Samenvatting Ondernemen met informatie
Hoofdstuk 1: Organisaties functioneren met informatie
Paragraaf 1.1: De organisatie
Een organisatie bestaat dankzij het feit dat ze voorziet in een behoefte dienst of
product.
Organisatie = een samenwerkingsverband waarin mensen met beschikbare
hulpmiddelen, één of meer gemeenschappelijke doelen realiseren. De organisatie levert
iets wat waarde heeft voor de klant, deze toegevoegde waarde is de kern van het
bestaan van een organisatie.
Profitorganisatie = een organisatie die zich richt op het maken van winst
Non-profitorganisatie = een organisatie zonder winstoogmerk
1. Overheidsinstanties worden gefinancierd met belastinggeld
2. Non-gouvernementele organisaties krijgen geld van overheid of van giften (kerken,
jeugdvereniging, etc.)
Onderneming = een organisatie die voor eigen rekening en risico, met als doel winst,
producten en of diensten levert
B2B = business to business,
bedrijven doen alleen zaken met
andere bedrijven
B2C = business to consumer,
bedrijven doen direct zaken met
consumenten (supermarkt)
Bedrijfsprocessen en
informatievoorziening zijn van
toepassingen in alle typen
organisaties. Uit de naam of soort
organisatie blijkt om welk type
organisatie het gaat.
Alle organisaties verwerven productiefactoren, zoals arbeid, grondstoffen, kapitaal en
informatie en zetten die om in producten of diensten. Het omzettingsproces of
transformatieproces zie je in de afbeelding hieronder.
,Paragraaf 1.2: Bedrijfsproces: keten van activiteiten
Een manier om een organisatie te begrijpen is om te kijken naar de bedrijfsprocessen.
Bedrijfsproces = een, op het realiseren van
een specifiek doelgerichte, aaneenschakeling
van activiteiten die in een organisatie worden
uitgevoerd.
Een bedrijfsproces heeft een begin en een
eind. De start van de uitvoering van het
proces wordt de ‘impuls’ genoemd. Het
beoogde eindresultaat is altijd een concreet
product of dienst voor een klant.
Voorbeelden van bedrijfsprocessen: verkoop-,
inkoop-, productie-, marketingproces en de
financiële processen.
Bij de beschrijving van een bedrijfsproces
wordt gericht op het administratieve deel van
het proces, de gegevensstromen van een
bedrijfsproces. De vaak aanwezige
goederenstromen worden in de schematische
weergave niet weergeven.
Processen in een onderneming kun je onderverdelen in 2 categorieën:
1. Operationele processen
Draait om de uitvoerende activiteiten binnen de organisatie. De operationele processen
worden onderverdeeld in primaire en secundaire processen.
Primaire processen = alle handelingen die direct bijdragen aan het tot stand komen
het product of de dienst. Ze realiseren de producten/diensten van de onderneming. Ze
leveren het geld op.
VB: primaire proces van een boekhandel is het in- en verkopen van boeken.
Secundaire/ondersteunende processen = de activiteiten die de primaire processen
ondersteunen en aan de gang houden.
VB: in een boekhandel is een secundair proces: onderhouden van de website,
administratie, personeelszorg, etc.
2. Bestuurlijke processen
Bestuurlijke processen sturen de operationele processen aan, zodat de gewenste
resultaten ook werkelijk bereikt worden. De bestuurlijke processen bestaan o.a. uit 4
soorten processen (zie volgende pagina).
,4 soorten bestuurlijke processen:
1. Strategievorming = creëren van een toekomstbeeld en bepalen van de doelen
VB: visie ontwikkelen, investeringen en winst voor komend jaar vaststellen
2. Afstemming = primaire en secundaire processen afstemmen om doelen te realiseren
VB: goede informatievoorziening inrichten, zodat processen kunnen werken met
actuele en juiste gegevens
3. Structurering = beschikbaar stellen van nodige mensen en middelen, verdeeld over
verschillende bedrijfsprocessen
VB: begrotingen en formatieplannen opstellen voor afdelingen, zodat afdelingen
kunnen functioneren en gestelde targets gehaald kunnen worden.
4. Procesbeheersing = doelgericht en doelmatig verlopen van de operationele
bedrijfsprocessen.
VB: opstellen van doelen en meten of gestelde doelen gerealiseerd kunnen worden.
Worden doelen niet bereikt dan wordt het proces bijgestuurd of targets bijgesteld.
Procesbeheersing bestaat uit 3 activiteiten:
1. Plannen = het maken van een plan voor het beheersen en uitvoeren van
operationele processen
Hoe: door uitvoeringsnormen, streefgetallen, werkstandaarden, prestatiecriteria
2. Meten en vergelijken = van de voortgang van het operationele proces
Hoe: de daadwerkelijke prestatie meten en vergelijken met de afgesproken
standaarden en normen
3. Bijsturen = op basis van een situatieanalyse bijsturen om het beoogde doel te
realiseren
Hoe: een situatieanalyse maken op basis van plannen, meten en vergelijken en aan
de hand daarvan keuzes maken voor corrigerende maatregelen.
De procesbeheersing is een continu proces van plannen, meten, vergelijken en bijsturen.
Voor de besturing zijn gegevens nodig, deze komen deels voort uit operationele
activiteiten en deels uit de omgeving van de te besturen activiteiten.
Paragraaf 1.3: Informatie: het bindmiddel
Zonder gegevens en informatie kan een activiteit niet (goed) uitgevoerd worden.
Informatie is onder andere het bindmiddel tussen de verschillende bedrijfsprocessen in
een organisatie en ook tussen bedrijfsprocessen van verschillende organisaties.
Gegevens in het bedrijf worden uitgewisseld. De gegevensuitwisseling tussen
bedrijfsprocessen maakt de organisatie tot een samenhangend geheel van
bedrijfsprocessen.
Paragraaf 1.4: Informatie binnen organisaties
Het proces dat ervoor zorgt dat de goede gegevens op het goede moment beschikbaar
komen voor diegenen die deze nodig hebben is de informatievoorziening.
Gegevens = zijn feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid
weergeven.
Informatie = de betekenis die iemand geeft aan gegevens. Gegevens worden pas
informatie als de persoon voor wie de gegevens bestemd zijn, deze gaat interpreteren of
gebruiken.
, De informatievoorziening bestaat uit handelingen met als doel de juiste gegevens op het
goede moment aan de juiste mensen of systemen te leveren. Die handelen vormen een
proces dat uit de volgende activiteiten bestaat:
- Verzamelen en vastleggen van gegevens
- Het bewaren van de gegevens in de gegevensopslag
- Het verwerken van de gegevens
- Het verstrekken van de verwerkte gegevens aan diegenen voor wie die informatie
bestemd is.
Door automatiseren (inzetten van computers en computerprogramma’s bij het uitvoeren
van activiteiten) van de informatievoorziening ontstaan er continu verbeteringen op 3
gebieden:
1. Efficiëntie = bereik je gegevensverwerking sneller en accurater laten verlopen, meer
automatiseren betekend minder menselijke handelingen. De computer voert
handelingen veel sneller en nauwkeuriger uit dan dat mensen dat doen.
2. Effectiviteit = krijg je door beter in te spelen op de behoefte aan informatie op
managementniveau, zowel strategisch, tactisch als uitvoerend niveau. Zo is de kans
dat een specifiek geselecteerde groep klanten een order plaatst groter dan een
willekeurige groep klanten. De selectie kan door een klanteninformatiesysteem
worden gemaakt.
3. Kwaliteit = wordt bereikt door betrouwbaarheid en presentatie van de verstrekte
informatie te vergroten. Inhoud en betrouwbaarheid van de informatie zijn bepalend
voor de kwaliteit. Kwaliteit kan verbeterd worden door hogere service, bijv. snelheid
en dienstverlening.
Informatievoorziening is tegenwoordig vrijwel volledig geautomatiseerd. ICT wordt
ingezet bij de uitvoering van de informatievoorziening.
Informatiekunde = de kennis van, inzicht in en vaardigheden op het terrein van de
informatievoorziening en het daarbij aanwenden van moderne informatie- en
communicatietechnologie (ICT). Het nadenken bij het inrichten van de
informatievoorziening en daarbij de inzet van ICT.
Paragraaf 1.5: Soorten informatie
Interne informatie = informatie die voortkomt uit de activiteiten binnen het bedrijf.
Externe informatie = omvat alle informatie die een onderneming uit de omgeving
verzamelt.
De omgeving van een onderneming wordt gevormd door betrokken belanghebbenden
zoals klanten, leveranciers en overheidsinstellingen.
Hoofdstuk 1: Organisaties functioneren met informatie
Paragraaf 1.1: De organisatie
Een organisatie bestaat dankzij het feit dat ze voorziet in een behoefte dienst of
product.
Organisatie = een samenwerkingsverband waarin mensen met beschikbare
hulpmiddelen, één of meer gemeenschappelijke doelen realiseren. De organisatie levert
iets wat waarde heeft voor de klant, deze toegevoegde waarde is de kern van het
bestaan van een organisatie.
Profitorganisatie = een organisatie die zich richt op het maken van winst
Non-profitorganisatie = een organisatie zonder winstoogmerk
1. Overheidsinstanties worden gefinancierd met belastinggeld
2. Non-gouvernementele organisaties krijgen geld van overheid of van giften (kerken,
jeugdvereniging, etc.)
Onderneming = een organisatie die voor eigen rekening en risico, met als doel winst,
producten en of diensten levert
B2B = business to business,
bedrijven doen alleen zaken met
andere bedrijven
B2C = business to consumer,
bedrijven doen direct zaken met
consumenten (supermarkt)
Bedrijfsprocessen en
informatievoorziening zijn van
toepassingen in alle typen
organisaties. Uit de naam of soort
organisatie blijkt om welk type
organisatie het gaat.
Alle organisaties verwerven productiefactoren, zoals arbeid, grondstoffen, kapitaal en
informatie en zetten die om in producten of diensten. Het omzettingsproces of
transformatieproces zie je in de afbeelding hieronder.
,Paragraaf 1.2: Bedrijfsproces: keten van activiteiten
Een manier om een organisatie te begrijpen is om te kijken naar de bedrijfsprocessen.
Bedrijfsproces = een, op het realiseren van
een specifiek doelgerichte, aaneenschakeling
van activiteiten die in een organisatie worden
uitgevoerd.
Een bedrijfsproces heeft een begin en een
eind. De start van de uitvoering van het
proces wordt de ‘impuls’ genoemd. Het
beoogde eindresultaat is altijd een concreet
product of dienst voor een klant.
Voorbeelden van bedrijfsprocessen: verkoop-,
inkoop-, productie-, marketingproces en de
financiële processen.
Bij de beschrijving van een bedrijfsproces
wordt gericht op het administratieve deel van
het proces, de gegevensstromen van een
bedrijfsproces. De vaak aanwezige
goederenstromen worden in de schematische
weergave niet weergeven.
Processen in een onderneming kun je onderverdelen in 2 categorieën:
1. Operationele processen
Draait om de uitvoerende activiteiten binnen de organisatie. De operationele processen
worden onderverdeeld in primaire en secundaire processen.
Primaire processen = alle handelingen die direct bijdragen aan het tot stand komen
het product of de dienst. Ze realiseren de producten/diensten van de onderneming. Ze
leveren het geld op.
VB: primaire proces van een boekhandel is het in- en verkopen van boeken.
Secundaire/ondersteunende processen = de activiteiten die de primaire processen
ondersteunen en aan de gang houden.
VB: in een boekhandel is een secundair proces: onderhouden van de website,
administratie, personeelszorg, etc.
2. Bestuurlijke processen
Bestuurlijke processen sturen de operationele processen aan, zodat de gewenste
resultaten ook werkelijk bereikt worden. De bestuurlijke processen bestaan o.a. uit 4
soorten processen (zie volgende pagina).
,4 soorten bestuurlijke processen:
1. Strategievorming = creëren van een toekomstbeeld en bepalen van de doelen
VB: visie ontwikkelen, investeringen en winst voor komend jaar vaststellen
2. Afstemming = primaire en secundaire processen afstemmen om doelen te realiseren
VB: goede informatievoorziening inrichten, zodat processen kunnen werken met
actuele en juiste gegevens
3. Structurering = beschikbaar stellen van nodige mensen en middelen, verdeeld over
verschillende bedrijfsprocessen
VB: begrotingen en formatieplannen opstellen voor afdelingen, zodat afdelingen
kunnen functioneren en gestelde targets gehaald kunnen worden.
4. Procesbeheersing = doelgericht en doelmatig verlopen van de operationele
bedrijfsprocessen.
VB: opstellen van doelen en meten of gestelde doelen gerealiseerd kunnen worden.
Worden doelen niet bereikt dan wordt het proces bijgestuurd of targets bijgesteld.
Procesbeheersing bestaat uit 3 activiteiten:
1. Plannen = het maken van een plan voor het beheersen en uitvoeren van
operationele processen
Hoe: door uitvoeringsnormen, streefgetallen, werkstandaarden, prestatiecriteria
2. Meten en vergelijken = van de voortgang van het operationele proces
Hoe: de daadwerkelijke prestatie meten en vergelijken met de afgesproken
standaarden en normen
3. Bijsturen = op basis van een situatieanalyse bijsturen om het beoogde doel te
realiseren
Hoe: een situatieanalyse maken op basis van plannen, meten en vergelijken en aan
de hand daarvan keuzes maken voor corrigerende maatregelen.
De procesbeheersing is een continu proces van plannen, meten, vergelijken en bijsturen.
Voor de besturing zijn gegevens nodig, deze komen deels voort uit operationele
activiteiten en deels uit de omgeving van de te besturen activiteiten.
Paragraaf 1.3: Informatie: het bindmiddel
Zonder gegevens en informatie kan een activiteit niet (goed) uitgevoerd worden.
Informatie is onder andere het bindmiddel tussen de verschillende bedrijfsprocessen in
een organisatie en ook tussen bedrijfsprocessen van verschillende organisaties.
Gegevens in het bedrijf worden uitgewisseld. De gegevensuitwisseling tussen
bedrijfsprocessen maakt de organisatie tot een samenhangend geheel van
bedrijfsprocessen.
Paragraaf 1.4: Informatie binnen organisaties
Het proces dat ervoor zorgt dat de goede gegevens op het goede moment beschikbaar
komen voor diegenen die deze nodig hebben is de informatievoorziening.
Gegevens = zijn feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid
weergeven.
Informatie = de betekenis die iemand geeft aan gegevens. Gegevens worden pas
informatie als de persoon voor wie de gegevens bestemd zijn, deze gaat interpreteren of
gebruiken.
, De informatievoorziening bestaat uit handelingen met als doel de juiste gegevens op het
goede moment aan de juiste mensen of systemen te leveren. Die handelen vormen een
proces dat uit de volgende activiteiten bestaat:
- Verzamelen en vastleggen van gegevens
- Het bewaren van de gegevens in de gegevensopslag
- Het verwerken van de gegevens
- Het verstrekken van de verwerkte gegevens aan diegenen voor wie die informatie
bestemd is.
Door automatiseren (inzetten van computers en computerprogramma’s bij het uitvoeren
van activiteiten) van de informatievoorziening ontstaan er continu verbeteringen op 3
gebieden:
1. Efficiëntie = bereik je gegevensverwerking sneller en accurater laten verlopen, meer
automatiseren betekend minder menselijke handelingen. De computer voert
handelingen veel sneller en nauwkeuriger uit dan dat mensen dat doen.
2. Effectiviteit = krijg je door beter in te spelen op de behoefte aan informatie op
managementniveau, zowel strategisch, tactisch als uitvoerend niveau. Zo is de kans
dat een specifiek geselecteerde groep klanten een order plaatst groter dan een
willekeurige groep klanten. De selectie kan door een klanteninformatiesysteem
worden gemaakt.
3. Kwaliteit = wordt bereikt door betrouwbaarheid en presentatie van de verstrekte
informatie te vergroten. Inhoud en betrouwbaarheid van de informatie zijn bepalend
voor de kwaliteit. Kwaliteit kan verbeterd worden door hogere service, bijv. snelheid
en dienstverlening.
Informatievoorziening is tegenwoordig vrijwel volledig geautomatiseerd. ICT wordt
ingezet bij de uitvoering van de informatievoorziening.
Informatiekunde = de kennis van, inzicht in en vaardigheden op het terrein van de
informatievoorziening en het daarbij aanwenden van moderne informatie- en
communicatietechnologie (ICT). Het nadenken bij het inrichten van de
informatievoorziening en daarbij de inzet van ICT.
Paragraaf 1.5: Soorten informatie
Interne informatie = informatie die voortkomt uit de activiteiten binnen het bedrijf.
Externe informatie = omvat alle informatie die een onderneming uit de omgeving
verzamelt.
De omgeving van een onderneming wordt gevormd door betrokken belanghebbenden
zoals klanten, leveranciers en overheidsinstellingen.
