Een facilitair manager heeft met veel partijen te maken. Dit zijn stakeholders. Voorbeelden van
stakeholders zijn: facilitair manager met team, budgethouders, opdrachtgever, klant, overheid,
leveranciers, concurrenten, brancheverenigingen, indirecte belanghebbenden en media.
1.5 Ruimtelijk kader
Een ruimtelijk kader hoort ook thuis in een facilitair plan. Hierin wordt het gebouw van de organisatie
beschreven. Is het eigendom of wordt er gehuurd? Waar liggen welke verantwoordelijkheden? Er zijn
verschillende niveaus om het ruimtelijk kader te omschrijven.
1. Locatie: de plek van een gebouw heeft invloed op beheer en onderhoud en op de aanwezige
voorzieningen als parkeerplaatsen. Er zijn drie uiterste locaties.
- Stadslocatie
- Snelweglocatie
- Campuslocatie
2. Constructie: is het gebouw hoog of laag? Hoeveel vierkante meters heb je ter beschikking?
Vooral de stramienmaten zijn relevant. Dit is het onzichtbare raster dat over het gebouw
gelegd kan worden en zichtbaar wordt door bijvoorbeeld e afstand tussen kolommen in het
gebouw, of de afstand tussen wee ramen in de gevel.
3. Gebouwinstallaties: welke installaties zijn er aanwezig in het pand? Om de
gebouwinstallaties te beschrijven moet er onderscheid worden gemaakt in drie onderdelen:
- Werktuigbouwkundige installaties: voorzieningen in water, lucht, warmte en kou.
- Elektrotechnische installaties: voorzieningen in stroom en data via bekabeling.
- Overige installaties: bijvoorbeeld telefooncentrale, draadloze netwerken, ICT-
voorzieningen of installaties voor de veiligheid (brandvoorzieningen of toegang).
4. Ruimtelijke functies: welke soorten ruimten zijn er? Functies als trappen, vides en liften zijn
al aanwezig en kunnen niet verplaatst worden.
5. Gebouwinrichting en -afwerking: niet al het meubilair hoeft hier opgenomen te worden. Van
vaste inrichting is het fijn om te weten in welke staat het verkeerd, zoals een pantry of een
receptiebalie. Ook de afwerking is van belang.
Ronald Beckers & Vera Roelofs, tweede druk
De acht stappen voor het maken van een facilitair plan
Stap 1: bepaal de context
Stap 2: beschrijf jezelf als facilitaire dienstverlener
Stap 3: inventariseer de klantwensen
Stap 4: richt de facilitaire services in
Stap 5: stel de aansturing en beheersing vast
Stap 6: bepaal hoe je communiceert met je klanten
Stap 7: evalueer en herzie
Stap 8: schrijf je facilitair plan
Inleiding
Het kernproces (= core business) is het unieke proces waaraan de organisatie haar ontstaan en
identiteit ontleent. Wanneer dit proces verandert, wordt het een andere organisatie. Organisaties
hebben ook andere activiteiten die niet direct te maken hebben met het bestaansrecht van de
organisatie. Dit zijn de niet-kernprocessen.
Regterschot definieert Facility Management als volgt: ‘Facility Management is het integraal managen
en realiseren van de huisvesting, de services en de middelen die moeten bijdragen aan een
effectieve, efficiënte, flexibele en creatieve verwezenlijking van de doelen van een organisatie in een
veranderende omgeving.’
Deze definitie kenmerkt zich door een driedeling van faciliteiten in huisvesting, services en middelen.
De driedeling heeft de basis gevormd voor de indeling van de facilitaire NEN 2748 en de Europese
Norm NEN-EN 15221.
,Stap 1 – Bepaal de context
1.1 Bepalen van de context
Allereerst moet bepaald worden in welke context het plan wordt opgesteld. Dit kan op verschillende
manieren:
-de student bepaalt de context
-de docent bepaalt de context
-de externe opdrachtgever bepaalt de context
-de interne opdrachtgever bepaalt
1.2 Oriënteer je op de organisatie/ 1.3 Organisatiebeschrijving
Hierna moet de organisatie in kaart worden gebracht. Te beginnen met het kernproces. Je moet
immers weten welk kernproces je moet ondersteunen en hoe je waarde kan toevoegen voor de
moederorganisatie. De organisatie heeft vaak een missie, visie en doelen geformuleerd.
Missie: de reden van bestaan van de organisatie en welke toegevoegde waarde de organisatie wil
leveren. Waar we voor staan.
Visie: hoe de organisatie met worden en waar je naartoe wilt met de organisatie. Waar we voor gaan.
Doelen: uit de visie worden doelen geformuleerd. De doelen sturen de activiteiten in het kernproces
aan. Deze dienen SMART geformuleerd te worden.
SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
Een organisatiebeschrijving kan met behulp van het 7-S-model gemaakt worden. Dit model beschrijft
de zeven belangrijke aspecten van een organisatie:
1. Strategie: welke doelen de organisatie heeft gesteld en de wijze waarop een organisatie dit denkt
te bereiken.
2. Structuur: de inrichting van de organisatie, vaak met een organogram.
3. Systemen: procedures, regels, afspraken en hulpmiddelen in de organisatie.
4. Stijl van management: manier van samenwerken, leidinggeven en vrijheden.
5. Staf: personeel, zoals beloning, opleidingsniveau en beoordeling.
6. Sleutelvaardigheden: waar de organisatie goed in is. Wat is de kennis en kunde en waar
onderscheid de organisatie zich in?
7. Significante waarden: waar staat de organisatie voor en wat verbindt de medewerkers, cultuur.
De functie van Facility Management is alle activiteiten gericht op werken, wonen/of verblijven zo
optimaal mogelijk te ondersteunen. Een situatie waarin FM werken mogelijk maakt, kom je vooral
tegen in de dienstverlenende sector. Zowel in de tertiaire sector (commerciële) als de quartaire
sector (niet-commerciële). FM maakt wonen mogelijk in bijvoorbeeld een zorgcentrum. Bij (meestal
tijdelijk) verblijven kan gedacht worden aan een ziekenhuis of bijvoorbeeld een pretpark. Het komt
vaak voor dat er een combinatie is tussen wonen, werken en verblijven.
De volgende stap is plaats, personen en processen. Waar moet iets plaatsvinden, wie
wonen/werken/verblijven er en wat is er nodig aan processen om dit mogelijk te maken.
, 1.4 Met wie heb je te maken?
Een facilitair manager heeft met veel partijen te maken. Dit zijn stakeholders. Voorbeelden van
stakeholders zijn: facilitair manager met team, budgethouders, opdrachtgever, klant, overheid,
leveranciers, concurrenten, brancheverenigingen, indirecte belanghebbenden en media.
1.5 Ruimtelijk kader
Een ruimtelijk kader hoort ook thuis in een facilitair plan. Hierin wordt het gebouw van de organisatie
beschreven. Is het eigendom of wordt er gehuurd? Waar liggen welke verantwoordelijkheden? Er zijn
verschillende niveaus om het ruimtelijk kader te omschrijven.
1. Locatie: de plek van een gebouw heeft invloed op beheer en onderhoud en op de aanwezige
voorzieningen als parkeerplaatsen. Er zijn drie uiterste locaties.
- Stadslocatie
- Snelweglocatie
- Campuslocatie
2. Constructie: is het gebouw hoog of laag? Hoeveel vierkante meters heb je ter beschikking?
Vooral de stramienmaten zijn relevant. Dit is het onzichtbare raster dat over het gebouw
gelegd kan worden en zichtbaar wordt door bijvoorbeeld e afstand tussen kolommen in het
gebouw, of de afstand tussen wee ramen in de gevel.
3. Gebouwinstallaties: welke installaties zijn er aanwezig in het pand? Om de
gebouwinstallaties te beschrijven moet er onderscheid worden gemaakt in drie onderdelen:
- Werktuigbouwkundige installaties: voorzieningen in water, lucht, warmte en kou.
- Elektrotechnische installaties: voorzieningen in stroom en data via bekabeling.
- Overige installaties: bijvoorbeeld telefooncentrale, draadloze netwerken, ICT-
voorzieningen of installaties voor de veiligheid (brandvoorzieningen of toegang).
4. Ruimtelijke functies: welke soorten ruimten zijn er? Functies als trappen, vides en liften zijn
al aanwezig en kunnen niet verplaatst worden.
5. Gebouwinrichting en -afwerking: niet al het meubilair hoeft hier opgenomen te worden. Van
vaste inrichting is het fijn om te weten in welke staat het verkeerd, zoals een pantry of een
receptiebalie. Ook de afwerking is van belang.
